Palkka-aineiston säilytysaika: palkkakirjanpito 10 vuotta, palkkalaskelmat 6 vuotta ja muut palkkapaperit taulukossa
Palkka-aineiston säilytysaika on kirjanpitolain mukaan 10 vuotta palkkakirjanpidolle ja 6 vuotta palkkalaskelmille ja muille palkkatositteille, mutta työaikakirjanpito ja vuosilomakirjanpito säilytetään työaikalain ja vuosilomalain kanneajan loppuun, käytännössä vähintään 2 vuotta. Tällä sivulla on jokainen palkka-aineiston osa omalla rivillään, laskettu hävityspäivä vuoden 2026 palkoille ja ohje siihen, miten aineisto säilytetään sähköisesti.
Lyhyesti
- Palkkakirjanpito (palkkakortit, palkkajaksojen yhteenvedot) on kirjanpitolain tarkoittama kirjanpito ja säilytetään 10 vuotta tilikauden päättymisestä.
- Palkkalaskelmat, matkalaskut ja muut palkkatositteet säilytetään 6 vuotta sen vuoden lopusta, jona tilikausi päättyi.
- Työaikakirjanpito ja vuosilomakirjanpito säilytetään kanneajan loppuun: 2 vuotta oikeuden syntymisvuoden lopusta ja 2 vuotta työsuhteen päättymisestä.
- Työsopimukset kannattaa säilyttää vähintään 10 vuotta työsuhteen päättymisestä, koska työtodistusta voi pyytää niin kauan.
- Kirjanpitoaineiston saa säilyttää sähköisesti, kun sen voi tarkastaa Suomesta käsin ja tulostaa selväkieliseksi.
Palkka-aineistoa koskee kolme eri lakia: kirjanpitolaki, työaikalaki ja vuosilomalaki. Niiden säilytysajat ovat eri pituisia ja lasketaan eri hetkestä, joten yksi "säilytä kuusi vuotta" -sääntö ei riitä. Alla jokainen palkka-aineiston osa on omalla rivillään.
Kuinka kauan palkka-aineisto pitää säilyttää?
Palkka-aineisto säilytetään 2–10 vuotta sen mukaan, mistä asiakirjasta on kyse. Kirjanpitolain 2 luvun 10 §:n mukaan kirjanpidot säilytetään vähintään 10 vuotta tilikauden päättymisestä ja tositteet vähintään 6 vuotta sen vuoden lopusta, jona tilikausi päättyi. Työaika- ja vuosilomakirjanpidolle laki asettaa oman, lyhyemmän vähimmäisajan.
| Palkka-aineisto | Vähimmäisaika | Mistä lasketaan | Peruste |
|---|---|---|---|
| Palkkakirjanpito: palkkakortit, palkkalistat, palkkajaksojen yhteenvedot | 10 vuotta | Tilikauden päättymisestä | KPL 2:10 (kirjanpidot) |
| Palkkalaskelmat ja palkkatositteet | 6 vuotta | Sen vuoden lopusta, jona tilikausi päättyi | KPL 2:10 (tositteet) |
| Matka- ja kululaskut, päivärahat, kilometrikorvaukset | 6 vuotta | Sama kuin tositteet | KPL 2:10 |
| Palkkojen maksutositteet ja pankin maksuerittelyt | 6 vuotta | Sama kuin tositteet | KPL 2:10 |
| Työaikakirjanpito ja tuntilistat | Kanneajan loppuun, vähintään 2 vuotta | Oikeuden syntymisvuoden lopusta tai työsuhteen päättymisestä | TAL 32 § ja 40 § |
| Vuosilomakirjanpito | Kanneajan loppuun, vähintään 2 vuotta | Lomavuoden lopusta tai työsuhteen päättymisestä | Vuosilomalaki 29 § ja 34 § |
| Kuljettajan ajopäiväkirja | 1 vuosi | Laissa: yhden vuoden ajan | TAL 31 § |
| Työsopimus ja selvitys työnteon ehdoista | Ei laissa; suositus 10 vuotta | Työsuhteen päättymisestä | Työtodistus TSL 6:7 |
Kuinka kauan palkkalaskelmat tulee säilyttää?
Palkkalaskelmat ovat kirjanpidon tositteita, joten työnantaja säilyttää ne vähintään 6 vuotta sen vuoden lopusta, jona tilikausi päättyi. Jos tilikausi on kalenterivuosi, vuoden 2026 palkkalaskelmat saa hävittää aikaisintaan 1.1.2033. Työnantajan on annettava palkkalaskelma työsopimuslain 2 luvun 16 §:n mukaan jokaisen palkanmaksun yhteydessä.
Työntekijällä ei ole lakisääteistä säilytysvelvollisuutta, mutta omat palkkalaskelmat kannattaa pitää tallessa. Palkkasaatava vanhentuu työsopimuslain 13 luvun 9 §:n mukaan viiden vuoden kuluttua erääntymisestä, ja työsuhteen päätyttyä kanne on nostettava kahden vuoden kuluessa.
Miksi palkkakirjanpito säilytetään 10 vuotta?
Palkkakirjanpito säilytetään 10 vuotta, koska se on kirjanpitolain tarkoittama osakirjanpito eikä pelkkä tosite. Kirjanpitolain 2 luvun 10 §:n 1 momentti koskee tilinpäätöstä, toimintakertomusta, kirjanpitoja, tililuetteloa sekä luetteloa kirjanpidoista ja aineistoista. Palkkakirjanpidosta näkyy jokaisen työntekijän palkat, pidätykset ja sivukulut kausittain, ja siihen pääkirjanpidon palkkakirjaukset perustuvat.
Käytännössä palkkaohjelman vuosiraportit ja palkkakortit ovat tätä aineistoa. Jos vaihdat palkkaohjelmaa tai tilitoimistoa, pyydä vanhasta järjestelmästä palkkakirjanpito tallennettavassa muodossa ennen kuin käyttöoikeus päättyy. Kirjanpidon muut säilytysajat kirjanpitolain näkökulmasta ovat sivulla kirjanpidon säilytysaika ja laskukohtaiset ajat sivulla laskujen säilytysaika.
Kuinka kauan työaikakirjanpito ja lomakirjanpito säilytetään?
Työaikakirjanpito ja vuosilomakirjanpito säilytetään vähintään kanneajan loppuun, joka on molemmissa laeissa kaksi vuotta. Työsuhteen jatkuessa aika lasketaan sen kalenterivuoden lopusta, jona oikeus korvaukseen tai lomaan syntyi, ja työsuhteen päätyttyä työsuhteen päättymisestä.
Koska palkkalaskelmat säilytetään 6 vuotta, monessa yrityksessä tuntilistat ja lomakirjanpito säilytetään samassa järjestelmässä yhtä kauan. Se on turvallisempaa kuin kahden vuoden minimi, sillä palkkasaatava vanhenee työsuhteen jatkuessa vasta viidessä vuodessa. Mitä työaikakirjanpitoon merkitään, on kerrottu sivulla tuntikirjanpito.
Saako palkka-aineiston säilyttää sähköisesti?
Palkka-aineiston saa säilyttää sähköisesti. Kirjanpitolain mukaan aineisto pitää säilyttää niin, että sen sisältöä voi vaikeuksitta tarkastella ja tarvittaessa tulostaa selväkielisenä, ja niin, että viranomainen ja tilintarkastaja voivat tarkastaa sen Suomesta käsin ilman aiheetonta viivettä.
- Palkkaohjelman vuosiraportit ja palkkakortit tallennetaan pysyvään muotoon, esimerkiksi PDF:nä, ennen ohjelman vaihtoa.
- Palkkalaskelmat, tuntilistat ja lomakirjanpito ovat haettavissa työntekijän ja kauden mukaan.
- Varmuuskopio on eri paikassa kuin alkuperäinen aineisto.
- Paperiset tuntilistat voi skannata, kun skannattu kuva on luettava ja täydellinen.
- Henkilötietoja sisältävä aineisto hävitetään säilytysajan jälkeen tietoturvallisesti, ei paperinkeräykseen.
Mitä palkka-aineistolle tehdään säilytysajan jälkeen?
Säilytysajan jälkeen palkka-aineisto kannattaa hävittää, koska siinä on henkilötietoja, kuten henkilötunnukset, tilinumerot ja palkat. Tietosuojan perusperiaate on, ettei henkilötietoja säilytetä pidempään kuin niitä tarvitaan. Laadi siksi kirjallinen säilytysaikataulu, josta näkyy, mikä aineisto hävitetään minäkin vuonna, ja kirjaa hävittämiset ylös.
Jos tilitoimisto säilyttää palkka-aineistoa puolestasi, sovi sopimuksessa, missä muodossa aineisto palautetaan, jos palvelu päättyy. Säilytysvastuu on aina työnantajalla, ei tilitoimistolla. Ennen tilitoimiston vaihtoa varmista, että saat palkkakirjanpidon ja laskelmat mukaasi.
Usein kysytyt
Kuinka kauan palkkalaskelmat tulee säilyttää?+
Työnantaja säilyttää palkkalaskelmat tositteina vähintään 6 vuotta sen vuoden lopusta, jona tilikausi päättyi. Vuoden 2026 laskelmat säilytetään 31.12.2032 asti, kun tilikausi on kalenterivuosi.
Kuinka kauan palkkakirjanpito säilytetään?+
Vähintään 10 vuotta tilikauden päättymisestä, koska palkkakirjanpito on kirjanpitolain tarkoittama osakirjanpito.
Mikä on osakeyhtiön kirjanpitoaineiston säilytysaika?+
Tilinpäätös, kirjanpidot ja tililuettelo 10 vuotta tilikauden päättymisestä, tositteet ja muu aineisto 6 vuotta sen vuoden lopusta, jona tilikausi päättyi. Sama koskee toiminimeä.
Kuinka kauan tuntilistat pitää säilyttää?+
Työaikalain mukaan vähintään kanneajan loppuun eli 2 vuotta sen kalenterivuoden lopusta, jona oikeus syntyi, ja työsuhteen päätyttyä 2 vuotta päättymisestä.
Kuinka kauan työsopimukset säilytetään?+
Laissa ei ole erillistä säilytysaikaa, mutta työtodistusta voi pyytää 10 vuoden ajan työsuhteen päättymisestä, joten työsopimus kannattaa säilyttää vähintään yhtä kauan.
Saako palkkalaskelmat säilyttää vain sähköisesti?+
Saa, kun ne voi tarkastaa Suomesta käsin ilman viivettä ja tulostaa selväkielisiksi. Paperisia ei tarvitse säilyttää, jos sähköinen versio on täydellinen.
Pitääkö työntekijän säilyttää palkkalaskelmat?+
Laki ei velvoita, mutta se kannattaa. Palkkasaatava vanhentuu viidessä vuodessa erääntymisestä, ja laskelmia tarvitaan myös lainahakemuksissa ja työttömyysturvassa.
Kirjoittaa Taukon blogiin veroista, arvonlisäverosta ja palkoista: mitä yrittäjän pitää tehdä, milloin ja paljonko se maksaa.
Lue seuraavaksi
Laskujen säilytysaika: yrityksen laskut 6 vuotta, palkkatiedot 10 vuotta ja kotitalouden laskut 3 vuotta
Yrityksen laskut säilytetään kirjanpitolain mukaan vähintään 6 vuotta sen vuoden lopusta, jona tilikausi päättyi, eli vuoden 2026 laskut 31.12.2032 asti. Sama 6 vuotta koskee myynti- ja ostolaskuja, hyvityslaskuja, kuitteja ja tiliotteita, mutta kiinteistöinvestointien laskut säilytetään 13 vuotta. Kotitaloudelle ei ole säilytysvelvollisuutta, mutta maksetut laskut kannattaa pitää vähintään 3 vuotta. Tällä sivulla on laskukohtainen taulukko, hävityspäivät vuosittain, sähköisten laskujen säilytys ja vastaukset siihen, kauanko tiliotteita, palkkatietoja ja tilinpäätöstä pitää säilyttää.
Sairausvakuutuksen päivärahamaksu 2026: 0,88 % palkasta, YEL-yrittäjällä 1,11 %
Sairausvakuutuksen päivärahamaksu on vakuutetun eli palkansaajan tai yrittäjän maksama osa sairausvakuutusmaksusta, ja se on vuonna 2026 Verohallinnon mukaan 0,88 prosenttia palkasta ja YEL-yrittäjällä 1,11 prosenttia työtulosta, jos palkka- ja yrittäjätuloja on vuodessa vähintään 17 255 euroa. Pienemmistä tuloista maksu on 0 prosenttia. Maksulla rahoitetaan sairaus-, vanhempain- ja kuntoutusrahoja, ja se sisältyy ennakonpidätykseen, joten palkansaaja ei maksa sitä erikseen.
Sähköinen palkanlaskenta: verkkopalkka, tulorekisteri ja palkanmaksu ilman paperia pienessä yrityksessä
Sähköinen palkanlaskenta tarkoittaa, että palkka lasketaan ohjelmassa, maksetaan pankkiin maksuaineistona, palkkalaskelma toimitetaan työntekijän verkkopankkiin verkkopalkkana ja palkkatiedot lähtevät tulorekisteriin viiden päivän määräajassa ilman paperia. Verkkopalkka maksaa ohjelmissa tyypillisesti 0,33–0,78 euroa laskelmalta. Tässä mitä laki palkkalaskelmalta vaatii, miten verkkopalkka toimii, mitä sähköinen palkanlaskenta maksaa pienelle työnantajalle ja miten siirryt siihen paperista tai Excelistä.