Laskutuspohja Excel: valmis pohja ja kaavat, joilla Excel laskee ALV-erittelyn, eräpäivän ja viitenumeron itse
Laskutuspohja Excel on taulukko, johon laskun pakolliset tiedot on valmiiksi sijoitettu ja joka laskee rivisummat, arvonlisäveron verokannoittain, eräpäivän ja viitenumeron kaavoilla. Taukon ilmaisen Excel-laskupohjan voit ladata suoraan pohjasivulta. Tällä sivulla on lisäksi se, mitä valmiit pohjat eivät kerro: kaavat suomen- ja englanninkieliseen Exceliin, jos haluat rakentaa tai korjata pohjan itse, laskettu esimerkki kahdella ALV-kannalla, laskuluettelo, joka näyttää myöhässä olevat maksut, ja raja, jonka jälkeen Excel-laskutus kannattaa vaihtaa ohjelmaan.
Lyhyesti
- Valmis ilmainen Excel- ja Word-laskupohja on ladattavissa sivulla laskupohja. Excel-versio laskee summat, ALV-erittelyn, eräpäivän ja viitenumeron itse.
- Omaan pohjaan tarvitset neljä kaavaa: rivisumma, ALV verokannoittain (SUMMA.JOS), eräpäivä (laskun päivä + maksuehto) ja viitenumeron tarkiste (painot 7, 3, 1).
- Laskut numeroidaan juoksevasti ilman aukkoja, ja lähetetty lasku tallennetaan PDF:nä, koska se on kirjanpidon tosite. Tositteet säilytetään 6 vuotta.
- Laskuluettelo samassa tiedostossa näyttää avoimet ja myöhässä olevat laskut yhdellä kaavalla.
- Excel riittää, kun laskuja on muutama kuukaudessa. Kun yritysasiakas vaatii verkkolaskun, PDF ei enää käy.
Laskutuspohja Excel on hyvä tapa aloittaa laskutus ilman ohjelmaa: täytät omat tietosi kerran, kopioit pohjan jokaista laskua varten ja tallennat valmiin laskun PDF:ksi. Laki ei määrää laskun ulkoasua eikä ohjelmaa, vain sisällön. Tärkeintä on, että pohjassa ovat arvonlisäverolain vaatimat merkinnät ja että kaavat laskevat veron oikein.
Mitä Excel-laskupohjassa pitää olla?
Excel-laskupohjassa pitää olla kaikki arvonlisäverolain 209 e §:n laskumerkinnät ja lisäksi maksamiseen tarvittavat tiedot: eräpäivä, tilinumero ja viitenumero. Taulukossa on jokainen kenttä ja tapa, jolla se kannattaa toteuttaa Excelissä.
| Kenttä | Pakollinen? | Excelissä |
|---|---|---|
| Laskun päiväys | Kyllä | Syötetään käsin, ei TÄMÄ.PÄIVÄ-funktiota, ettei päivä muutu tiedostoa avattaessa |
| Juokseva laskunumero | Kyllä | Syötetään käsin laskuluettelon seuraavasta numerosta |
| Myyjän nimi, osoite ja Y-tunnus tai ALV-tunniste | Kyllä | Kiinteä teksti pohjassa |
| Ostajan nimi ja osoite | Kyllä | Syötetään, yritysasiakkaalle myös Y-tunnus tai ALV-tunnus EU-myynnissä |
| Tuotteen tai palvelun määrä ja laji | Kyllä | Laskurivit: kuvaus, määrä, yksikkö |
| Suoritepäivä tai -jakso | Kyllä, jos eri kuin laskun päivä | Oma solu, esimerkiksi 1.–31.10.2026 |
| Veroton yksikköhinta ja alennus | Kyllä | Laskurivit: à-hinta, ale % |
| Verokanta ja veron määrä verokannoittain | Kyllä (ALV-velvollinen) | ALV % -sarake ja erittely SUMMA.JOS-kaavalla |
| Maksettava yhteensä | Käytännössä | Veroton yhteensä + ALV yhteensä |
| Eräpäivä, maksuehto, IBAN ja BIC | Käytännössä | Eräpäivä kaavalla, tilitiedot kiinteänä |
| Viitenumero | Käytännössä | Kaava laskunumerosta |
Merkinnät ja niiden poikkeukset, kuten käännetty verovelvollisuus ja EU-myynti, ovat artikkelissa laskun pakolliset tiedot.
Laskutuspohjan kaavat Excelissä
Neljä kaavaa tekee tavallisesta taulukosta laskupohjan. Alla esimerkit olettavat, että laskurivit ovat riveillä 15–24 ja sarakkeet ovat C määrä, D veroton à-hinta, E alennus %, F ALV % ja G rivin veroton summa. Suomenkielisessä Excelissä erottimena on puolipiste, englanninkielisessä pilkku.
| Mitä lasketaan | Suomenkielinen Excel | Englanninkielinen Excel |
|---|---|---|
| Rivin veroton summa (G15) | =PYÖRISTÄ(C15*D15*(1-E15);2) | =ROUND(C15*D15*(1-E15),2) |
| Veroton yhteensä 25,5 %:n rivit | =SUMMA.JOS(F15:F24;0,255;G15:G24) | =SUMIF(F15:F24,0.255,G15:G24) |
| ALV 25,5 % yhteensä | =PYÖRISTÄ(SUMMA.JOS(F15:F24;0,255;G15:G24)*0,255;2) | =ROUND(SUMIF(F15:F24,0.255,G15:G24)*0.255,2) |
| Eräpäivä (laskun päivä B5, maksuehto B6 päivinä) | =B5+B6 | =B5+B6 |
| Myöhässä-merkintä laskuluettelossa | =JOS(JA(F2="";TÄMÄ.PÄIVÄ()>E2);"Myöhässä";"") | =IF(AND(F2="",TODAY()>E2),"Myöhässä","") |
Viitenumeron kaava
Suomalainen viitenumero on laskunumero, jonka perään lisätään tarkistenumero. Tarkiste lasketaan kertomalla numerot oikealta vasemmalle painoilla 7, 3, 1, 7, 3, 1 ja niin edelleen, laskemalla tulot yhteen ja vähentämällä summa seuraavasta täydestä kymmenestä. Pohjanumerossa on oltava 3–19 numeroa. Kun laskunumero on solussa A2, koko viitenumero syntyy yhdellä kaavalla:
Esimerkki: lasku kahdella ALV-kannalla
Pitopalvelu laskuttaa yritysasiakkaalta tilaisuuden ruoat ja astiavuokran. Ruoka on 13,5 prosentin kannassa ja astiavuokra 25,5 prosentin kannassa, joten laskulle tulee kaksi riviä ja ALV-erittely kahdelle kannalle. Luvut ovat laskennallisia.
| Rivi | Määrä | À-hinta (alv 0 %) | ALV % | Veroton | ALV | Verollinen |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Buffet-lounas | 40 hlö | 20,00 € | 13,5 % | 800,00 € | 108,00 € | 908,00 € |
| Astiavuokra | 1 erä | 150,00 € | 25,5 % | 150,00 € | 38,25 € | 188,25 € |
| Yhteensä | 950,00 € | 146,25 € | 1 096,25 € |
Laskun numero on 2026001, joten viitenumero kaavalla on 20260011. Laskun päivä on 12.10.2026 ja maksuehto 14 päivää, joten eräpäivä on 26.10.2026. Kun lasku tallennetaan PDF:ksi nimellä 2026001_asiakas.pdf, se löytyy kirjanpitoa varten ilman etsimistä.
Laskutus pohja ilman ALV:tä
Jos et ole arvonlisäverovelvollinen, koska liiketoiminnan liikevaihto jää alle alarajan, laskutuspohjasta poistetaan verokanta ja vero kokonaan, ja lisätietoihin kirjoitetaan syy, esimerkiksi "Myyjä ei ole arvonlisäverovelvollinen". Muut merkinnät ovat samat. Excelissä tämä tarkoittaa, että ALV % -sarake ja ALV-erittely piilotetaan tai poistetaan ja maksettava summa on verottomien rivien summa.
Kun liikevaihto kasvaa ja rekisteröidyt arvonlisäverovelvolliseksi, vaihda samaan pohjaan ALV-sarakkeelliseen versioon rekisteröinnin alkamispäivästä alkaen. Raja ja rekisteröinti on selitetty artikkelissa ALV-alaraja.
Laskuluettelo: näin seuraat maksuja Excelissä
Excel-laskutuksen yleisin ongelma ei ole laskun tekeminen vaan sen seuraaminen, maksoiko asiakas. Siksi samaan tiedostoon kannattaa tehdä toinen välilehti, laskuluettelo, johon jokainen lasku kirjataan yhdelle riville. Se toimii samalla juoksevan numeroinnin tarkistuksena: aukko numerosarjassa näkyy heti.
| Sarake | Sisältö | Esimerkki |
|---|---|---|
| A Laskunumero | Juokseva numero | 2026001 |
| B Päivä | Laskun päiväys | 12.10.2026 |
| C Asiakas | Ostajan nimi | Esimerkki Oy |
| D Summa | Maksettava yhteensä | 1 096,25 € |
| E Eräpäivä | Laskun eräpäivä | 26.10.2026 |
| F Maksettu | Päivä, jona maksu näkyi tilillä | tyhjä, kunnes maksettu |
| G Tila | Myöhässä-kaava | Myöhässä, jos F on tyhjä ja eräpäivä on mennyt |
Myöhässä olevan laskun viivästyskoron saat viivästyskorkolaskurista.
Excel, Word vai laskutusohjelma?
Excel on paras valinta silloin, kun laskuja on muutama kuukaudessa ja haluat kaavojen laskevan veron. Word sopii, jos ulkoasu on tärkeämpi kuin laskenta, mutta summat lasketaan itse. Laskutusohjelma kannattaa, kun laskuja on paljon tai asiakkaat haluavat verkkolaskun.
| Excel-pohja | Word-pohja | Laskutusohjelma | |
|---|---|---|---|
| Hinta | Ilmainen | Ilmainen | Yleensä kuukausimaksu |
| Laskee ALV:n ja summat | Kyllä, kaavoilla | Ei | Kyllä |
| Viitenumero | Kaavalla | Käsin | Automaattinen |
| Verkkolasku | Ei | Ei | Kyllä |
| Maksujen seuranta | Laskuluettelo käsin | Ei | Kohdistuu pankista |
| Virheriski | Kaavan rikkoutuminen, numeroinnin aukko | Laskuvirheet | Pieni |
| Sopii | 1–10 laskua kuukaudessa | Satunnainen lasku | Säännöllinen laskutus |
Laskutusohjelmien hinnat ja ominaisuudet on vertailtu artikkelissa laskutusohjelma vertailu. Jos haluat tehdä yksittäisen laskun ilman tiedostoa, vaihtoehdot ovat artikkelissa ilmainen lasku.
Milloin Excel-laskutus ei enää riitä?
Excel ei riitä, kun asiakas vaatii verkkolaskun. Yritysasiakkaalla, jonka liikevaihto on yli 10 000 euroa, on lain mukaan oikeus vaatia verkkolasku, eikä PDF sähköpostissa ole verkkolasku. Vaatimus ei koske myyjää, jonka liikevaihto on enintään 10 000 euroa vuodessa, mutta käytännössä isot yritykset ja julkinen sektori ottavat vastaan vain verkkolaskuja.
- Yritys- tai julkisen sektorin asiakas pyytää verkkolaskuosoitteen tai OVT-tunnuksen.
- Laskuja on niin paljon, että maksujen kirjaaminen laskuluetteloon jää tekemättä.
- Laskunumeroihin on tullut aukkoja tai tuplia, koska pohjaa on kopioitu eri koneilla.
- Toistuvia laskuja (kuukausisopimuksia) tehdään käsin joka kuukausi.
- Kaava on rikkoutunut, ja joku lasku on lähtenyt väärällä ALV-summalla.
Verkkolaskun lähettämisen vaihtoehdot ovat artikkelissa verkkolasku. Lähetetyt laskut ovat kirjanpidon tositteita, joten ne säilytetään 6 vuotta sen vuoden lopusta, jona tilikausi päättyi.
Usein kysytyt
Mistä saan ilmaisen laskutuspohjan Exceliin?+
Taukon ilmainen laskutuspohja on ladattavissa Excel- ja Word-muodossa sivulla laskupohja. Excel-versio laskee rivisummat, ALV:n verokannoittain, eräpäivän ja viitenumeron.
Miten Excel laskee viitenumeron?+
Laskunumeron numerot kerrotaan oikealta vasemmalle painoilla 7, 3 ja 1, tulot lasketaan yhteen, ja tarkiste on erotus seuraavaan täyteen kymmeneen. Kaava suomen- ja englanninkieliseen Exceliin on tällä sivulla.
Kelpaako Excelillä tehty lasku?+
Kelpaa, kun siinä ovat arvonlisäverolain vaatimat merkinnät ja laskut on numeroitu juoksevasti. Laki ei määrää ohjelmaa eikä ulkoasua. Yritysasiakas voi kuitenkin vaatia verkkolaskun, jota Excelillä ei voi lähettää.
Miten ALV lasketaan Excel-laskussa, jos rivejä on eri verokannoissa?+
Laske verottomat summat verokannoittain SUMMA.JOS-kaavalla ja kerro kukin summa omalla verokannallaan. Laskulle tulee erittely: peruste ja vero kultakin kannalta erikseen.
Miten laskut numeroidaan Excelissä?+
Juoksevasti ilman aukkoja, esimerkiksi 2026001, 2026002 ja niin edelleen. Pidä samassa tiedostossa laskuluettelo, josta seuraava vapaa numero ja jokaisen laskun maksutilanne näkyvät.
Pitääkö Excel-lasku tallentaa?+
Kyllä. Lähetetty lasku on kirjanpidon tosite, joten tallenna se PDF:nä ja säilytä 6 vuotta sen vuoden lopusta, jona tilikausi päättyi.
Tekee pienyritysten kirjanpitoa Taukossa ja kirjoittaa asioista, joita yrittäjät kysyvät meiltä useimmin. Pyrkii vastaamaan niin, ettei lukijan tarvitse tuntea yhtään kirjanpitotermiä.
Lue seuraavaksi
Laskun pakolliset tiedot 2026: tarkistuslista, ALV 0 -lasku, kevennetty lasku ja lasku ilman ALV:tä
Jos et ole ALV-velvollinen, laskuun ei merkitä arvonlisäveroa lainkaan, ja siihen kirjoitetaan syy, esimerkiksi "Myyjä ei ole arvonlisäverovelvollinen"; muuten laskussa on samat perustiedot kuin muillakin laskuilla. Arvonlisäverolaki määrää, mitä laskussa pitää olla. Puutteellinen lasku voi estää asiakkaan ALV-vähennyksen ja viivästyttää maksua. Tässä täydellinen lista pakollisista tiedoista, kevennetyn laskun raja 400 euroa, viitenumero, verkkolasku, maksuehdot ja viisi virhettä, jotka hidastavat rahan tuloa.
Matkalasku ohjelmisto: mitä sen pitää osata, vaihtoehdot ja miten valitset yrityksellesi
Hyvä matkalasku ohjelmisto laskee kilometrikorvaukset ja päivärahat Verohallinnon vuoden taksoilla (2026: 0,55 €/km, 54 € ja 25 €), tallentaa kuitit ja ajopäiväkirjan liitteiksi, kulkee hyväksynnän läpi ja vie tiedot kirjanpitoon, maksuun ja tulorekisteriin ilman käsin kopiointia. Vaihtoehtoja on neljä: Excel-pohja, kirjanpito-ohjelman matkalaskutoiminto, erillinen kulu- ja matkalaskusovellus tai palkanlaskennan matkalasku. Tällä sivulla on vaatimuslista, vaihtoehtojen vertailu, laskettu esimerkki ajansäästöstä ja vastaukset siihen, mitä matkalaskulla pitää olla ja milloin se maksetaan.
Markkinointisuunnitelma pohja: valmis runko pienyritykselle, täytetty esimerkki ja vuosikello
Markkinointisuunnitelma pohja on runko, johon kirjaat 8 asiaa: lähtötilanteen, tavoitteet, kohderyhmän, lupauksen, kanavat ja toimenpiteet, vuosikellon, budjetin ja mittarit. Pienyrityksen suunnitelma mahtuu kahdelle sivulle, ja tärkeintä on, että jokaisella toimenpiteellä on hinta ja mittari. Alla on pohja täyttöohjeineen, täytetty esimerkki toiminimellä toimivasta hierojasta, vuosikello neljännesvuosittain ja budjettitaulukko, jonka voit kopioida taulukkolaskentaan.