Kirjanpitolain vaatimukset ohjelmalle: milloin Excel tai kirjanpitopohja riittää pienelle yritykselle (2026)

Kirjanpidon ohjelmisto on työkalu, jolla yrityksen tapahtumat kirjataan, ja pienelle yritykselle valinta on oikeastaan kolmen vaihtoehdon välillä: valmis kirjanpitopohja, oma Excel-taulukko tai kirjanpito-ohjelma. Kaikki kolme ovat laillisia, kun kirjanpito täyttää kirjanpitolain vaatimukset. Ero on siinä, kuinka paljon työtä ja virheriskiä kukin jättää sinulle.

Ohjelmien hinnat ja ominaisuudet rinnakkain ovat artikkelissa kirjanpito-ohjelmisto vertailussa: hinnat ja ominaisuudet. Tämä sivu vastaa kysymykseen, mitä ohjelmiston tai taulukon pitää osata, jotta kirjanpito on kunnossa.

Mitä kirjanpitolaki vaatii kirjanpidon ohjelmistolta?

Kirjanpitolaki ei nimeä ohjelmaa eikä vaadi sellaista. Se vaatii, että kirjanpito tuottaa tietyt asiat ja että aineisto säilyy. Alla vaatimukset sellaisina kuin ne koskevat pientä yritystä, Taukon kirjanpitolaista tekemän tiivistelmän mukaan (Finlex, luettu 5.10.2026).

Tositteen sisältövaatimukset on purettu artikkelissa tositteen vaatimukset ja säilytysajat artikkelissa kirjanpitoaineiston säilyttäminen.

Kirjanpitopohja, Excel vai ohjelmisto: mikä sopii pienelle yritykselle?

Pienelle toiminimelle, jolla on muutamia kymmeniä tositteita kuukaudessa eikä ALV-myyntiä tai palkkoja, Excel tai valmis kirjanpitopohja riittää. Kun mukaan tulee ALV, palkat, osakeyhtiö tai satoja tositteita, ohjelmisto säästää enemmän aikaa kuin se maksaa.

Taukon ilmainen Excel-pohja yhdenkertaiseen kirjanpitoon on ladattavissa sivulla kirjanpito Excel -pohja. Pohjan käyttö kuukausi kuukaudelta ja yleisimmät virheet ovat artikkelissa kirjanpito Excelillä.

Excel-kirjanpito: milloin se riittää ja milloin ei?

Excel-kirjanpito riittää, kun yritys saa pitää yhdenkertaista kirjanpitoa ja olet valmis tekemään kirjaukset kuukausittain itse. Se ei riitä, kun yritykseltä vaaditaan tase, kun tositteita on niin paljon, että käsin syöttäminen vie tunteja, tai kun virhe ALV-laskelmassa maksaisi enemmän kuin ohjelma.

• Riittää: toiminimi, yhdenkertainen kirjanpito, alle noin 30 tositetta kuukaudessa, ei palkkoja.
• Riittää varauksin: ALV-rekisteröity toiminimi, jos rakennat ALV-laskelman huolellisesti ja täsmäytät sen joka kausi.
• Ei riitä käytännössä: osakeyhtiö, koska kahdenkertainen kirjanpito ja tilinpäätös taulukossa ovat työläitä ja virhealttiita.
• Ei riitä: palkanmaksu, koska tulorekisteri-ilmoitukset vaativat palkkaohjelman tai palkka.fi-palvelun.

Kirjanpito-ohjelma pienelle yritykselle: yhdeksän tarkistettavaa asiaa

Kun valitset kirjanpito-ohjelman pienelle yritykselle, hinta on vasta kymmenes kysymys. Ensin tarkistetaan, täyttääkö ohjelma lain vaatimukset ja säästääkö se työtä juuri sinun yrityksessäsi.

1. Yhdenkertainen vai kahdenkertainen: osaako ohjelma sen kirjanpitotavan, jota yrityksesi käyttää.
2. Pankkiyhteys: tulevatko tapahtumat automaattisesti, ja mitä yhteys maksaa.
3. Myynti- ja ostolaskut: lähteekö myyntilasku ohjelmasta viitteellä ja tuleeko verkkolasku suoraan sisään.
4. Kuitit: voiko kuitin kuvata puhelimella heti ostoksen jälkeen.
5. ALV: laskeeko ohjelma ALV-ilmoituksen ja lähettääkö sen OmaVeroon.
6. Palkat: onko palkkamoduuli ja tulorekisteriyhteys, jos maksat palkkaa.
7. Kauden lukitus: voiko kirjanpitokauden lukita, jotta ilmoitettuja lukuja ei muuteta vahingossa.
8. Vienti ja säilytys: saako aineiston ulos esimerkiksi PDF- ja CSV-muodossa, jos vaihdat ohjelmaa, ja säilyykö se 10 vuotta.
9. Kirjanpitäjän pääsy: voiko tilitoimisto käyttää samaa ohjelmaa, jos ulkoistat myöhemmin.

Ohjelmat on ryhmitelty yritysmuodon ja tositemäärän mukaan artikkelissa kirjanpito-ohjelma osakeyhtiölle ja toiminimelle, ja halvimmat vaihtoehdot vuosihintoineen artikkelissa edullinen kirjanpito-ohjelma.

Kuka vastaa kirjanpidon järjestämisestä yrityksessä?

Toiminimessä kirjanpidon järjestämisestä vastaa yrittäjä itse. Osakeyhtiössä hallitus vastaa osakeyhtiölain mukaan siitä, että kirjanpidon valvonta on asianmukaisesti järjestetty, ja toimitusjohtaja siitä, että kirjanpito on lain mukainen. Vastuu ei siirry tilitoimistolle, vaikka se tekisi kaiken työn: tilitoimisto vastaa omasta työstään sopimuksen mukaan, yritys kirjanpidosta.

Onko kirjanpito suoriteperusteinen vai maksuperusteinen?

Kirjanpitolain pääsääntö on suoriteperuste: meno kirjataan, kun tavara tai palvelu vastaanotetaan, ja tulo, kun se luovutetaan. Lasku- tai maksuperusteinen kirjaaminen kuukauden aikana on sallittua, mutta maksuperusteisessakin kirjanpidossa ostovelat ja myyntisaamiset on voitava selvittää koska tahansa, ja kahdenkertaisessa kirjanpidossa tilikauden lopussa siirrytään suoriteperusteeseen. Yhdenkertainen kirjanpito on maksuperusteinen.

Termit lyhyesti: suoriteperuste ja maksuperuste.

Onko kirjanpito vaikeaa?

Toiminimen yhdenkertainen kirjanpito ei ole vaikeaa, jos kirjaat kuukausittain ja tallennat jokaisen kuitin heti. Vaikeaksi kirjanpidon tekevät poikkeukset: ALV:n erityistilanteet, auto, edustus, jaksotukset ja tilinpäätös. Osakeyhtiön kahdenkertainen kirjanpito ja tilinpäätös vaativat kirjanpidon perusteiden osaamista, ja moni osakeyhtiö ulkoistaa ainakin tilinpäätöksen.

Paljonko osakeyhtiön kirjanpito maksaa?

Osakeyhtiön kirjanpito maksaa tilitoimistossa Taukon hintatutkimuksen mukaan tyypillisesti 80–170 euroa kuukaudessa, ja tilinpäätös ja veroilmoitus markkinalla tavallisesti 200–400 euroa vuodessa. Taukossa osakeyhtiön kirjanpito alkaa 89 €/kk ja palkanlaskenta on 19 € palkansaajalta kuukaudessa (alv 0 %). Oman hinnan näet sivulla osakeyhtiön kirjanpidon hinta.