VIES: mikä on EU:n VIES-järjestelmä, mistä oma ALV-numerosi tulee sinne ja miten käytät sitä EU-kaupassa

Osa opasta: ALV-opas yrittäjälle 2026

Kun myyt ensimmäistä kertaa yritykselle toiseen EU-maahan, kirjanpitäjä kysyy yleensä saman asian: onko asiakkaan VAT-tunnus tarkistettu VIESistä. Kysymys ei ole muodollisuus. Voimassa oleva numero on ehto sille, että lasku saa lähteä ilman Suomen arvonlisäveroa.

Mikä on VIES?

VIES (VAT Information Exchange System, suomeksi arvonlisäverotietojen vaihtojärjestelmä) on EU-komission ylläpitämä järjestelmä, jonka kautta jäsenmaiden verohallinnot vaihtavat EU:n sisäisen kaupan ALV-tietoja ja jonka julkisella haulla yritys voi tarkistaa toisen yrityksen ALV-numeron. Komission mukaan VIES on hakukone eikä tietokanta: kun syötät numeron, järjestelmä kysyy vastauksen siltä maalta, jonka maakoodi numerossa on.

Yrittäjän arjessa VIES tarkoittaa käytännössä komission sivulla olevaa lomaketta (VIES on-the-Web), johon valitaan maa ja kirjoitetaan numero. Vastaus on joko voimassa (valid) tai ei voimassa (invalid). Osa maista näyttää lisäksi yrityksen nimen ja osoitteen.

Mikä on EU:n ALV-numero ja mistä saat sen?

EU:n ALV-numero eli VAT-numero on yrityksen arvonlisäverotunniste, jossa on kaksikirjaiminen maakoodi ja maan oma numero-osa. Suomessa se muodostetaan Y-tunnuksesta: FI ja Y-tunnus ilman väliviivaa. Esimerkiksi Y-tunnus 0765432-1 on ALV-numerona FI07654321. Erillistä hakemusta numerolle ei ole, vaan se syntyy, kun yritys merkitään arvonlisäverorekisteriin.

Rekisteröityminen tehdään Y-lomakkeella perustamisen yhteydessä tai myöhemmin. Pakollista se on, kun liikevaihto ylittää 20 000 euroa kalenterivuodessa. Pienempikin yritys voi hakeutua rekisteriin vapaaehtoisesti, ja EU-kauppaa käyvän kannattaa yleensä tehdä niin. Rekisteröinnistä ja sen vaikutuksista kerrotaan tarkemmin artikkelissa ALV-rekisteröinti.

Muiden maiden numerot näyttävät erilaisilta. Kreikan maakoodi on EL eikä GR, ja Pohjois-Irlannin tavarakaupassa käytetään koodia XI. Ison-Britannian GB-alkuisia numeroita VIESistä ei enää löydy, koska maa ei ole EU:ssa.

Miten tarkistan ALV-numeron VIESistä?

ALV-numero tarkistetaan valitsemalla VIES-lomakkeelta asiakkaan maa ja kirjoittamalla numero ilman maakoodia. Vastaus tulee muutamassa sekunnissa. Nimellä tai osoitteella ei voi hakea, joten numero pitää aina pyytää asiakkaalta.

Vaiheittainen ohje kuvineen, puhelintarkistus Verohallinnosta ja toimintaohje kielteiseen vastaukseen ovat artikkelissa VAT-numero tarkistus.

Mitä VIESin vastaus tarkoittaa laskutuksessa?

Voimassa oleva numero tarkoittaa, että asiakas on rekisteröity EU:n sisäiseen kauppaan juuri tarkistuspäivänä. Silloin tavaran yhteisömyynti ja useimmat palvelumyynnit EU-yritykselle laskutetaan ilman Suomen ALV:tä, ja laskulle merkitään molempien osapuolten ALV-numerot ja peruste verottomuudelle.

Kun vastaus on ei voimassa, myynti verotetaan yleensä Suomessa, ja laskulle lisätään Suomen ALV 25,5 prosenttia tai alennettu kanta. Jos asiakas myöhemmin toimittaa voimassa olevan numeron, lasku voidaan oikaista hyvityslaskulla ja uudella laskulla. Laskutekstit ja maakohtaiset esimerkit löydät artikkelista laskutus ulkomaille.

Miten VIES liittyy yhteenvetoilmoitukseen?

Yhteenvetoilmoitus on se tieto, joka kulkee VIESissä viranomaisten välillä. Kun myyt tavaraa tai palveluja EU-yritykselle ilman Suomen ALV:tä, ilmoitat Verohallinnolle asiakkaan ALV-numeron ja myynnin määrän. Suomen Verohallinto välittää tiedot VIESin kautta asiakkaan maan verohallinnolle, joka vertaa niitä asiakkaan omaan ALV-ilmoitukseen.

Siksi VIES-tarkistus suojaa myös sinua: jos ilmoitat numeron, jota ei ole, tieto ei täsmää ja Verohallinto voi kysyä myynnistä lisää. Ilmoituksen määräajat ja täyttöohje ovat artikkelissa arvonlisäveron yhteenvetoilmoitus.

Miksi oma tai asiakkaan numero ei näy VIESissä?

Yleisin syy on, että yritystä ei ole merkitty arvonlisäverorekisteriin tai rekisteröinti on vasta käsittelyssä. Your Europe -portaalin mukaan muutokset eivät aina näy kansallisessa tietokannassa heti, ja osa EU-maista vaatii vielä erillisen rekisteröitymisen EU:n sisäiseen kauppaan.

• Kirjoitusvirhe: väärä maakoodi, väliviiva mukana tai numero liian lyhyt. Kreikka on EL.
• Rekisteröinti kesken: uusi yritys tai juuri hakeutunut, tieto ei ole vielä päivittynyt.
• Ei aktivoitu EU-kauppaan: asiakkaalla on kotimaan verotunniste, mutta ei oikeutta EU:n sisäiseen kauppaan.
• Poistettu rekisteristä: toiminta on loppunut tai verohallinto on poistanut numeron.
• Katkos: jäsenmaan tietokanta on huollossa. Vastaus tulee virheilmoituksena, ei kielteisenä.

Vain kansallinen verohallinto voi korjata VIESissä näkyvät tiedot. Jos oma FI-numerosi ei näy, vaikka olet ALV-rekisterissä, tarkista rekisteröinti OmaVerosta tai YTJ:stä ja ota tarvittaessa yhteyttä Verohallintoon. Jos asiakkaasi numero ei näy, pyydä asiakasta selvittämään asia oman maansa verohallinnon kanssa tai toimittamaan todistus rekisteröinnistä.

Mitä VIES-tarkistuksesta kannattaa tallentaa?

Tallenna tarkistuksen tulos päivämäärineen ja, jos sait sen, pyyntötunniste. VIES ei kerro jälkikäteen, oliko numero voimassa tiettynä päivänä, vaan aina vain tilanteen tänään. Jos Verohallinto myöhemmin kysyy, miksi lasku lähti ilman ALV:tä, oma tallenne on ainoa näyttö siitä, että numero tarkistettiin ajoissa.

Käytännössä riittää, että tuloksen PDF tai kuvakaappaus on liitetty asiakkaan ensimmäiseen laskuun tai asiakasrekisteriin. Kirjanpidon aineisto säilytetään kuusi vuotta tilikauden päättymisestä, joten samaa kannattaa noudattaa myös VIES-tallenteissa.

VIES, OSS ja muut EU-kaupan järjestelmät: mikä on mitä?

VIES sekoitetaan helposti muihin EU-kaupan lyhenteisiin. VIES tarkistaa yritysasiakkaan numeron. OSS (One Stop Shop) on erityisjärjestelmä, jolla ilmoitetaan etämyynti kuluttajille muihin EU-maihin. Yhteenvetoilmoitus taas on ilmoitus yritysmyynneistä, jonka tiedot liikkuvat VIESissä.

EU-myynnin ALV-säännöt kokonaisuutena, myös kuluttajamyynti, löydät artikkelista EU-myynnin ALV. Jos ostat palveluja tai tavaraa EU-yritykseltä, myyjä tarkistaa sinun numerosi VIESistä, ja ostosta tilitetään vero itse käännetyllä verovelvollisuudella: siitä kerrotaan artikkelissa ulkomaiset laskut ja ALV.

Yleisimmät virheet VIESin kanssa

• Tarkistus tehdään vasta, kun lasku on lähtenyt. Tee se ennen ensimmäistä laskua, jotta oikea verokäsittely on selvä heti.
• Tarkistus tehdään kerran ja unohdetaan. Vakioasiakkaan numero voi poistua rekisteristä. Tarkista vähintään kerran vuodessa.
• Tulosta ei tallenneta. Ilman tallennetta et pysty jälkikäteen osoittamaan, että numero oli voimassa myyntihetkellä.
• Laskulle kirjoitetaan kotimaan verotunniste. Esimerkiksi monen maan paikallinen veronumero ei ole sama asia kuin EU-kauppaan aktivoitu ALV-numero.
• Oma FI-numero puuttuu laskulta. EU-yritykselle tehdyllä laskulla pitää olla myös myyjän ALV-numero.

Jos EU-laskuja on paljon tai ALV-käsittely tuntuu epävarmalta, sen voi antaa tilitoimiston hoidettavaksi. Kilpailuta tilitoimisto ja vertaa, sisältyvätkö ALV- ja yhteenvetoilmoitukset kuukausihintaan.