Toiminnantarkastus: mitä tarkastetaan, mitä papereita tarvitaan ja miten tarkastus tehdään yhdistyksessä ja taloyhtiössä
Toiminnantarkastus on maallikkotarkastus, jossa yhdistyksen tai asunto-osakeyhtiön valitsema toiminnantarkastaja tarkastaa talouden ja hallinnon toiminnan laatuun ja laajuuteen nähden riittävästi ja antaa siitä kirjallisen toiminnantarkastuskertomuksen. Toiminnantarkastus tehdään, kun yhteisöllä ei ole tilintarkastajaa: yhdistyksessä tämä koskee lähes kaikkia pieniä yhdistyksiä, taloyhtiössä yleensä alle 30 huoneiston yhtiöitä. Tältä sivulta näet, mitä tarkastetaan, mitkä paperit toiminnantarkastajalle annetaan, tarkastuksen vaiheet, aikataulun ja yleisimmät havainnot.
Lyhyesti
- Toiminnantarkastus on talouden ja hallinnon tarkastus yhteisössä, jolla ei ole tilintarkastajaa. Sen tekee toiminnantarkastaja, jonka ei tarvitse olla ammattitilintarkastaja.
- Yhdistyksessä toiminnantarkastaja on pakollinen, jos tilintarkastajaa ei ole (yhdistyslaki 38 a §). Taloyhtiössä tilintarkastaja on pakollinen, kun huoneistoja on vähintään 30, muuten tarkastuksen tekee yleensä toiminnantarkastaja (AsOYL 9:5–6).
- Tarkastaja käy läpi tilinpäätöksen, kirjanpidon, tiliotteet, pöytäkirjat ja sopimukset ja tarkistaa, että rahaa on käytetty päätösten mukaisesti.
- Lopputulos on päivätty ja allekirjoitettu toiminnantarkastuskertomus. Taloyhtiössä se annetaan hallitukselle viimeistään kaksi viikkoa ennen yhtiökokousta.
Mitä toiminnantarkastus tarkoittaa?
Toiminnantarkastus tarkoittaa yhteisön talouden ja hallinnon tarkastusta, jonka tekee jäsenten tai osakkaiden valitsema toiminnantarkastaja. Laki ei määrittele tarkastukselle tarkkaa ohjelmaa: asunto-osakeyhtiölain 9 luvun 9 §:n mukaan tarkastus kattaa talouden ja hallinnon toiminnan laatuun ja laajuuteen nähden riittävällä tavalla. Pienen kerhon tarkastus voi olla iltapäivän työ, ison urheiluseuran tai taloyhtiön useamman päivän.
Toiminnantarkastus on kevyempi kuin tilintarkastus. Toiminnantarkastajan ei tarvitse olla PRH:n hyväksymä tilintarkastaja, eikä tarkastusta tehdä tilintarkastusstandardien mukaan. Sen tarkoitus on varmistaa jäsenille tai osakkaille, että rahat on käytetty oikein, kirjanpito vastaa todellisuutta ja hallitus on toiminut päätösten mukaisesti.
| Yhdistys | Asunto-osakeyhtiö | |
|---|---|---|
| Laki | Yhdistyslaki 503/1989, 38 a § | Asunto-osakeyhtiölaki 1599/2009, 9 luku 6–12 § |
| Milloin toiminnantarkastaja | Aina, kun yhdistyksellä ei ole tilintarkastajaa | Kun ei tilintarkastajaa, ellei yhtiöjärjestys toisin määrää; vähemmistö voi aina vaatia |
| Milloin tilintarkastaja on pakollinen | Tilintarkastuslain rajat tai säännöt | Vähintään 30 osakkaiden hallinnassa olevaa huoneistoa, tilintarkastuslain rajat tai vähemmistön vaatimus |
| Kuka valitsee | Yhdistyksen kokous | Yhtiökokous |
| Jos valitaan yksi | Lisäksi varatoiminnantarkastaja | Lisäksi toiminnantarkastajan sijainen |
| Kertomus | Kirjallinen kertomus vuosikokoukselle | Päivätty ja allekirjoitettu, hallitukselle viimeistään 2 viikkoa ennen yhtiökokousta |
Mitä toiminnantarkastaja tarkastaa?
Toiminnantarkastaja tarkastaa, että tilinpäätös antaa olennaisilta osin oikeat tiedot tuotoista, kuluista, varoista ja veloista, että kirjanpito on hoidettu asianmukaisesti ja että hallitus on toiminut lain, sääntöjen tai yhtiöjärjestyksen ja kokousten päätösten mukaisesti. Taloyhtiössä kertomukseen tulee lisäksi lausunto toimintakertomuksen tiedoista, kuten kunnossapitotarveselvityksestä.
| Tarkastuskohde | Mitä katsotaan | Tavallinen menetelmä |
|---|---|---|
| Pankkitilit ja kassa | Tilikauden lopun saldot täsmäävät kirjanpitoon | Tiliote 31.12. vs. taseen rahat, kassan laskenta |
| Tuotot | Jäsenmaksut, vastikkeet, avustukset ja myynti on kirjattu kokonaan | Jäsen- tai osakasluettelo × maksu vs. kirjattu tuotto |
| Kulut | Menoille on tositteet ja ne kuuluvat yhteisön toimintaan | Pistokokeet suurimmista ja epätavallisista menoista |
| Päätökset | Isot hankinnat, sopimukset ja palkkiot on päätetty oikeassa elimessä | Pöytäkirjat vs. kirjanpidon maksut |
| Tase-erät | Saamiset, velat ja lainat ovat todellisia | Tase-erittelyt, lainasopimukset, saldovahvistukset |
| Avustukset | Avustus on käytetty myöntöehtojen mukaan | Avustuspäätös vs. kirjatut kulut |
| Hallinto | Kokoukset pidetty, jäsen- tai osakasluettelo ajan tasalla, ilmoitukset tehty | Pöytäkirjat, rekisteritiedot |
Mitä papereita toiminnantarkastajalle annetaan?
Toiminnantarkastajalle annetaan tilinpäätös allekirjoitettuna, toimintakertomus, kirjanpito tositteineen, tiliotteet koko vuodelta ja kokousten pöytäkirjat. Laki velvoittaa hallituksen avustamaan tarkastajaa ja antamaan ne selvitykset, joita tämä pyytää. Kun aineisto on valmiina yhdessä paketissa, tarkastus nopeutuu ja kustannukset pysyvät pieninä.
- Tilinpäätös: tuloslaskelma, tase ja liitetiedot (yhdistyksessä kevennetyssä tilinpidossa vuosilaskelma), hallituksen allekirjoittamana
- Toimintakertomus tai yhdistyksen toimintakertomus
- Pääkirja ja päiväkirja tai kirjanpito-ohjelman raportit
- Tositteet: ostolaskut, kuitit, myyntilaskut, palkka- ja palkkiolaskelmat
- Tiliotteet kaikilta pankkitileiltä koko tilikaudelta ja saldo tilikauden viimeiseltä päivältä
- Tase-erittelyt: saamiset, velat, lainat, ennakot
- Hallituksen ja yhdistyksen kokousten tai yhtiökokousten pöytäkirjat
- Talousarvio ja edellisen vuoden toiminnantarkastuskertomus
- Avustuspäätökset ja -selvitykset sekä merkittävät sopimukset (vuokra, laina, urakka, isännöinti)
- Taloyhtiössä lisäksi vastikerahoituslaskelma, kunnossapitotarveselvitys ja huoltokirja tarpeen mukaan
Miten toiminnantarkastus tehdään vaihe vaiheelta?
Toiminnantarkastus etenee valinnasta kertomukseen. Hyvä käytäntö on tehdä tarkastus kahdessa osassa: kevyt välitarkastus kesken vuoden ja varsinainen tarkastus tilinpäätöksen valmistuttua.
- 11. ValintaYhdistyksen kokous tai yhtiökokous valitsee toiminnantarkastajan ja tarvittaessa varatarkastajan tai sijaisen. Tarkastaja varmistaa, ettei hän ole esteellinen.
- 22. SuunnitelmaTarkastaja sopii hallituksen kanssa aikataulusta ja päättää, mitkä asiat tarkastetaan kokonaan ja mitkä pistokokein.
- 33. VälitarkastusKesken vuoden kassa, pankkitilit ja suurimmat menot. Ongelmat löytyvät ajoissa, eikä kaikki kasaannu kevääseen.
- 44. AineistoHallitus toimittaa allekirjoitetun tilinpäätöksen ja edellä listatut paperit.
- 55. Tarkastus ja kysymyksetTarkastaja vertaa saldoja, käy läpi tositteet ja pöytäkirjat ja kysyy selvitystä epäselvistä eristä.
- 66. KertomusTarkastaja kirjoittaa, päivää ja allekirjoittaa toiminnantarkastuskertomuksen ja toimittaa sen hallitukselle ajoissa ennen kokousta.
Valmis malliteksti toiminnantarkastuskertomukselle sekä yhdistyksen tarkastajan kelpoisuusvaatimukset ovat artikkelissa yhdistyksen toiminnantarkastaja.
Mitä toiminnantarkastuskertomuksessa pitää olla?
Toiminnantarkastuskertomus on päivätty ja allekirjoitettu lausunto tarkastetusta tilikaudesta. Asunto-osakeyhtiölain 9 luvun 10 §:n mukaan siinä on yksilöitävä tarkastettu tilinpäätös ja annettava lausunto siitä, sisältääkö tilinpäätös olennaisilta osin yhtiön tuotot, kulut, varat, oman pääoman, velat ja vakuudet, ja sisältääkö toimintakertomus lain vaatimat tiedot. Yhdistyksen kertomus rakentuu käytännössä samoin.
- Yksilöinti: mikä tilinpäätös ja mikä tilikausi on tarkastettu
- Lausunto: tilinpäätös ja toimintakertomus antavat olennaisilta osin oikeat tiedot
- Huomautukset: jos hallituksen jäsen tai isännöitsijä on menetellyt niin, että siitä voi seurata vahingonkorvausvelvollisuus, tai rikkonut lakia, sääntöjä tai yhtiöjärjestystä, siitä on huomautettava
- Lisätiedot: esimerkiksi kehitysehdotukset kirjanpitoon tai maksuliikenteen valvontaan
- Jos lausuntoa ei voi antaa, esimerkiksi koska aineistoa puuttuu, se kerrotaan kertomuksessa
Kertomus ei yleensä sisällä suositusta vastuuvapaudesta, vaan kokous päättää siitä itse kertomuksen perusteella. Taloyhtiössä kertomus on annettava hallitukselle viimeistään kaksi viikkoa ennen yhtiökokousta, jossa tilinpäätös esitetään vahvistettavaksi.
Kuka voi tehdä toiminnantarkastuksen?
Toiminnantarkastuksen voi tehdä luonnollinen henkilö, jolla on riittävä talouden ja hallinnon tuntemus yhteisön toimintaan nähden ja joka on riippumaton. Asunto-osakeyhtiölain 9 luvun 8 §:ssä on lista henkilöistä, jotka eivät voi toimia tarkastajana.
- Jäsen tai osakas, joka ymmärtää kirjanpitoa ja tilinpäätöstä
- Ulkopuolinen kirjanpitäjä tai talousalan ammattilainen
- Tilintarkastaja, joka tekee toiminnantarkastuksen toimeksiantona
- Oikeushenkilö, alaikäinen, konkurssissa oleva tai liiketoimintakiellossa oleva
- Hallituksen jäsen tai isännöitsijä
- Kirjanpidon tai varojen hoitaja
- Yhtiön palveluksessa oleva tai hallituksen jäsenen alainen
- Hallituksen jäsenen tai isännöitsijän puoliso, sisarus tai suoraan ylenevä tai alenevä sukulainen
Mikä on tilintarkastajan ja toiminnantarkastajan ero?
Tilintarkastaja on PRH:n hyväksymä ammattilainen, joka tarkastaa tilinpäätöksen, kirjanpidon ja hallinnon tilintarkastusstandardien mukaan ja kantaa ammatillisen vastuun. Toiminnantarkastaja on yleensä maallikko, jonka tarkastuksen laajuus mitoitetaan yhteisön koon mukaan. Kumpaakaan ei tarvita samanaikaisesti, mutta yhteisö voi valita molemmat.
Tilintarkastuksen rajat, hinnat ja osakeyhtiötä koskevat säännöt ovat artikkelissa tilintarkastus, ja itse laki tiivistettynä artikkelissa tilintarkastuslaki.
Mitä toiminnantarkastus maksaa ja kuka sen maksaa?
Toiminnantarkastajalla on oikeus palkkioon, ja yhteisö maksaa sen lisäksi tarkastuksen muut kulut, kuten asunto-osakeyhtiölain 9 luvun 11 §:ssä todetaan. Pienessä yhdistyksessä tehtävä tehdään usein vapaaehtoisena tai pientä palkkiota vastaan, ja taloyhtiöt ja isommat yhdistykset ostavat sen usein toiminnantarkastusta tarjoavalta yritykseltä. Palkkiot vaihtelevat aineiston määrän ja kunnon mukaan, joten pyydä tarjous ennen valintaa.
Palkkio on tarkastajalle veronalaista tuloa, ja maksaja ilmoittaa sen tulorekisteriin. Suurin yksittäinen tekijä hinnassa on kirjanpidon laatu: jos tositteet puuttuvat tai tiliotteet eivät täsmää, tarkastus kestää pidempään. Yhdistyksen kirjanpidon ja tilinpäätöksen vaatimukset ovat artikkelissa yhdistyksen tilinpäätös.
Yleisimmät havainnot toiminnantarkastuksessa
- Pankkisaldo ei täsmää tilinpäätöksen rahoihin, koska vuoden lopun maksut on kirjattu väärälle kaudelle.
- Tositteita puuttuu, etenkin kassasta maksetuista pienistä ostoista ja verkkokauppaostoista.
- Päätös puuttuu: iso hankinta tai palkkio on maksettu ilman hallituksen tai kokouksen päätöstä.
- Sama henkilö hyväksyy ja maksaa omat kululaskunsa ilman toisen hyväksyntää.
- Jäsenmaksut tai vastikkeet eivät täsmää jäsen- tai osakasluetteloon.
- Avustuksen käyttöä ei voi todentaa, koska kuluja ei ole eritelty avustuksen kohteelle.
Jos samat havainnot toistuvat vuodesta toiseen, syy on yleensä kirjanpidon järjestelyssä eikä tarkastajassa. Silloin kannattaa harkita kirjanpidon ulkoistamista: kilpailuta tilitoimisto tai katso oma hintasi.
Usein kysytyt
Mitä toiminnantarkastus tarkoittaa?+
Yhdistyksen tai asunto-osakeyhtiön talouden ja hallinnon tarkastusta, jonka tekee jäsenten tai osakkaiden valitsema toiminnantarkastaja, kun yhteisöllä ei ole tilintarkastajaa. Tuloksena on toiminnantarkastuskertomus.
Mitä toiminnantarkastaja tarkastaa?+
Että tilinpäätös antaa olennaisilta osin oikeat tiedot tuotoista, kuluista, varoista ja veloista, että kirjanpito on asianmukainen ja että hallitus on toiminut lain, sääntöjen ja päätösten mukaisesti.
Mitä papereita toiminnantarkastajalle annetaan?+
Allekirjoitettu tilinpäätös, toimintakertomus, kirjanpito tositteineen, tiliotteet koko vuodelta, tase-erittelyt, kokousten pöytäkirjat, talousarvio sekä avustuspäätökset ja merkittävät sopimukset.
Kuka voi tehdä toiminnantarkastuksen?+
Riippumaton luonnollinen henkilö, jolla on riittävä talouden ja hallinnon tuntemus. Hallituksen jäsen, isännöitsijä, kirjanpidon hoitaja tai heidän lähisukulaisensa eivät voi toimia tarkastajana.
Mikä on tilintarkastajan ja toiminnantarkastajan ero?+
Tilintarkastaja on PRH:n hyväksymä ammattilainen, joka tarkastaa standardien mukaan. Toiminnantarkastaja on yleensä maallikko, ja tarkastuksen laajuus mitoitetaan yhteisön koon mukaan.
Tarvitseeko taloyhtiö toiminnantarkastajan?+
Kyllä, jos sillä ei ole tilintarkastajaa, ellei yhtiöjärjestys toisin määrää. Tilintarkastaja on pakollinen, kun yhtiössä on vähintään 30 osakkaiden hallinnassa olevaa huoneistoa tai tilintarkastuslain rajat ylittyvät.
Milloin toiminnantarkastuskertomus pitää antaa?+
Taloyhtiössä hallitukselle viimeistään kaksi viikkoa ennen yhtiökokousta, jossa tilinpäätös vahvistetaan. Yhdistyksessä ennen vuosikokousta sääntöjen aikataulun mukaan.
Tekee pienyritysten kirjanpitoa Taukossa ja kirjoittaa asioista, joita yrittäjät kysyvät meiltä useimmin. Pyrkii vastaamaan niin, ettei lukijan tarvitse tuntea yhtään kirjanpitotermiä.
Lue seuraavaksi
Yhdistyksen toiminnantarkastaja: kuka voi toimia, mitä tarkastetaan ja malli toiminnantarkastuskertomukseen
Yhdistyksen toiminnantarkastaja on yhdistyksen kokouksen valitsema henkilö, joka tarkastaa yhdistyksen talouden ja hallinnon ja antaa siitä kirjallisen toiminnantarkastuskertomuksen. Yhdistyslain 38 a §:n mukaan toiminnantarkastaja on pakollinen, jos yhdistyksellä ei ole tilintarkastajaa, ja jos valitaan vain yksi, on valittava myös varatoiminnantarkastaja. Tehtävään ei tarvita tutkintoa, mutta tarkastajan on oltava riippumaton ja tunnettava taloutta riittävästi. Tällä sivulla ovat kelpoisuusehdot, tarkistuslista tarkastukseen, aikataulu, kertomusmalli ja ero tilintarkastajaan.
Tilintarkastus pienessä osakeyhtiössä: milloin se on pakollinen, mitä se maksaa ja miten rajat lasketaan
Pieni osakeyhtiö saa jättää tilintarkastajan valitsematta, kun enintään yksi kolmesta rajasta ylittyy: tase 100 000 €, liikevaihto 200 000 €, 3 työntekijää. Tässä miten rajat lasketaan kahdelta tilikaudelta, ovatko rajat muuttumassa, mitä tilintarkastus maksaa, milloin yhtiöjärjestys tai osakas voi vaatia sen silti ja mitä eroa on tilintarkastajalla ja kirjanpitäjällä.
Yhdistys tilinpäätös: mitä pienen yhdistyksen tilinpäätökseen kuuluu, aikataulu ja allekirjoitus
Yhdistyksen tilinpäätös koostuu tuloslaskelmasta, taseesta ja liitetiedoista edellisen vuoden vertailulukuineen, ja se on laadittava neljän kuukauden kuluessa tilikauden päättymisestä. Hallitus allekirjoittaa tilinpäätöksen, toiminnantarkastaja tai tilintarkastaja tarkastaa sen ja yhdistyksen kokous vahvistaa sen. Pienen yhdistyksen tilinpäätös ei ole julkinen eikä sitä ilmoiteta PRH:lle. Tältä sivulta löydät koko vuoden aikataulun, esimerkkituloslaskelman ja -taseen yhdistyskaavalla sekä tarkistuslistan toiminnantarkastusta varten.