Verkkolaskun lähettäminen: neljä tapaa, vaiheet ja mitä tehdä, jos lasku palautuu

Verkkolaskun lähettäminen tarkoittaa, että teet laskun ohjelmassa tai verkkopalvelussa ja verkkolaskuvälittäjä toimittaa sen rakenteisena tietona suoraan asiakkaan taloushallintojärjestelmään. Ennen lähettämistä tarvitset asiakkaan verkkolaskuosoitteen ja välittäjätunnuksen. Jos sinulla ei ole laskutusohjelmaa, voit käyttää ostajan toimittajaportaalia tai verkkolaskupalvelua, josta maksat vain lähetetyistä laskuista. Kaikki lähetystavat on koottu sivulle lähetä lasku. Tässä vaiheet ensimmäisen verkkolaskun lähettämiseen, yksittäisen verkkolaskun lähettäminen ilman laskutusohjelmaa, ohje valtiolle laskuttamiseen, ilmaiset vaihtoehdot ja mitä tehdä, kun verkkolasku palautuu tai asiakas ei löydä sitä.

Mitä verkkolaskun lähettämiseen tarvitaan?

Valtiokonttorin ohjeen mukaan verkkolaskun käsittelyyn tarvitaan aina siihen sopiva palvelu, ja lasku kulkee verkkolaskuvälittäjän kautta. Laskuttajana tarvitset neljä asiaa.

• Palvelu, josta lasku lähtee: laskutusohjelma, verkkolaskupalvelu, ostajan portaali tai tilitoimiston ohjelmisto.
• Yhteys verkkolaskuvälittäjään: sisältyy useimpiin laskutusohjelmiin. Jos ei sisälly, teet oman sopimuksen välittäjän kanssa.
• Asiakkaan Y-tunnus, verkkolaskuosoite ja välittäjätunnus: verkkolaskuosoite.fi-palvelusta tai asiakkaalta. Osoite on yleensä OVT-tunnus (0037 + Y-tunnus ilman väliviivaa), joskus IBAN-muotoinen. Isolla organisaatiolla voi olla useita osoitteita.
• Asiakkaan viitetiedot: tilausnumero, ostajan viite tai kustannuspaikka, jos asiakas sellaisen antoi.

Osoitteen ja välittäjätunnuksen rakenne, OVT-tunnuksen lukeminen ja pankkien välittäjätunnukset on selitetty artikkelissa sähköiset laskutusosoitteet. Laskun muut pakolliset tiedot ovat artikkelissa laskun pakolliset tiedot.

Millä tavoilla verkkolaskun voi lähettää?

Verkkolaskupalvelut ilman kuukausimaksua

Tieke ylläpitää listaa verkkopalveluista, joiden kautta voi lähettää verkkolaskuja ilman kuukausiperusteista laskutusta. Listalla ovat Pagero, Apix Laskumappi, Visma Verkkolaskut.fi, Netbox Nettilaskut.com ja Maventa Connector. Tieken mukaan Pagerossa voi lähettää 36 asiakirjaa vuodessa maksutta, ja muissa maksetaan vain lähetetyistä tai vastaanotetuista laskuista. InExchangen palvelussa laskun voi Tieken mukaan lähettää vain toisille InExchangen asiakkaille.

Palveluiden hinnat kannattaa tarkistaa niiden omilta sivuilta, koska Tieken lista ei kerro laskukohtaisia hintoja. Laskutusohjelmien kuukausihinnat ovat artikkelissa laskutusohjelma vertailu.

Miten lähetän yksittäisen verkkolaskun ilman laskutusohjelmaa?

Yksittäisen verkkolaskun voi lähettää ilman omaa laskutusohjelmaa ja kuukausimaksua. Tavallinen tilanne on, että laskutat lähinnä sähköpostilla, mutta yksi asiakas, kuten kunta, valtio tai iso yritys, vaatii verkkolaskun. Oikea tapa riippuu siitä, kuka asiakas on ja kuinka usein laskutat häntä.

Yksittäisessäkin verkkolaskussa pitää olla samat pakolliset tiedot kuin muissa laskuissa, ja asiakkaan ilmoittama viite tai tilausnumero kannattaa kopioida tarkasti, koska ilman sitä lasku voi jäädä asiakkaan järjestelmässä kohdistamatta. Jos huomaat lähettäväsi verkkolaskuja kuukausittain, laskutusohjelma tulee yleensä halvemmaksi ja nopeammaksi kuin portaalien ja kertapalveluiden yhdistelmä. Maksuttomat ja edulliset vaihtoehdot on vertailtu artikkelissa ilmainen verkkolaskutus.

Miten verkkolasku lähetetään vaihe vaiheelta?

Miten lähetän verkkolaskun valtiolle?

Valtio ottaa vastaan vain Eurooppa-normin mukaisia verkkolaskuja, eikä sähköpostilla lähetettyä PDF:ää hyväksytä. Valtiokonttorin mukaan toimittaja, jolla ei ole laskutusohjelmaa, voi lähettää laskun maksutta Handi-toimittajaportaalissa tai valtion Basware Portalissa. Handiin pääsee, kun virasto pyytää Palkeita rekisteröimään toimittajan, ja Basware Portalin käytöstä sovitaan viraston yhteyshenkilön kanssa.

Mitä teet, kun verkkolasku palautuu tai ei mene perille?

Verkkolasku palautuu tai jää käsittelemättä useimmiten väärän osoitteen tai puuttuvan viitetiedon takia. Välittäjä ilmoittaa palautuksesta laskutusohjelmassa tai sähköpostilla, ja laskun voi lähettää uudelleen, kun tiedot on korjattu.

Hyvityslaskun tekeminen on artikkelissa hyvityslasku. Jos asiakas ei maksa, vaikka lasku meni perille, katso artikkeli perintä.

Onko e-lasku sama kuin verkkolasku?

Ei. Verkkolasku on yritysten ja julkisen sektorin välinen lasku, joka menee vastaanottajan taloushallintojärjestelmään. E-lasku on kuluttajalle lähetettävä lasku, joka menee kuluttajan verkkopankkiin, ja kuluttajan pitää ensin tilata e-laskut laskuttajalta verkkopankissaan. Molemmat ovat rakenteisia laskuja, mutta e-laskun lähettämiseen tarvitaan pankin kanssa tehty lähetyssopimus. Ohje kuluttajalaskutukseen on artikkelissa e-laskutus.

E-lasku ei myöskään mene automaattisesti tililtä. Kuluttaja hyväksyy sen verkkopankissa, ellei hän ole erikseen valinnut automaattista maksamista, jota osa pankeista tarjoaa.

Onko verkkolasku pakollinen?

Ei kaikille. Lain 241/2019 mukaan julkinen hankintayksikkö ja yritys, jonka liikevaihto on yli 10 000 euroa, voivat vaatia laskuttajalta verkkolaskun. Jos asiakkaasi pyytää verkkolaskua, sinun on lähetettävä se, ellei oma liikevaihtosi ole enintään 10 000 euroa. Kuluttajia laki ei koske. Kaikki verkkolaskun perusasiat ja hinnat ovat artikkelissa verkkolasku.

Kirjoittaja

Matti Keränen

Kirjanpitäjä, Tauko kirjanpito

Tekee pienyritysten kirjanpitoa Taukossa ja kirjoittaa asioista, joita yrittäjät kysyvät meiltä useimmin. Pyrkii vastaamaan niin, ettei lukijan tarvitse tuntea yhtään kirjanpitotermiä.