Tilitoimiston irtisanominen:Irtisanomisaika, TAL-ehdot, aineiston luovutus ja valmis malliviesti

Tilitoimiston irtisanominen tehdään kirjallisesti, ja sähköposti sopimuksessa mainittuun osoitteeseen riittää. Alan TAL2023-ehdoissa irtisanomisaika on kaksi kuukautta, ellei sopimuksessa ole sovittu muuta, ja toimisto saa laskuttaa myös siltä ajalta. Kirjoita viestiin päättymispäivä, viimeinen kirjattava kuukausi ja pyyntö aineiston luovutuksesta. Pyydä kuittaus.

Mikä on tilitoimiston irtisanomisaika?

Suomen Taloushallintoliiton yleiset sopimusehdot (nykyinen versio TAL2023, julkaistu joulukuussa 2023) ovat alan yleisin sopimuspohja. Niiden kohdan 7 mukaan sopimus on voimassa toistaiseksi kahden kuukauden irtisanomisajalla, ellei muuta ole sovittu. Määräaikainen sopimus jatkuu toistaiseksi voimassa olevana, jos kumpikaan ei irtisano sitä vähintään kaksi kuukautta ennen määräajan loppua.

Sanat "ellei muuta ole sovittu" ovat tässä tärkeät. Moni toimisto käyttää omia ehtojaan tai on kirjannut toimeksiantosopimukseen toisen irtisanomisajan, esimerkiksi kolme kuukautta tai tilikauden loppuun. Sopimuksen omat ehdot menevät yleisten ehtojen edelle. Etsi siis ensin allekirjoitettu toimeksiantosopimus liitteineen ja katso, mihin ehtoihin se viittaa.

TAL2023-ehtojen pääsäännöt (kohdat 7, 9, 13 ja 18) käytännössä:

• Toistaiseksi voimassa oleva sopimus: irtisanomisaika on 2 kk. Irtisano 2 kk ennen kuin haluat sopimuksen päättyvän.
• Määräaikainen sopimus: irtisano vähintään 2 kk ennen määräajan loppua, muuten sopimus jatkuu toistaiseksi.
• Hinnan tai ehtojen muutos: toimisto ilmoittaa 30 päivää ennen, ja sinulla on 14 päivää aikaa irtisanoa. Voit lähteä muutoksen voimaantulopäivänä ilman normaalia irtisanomisaikaa.
• Toimisto rikkoo sopimusta olennaisesti: voit purkaa sopimuksen, jos se ei korjaa tilannetta 7 päivässä kirjallisesta huomautuksesta. Lähetä ensin kirjallinen huomautus.
• Palkkio irtisanomisajalta: toimisto saa laskuttaa, vaikka ei tekisi töitä. Viivyttely maksaa.

Irtisanomisaika lasketaan päivästä, jona ilmoitus on tullut tilitoimiston tietoon. Jos lähetät viestin 15. päivä, sopimus päättyy kahden kuukauden päästä samana päivänä eikä kuukauden lopussa, ellei sopimuksessa puhuta kalenterikuukausista. Selkeintä on sopia päättymispäiväksi kuukauden viimeinen päivä ja kirjoittaa se viestiin. Silloin vanha toimisto kirjaa kokonaiset kuukaudet ja uusi aloittaa puhtaalta pöydältä. Jos ilmoitat ALV:n neljännesvuosittain, ajoita vaihto kauden vaihteeseen, jotta samaa kautta ei tee kaksi toimistoa.

Voiko tilitoimistosopimuksen purkaa heti?

Voi, mutta vain tietyin edellytyksin. TAL2023-ehtojen kohdan 9 mukaan saat purkaa sopimuksen, jos tilitoimisto rikkoo sopimusta olennaisesti eikä korjaa tilannetta seitsemän päivän kuluessa kirjallisesta huomautuksestasi. Olennainen rikkomus on esimerkiksi myöhästynyt ALV-ilmoitus, josta sinulle tulee myöhästymismaksu, tai toistuvasti tekemättä jäänyt kirjanpito.

Hidas vastaaminen tai huono henkilökemia ei yleensä riitä purkuun. Silloin tavallinen irtisanominen on nopeampi ja riidattomampi tie. Merkkejä siitä, milloin vaihto on joka tapauksessa aiheellinen, löydät artikkelista huonon tilitoimiston merkit.

Miten tilitoimisto irtisanotaan käytännössä?

Kenelle kirjanpitoaineisto kuuluu?

Kirjanpitoaineisto on yrityksesi aineistoa, ja kirjanpitovelvollisuus on aina sinulla, ei tilitoimistolla. TAL2023-ehtojen kohta 12 erottaa silti kaksi asiaa. Tilitoimisto saa pitää hallussaan aineistot, jotka se on laatinut sinua varten, kunnes kaikki sen saatavat on maksettu. Kun maksu on saatu, aineisto on luovutettava viipymättä.

Pidätysoikeus koskee vain toimiston itse laatimaa aineistoa, kuten kirjauksia ja raportteja. Ehtojen mukaan se ei vaikuta oikeuksiisi aineistoon, jonka olet itse antanut toimistolle, eli tositteisiin. Konkurssi ja muu pakottava lainsäädäntö voivat ohittaa pidätysoikeuden.

Toinen ero koskee tietokantoja ja automaatioita, kuten oletustiliöintejä ja raporttimäärityksiä. Jos kirjanpito tehtiin tilitoimiston hankkimalla ohjelmalla, ne kuuluvat ehtojen mukaan tilitoimistolle. Jos ohjelma oli yrityksesi nimissä, oikeudet ovat sinun. Tarkista siksi ohjelmasopimuksen haltija jo ennen irtisanomista. Ehtojen mukaan noutamisen kustannukset ovat asiakkaan, ja toimisto voi periä säilytysmaksun, jos aineistoa ei haeta.

Mitä tapahtuu, jos irtisanot kesken tilikauden?

Kesken tilikauden vaihtaminen on tavallista, kunhan luovutus tehdään huolella. TAL2023-ehtojen kohdan 11 mukaan tilitoimisto laatii silloin ennakkomaksua vastaan käytettävissään olevista tiedoista tasetilien erittelyt ja palkanlaskennan tarvitsemat erittelyt. Niistä se laskuttaa käytäntönsä mukaan.

Uusi toimisto jatkaa näiden saldojen päältä. Tilikauden alusta tehtyä kirjanpitoa ei tarvitse tehdä uudelleen, kunhan erittelyt täsmäävät pankkiin ja OmaVeron saldoihin. Uuden kirjanpitäjän ensimmäinen työ on juuri tämä tarkistus. Rajakuukauden ilmoitukset ja palkkojen vuosikertymät on käyty läpi artikkelissa tilitoimiston vaihto kesken tilikauden.

Jos sopimus päättyy ennen kuin edellisen, jo päättyneen tilikauden tilinpäätös on valmis, vanha toimisto tekee sen, kun maksat ennakkomaksun ja toimitat tarvittavat tiedot 30 päivän kuluessa tilikauden päättymisestä, ellei muuta ole sovittu. Muuten velvollisuutta ei ole. Selkein hetki vaihtaa on joko heti tilinpäätöksen valmistuttua tai niin, että uusi toimisto tekee koko tilinpäätöksen. Katso myös, mitä tilinpäätös sisältää.

Mitä aineistoa vanhalta tilitoimistolta pitää saada?

Tee luovutuspyyntö luettelona, koska "kirjanpitoaineisto" tarkoittaa eri toimistoille eri asioita. Kirjanpitolain mukaan tilinpäätös, pääkirja ja päiväkirja säilytetään vähintään 10 vuotta ja tositteet vähintään 6 vuotta tilikauden päättymisestä. Säilytysvastuu on sinulla silloinkin, kun aineisto on ollut tilitoimiston ohjelmassa. Pyydä aineisto muodossa, jota pystyt lukemaan ilman vanhan toimiston tunnuksia.

Pyydä ainakin nämä:

• Pääkirja ja päiväkirja kuluvalta ja edelliseltä tilikaudelta. Niistä saadaan avaavat saldot ja vertailutiedot tilinpäätökseen.
• Tase-erittelyt viimeisimmältä kuukaudelta. Ne näyttävät, mistä pankki-, velka- ja saamissaldot koostuvat.
• Myynti- ja ostoreskontra, jotta avoimien laskujen maksut kohdistuvat oikein.
• Käyttöomaisuuskirjanpito, jotta poistot jatkuvat oikeasta menojäännöksestä.
• Palkkakirjanpito ja tulorekisteri-ilmoitukset: kuluvan vuoden palkkasummat ja vuosi-ilmoitusten pohja.
• ALV-ilmoitukset ja OmaVeron saldot, joista näkee, mitkä kaudet on ilmoitettu ja maksettu.
• Tilinpäätökset ja veroilmoitukset: tappiot, osingonjakokelpoiset varat ja nettovarallisuus.

Pyydä aineisto sähköisesti, esimerkiksi PDF- ja SIE- tai CSV-muodossa, jos ohjelma sen tukee. Jos jotain puuttuu, uusi kirjanpitäjä joutuu rakentamaan sen uudelleen pankkitiliotteista ja tositteista, ja se maksaa jossain muodossa. Lähetä luettelo siis samalla kertaa kuin irtisanominen, ei vasta viimeisellä viikolla.

Missä tilitoimiston vaihto yleensä menee pieleen?

Kun aineisto siirtyy toimistolta toiselle, samat ongelmat toistuvat. Vanha toimisto vastaa luovutuspyyntöön vasta viikon tai kahden päästä, eikä kukaan ole sopinut, kuka tekee kesken olevan kauden ALV-ilmoituksen. Suomi.fi-valtuudet jäävät vanhalle toimistolle. Tase-erittelyt puuttuvat, ja uusi kirjanpitäjä joutuu selvittämään, mistä ostovelkojen saldo koostuu. Usein kukaan ei myöskään kerro etukäteen, että vaihtoon liittyvät kysymykset laskutetaan tunneilta.

• Viimeinen vanhan toimiston tekemä ALV-kausi on sovittu kirjallisesti
• Uudella toimistolla on Suomi.fi-valtuudet Verohallinnon ja tulorekisterin asiointiin
• Avoimet laskut on maksettu, joten pidätysoikeutta ei ole
• Tase-erittelyt, reskontrat ja palkkakirjanpito ovat luovutuslistalla
• Pankkiyhteys ja verkkolaskuosoite siirtyvät uuteen ohjelmaan

Taukossa kirjanpitäjä pyytää aineiston ja tarkistaa avaavat saldot. Neuvonta kuuluu hintaan, joten vaihtoon liittyvät kysymykset eivät tule lisälaskuna. Koko prosessi on kuvattu sivulla tilitoimiston vaihtaminen, ja uuden toimiston valinnassa auttaa tilitoimiston kilpailutus. Jos pyydät tarjoukset itse, käytä valmista tarjouspyyntömallia. Hintatason näet sivulta kirjanpidon hinta.

Kirjoittaja

Iiro Purimäki

Tauko kirjanpito

Kirjoittaa Taukon blogiin yrityksen perustamisesta, yritysmuodon ja tilitoimiston valinnasta sekä yrittäjän arjesta.