Tilitoimiston vaihto kesken tilikauden: kuka tekee mitä ja mistä uusi kirjanpito alkaa

Tilitoimiston vaihto kesken tilikauden onnistuu milloin vain. Vanha toimisto kirjaa sovitun kuukauden loppuun ja erittelee tasetilien saldot, ja uusi toimisto jatkaa niistä. Kirjallisesti pitää sopia kolme asiaa: viimeinen kirjattava kuukausi, kumpi ilmoittaa rajakuukauden ALV:n ja palkat, ja että uusi toimisto laatii koko tilikauden tilinpäätöksen.

Tämä opas keskittyy siihen, mitä kirjanpidolle tapahtuu vaihdon kohdalla. Jos tarvitset koko vaihdon järjestyksen, lue tilitoimiston vaihtaminen vaihe vaiheelta. Irtisanomisilmoituksen sisällön ja irtisanomisajat käy läpi tilitoimiston irtisanominen.

Miksi vaihto kesken tilikauden vaatii enemmän sopimista?

Tilikauden vaihteessa raja on selvä: vanha toimisto tekee tilinpäätöksen, ja uusi aloittaa avaavasta taseesta. Kesken tilikauden saman vuoden kirjanpitoa tekee kaksi toimistoa, mutta tilinpäätös tehdään yhdestä kokonaisesta tilikaudesta. Uuden toimiston pitää siksi saada sekä taseen saldot että tuloslaskelman kertymät tammikuusta (tai tilikauden alusta) asti, jotta vuoden tulos lasketaan oikein.

Taloushallintoliiton yleisissä TAL2023-sopimusehdoissa tilanne on huomioitu: kun sopimus päättyy kesken tilikauden, vanha toimisto laatii ennakkomaksua vastaan käytettävissään olevien tietojen perusteella tasetilien erittelyt sekä palkanlaskennan tarvitsemat erittelyt. Toimisto laskuttaa niistä käytäntönsä mukaan, joten kysy hinta etukäteen.

Kuka tekee mitäkin vaihdon kuukausina?

Mistä saldoista uusi kirjanpito alkaa?

Uuden toimiston ensimmäinen työ on kirjata avaavat saldot vaihtopäivältä, yleensä edellisen kuukauden viimeiseltä päivältä. Mukaan tulevat kaikki tilit: pankki, myyntisaamiset, ostovelat, ALV-velka, ennakkoverot, käyttöomaisuus ja oma pääoma, sekä tuloslaskelman tilit, joille on kertynyt myyntiä ja kuluja tilikauden alusta asti.

Saldoja ei oteta sellaisenaan. Uusi kirjanpitäjä täsmäyttää ne: pankkitilin saldo vastaa tiliotetta, ALV-velka vastaa OmaVeroa, myyntisaamiset vastaavat avoimia laskuja ja ostovelat avoimia ostolaskuja. Jos jokin ei täsmää, ero selvitetään nyt eikä vasta tilinpäätöksessä, kun syyn löytäminen vie moninkertaisesti aikaa. Taseen rakenteen voi kerrata sanastosta: tase.

• Pääkirja ja päiväkirja tilikauden alusta vaihtopäivään.
• Tasetilien erittelyt vaihtopäivältä.
• Edellinen tilinpäätös ja sen tase-erittelyt (vertailutiedot).
• Avoimet myynti- ja ostolaskut listana.
• Käyttöomaisuusluettelo ja tehdyt poistot.
• Annetut ALV-ilmoitukset ja OmaVeron verotilin tilanne.
• Palkkakortit ja lomakirjanpito, jos yrityksellä on palkansaajia.
• Tilikartta, jotta uusi kirjanpito on vertailukelpoinen.

Kumpi ilmoittaa kesken olevan ALV-kauden?

Tämä on vaihdon yleisin aukko. Kuukausi-ilmoittajan ALV ilmoitetaan ja maksetaan kuukauden 12. päivään mennessä kahden kuukauden päästä, esimerkiksi helmikuun vero huhtikuun 12. päivänä. Jos sopimus päättyy heinäkuun lopussa, heinäkuun ilmoitus erääntyy vasta 12.9. Kumpikaan toimisto ei automaattisesti oleta tekevänsä sitä.

Selkein sääntö on, että ilmoituksen tekee se, joka on kirjannut kauden. Vanha toimisto kirjaa heinäkuun, joten se myös ilmoittaa heinäkuun, vaikka sopimus olisi jo päättynyt. Jos haluat, että uusi toimisto tekee rajakuukauden, sovi siitä ja varmista, että se saa heinäkuun tositteet ajoissa.

Mitä palkoista pitää siirtää?

Palkat on helppo unohtaa, koska ne näyttävät valmiilta: jokainen palkka on jo ilmoitettu tulorekisteriin viiden kalenteripäivän kuluessa maksupäivästä. Uusi palkanlaskija tarvitsee silti vuoden kertymät, koska seuraava palkka lasketaan niiden varassa.

• Maksetut palkat ja ennakonpidätykset tammikuusta alkaen. Verokortin tuloraja seurataan koko vuodelta, ja väärä kertymä tarkoittaa väärää pidätystä.
• Lomakirjanpito: ansaitut ja pidetyt lomapäivät, lomarahat ja mahdolliset säästövapaat. Tästä lasketaan myös lomapalkkavelka tilinpäätökseen.
• Työsuhteiden perustiedot: palkkaperusteet, työehtosopimus, luontoisedut ja poissaolot.
• Viimeisen palkanmaksun tila: onko viimeinen palkka ilmoitettu tulorekisteriin ja työnantajasuoritukset OmaVeroon.

Mitä muuta vaihdossa pitää siirtää kuin saldot?

Saldojen lisäksi uusi kirjanpitäjä tarvitsee tiedot asioista, jotka jatkuvat vaihdon yli. Ne eivät näy pääkirjasta suoraan, ja siksi ne unohtuvat helpoimmin.

• Käyttöomaisuus ja poistot. Luettelo hankinnoista, niiden hankintamenoista ja jo tehdyistä poistoista, jotta vuoden poistot lasketaan oikein.
• Jaksotukset. Etukäteen maksetut vakuutukset, vuokrat ja ohjelmistotilaukset sekä kirjaamattomat kulut, jotka kuuluvat usealle kuukaudelle.
• Ennakkoverot ja verotili. Maksetut ennakot ja OmaVeron verotilin tilanne, jotta tilinpäätöksessä verojen jaksotus on oikein.
• Sopimukset ja toistuvat laskut. Asiakkaiden laskutussopimukset, leasingit ja lainat, joiden lyhennykset ja korot kirjataan kuukausittain.
• Suomi.fi-valtuudet. Uudelle toimistolle valtuudet OmaVeroon ja tulorekisteriin heti, vanhalta pois vasta, kun sen viimeinen ilmoitus on annettu.

Kuka vastaa tilinpäätöksestä?

Vastuu on aina yrityksellä. Kirjanpitolain mukaan tilinpäätös on laadittava neljän kuukauden kuluessa tilikauden päättymisestä, ja osakeyhtiössä sen allekirjoittavat hallitus ja toimitusjohtaja, toiminimessä yrittäjä. Tilitoimisto tekee työn, mutta ei siirrä vastuuta pois.

Käytännössä tilinpäätöksen laatii se toimisto, joka kirjaa tilikauden viimeisen kuukauden, eli uusi toimisto. Se tekee tilinpäätöksen myös niiltä kuukausilta, jotka vanha kirjasi. Siksi täsmäytys vaihdon kohdalla on tärkeä: jos alkuvuoden kirjanpidossa on virhe, se korjataan ennen tilinpäätöstä. Kysy uudelta toimistolta etukäteen, miten mahdollisten korjausten hinta sovitaan.

Jos vaihto osuu aivan tilikauden alkuun ja edellisen tilikauden tilinpäätös on vielä kesken, TAL2023-ehdoissa vanha toimisto tekee sen, kun maksat ennakkomaksun ja toimitat tiedot 30 päivän kuluessa tilikauden päättymisestä. Muuten tilinpäätöksen tekee uusi toimisto.

Esimerkki: vaihto kesäkuussa

Tarkistuslista ennen kuin vanha sopimus päättyy

• Viimeinen kirjattava kuukausi on sovittu kirjallisesti molempien toimistojen kanssa.
• Rajakuukauden ALV-ilmoituksen ja palkkailmoitusten tekijä on nimetty.
• Erittelyjen hinta ja toimitusaika on kysytty vanhalta toimistolta.
• Uusi toimisto on saanut Suomi.fi-valtuudet OmaVeroon ja tulorekisteriin.
• Vanhan toimiston valtuudet poistetaan, kun sen viimeinen ilmoitus on annettu.
• Tilinpäätöksen tekijä ja hinta on sovittu uuden toimiston kanssa.

Irtisanomisviestin voit kirjoittaa valmiin irtisanomisilmoituksen pohjan avulla. Lisää siihen lause siitä, mihin kuukauteen asti vanha toimisto kirjaa ja ilmoittaa. Jos vertailet vielä toimistoja, katso tilitoimiston hinta ja mitä hintaan tavallisesti kuuluu.

Kirjoittaja

Matti Keränen

Kirjanpitäjä, Tauko kirjanpito

Tekee pienyritysten kirjanpitoa Taukossa ja kirjoittaa asioista, joita yrittäjät kysyvät meiltä useimmin. Pyrkii vastaamaan niin, ettei lukijan tarvitse tuntea yhtään kirjanpitotermiä.