Tuntikirjanpito: mitä työaikakirjanpitoon merkitään, kauanko se säilytetään ja miksi yrittäjäkin tarvitsee sitä

Tuntikirjanpito on arkikielen nimi työaikakirjanpidolle. Kun palkkaat ensimmäisen työntekijän, kirjanpitovelvollisuus koskee myös työaikaa: sinun on pystyttävä näyttämään, montako tuntia työntekijä on tehnyt ja mitä niistä on maksettu. Kirjanpito on palkanlaskennan pohja ja todiste, jos palkasta tai ylitöistä tulee erimielisyyttä. Tuntikirjanpidon vaatimukset tulevat työaikalaista, jossa on myös ylityön ja lepoaikojen säännöt.

Mitä tuntikirjanpito tarkoittaa?

Tuntikirjanpito tarkoittaa työnantajan pitämää kirjaa jokaisen työntekijän tekemistä työtunneista ja niistä maksetuista korvauksista. Laissa sen nimi on työaikakirjanpito. Se on eri asia kuin yrityksen varsinainen kirjanpito: työaikakirjanpidosta näkyvät tunnit, kirjanpidosta eurot.

Työajanseuranta on tapa kerätä tiedot, esimerkiksi kellokortti, mobiilisovellus tai tuntilista. Tuntikirjanpito on se, mikä seurannasta jää talteen ja täyttää lain vaatimukset. Väline voi olla mikä tahansa, kunhan tiedot ovat oikein ja ne voi tulostaa tai antaa pyydettäessä. Tunnit voi kirjata myös kellokorttiin, josta on valmis pohja.

Mitä työaikakirjanpitoon pitää merkitä?

Työaikalain 32 §:n mukaan työnantajan on kirjattava tehdyt työtunnit ja niistä maksetut korvaukset työntekijöittäin. Laki antaa kaksi tapaa, joista työnantaja valitsee toisen.

Ylityökorvausten laskeminen ja muut palkan lisät ovat osa palkanlaskentaa. Kokonaisuus on artikkelissa palkanlaskenta, ja ensimmäisen työntekijän velvoitteet artikkelissa ensimmäinen työntekijä.

Kaksi erityistilannetta on kirjattu suoraan lakiin. Jos työntekijän kanssa on sovittu, että lisä-, yli- ja sunnuntaityön korvaus sisältyy kuukausipalkkaan (työaikalain 38 §), työaikakirjanpitoon merkitään arvioitu lisä-, yli- ja sunnuntaityön määrä kuukaudessa. Joustotyöajassa työntekijä toimittaa työnantajalle palkanmaksukausittain luettelon säännöllisen työajan tunneistaan, ja työnantaja kirjaa vain nämä ilmoitetut tiedot.

Onko työaikakirjanpito pakollinen?

Työaikakirjanpito on pakollinen jokaiselle työnantajalle, jonka työntekijöihin työaikalakia sovelletaan, työntekijöiden määrästä riippumatta. Työaikalain 32 § velvoittaa kirjaamaan tehdyt työtunnit ja niistä maksetut korvaukset työntekijöittäin. EU-tuomioistuin linjasi tuomiossaan C-55/18 vuonna 2019, että työnantajalla on oltava objektiivinen, luotettava ja saatavilla oleva järjestelmä päivittäisen työajan mittaamiseen.

Työaikalakia ei sovelleta esimerkiksi yrityksen johtoon, kuten toimitusjohtajaan, eikä yrittäjään itseensä. Myös osa-aikaisen ja tuntityöntekijän tunnit kirjataan, koska niistä lasketaan lisätyö ja palkka.

Mitä työaikaan kuuluu?

Työaikaa on työaikalain 3 §:n mukaan työhön käytetty aika ja aika, jolloin työntekijä on velvollinen olemaan työntekopaikalla työnantajan käytettävissä. Matkustamiseen käytettyä aikaa ei lueta työaikaan, ellei matkustaminen ole samalla työsuoritus, esimerkiksi kun työntekijä ajaa tavaroita tai asentaja siirtyy työkohteesta toiseen työpäivän aikana.

Paljonko on normaali työaika?

Normaali eli säännöllinen työaika on työaikalain 5 §:n mukaan enintään 8 tuntia vuorokaudessa ja 40 tuntia viikossa, tai keskimäärin 40 tuntia viikossa, jos työaika on järjestetty keskimääräiseksi. Monessa työehtosopimuksessa säännöllinen työaika on lyhyempi, esimerkiksi 37,5 tuntia viikossa. Säännöllisen työajan ylittävä työ on lisä- tai ylityötä, ja juuri se pitää työaikakirjanpidossa erotella.

Onko työaikakirjanpidon laiminlyönti rikos?

Voi olla. Työaikalain rangaistussäännöksen mukaan työaikakirjanpitoa koskevasta laiminlyönnistä tai väärinkäytöksestä rangaistaan rikoslain 47 luvun 2 §:n mukaan työaikasuojelurikoksena. Työsuojeluviranomainen valvoo kirjanpitoa ja voi antaa kehotuksen tai velvoittaa korjaamaan puutteen. Käytännössä suurempi riski pienelle työnantajalle on riita: jos tunteja ei ole kirjattu, työntekijän oma kirjanpito ylitöistä on usein ainoa näyttö.

Kauanko työnantajan tulee säilyttää työaikakirjanpitoa?

Työaikakirjanpito on säilytettävä työaikalain 40 ja 41 §:ssä säädetyn kanneajan loppuun. Työsuhteen jatkuessa korvausoikeus raukeaa, jos kannetta ei nosteta kahden vuoden kuluessa sen kalenterivuoden päättymisestä, jona oikeus syntyi. Työsuhteen päätyttyä kanne on nostettava kahden vuoden kuluessa päättymisestä. Käytännössä tunnit kannattaa säilyttää vähintään kolme vuotta ja aina kaksi vuotta työsuhteen päättymisen jälkeen.

Palkkakirjanpidon säilytysajat on eritelty artikkelissa kauanko palkka-aineisto säilytetään, ja muun kirjanpitoaineiston säilytysajat kirjanpitolain mukaan artikkelissa kirjanpidon säilytysaika.

Kuka saa nähdä tuntikirjanpidon?

Työntekijällä on pyynnöstä oikeus saada kirjallinen selvitys häntä koskevista merkinnöistä työvuoroluetteloissa ja työaikakirjanpidossa. Työsuojeluviranomaiselle ja työntekijöiden edustajalle, kuten luottamusmiehelle, työnantajan on toimitettava pyydettäessä jäljennös työaikakirjanpidosta. Siksi kirjanpidon on oltava sellaisessa muodossa, että sen saa ulos ohjelmasta.

Paljonko vuodessa saa tehdä ylitöitä?

Vuoden 2020 alussa voimaan tullut työaikalaki ei aseta ylitöille vuosikattoa. Rajana on enimmäistyöaika: työaika ylityö mukaan lukien saa olla keskimäärin enintään 48 tuntia viikossa neljän kuukauden ajanjakson aikana. 40 tunnin säännöllisellä viikolla se tarkoittaa keskimäärin 8 ylityötuntia viikossa, eli noin 138 tuntia neljässä kuukaudessa. Työehtosopimus voi pidentää tasoittumisjaksoa.

Ylitöiden seuranta on juuri se kohta, jossa tuntikirjanpito on välttämätön: ilman sitä et pysty osoittamaan, että 48 tunnin keskiarvo pysyy rajoissa.

Montako työtuntia on vuodessa 2026?

Vuonna 2026 on 252 työpäivää, kun maanantaista perjantaihin osuvista 261 päivästä vähennetään 9 arkipäivälle osuvaa pyhää ja aattoa. 7,5 tunnin työpäivällä se on 1 890 tuntia ja 8 tunnin työpäivällä 2 016 tuntia ennen lomia. Kun vähennät 25 lomapäivää, 7,5 tunnin päivällä jää 1 702,5 tuntia.

Vuoden tuntimäärä on yrittäjälle hinnoittelun pohja: kun tiedät, montako tuntia voit laskuttaa, tiedät mikä tuntihinnan on oltava. Laskelma on artikkelissa tuntihinnan laskeminen.

Miksi yrittäjänkin kannattaa pitää tuntikirjanpitoa?

Työaikalaki koskee työsuhteita, ei yrittäjää itseään, joten yksinyrittäjällä ei ole velvollisuutta kirjata omia tuntejaan. Silti omista tunneista kannattaa pitää kirjaa kolmesta syystä.

1. Hinnoittelu: kun tiedät, montako tuntia projekti oikeasti vei, näet todellisen tuntihintasi ja osaat hinnoitella seuraavan. Kiinteän hinnan ja tuntilaskutuksen erot ovat artikkelissa kiinteä hinta vai tuntilaskutus.
2. Tuntilaskutus: asiakas voi pyytää erittelyn laskutetuista tunneista. Päivittäin kirjatut tunnit ovat paras todiste.
3. Työttömyysturva: jos jäät työttömäksi ja yrityksesi jatkuu, työvoimaviranomainen arvioi yritystoiminnan pää- tai sivutoimisuuden ensisijaisesti sen vaatiman työmäärän perusteella ja pitkälti oman selvityksesi pohjalta. Kirjatut tunnit tekevät selvityksestä uskottavan. Lisää: sivutoiminen yrittäjä ja työttömyysturva.

Mitä tarkoittaa työajanseuranta ja millä välineellä?

Työajanseuranta on työtuntien keräämistä päivittäin, ja tuntikirjanpito on sen tulos. Pienessä yrityksessä riittää taulukko tai tuntilista, kun tiedot kirjataan päivittäin ja ne hyväksytään palkkakausittain. Kun työntekijöitä on useampi, sovellus säästää aikaa, koska tunnit siirtyvät palkanlaskentaan suoraan. Sovellusvaihtoehdot ovat artikkelissa tuntikirjanpito sovellus.

• Kirjaa tunnit päivittäin, ei kuun lopussa muistinvaraisesti.
• Erottele säännölliset, lisä-, yli- ja sunnuntaityötunnit.
• Hyväksytä tunnit työntekijällä ennen palkanmaksua.
• Säilytä kirjanpito niin, että sen voi antaa työntekijälle tai viranomaiselle.