Kirjanpitäjä ei luovuta aineistoa: oikeutesi ja toimintaohje

Jos kirjanpitäjä ei luovuta aineistoa, pyydä sitä ensin kirjallisesti ja aseta määräpäivä. Toimittamasi tositteet on luovutettava aina. Toimiston itse laatimaa aineistoa, kuten pääkirjaa ja tase-erittelyjä, se saa alan TAL2023-ehtojen mukaan pidättää vain siihen asti, kun sen saatavat on maksettu. Maksa riidaton osuus, reklamoi loput erikseen ja anna uudelle toimistolle valtuudet jatkaa.

Kenelle kirjanpitoaineisto kuuluu?

Kirjanpitolain mukaan kirjanpitovelvollinen eli yrityksesi vastaa siitä, että kirjanpito on tehty ja aineisto säilytetään. Tositteet ja muu kirjanpitoaineisto säilytetään vähintään kuusi vuotta, tilinpäätös ja kirjanpidot vähintään kymmenen vuotta. Velvollisuus ei siirry tilitoimistolle, vaikka aineisto olisi sen järjestelmässä. Säilytyksen säännöt ovat artikkelissa kirjanpitoaineiston säilytys.

Sopimusten tasolla aineisto jakautuu kahteen osaan. Taloushallintoliiton TAL2023-ehtojen kohta 12 tekee eron sinun toimittamasi aineiston ja toimiston laatiman aineiston välillä. Ero ratkaisee lähes jokaisen luovutusriidan.

Ohjelmisto on kolmas asia. Jos kirjanpito on tehty toimiston omassa ohjelmistossa, TAL2023 antaa tietokantojen ja automaatioiden oikeudet toimistolle. Se ei koske itse kirjanpitoaineistoa, mutta käytännössä saat raportit tiedostoina etkä pääsyä vanhaan järjestelmään. Jos kirjanpito on tehty yrityksesi omaan ohjelmistoon, oikeudet ovat sinun.

Miksi tilitoimisto ei luovuta aineistoa?

Syy on yleensä jokin näistä neljästä. Ratkaisu riippuu siitä, mikä niistä on kyseessä.

Laskuista on TAL2023-ehdoissa huomautettava kirjallisesti 10 päivän kuluessa laskun päiväyksestä. Jos olet eri mieltä vanhasta laskusta, mutta et ole reklamoinut ajoissa, neuvotteluasemasi on heikompi. Silloin aineiston saaminen nopeasti on usein arvokkaampaa kuin riidan voittaminen.

Toimintaohje vaihe vaiheelta

Mitä luovutuspyyntöön kirjoitetaan?

Hyvä pyyntö on lyhyt ja yksiselitteinen. Kun siinä on kaikki alla oleva, toimiston on vaikea vastata epämääräisesti, ja sinulla on myöhemmin todiste siitä, mitä pyysit ja milloin.

• Yrityksen nimi, Y-tunnus ja sopimuksen päättymispäivä.
• Luettelo aineistoista: tositteet, pääkirja, päiväkirja, tase-erittelyt, tilikartta, ALV-yhteenvedot, palkkakirjanpito ja käyttöomaisuusluettelo.
• Muoto: sähköisesti, esimerkiksi PDF- ja CSV-tiedostoina.
• Määräpäivä ja kenelle aineisto toimitetaan, esimerkiksi suoraan uudelle tilitoimistolle.
• Maininta, että toimittamasi tositteet pyydetään luovuttamaan heti, riippumatta mahdollisesta laskuriidasta.

Älä jää odottamaan. ALV-ilmoitukset, tulorekisteri-ilmoitukset ja veroilmoitus erääntyvät riidasta riippumatta, ja Verohallinto määrää myöhästymismaksut yrityksellesi. Jos irtisanominen on vielä tekemättä, tee se kirjallisesti: ohjeet ja malliviesti ovat sivuilla tilitoimiston irtisanominen ja irtisanomisilmoituksen pohja.

Mitä uusi tilitoimisto voi tehdä ilman vanhaa aineistoa?

Enemmän kuin moni luulee. Juokseva kirjanpito perustuu tositteisiin ja pankkitapahtumiin, ja ne ovat yrityksesi omia. Vanhaa aineistoa tarvitaan lähinnä avaavien saldojen ja vertailutietojen täsmäyttämiseen.

Onko aineiston pidättäminen laitonta?

Ei aina. TAL2023-ehtojen mukainen pidätysoikeus toimiston laatimaan aineistoon on sopimukseen perustuva oikeus, kun ehdot on liitetty sopimukseen. Se ei kuitenkaan ulotu sinun toimittamiisi tositteisiin, eikä se ole voimassa enää sen jälkeen, kun laskut on maksettu. Konkurssi ja muu pakottava lainsäädäntö menevät sopimusehtojen edelle.

Sinun kannaltasi tärkein asia on, että vastuu aineiston säilyttämisestä on joka tapauksessa yrityksellä. Kirjanpitoaineiston hukkaaminen tai hävittäminen voi täyttää kirjanpitorikoksen tunnusmerkistön. Siksi kannattaa dokumentoida jokainen luovutuspyyntö: näytät niillä tarvittaessa tehneesi kaiken voitavasi.

Miten estät saman tilanteen seuraavalla kerralla?

• Lue sopimuksesta aineiston luovutusta ja pidätysoikeutta koskeva kohta ennen allekirjoitusta.
• Pidä alkuperäiset tositteet myös itselläsi, esimerkiksi omassa sähköpostissa tai pilvessä.
• Hanki kerran vuodessa tilinpäätös ja tase-erittelyt omaan arkistoosi.
• Suosi toimistoa, joka lupaa luovuttaa aineiston koneellisesti luettavana ilman erillistä maksua.

Taukon käyttöehdoissa on kirjattu, että sopimuksen päättyessä luovutamme kaiken kirjanpitoaineistosi koneellisesti luettavassa muodossa, luovutus ei maksa erikseen, emmekä pidä aineistoa panttina maksamattomista laskuista. Jos vertailet toimistoja, kysy tämä jokaiselta. Normaalin vaihdon kulku on artikkelissa tilitoimiston vaihtaminen.

Kirjoittaja

Matti Keränen

Kirjanpitäjä, Tauko kirjanpito

Tekee pienyritysten kirjanpitoa Taukossa ja kirjoittaa asioista, joita yrittäjät kysyvät meiltä useimmin. Pyrkii vastaamaan niin, ettei lukijan tarvitse tuntea yhtään kirjanpitotermiä.