Tilitoimiston irtisanominen: irtisanomisaika, TAL-ehdot, aineiston luovutus ja valmis malliviesti
Useimmissa tilitoimistosopimuksissa noudatetaan Taloushallintoliiton yleisiä sopimusehtoja. Ne ratkaisevat, kauanko irtisanomisaika on, maksatko siltä ajalta, kenelle aineisto kuuluu ja mitä tapahtuu, jos lopetat kesken tilikauden. Tässä ehdot selkokielellä, kustannuslaskelma ja malliviesti, jonka voit lähettää sellaisenaan.
Lyhyesti
- TAL2023-ehdoissa toistaiseksi voimassa olevan sopimuksen irtisanomisaika on 2 kuukautta, ellei toisin ole sovittu. Tarkista oma sopimuksesi ennen kuin lasket päivämääriä.
- Tilitoimisto saa ehtojen mukaan laskuttaa kuukausimaksun myös irtisanomisajalta, vaikka se ei tekisi töitä. Irtisano siis heti, kun päätös on tehty.
- Irtisano todisteellisesti. Sähköposti sopimuksessa mainittuun osoitteeseen riittää ehtojen mukaan, ja se katsotaan perille tulleeksi heti.
- Tilitoimisto voi pidättää laatimansa aineiston, kunnes laskut on maksettu. Maksa avoimet laskut ja pyydä luovutus kirjallisesti, niin vaihto ei jumitu.
Mikä on tilitoimiston irtisanomisaika?
Suomen Taloushallintoliiton yleiset sopimusehdot (nykyinen versio TAL2023, julkaistu joulukuussa 2023) ovat alan yleisin sopimuspohja. Niiden kohdan 7 mukaan sopimus on voimassa toistaiseksi kahden kuukauden irtisanomisajalla, ellei muuta ole sovittu. Määräaikainen sopimus jatkuu toistaiseksi voimassa olevana, jos kumpikaan ei irtisano sitä vähintään kaksi kuukautta ennen määräajan loppua.
Sana "ellei muuta ole sovittu" on tärkeä. Moni toimisto käyttää omia ehtojaan tai on kirjannut toimeksiantosopimukseen eri irtisanomisajan, esimerkiksi kolme kuukautta tai tilikauden loppuun. Sopimuksen omat ehdot menevät yleisten ehtojen edelle. Etsi siis ensin allekirjoitettu toimeksiantosopimus ja sen liitteet ja katso, mihin ehtoihin se viittaa.
| Tilanne | TAL2023-ehtojen pääsääntö | Mitä se tarkoittaa sinulle |
|---|---|---|
| Toistaiseksi voimassa oleva sopimus | Irtisanomisaika 2 kk | Irtisano 2 kk ennen kuin haluat sopimuksen päättyvän |
| Määräaikainen sopimus | Irtisano vähintään 2 kk ennen määräajan loppua | Muuten sopimus jatkuu toistaiseksi |
| Hinnan tai ehtojen muutos | Ilmoitus 30 päivää ennen, irtisanomisoikeus 14 päivän kuluessa | Voit lähteä muutoksen voimaantulopäivänä ilman normaalia irtisanomisaikaa |
| Tilitoimisto rikkoo sopimusta olennaisesti | Purku, jos ei korjaa 7 päivässä kirjallisesta huomautuksesta | Lähetä ensin kirjallinen huomautus |
| Palkkio irtisanomisajalta | Saa laskuttaa, vaikka ei tekisi töitä | Viivyttely maksaa |
Irtisanomisaika lasketaan siitä päivästä, jona ilmoitus on tullut tilitoimiston tietoon. Jos siis lähetät viestin 15. päivä, sopimus päättyy kahden kuukauden päästä samana päivänä, ei kuukauden lopussa, ellei sopimuksessa ole sovittu kalenterikuukausista. Selkein ratkaisu on sopia päättymispäiväksi kuukauden viimeinen päivä ja kirjoittaa se viestiin. Silloin vanha toimisto kirjaa kokonaiset kuukaudet ja uusi aloittaa puhtaalta pöydältä. Jos yrityksesi ilmoittaa ALV:n neljännesvuosittain, vaihto kannattaa ajoittaa kauden vaihteeseen, jotta yhtä kautta ei tee kaksi eri toimistoa.
Voiko tilitoimistosopimuksen purkaa heti?
Voi, mutta vain tietyin edellytyksin. TAL2023-ehtojen kohdan 9 mukaan asiakas saa purkaa sopimuksen, jos tilitoimisto rikkoo sopimusta olennaisesti eikä korjaa tilannetta seitsemän päivän kuluessa asiakkaan kirjallisesta huomautuksesta. Olennainen rikkomus on esimerkiksi myöhästynyt ALV-ilmoitus, josta seuraa sinulle myöhästymismaksu, tai toistuvasti tekemättä jäänyt kirjanpito.
Hidas vastaaminen tai se, ettei henkilökemia toimi, ei yleensä ole purkuperuste. Silloin tavallinen irtisanominen on nopeampi ja riidattomampi tie. Merkkejä siitä, milloin vaihto on joka tapauksessa aiheellinen, on koottu artikkeliin Huonon tilitoimiston merkit.
Miten tilitoimisto irtisanotaan käytännössä?
- 1Tarkista sopimusIrtisanomisaika, viittaus yleisiin ehtoihin, kenen nimissä ohjelmistosopimus on ja mihin osoitteeseen ilmoitukset tehdään.
- 2Valitse uusi tilitoimisto ensinNäin tiedät, milloin uusi aloittaa, ja voit ajoittaa lopetuksen kuukauden tai ALV-kauden vaihteeseen.
- 3Lähetä irtisanominen todisteellisestiEhtojen kohdan 32 mukaan sähköposti sopimuksessa mainittuun osoitteeseen katsotaan saapuneeksi heti. Pyydä kuittaus.
- 4Maksa avoimet laskutPidätysoikeus koskee aineistoa vain niin kauan kuin saatavia on maksamatta.
- 5Sovi luovutus kirjallisestiPyydä luettelo luovutettavasta aineistosta ja päivämäärä. Anna uudelle toimistolle Suomi.fi-valtuudet.
Kenelle kirjanpitoaineisto kuuluu?
Kirjanpitoaineisto on yrityksesi aineistoa, ja kirjanpitovelvollisuus on aina sinulla, ei tilitoimistolla. TAL2023-ehtojen kohta 12 tekee kuitenkin eron kahden asian välillä. Tilitoimistolla on oikeus pitää hallussaan asiakasta varten laatimansa aineistot, kunnes kaikki sen saatavat on maksettu. Kun maksu on saatu, toimiston on luovutettava aineisto viipymättä. Konkurssi ja muu pakottava lainsäädäntö voivat ohittaa pidätysoikeuden.
Toinen ero koskee tietokantoja ja automaatioita, kuten oletustiliöintejä ja raporttimäärityksiä. Jos kirjanpito tehtiin tilitoimiston hankkimalla ohjelmalla, nämä kuuluvat ehtojen mukaan tilitoimistolle. Jos ohjelma oli yrityksesi nimissä, oikeudet kuuluvat sinulle. Siksi ohjelmasopimuksen haltija kannattaa tarkistaa jo ennen irtisanomista. Ehtojen mukaan noutamisen kustannukset ovat asiakkaan, ja toimisto voi periä säilytysmaksun, jos aineistoa ei haeta.
Mitä tapahtuu, jos irtisanot kesken tilikauden?
Kesken tilikauden vaihtaminen on täysin tavallista, kunhan luovutus tehdään huolella. TAL2023-ehtojen kohdan 11 mukaan tilitoimisto laatii tällöin ennakkomaksua vastaan käytettävissään olevien tietojen perusteella tasetilien erittelyt sekä palkanlaskennan kannalta tarpeelliset erittelyt. Toimisto laskuttaa niistä käytäntönsä mukaan. Uusi toimisto jatkaa näiden saldojen päältä. Tilikauden alusta asti tehtyä kirjanpitoa ei tarvitse tehdä uudelleen, kunhan erittelyt täsmäävät pankkiin ja OmaVeron saldoihin. Uuden kirjanpitäjän ensimmäinen työ on juuri tämä tarkistus.
Jos sopimus päättyy ennen kuin edellisen, jo päättyneen tilikauden tilinpäätös on valmis, vanha toimisto tekee tilinpäätöksen, kun maksat ennakkomaksun ja toimitat tarvittavat tiedot 30 päivän kuluessa tilikauden päättymisestä, ellei muuta ole sovittu. Muuten velvollisuutta ei ole. Käytännössä selkein hetki vaihtaa on joko heti tilinpäätöksen valmistuttua tai niin, että uusi toimisto tekee koko tilinpäätöksen. Katso myös, mitä tilinpäätös sisältää.
Mitä aineistoa vanhalta tilitoimistolta pitää saada?
Luovutuspyyntö kannattaa tehdä luettelona, koska "kirjanpitoaineisto" tarkoittaa eri toimistoille eri asioita. Kirjanpitolain mukaan tilinpäätös, pääkirja ja päiväkirja säilytetään vähintään 10 vuotta ja tositteet vähintään 6 vuotta tilikauden päättymisestä. Säilytysvastuu on sinulla myös silloin, kun aineisto on ollut tilitoimiston ohjelmassa. Pyydä siis aineisto muodossa, jota pystyt lukemaan ilman vanhan toimiston tunnuksia.
| Aineisto | Miksi uusi kirjanpitäjä tarvitsee sen |
|---|---|
| Pääkirja ja päiväkirja kuluvalta ja edelliseltä tilikaudelta | Avaavat saldot ja vertailutiedot tilinpäätökseen |
| Tase-erittelyt viimeisimmältä kuukaudelta | Näyttävät, mistä pankki-, velka- ja saamissaldot koostuvat |
| Myynti- ja ostoreskontra | Avoimet laskut, jotta maksut kohdistuvat oikein |
| Käyttöomaisuuskirjanpito | Poistot jatkuvat oikeasta menojäännöksestä |
| Palkkakirjanpito ja tulorekisteri-ilmoitukset | Kuluvan vuoden palkkasummat ja vuosi-ilmoitusten pohja |
| ALV-ilmoitukset ja OmaVeron saldot | Tieto siitä, mitkä kaudet on ilmoitettu ja maksettu |
| Tilinpäätökset ja veroilmoitukset | Tappiot, osingonjakokelpoiset varat ja nettovarallisuus |
Jos jokin kohta puuttuu, uusi kirjanpitäjä joutuu rakentamaan sen uudelleen pankkitiliotteista ja tositteista, ja se maksaa aikaa jossain muodossa. Siksi luettelo lähetetään samassa yhteydessä kuin irtisanominen, ei vasta viimeisellä viikolla.
Missä tilitoimiston vaihto yleensä menee pieleen?
Kun aineisto siirtyy toimistolta toiselle, samat ongelmat toistuvat. Vanha toimisto vastaa luovutuspyyntöön viikon tai kahden päästä, eikä kukaan ole sopinut, kuka tekee kesken olevan kauden ALV-ilmoituksen. Suomi.fi-valtuudet jäävät vanhalle toimistolle. Tase-erittelyt puuttuvat, ja uusi kirjanpitäjä joutuu selvittämään, mistä ostovelkojen saldo koostuu. Tavallisessa toimistossa kukaan ei myöskään kerro, että vaihtoon liittyvät kysymykset laskutetaan tuntiveloituksena.
- Viimeinen vanhan toimiston tekemä ALV-kausi on sovittu kirjallisesti
- Uudella toimistolla on Suomi.fi-valtuudet Verohallinnon ja tulorekisterin asiointiin
- Avoimet laskut on maksettu, joten pidätysoikeutta ei ole
- Tase-erittelyt, reskontrat ja palkkakirjanpito ovat luovutuslistalla
- Pankkiyhteys ja verkkolaskuosoite siirtyvät uuteen ohjelmaan
Taukossa oma kirjanpitäjäsi hoitaa aineiston pyytämisen ja avaavien saldojen tarkistuksen, ja vastaa kysymyksiisi arkisin alle tunnissa. Neuvonta kuuluu hintaan, joten vaihtoon liittyvät kysymykset eivät tule lisälaskuna. Koko prosessi vaihe vaiheelta on kuvattu artikkelissa Tilitoimiston vaihtaminen, ja uuden toimiston valintaan auttaa Tilitoimiston kilpailutus.
Usein kysytyt
Kuinka pitkä on tilitoimiston irtisanomisaika?+
Taloushallintoliiton TAL2023-ehdoissa toistaiseksi voimassa olevan sopimuksen irtisanomisaika on kaksi kuukautta, ellei muuta ole sovittu. Oma sopimuksesi voi poiketa tästä, joten tarkista se ensin.
Pitääkö irtisanomisajalta maksaa, vaikka toimisto ei tee töitä?+
TAL2023-ehtojen mukaan tilitoimisto saa laskuttaa palkkion irtisanomisajalta, vaikka se ei tekisi töitä, ellei muuta ole sovittu. Siksi irtisanominen kannattaa tehdä heti, kun päätös on selvä.
Voiko tilitoimiston irtisanoa sähköpostilla?+
Voi. TAL2023-ehtojen mukaan irtisanominen tehdään todisteellisesti, ja sähköposti sopimuksessa mainittuun osoitteeseen katsotaan vastaanotetuksi heti. Pyydä silti kuittaus.
Voiko tilitoimisto pitää kirjanpitoaineiston?+
Tilitoimisto saa pitää laatimansa aineiston, kunnes sen saatavat on maksettu. Maksun jälkeen aineisto on luovutettava viipymättä. Konkurssissa aineisto luovutetaan aina pesänhoitajalle.
Voiko tilitoimistoa vaihtaa kesken tilikauden?+
Voi. Vanha toimisto laatii ennakkomaksua vastaan tasetilien erittelyt, ja uusi jatkaa niiden pohjalta. Tärkeintä on sopia, kumpi tekee kesken olevan ALV-kauden ilmoituksen.
Mitä irtisanomisilmoitukseen pitää kirjoittaa?+
Yrityksen nimi ja Y-tunnus, päättymispäivä, viimeinen kirjattava kuukausi ja ALV-kausi, pyyntö aineiston luovutuksesta ja pyyntö kuitata viesti. Yllä oleva malliviesti sisältää nämä kaikki.
Tekee pienyritysten kirjanpitoa Taukossa ja kirjoittaa asioista, joita yrittäjät kysyvät meiltä useimmin. Pyrkii vastaamaan niin, ettei lukijan tarvitse tuntea yhtään kirjanpitotermiä.
Lue seuraavaksi
Tilitoimiston vaihtaminen: näin se tehdään ilman katkoa, sakkoja tai riitaa
Tilitoimiston vaihtaminen vie yrittäjältä noin tunnin, kun sen tekee oikeassa järjestyksessä. Tässä ohje: milloin vaihtaa, mitä sopimuksesta tarkistaa, mitä aineistoa uusi kirjanpitäjä tarvitsee ja miten vältät tuplalaskun.
Kirjanpitäjä ei vastaa? 12 merkkiä, että tilitoimistosi maksaa sinulle enemmän kuin laskun verran
Hidas vastaus, yllättävä tilinpäätöslasku, ennakkoverot pielessä joka kevät. Tässä 12 merkkiä, joista tunnistat tilitoimiston, joka tekee lakisääteisen minimin ja laskuttaa lopusta. Ja mitä jokainen merkki oikeasti maksaa sinulle.
Tilitoimiston kilpailutus: tarjouspyyntömalli, 12 kysymystä ja pisteytys, jolla vertaat tarjoukset oikein
Tilitoimistojen tarjoukset eivät ole vertailukelpoisia, ellei tarjouspyyntö pakota niitä siihen. Tässä valmis tarjouspyyntö (kopioitava), 12 kysymystä, joihin jokaisen tarjoajan pitää vastata, pisteytysmalli hinnan ja palvelun painotukseen, tavalliset ansat (mainoshinta, tuntihinta, ohjelmistolisenssi) ja miten kilpailutus tehdään nykyistä toimistoa loukkaamatta.