Taloyhtiön kirjanpito: kuka sen tekee, mitä kirjataan ja miten vastikkeet käsitellään

Taloyhtiön kirjanpito eroaa yrityksen kirjanpidosta siinä, että tavoitteena ei ole voitto. Vastikkeilla katetaan kulut ja lainat, ja osakkaat haluavat nähdä, mihin raha meni. Siksi taloyhtiön kirjanpidossa korostuvat vastikkeiden erittely, talousarvion seuranta ja rahoitusvastikkeiden oikea käsittely.

Kuka tekee taloyhtiön kirjanpidon?

Taloyhtiön kirjanpidon tekee yleensä isännöitsijätoimisto tai sen alihankintana tilitoimisto, ja asunto-osakeyhtiölain mukaan isännöitsijä vastaa siitä, että yhtiön kirjanpito on lain mukainen ja varainhoito luotettavasti järjestetty. Hallitus valvoo isännöitsijää. Jos yhtiöllä ei ole isännöitsijää, vastuu on hallituksella.

Työn voi siis ulkoistaa, mutta vastuuta ei. Tavallisimmat mallit ovat:

Pienessä taloyhtiössä osakas voi hoitaa kirjanpidon itse kirjanpito-ohjelmalla. Silloin kannattaa sopia selvästi, kuka hyväksyy laskut, kuka maksaa ne ja kuka kirjaa, jotta sama henkilö ei hoida kaikkia vaiheita ilman valvontaa.

Mitä taloyhtiön kirjanpitoon kirjataan?

Taloyhtiön kirjanpitoon kirjataan kaikki yhtiön tulot, menot, varat ja velat tositteiden perusteella. Tuottopuolella pääosa on vastikkeita, kulupuolella kiinteistön ylläpito. Tuloslaskelma jaetaan yleensä hoitotoimintaan ja rahoitukseen, jotta näkyy erikseen, riittävätkö hoitovastikkeet hoitokuluihin.

Kirjausten perusteet ovat samat kuin muussakin kahdenkertaisessa kirjanpidossa: jokainen tapahtuma kirjataan tositteen perusteella kahdelle tilille, ja kulut kohdistetaan sille tilikaudelle, jolle ne kuuluvat. Isot peruskorjaukset aktivoidaan taseeseen ja kirjataan kuluksi poistoina useamman vuoden aikana.

Miten hoito- ja rahoitusvastikkeet käsitellään kirjanpidossa?

Hoitovastikkeet kirjataan hoitotuotoiksi, ja niillä katetaan vuoden hoitokulut, joten hoitotoiminnan tulos on yleensä lähellä nollaa. Rahoitusvastikkeilla maksetaan lainaa ja korjausinvestointeja, joita ei vähennetä kuluna kerralla. Jos rahoitusvastikkeet kirjattaisiin pelkiksi tuotoiksi, yhtiölle syntyisi verotettavaa tuloa, vaikka raha menee lainan lyhentämiseen.

Siksi rahoitusvastikkeet yleensä rahastoidaan eli merkitään oman pääoman rahastoon. Verohallinnon mukaan rahastointi on verovapaata, kun siitä päätetään ja se tehdään tilikauden aikana. Jos rahastoinnista päätetään vasta tilikauden päätyttyä, rahastoitava määrä on veronalaista tuloa. Vaihtoehto on tulouttaa vastikkeet ja tehdä rakennuksesta vastaavat poistot. Kumpi tahansa valitaan, valinta kannattaa kirjata yhtiökokouksen pöytäkirjaan etukäteen. Taloyhtiön veroilmoituksen määräpäivät ja lomake ovat sivulla As Oy veroilmoitus.

Taloyhtiön kirjanpidon vuosikello

Taloyhtiön kirjanpito kulkee tilikauden mukaan, joka on useimmiten kalenterivuosi. Kirjanpitolaki ja asunto-osakeyhtiölaki asettavat vuodelle kiinteät takarajat.

Tilinpäätöksen sisältö, kunnossapitotarveselvitys ja se, mitä osakkaan kannattaa tilinpäätöksestä katsoa, ovat sivulla taloyhtiön tilinpäätös.

Tarvitseeko taloyhtiö tilintarkastajan?

Taloyhtiö tarvitsee tilintarkastajan, jos sen rakennuksissa on vähintään 30 osakkeenomistajien hallinnassa olevaa huoneistoa, jos tilintarkastuslaki sitä vaatii tai jos osakkaat, joilla on vähintään kymmenesosa osakkeista tai kolmasosa kokouksessa edustetuista osakkeista, sitä vaativat (asunto-osakeyhtiölaki 9:5). Muuten yhtiöön valitaan toiminnantarkastaja, ellei yhtiöjärjestyksessä määrätä toisin.

Toiminnantarkastaja voi olla osakas, jolla on riittävä talousasioiden tuntemus, mutta hänen on oltava riippumaton. Hän ei siis voi tarkastaa kirjanpitoa, jonka on itse tehnyt. Lisää toiminnantarkastuksesta sivulla toiminnantarkastus.

Kauanko taloyhtiön kirjanpitoaineisto säilytetään?

Taloyhtiön tilinpäätös, toimintakertomus ja kirjanpidot (päiväkirja ja pääkirja) säilytetään vähintään 10 vuotta tilikauden päättymisestä, ja tositteet, kuten laskut ja tiliotteet, vähintään 6 vuotta sen vuoden lopusta, jona tilikausi päättyi. Isännöitsijän vaihtuessa aineisto siirtyy uudelle isännöitsijälle, koska se kuuluu yhtiölle, ei isännöitsijätoimistolle. Säilytyksen säännöt ovat sivulla kirjanpitoaineiston säilytys.

Kirjanpidon lisäksi taloyhtiön pitää säilyttää muita asiakirjoja, esimerkiksi yhtiökokousten pöytäkirjat ja osakkaiden kunnossapito- ja muutostyöilmoitukset, joista hallituksen on pidettävä luetteloa. Taloyhtiön osakkeiden omistus on Maanmittauslaitoksen huoneistotietojärjestelmässä, ks. taloyhtiön osakeluettelo.

Onko taloyhtiö arvonlisäverovelvollinen?

Taloyhtiö ei yleensä ole arvonlisäverovelvollinen, koska asuinhuoneistojen käyttöoikeuden luovuttaminen osakkaille on arvonlisäverotonta toimintaa. Siksi taloyhtiö ei myöskään vähennä ostojensa ALV:tä, ja kulut kirjataan verollisina. Jos yhtiö vuokraa liiketiloja ALV-velvolliselle yritykselle, se voi hakeutua arvonlisäverovelvolliseksi kiinteistön käyttöoikeuden luovutuksesta näiden tilojen osalta. Silloin kirjanpidossa pitää erottaa verollinen ja veroton toiminta.

Yleisimmät virheet taloyhtiön kirjanpidossa

• Rahastointipäätös vasta tilinpäätöksessä. Silloin rahoitusvastikkeet voivat muuttua verotettavaksi tuloksi.
• Iso korjaus kirjataan kerralla kuluksi, vaikka se pitäisi aktivoida taseeseen ja poistaa useana vuonna, tai päinvastoin.
• Vastikesaamisia ei seurata. Maksamattomat vastikkeet näkyvät vasta tilinpäätöksessä, kun perintä on jo myöhässä.
• Talousarvio ja kirjanpito eri rakenteella. Toimintakertomuksessa pitää kertoa talousarvion toteutumisesta, joten tilit kannattaa ryhmitellä samoin kuin budjetti.
• Sama henkilö hyväksyy, maksaa ja kirjaa. Pienessä yhtiössä tämä on yleistä, mutta toiminnantarkastaja huomauttaa siitä.

Jos omistat taloyhtiön osakkeita yrityksen kautta, esimerkiksi sijoitusasunnon osakeyhtiössä, yrityksesi kirjanpito on eri asia kuin taloyhtiön kirjanpito. Sijoitusasunnon kirjaukset on selitetty sivulla asuntosijoitusyhtiö, ja yrityksesi kirjanpidon kuukausihinnan näet hintalaskurista.

Kirjoittaja

Matti Keränen

Kirjanpitäjä, Tauko kirjanpito

Tekee pienyritysten kirjanpitoa Taukossa ja kirjoittaa asioista, joita yrittäjät kysyvät meiltä useimmin. Pyrkii vastaamaan niin, ettei lukijan tarvitse tuntea yhtään kirjanpitotermiä.