Laskutustiedot yritys: mitä tietoja annat asiakkaalle, mitä pyydät uudelta asiakkaalta ja valmis malli kopioitavaksi

Laskutustiedot ovat ne tiedot, joilla lasku osoitetaan oikealle yritykselle ja ohjautuu siellä oikealle ihmiselle hyväksyttäväksi. Kun yksikin tieto on väärin, lasku palaa takaisin, jää skannauspalveluun tai odottaa hyväksyjää, ja maksu myöhästyy. Tämä sivu on käytännön työkalu: mitä tietoja yrityksellä on, missä muodossa ne annetaan ja miten ne tarkistetaan.

Mitä yrityksen laskutustiedot sisältävät?

Yrityksen laskutustiedot ovat vähintään yrityksen virallinen nimi, Y-tunnus ja laskutusosoite. Se, mikä on laskutusosoite ja miten se eroaa verkkolaskuosoitteesta, on selitetty omalla sivullaan. Jos yritys vastaanottaa verkkolaskuja, mukaan tulevat verkkolaskuosoite ja välittäjätunnus. Isoilla yrityksillä ja julkisella sektorilla laskuun vaaditaan lisäksi viite, kuten tilausnumero, kustannuspaikka tai tilaajan nimi. Ostajan viitteestä kerrotaan tarkemmin artikkelissa laskutusviite.

Yrityksen laskutustiedoista pakollisia ovat laskun kannalta ostajan nimi ja osoite, koska arvonlisäverolaki vaatii ne laskulle. Y-tunnus, verkkolaskuosoite ja viite eivät ole aina lain vaatimia, mutta ilman niitä yritysasiakkaan lasku jää käytännössä käsittelemättä. Siksi kysy kaikki taulukon tiedot, vaikka vain osa on pakollisia.

Laskun pakolliset merkinnät, kuten laskun numero, päiväys, arvonlisäverokanta ja myyjän tiedot, ovat eri asia kuin asiakkaan laskutustiedot. Ne on käyty läpi artikkelissa laskun pakolliset tiedot.

Valmis malli: omat laskutustietosi asiakkaille ja toimittajille

Kun toimittaja kysyy laskutustietojasi, vastaa aina samassa muodossa. Kopioi alla oleva malli, täytä se ja tallenna se kotisivujen alatunnisteeseen, sähköpostin allekirjoitukseen tai omalle laskutusohjesivulle. Silloin ostolaskut tulevat oikeaan osoitteeseen ja suoraan kirjanpitoon eikä kenenkään tarvitse arvata.

• Käytä samaa nimeä kuin YTJ:ssä. Markkinointinimi tai aputoiminimi ei yksin riitä, jos sillä ei löydy Y-tunnusta.
• Kerro yksi ensisijainen tapa vastaanottaa laskuja. Jos annat sekä verkkolaskuosoitteen että sähköpostin, kerro kumpaa käytetään ensin.
• Päivitä tiedot heti, kun vaihdat pankkia, verkkolaskuoperaattoria tai tilitoimistoa. Vanhaan osoitteeseen lähetetty lasku voi kadota.
• Pidä oma verkkolaskuosoitteesi ajan tasalla verkkolaskuosoitteistossa, koska moni toimittaja hakee sen sieltä.

Yritysten laskutustiedot: mistä löydät toisen yrityksen tiedot?

Yritysten laskutustiedot löydät neljästä paikasta: YTJ:stä nimen, Y-tunnuksen ja postiosoitteen, verkkolaskuosoitteistosta verkkolaskuosoitteen ja välittäjän, yrityksen omasta laskutusohjeesta viitteet ja skannauspalvelun osoitteen, ja EU-yrityksen ALV-tunnisteen VIES-palvelusta. Mikään yksittäinen rekisteri ei sisällä kaikkea, joten tarkista tiedot aina siitä lähteestä, joka on niistä vastuussa.

Jos laskutat paljon eri yrityksiä, tallenna tiedot laskutusohjelman asiakasrekisteriin. Moni laskutusohjelma hakee nimen ja osoitteen YTJ:stä ja verkkolaskuosoitteen osoitteistosta suoraan Y-tunnuksella, jolloin kirjoitusvirheet jäävät pois.

Sähköiset laskutustiedot: verkkolaskuosoite, OVT-tunnus ja välittäjä

Sähköiset laskutustiedot ovat verkkolaskuosoite ja välittäjätunnus. Verkkolaskuosoite kertoo, kuka laskun vastaanottaa, ja välittäjätunnus, minkä operaattorin tai pankin kautta lasku kulkee. Ilman kumpaakin verkkolasku ei mene perille.

• OVT-tunnus on yleisin verkkolaskuosoitteen muoto: 0037, Y-tunnus ilman väliviivaa ja mahdollinen tarkenne, esimerkiksi 003712345678.
• IBAN-tilinumero voi olla verkkolaskuosoite, jos yritys vastaanottaa laskut pankkinsa kautta.
• Välittäjätunnus on operaattorin tunnus tai pankin BIC-koodi.
• Tarkenne OVT-tunnuksen perässä ohjaa laskun tiettyyn yksikköön, joten käytä juuri sitä osoitetta, jonka asiakas antoi.

Verkkolaskuosoite ja OVT-tunnus eivät siis ole aina sama asia: OVT-tunnus on yksi verkkolaskuosoitteen muoto. Tarkempi ohje on artikkelissa sähköiset laskutusosoitteet.

Mikä on yrityksen laskutusosoite?

Laskutusosoite on osoite, johon yritys haluaa paperi- tai PDF-laskunsa. Se voi olla eri kuin yrityksen käyntiosoite, postiosoite tai tavaran toimitusosoite. Isot yritykset ohjaavat laskut usein skannauspalveluun, jonka osoite on postilokero toisessa kaupungissa. Jos lähetät laskun käyntiosoitteeseen, se voi kiertää viikkoja ennen kuin päätyy hyväksyjälle.

Laskutustiedot: mitä tarvitaan asiakkaan mukaan?

Tarvittavat laskutustiedot riippuvat siitä, kenelle laskutat. Kuluttajalle riittävät nimi ja osoite, yritykselle tarvitaan lisäksi Y-tunnus ja usein verkkolaskuosoite, ja julkinen sektori ottaa vastaan vain verkkolaskuja, joissa on sen antama viite. Taulukko kokoaa, mitä tietoja pyydät ennen ensimmäistä laskua.

Omat tietosi laskulla ovat samat kaikille asiakkaille: nimi, osoite, Y-tunnus, laskun päivämäärä ja numero, myydyt tuotteet tai palvelut, veroton hinta, ALV-kanta ja vero sekä maksutiedot. Koko tarkistuslista on artikkelissa laskun pakolliset tiedot.

Mitä kysyt uudelta yritysasiakkaalta ennen ensimmäistä laskua?

Kysy laskutustiedot jo tarjous- tai tilausvaiheessa, ei vasta laskua tehdessä. Silloin asiakkaan yhteyshenkilö tietää vielä, kuka laskun hyväksyy, ja voit sopia maksuehdon samalla. Yksi viesti riittää.

Tarkemmat ohjeet verkkolaskuosoitteen etsimiseen, OVT-tunnuksen rakenteeseen ja pankkien välittäjätunnuksiin ovat artikkelissa sähköiset laskutusosoitteet.

Mistä löydän yrityksen verkkolaskuosoitteen?

Yrityksen verkkolaskuosoitteen löydät Tieken ylläpitämästä verkkolaskuosoitteistosta (verkkolaskuosoite.fi) yrityksen nimellä tai Y-tunnuksella. Haku on maksuton. Iso yritys, kunta tai valtion virasto julkaisee usein lisäksi oman laskutusohjeen kotisivuillaan. Jos osoitetta ei löydy kummastakaan, kysy sitä asiakkaalta: yritys voi ottaa vastaan vain PDF- tai paperilaskuja.

Laskutustiedot yritysmuodon mukaan

Laskutustiedot näyttävät hieman erilaisilta sen mukaan, kenelle laskutat. Tärkeintä on, että lasku osoitetaan sille juridiselle henkilölle, joka on tilannut työn ja joka sen maksaa.

Jos laskutat kuluttajaa, laskutustiedoiksi riittävät nimi ja osoite tai sähköposti. Kuluttajalle voit lähettää myös e-laskun hänen verkkopankkiinsa. Ero verkkolaskuun on selitetty artikkelissa e-laskutus.

Yrityksen verkkolaskutus: milloin se on pakollinen?

Yrityksen verkkolaskutus on käytännössä pakollinen, kun asiakas on julkinen sektori tai yritys, joka vaatii verkkolaskun. Laki hankintayksiköiden ja elinkeinonharjoittajien sähköisestä laskutuksesta (241/2019) antaa yritysasiakkaalle, jonka liikevaihto on yli 10 000 euroa, oikeuden vaatia verkkolaskua. Vaatimus ei koske myyjää, jonka liikevaihto on enintään 10 000 euroa vuodessa. Lähettämiseen tarvitset laskutusohjelman tai pankin palvelun, joka osaa lähettää verkkolaskuja, ja vastaanottamiseen oman verkkolaskuosoitteen. Kustannukset ja tekniikka ovat artikkelissa verkkolasku.

Miten yrityslaskutus tehdään käytännössä?

Yrityslaskutus eli laskun lähettäminen toiselle yritykselle eroaa kuluttajalaskutuksesta kolmella tavalla: asiakas vähentää laskun arvonlisäveron, joten laskun merkintöjen pitää olla oikein; lasku kulkee yleensä hyväksyntäkierron kautta; ja asiakas voi vaatia verkkolaskun. Laske hinnat arvonlisäverottomina ja lisää ALV laskulle. Vuonna 2026 yleinen verokanta on 25,5 %.

1. Sovi hinta, maksuehto ja laskutustiedot ennen työn aloittamista.
2. Tee lasku laskutusohjelmassa tai pankin palvelussa ja merkitse asiakkaan viite.
3. Lähetä lasku asiakkaan ensisijaiseen osoitteeseen: verkkolaskuna, PDF:nä sähköpostiin tai paperilla.
4. Seuraa eräpäivää ja lähetä maksumuistutus heti, kun maksu myöhästyy.
5. Kirjaa myyntilasku kirjanpitoon tai anna laskutusohjelman siirtää se sinne.

Koko laskutuksen kulku laskun teosta perintään on artikkelissa laskutus.

Paljonko yrittäjän pitää laskuttaa?

Laskutuksen pitää kattaa oma palkkasi, YEL-maksu, yrityksen kulut ja aika, jota et voi laskuttaa. Nyrkkisääntö on jakaa vuoden tavoiteliikevaihto laskutettavilla tunneilla. Laskutettavia tunteja on vähemmän kuin työtunteja, koska myynti, hallinto ja lomat vievät oman osansa.

Kirjoittaja

Matti Keränen

Kirjanpitäjä, Tauko kirjanpito

Tekee pienyritysten kirjanpitoa Taukossa ja kirjoittaa asioista, joita yrittäjät kysyvät meiltä useimmin. Pyrkii vastaamaan niin, ettei lukijan tarvitse tuntea yhtään kirjanpitotermiä.