Osakeluettelo: mikä se on, mistä sen saa ja miten taloyhtiön osakeluettelo eroaa osakasluettelosta

Osakeluettelo tarkoittaa nykyään lähes aina asunto-osakeyhtiön luetteloa, josta näkee, kuka omistaa minkäkin huoneiston osakkeet. Luettelo on ollut sähköinen siitä lähtien, kun taloyhtiö on siirtänyt sen Maanmittauslaitoksen huoneistotietojärjestelmään. Samassa järjestelmässä ovat myös huoneistojen panttaukset ja rajoitukset, joten paperista osakekirjaa ei enää tarvita omistuksen todisteeksi.

Mikä on osakeluettelo?

Osakeluettelo on asunto-osakeyhtiön luettelo sen osakeryhmistä, osakkeiden numeroista, osakkeiden tuottamista huoneistoista ja huoneistojen omistajista. Se kertoo, kenellä on oikeus hallita mitäkin huoneistoa, ja sitä käytetään esimerkiksi yhtiökokouskutsuissa, vastikelaskutuksessa ja asuntokaupassa.

Osakeluettelo vai osakasluettelo: mikä ero?

Osakeluettelo on taloyhtiön luettelo Maanmittauslaitoksen järjestelmässä, osakasluettelo tavallisen osakeyhtiön hallituksen pitämä luettelo osakkeenomistajista. Osakeyhtiölaissa käytetään sanaa osakasluettelo. Vanhan osakeyhtiölain aikaan yhtiöiden piti pitää lisäksi erillistä osakeluetteloa, jossa osakkeet tai osakekirjat lueteltiin numerojärjestyksessä, ja siksi sanat sekoittuvat edelleen.

Osakeyhtiön osakasluettelon malli, sisältö ja omistajanvaihdoksen merkitseminen ovat artikkelissa osakasluettelo. Jos osakeyhtiösi haluaa sähköisen osakeluettelon, vaihtoehdot ovat artikkelissa sähköinen osakerekisteri.

Mistä osakeluettelon saa ja paljonko se maksaa?

Osakeluettelon saa Maanmittauslaitokselta. Omistaja, jolla on sähköinen omistajamerkintä, voi ostaa oman taloyhtiönsä julkisen osakeluettelon asiointipalvelusta 16 eurolla. Muiden taloyhtiöiden luettelot ja otteet tilataan asiakaspalvelusta tai yritykset lomakkeella, jolloin hinta on 19 euroa. Taloyhtiön hallinto saa osakeluettelot maksutta ylläpitopalvelusta.

Osakehuoneistotuloste on asuntokaupan tärkein asiakirja, koska siitä näkyvät omistajien lisäksi panttaukset. Pankki pyytää sen yleensä lainaa myöntäessään.

Ovatko osakeluettelon tiedot julkisia?

Osittain. Julkisesta osakeluettelosta ja otteesta näkyvät yhtiön, huoneiston ja omistajien perustiedot, ja otteen voi tilata minkä tahansa järjestelmässä olevan taloyhtiön huoneistosta. Omistajien osoitteet ja syntymäajat ovat vain taloyhtiön versiossa, jonka taloyhtiön hallinto saa. Osakehuoneistotulosteen vieraasta huoneistosta voi tilata vain organisaatio, ja sen on kerrottava käyttötarkoitus, esimerkiksi lainanmyöntö.

Mitä omistajan on tehtävä, kun osakeluettelo on sähköinen?

Omistajan on haettava Maanmittauslaitokselta omistuksensa rekisteröintiä. Kun omistaja vaihtuu, uusi omistaja hakee rekisteröintiä kahden kuukauden kuluessa. Jos asunto ei ole vaihtanut omistajaa, aikaa on 10 vuotta siitä, kun taloyhtiö siirsi osakeluettelonsa järjestelmään. Rekisteröinti maksaa 92 euroa osakehuoneistolta, ja myöhästymisestä peritään lisämaksu.

Ostajan omistustieto päivittyy osakeluetteloon, kun Maanmittauslaitos saa Verohallinnolta tiedon maksetusta varainsiirtoverosta. Veron määrä ja maksaminen ovat artikkelissa varainsiirtovero, ja koko prosessi aikatauluineen artikkelissa osakekirjan sähköistäminen.

Mistä löytyy asunnon osakekirja?

Paperinen osakekirja on omistajalla tai, jos asunnolla on laina, yleensä pankissa vakuutena. Vuonna 2019 tai myöhemmin perustetuissa taloyhtiöissä paperisia osakekirjoja ei ole lainkaan, vaan omistus on alusta asti sähköinen omistajamerkintä. Kun omistus on rekisteröity, osakekirjaa ei enää tarvita, ja omistuksen näkee Maanmittauslaitoksen asiointipalvelusta. Kadonnut paperinen osakekirja kuoletetaan käräjäoikeudessa ennen rekisteröintiä.

Osakekirjan sisällöstä ja tavallisen osakeyhtiön osakekirjoista kerrotaan artikkelissa osakekirja.

Kuka ylläpitää taloyhtiön osakeluetteloa?

Siirron jälkeen osakeluetteloa ylläpitää Maanmittauslaitos, joka kirjaa uudet omistajat. Taloyhtiö tai isännöitsijä päivittää taloyhtiön hallinnolliset tiedot, kuten hallituksen ja isännöitsijän, ja saa tiedot omistajanvaihdoksista. Jos siirrossa on tullut virhe, korjausta voi pyytää hallituksen puheenjohtaja, isännöitsijä tai nimenkirjoitusoikeudellinen henkilö, ja korjaus on maksullinen. Osakeluettelon lisäksi hallituksen vastuulla on muun muassa taloyhtiön tilinpäätös.

Osakeluettelon siirto piti tehdä vuoden 2023 loppuun mennessä, ja se oli hallituksen vastuulla. Jos taloyhtiö on yhä siirtämättä, siirto tehdään Maanmittauslaitoksen osakeluettelon siirtopalvelussa. Asuntoja yhtiön kautta omistavalle sijoittajalle osakeluettelon tiedot ovat tärkeitä myös kirjanpidossa, koska ne todistavat omistuksen. Jos haluat kirjanpitäjän, joka tuntee asuntosijoittamisen, kilpailuta tilitoimisto tai lue asuntosijoittajan kirjanpito.

Kirjoittaja

Matti Keränen

Kirjanpitäjä, Tauko kirjanpito

Tekee pienyritysten kirjanpitoa Taukossa ja kirjoittaa asioista, joita yrittäjät kysyvät meiltä useimmin. Pyrkii vastaamaan niin, ettei lukijan tarvitse tuntea yhtään kirjanpitotermiä.