Sähköiset laskut: verkkolasku, e-lasku, suoramaksu ja PDF, miten ne toimivat ja mitä ne maksavat

Sähköiset laskut tarkoittavat laskuja, jotka lähetetään ja vastaanotetaan ilman paperia. Suomessa niitä on neljää tyyppiä: verkkolasku yritykseltä yritykselle, e-lasku yritykseltä kuluttajan verkkopankkiin, suoramaksu, jonka pankki veloittaa eräpäivänä, ja sähköpostin liitteenä lähetetty PDF-lasku. Vain verkkolasku ja e-lasku ovat rakenteisia laskuja, jotka siirtyvät vastaanottajan järjestelmään valmiina maksettavaksi.

Mitä sähköiset laskut ovat? Neljä tyyppiä

Sähköinen lasku on mikä tahansa lasku, joka ei kulje paperina. Käytännössä tyypit eroavat siinä, kenelle lasku menee, missä muodossa ja mitä vastaanottajan pitää tehdä sen kanssa.

Mikä ero on verkkolaskulla ja e-laskulla?

Verkkolasku on yritysten ja julkisen sektorin välinen sähköinen lasku, ja e-lasku on kuluttajalle lähetettävä sähköinen lasku. Molemmat ovat rakenteisia laskusanomia, mutta ne kulkevat eri reittejä. Yritys ilmoittaa laskuttajalle verkkolaskuosoitteensa, kun taas kuluttaja tekee e-laskusopimuksen omassa verkkopankissaan.

Verkkolaskuosoitteen hakeminen, laskutustiedot ja verkkolaskutuksen hinnat ovat artikkelissa verkkolasku. Termin lyhyt määritelmä on sanastossa.

Miten e-lasku toimii?

E-lasku toimii niin, että laskuttaja lähettää laskun pankkinsa kautta ja se ilmestyy kuluttajan verkkopankkiin valmiiksi täytettynä maksuehdotuksena. Kuluttaja hyväksyy maksun tai asettaa automaattisen hyväksynnän. Itse laskun saa auki linkistä.

Mitä tarvitaan verkkolaskun lähettämiseen?

Verkkolaskun lähettämiseen tarvitaan laskutusohjelma tai -palvelu, joka osaa muodostaa verkkolaskun, sekä vastaanottajan verkkolaskuosoite ja välittäjän tunnus. Valtiokonttorin mukaan vaihtoehtoja on kolme: oma laskutus- tai taloushallinto-ohjelma, tilitoimiston tarjoama ohjelmisto tai ostajan tarjoama toimittajaportaali, jossa laskun voi kirjoittaa suoraan ostajalle.

• Y-tunnus ja yrityksesi omat laskutustiedot.
• Ohjelma tai palvelu, joka lähettää verkkolaskuja verkkolaskuoperaattorin tai pankkiyhteyden kautta.
• Vastaanottajan verkkolaskuosoite (OVT-tunnus tai IBAN) ja välittäjätunnus. Ne kysytään asiakkaalta tai haetaan verkkolaskuosoitteistosta.
• Ostajan vaatimat viitetiedot, kuten tilausnumero tai kustannuspaikka. Isot ostajat palauttavat laskun, josta ne puuttuvat.

Verkkolaskun vastaanottamiseen tarvitset oman verkkolaskuosoitteen, jonka saat pankilta, laskutusohjelmasta tai kirjanpito-ohjelmasta. Kun saat osoitteen, ilmoita se toimittajillesi, niin ostolaskut alkavat tulla suoraan ohjelmaan. Ostolaskujen käsittelystä kerrotaan artikkelissa ostolasku.

Onko e-lasku tai verkkolasku pakollinen?

E-lasku ei ole pakollinen kuluttajalle eikä laskuttajalle. Verkkolasku on pakollinen silloin, kun ostaja vaatii sitä: lain hankintayksiköiden ja elinkeinonharjoittajien sähköisestä laskutuksesta (241/2019) mukaan julkinen hankintayksikkö ja yritys, jonka liikevaihto on yli 10 000 euroa, voivat vaatia toimittajaltaan verkkolaskun. Vaatimus ei koske myyjää, jonka vuotuinen liikevaihto on enintään 10 000 euroa.

• Laskutat kuntaa, valtiota tai hyvinvointialuetta: käytännössä verkkolasku, jos liikevaihtosi ylittää 10 000 euroa.
• Laskutat isoa yritystä: usein verkkolasku, koska ostaja voi vaatia sitä. Monella on toimittajaportaali.
• Laskutat pienyritystä: sovi asiakkaan kanssa. PDF sähköpostissa on yhä yleinen.
• Laskutat kuluttajaa: PDF, paperi, e-lasku tai suoramaksu. Mikään niistä ei ole pakollinen.

Laskun muoto ei muuta sitä, mitä laskulla pitää lukea. Pakolliset tiedot, kuten Y-tunnus, päiväys, juokseva numero ja ALV-erittely, ovat artikkelissa laskun pakolliset tiedot.

Paljonko e-lasku ja verkkolasku maksavat?

Laskuttajalle verkkolaskun lähettäminen maksaa tyypillisesti 0,30–1,00 euroa laskulta, ja vastaanotto on usein ilmaista tai sisältyy ohjelman kuukausihintaan. E-laskun lähettämisen hinta riippuu laskuttajan pankin palvelusopimuksesta. Kuluttajalle e-laskun vastaanottaminen ja maksaminen on osa verkkopankin käyttöä, ja mahdolliset maksut näkyvät oman pankin hinnastossa.

Laskutusohjelmien hinnat ja verkkolaskuominaisuudet on vertailtu artikkelissa laskutusohjelma vertailu. Yrityksen oman käyttöönoton vaiheet, hinnat ja pakollisuus ovat artikkelissa sähköinen laskutus.

Miten maksan laskut ilman pankkitunnuksia?

Ilman pankkitunnuksia laskut voi maksaa suoramaksulla, pankkikonttorissa tai pankin puhelinpalvelussa tai valtuuttamalla toisen henkilön hoitamaan maksut. Suoramaksu on yleensä helpoin, koska pankki veloittaa laskun tililtä automaattisesti eräpäivänä, eikä se vaadi verkkopankkia.

• Suoramaksu: teet laskuttajalle ja pankille suoramaksuvaltuutuksen. Laskuttaja lähettää ennakkoilmoituksen tulevasta veloituksesta, ja pankki maksaa eräpäivänä. Veloitusta voi muuttaa tai sen voi perua pankin ehtojen mukaan ennen eräpäivää.
• Pankkikonttori tai puhelinpalvelu: paperilaskun voi maksaa konttorissa tai puhelimitse. Palvelulle on yleensä hinta, joka näkyy pankin hinnastossa.
• Valtuutus: voit antaa läheiselle oikeuden maksaa laskusi hänen omilla tunnuksillaan pankin valtakirjalla.
• Paperilasku: voit pyytää laskuttajalta paperilaskua. Osa laskuttajista perii siitä lisämaksun, joten tarkista ehdot.

Sähköiset laskut kirjanpidossa ja arkistoinnissa

Sähköinen lasku kelpaa kirjanpidon tositteeksi sellaisenaan, eikä sitä tarvitse tulostaa. Kirjanpitolain mukaan tositteet säilytetään 6 vuotta sen vuoden lopusta, jona tilikausi päättyi, ja ne pitää pystyä esittämään viranomaiselle Suomesta käsin. Verkkolaskun etu on, että se arkistoituu kirjanpito-ohjelmaan automaattisesti, kun PDF-lasku pitää tallentaa ja liittää kirjaukseen itse.

Rakenteinen lasku vähentää myös virheitä. Kun ostolasku tulee verkkolaskuna, summa, ALV, eräpäivä, viite ja tilinumero siirtyvät ohjelmaan valmiina, eikä mitään tarvitse näppäillä. PDF-laskussa jokainen luku joko näppäillään tai luetaan tekstintunnistuksella, joka pitää tarkistaa. Siksi verkkolaskun hyöty näkyy eniten ostolaskuissa. Kirjanpidon sähköistämisestä kerrotaan artikkelissa sähköinen kirjanpito.

Yleisimmät ongelmat sähköisissä laskuissa

• Verkkolasku ei mene perille. Tavallisin syy on väärä verkkolaskuosoite tai välittäjätunnus. Tarkista ne asiakkaalta tai osoitteistosta.
• Ostaja palauttaa laskun. Laskulta puuttuu tilausnumero, viite tai kustannuspaikka, jota ostaja vaatii.
• E-lasku ei näy verkkopankissa. E-laskusopimus on tehty väärällä tunnisteella, tai laskuttaja lähetti vielä paperilaskun ennen sopimuksen voimaantuloa.
• Välittäjä vaihtuu. Kun laskuttaja tai vastaanottaja vaihtaa operaattoria, osoite voi muuttua. Ilmoita uusi osoite asiakkaille ja toimittajille.
• PDF-lasku jää kirjaamatta. Sähköpostiin tullut lasku unohtuu helposti. Ohjaa ostolaskut yhteen osoitteeseen, josta ne menevät kirjanpitoon.

Kirjoittaja

Matti Keränen

Kirjanpitäjä, Tauko kirjanpito

Tekee pienyritysten kirjanpitoa Taukossa ja kirjoittaa asioista, joita yrittäjät kysyvät meiltä useimmin. Pyrkii vastaamaan niin, ettei lukijan tarvitse tuntea yhtään kirjanpitotermiä.