Sähköinen allekirjoitus pankkitunnuksilla: näin allekirjoitat ja lähetät asiakirjan ja mitä se todistaa
Sähköinen allekirjoitus pankkitunnuksilla tehdään sähköisen allekirjoituksen palvelussa: avaat sähköpostiin tai tekstiviestinä tulleen linkin, luet asiakirjan, valitset pankkisi ja tunnistaudut samoilla tunnuksilla kuin verkkopankkiin, jolloin nimesi ja tunnistustieto liitetään asiakirjaan. Allekirjoitus on pätevä useimmissa yrityksen ja yksityishenkilön sopimuksissa, koska pankkitunnukset ovat laissa tarkoitettu vahva sähköinen tunnistus. Alla vaiheet allekirjoittajalle ja lähettäjälle sekä asiakirjat, joita ei voi allekirjoittaa sähköisesti.
Lyhyesti
- Pankkitunnuksilla allekirjoittaminen tapahtuu allekirjoituspalvelussa: avaat linkin, luet asiakirjan ja tunnistaudut pankkitunnuksilla. Itse allekirjoitusta ei piirretä.
- Pankkitunnukset ovat vahva sähköinen tunnistus, joten allekirjoittajan henkilöllisyys on todennettu. Useimmissa palveluissa tuloksena on kehittynyt sähköinen allekirjoitus.
- Sähköinen allekirjoitus käy työsopimukseen, vuokrasopimukseen, valtakirjaan, osakassopimukseen, pöytäkirjaan ja tilinpäätökseen.
- Testamenttia ei voi tehdä sähköisesti, ja kiinteistön kauppa vaatii kaupanvahvistajan tai Maanmittauslaitoksen sähköisen palvelun.
- Allekirjoitettu PDF on alkuperäinen asiakirja. Säilytä se sähköisenä, älä tulosteena.
Pankkitunnuksilla allekirjoittaminen on yrittäjälle arkea: työsopimukset, asiakassopimukset, yhtiökokouksen pöytäkirjat ja tilinpäätös hoituvat ilman tulostinta ja postia. Moni ihmettelee kuitenkin, mihin kohtaan nimi kirjoitetaan ja onko allekirjoitus oikeasti pätevä. Tämä ohje käy läpi molemmat puolet: miten allekirjoitat saamasi asiakirjan ja miten lähetät oman asiakirjasi allekirjoitettavaksi.
Miten sähköinen allekirjoitus tehdään pankkitunnuksilla?
Allekirjoittaja ei kirjoita eikä piirrä nimeään. Allekirjoitus syntyy, kun hän tunnistautuu pankkitunnuksilla allekirjoituspalvelussa ja vahvistaa hyväksyvänsä asiakirjan. Palvelu liittää asiakirjaan allekirjoittajan nimen, tunnistustavan ja ajankohdan sekä sinetöi tiedoston niin, että myöhemmät muutokset näkyvät.
- 11. Avaa kutsuSaat sähköpostiin tai tekstiviestinä linkin allekirjoituspalveluun. Tarkista lähettäjä ja asiakirjan nimi ennen kuin avaat linkin.
- 22. Lue asiakirjaAsiakirja aukeaa selaimeen. Lue se kokonaan, myös liitteet. Allekirjoitus koskee juuri tätä versiota.
- 33. Valitse allekirjoita ja pankkisiPaina allekirjoituspainiketta ja valitse tunnistustavaksi oma pankkisi. Joissain palveluissa voi valita myös mobiilivarmenteen tai kansalaisvarmenteen.
- 44. TunnistauduKirjaudu samoilla tunnuksilla ja sovelluksella kuin verkkopankkiin ja hyväksy tunnistautuminen. Pankki välittää palvelulle nimesi ja tunnistetiedon, ei pankkitietojasi.
- 55. Tallenna asiakirjaKun kaikki ovat allekirjoittaneet, saat allekirjoitetun PDF:n sähköpostiin tai ladattavaksi. Tallenna se, koska linkki voi vanhentua.
Näin lähetät asiakirjan allekirjoitettavaksi
Lähettäjänä tarvitset sähköisen allekirjoituksen palvelun. Niitä tarjoavat erilliset allekirjoituspalvelut, monet laskutus- ja taloushallinto-ohjelmat ja jotkin pankit. Esimerkiksi OP:lla on oma allekirjoituspalvelu osoitteessa allekirjoitus.op.fi. Toimintaperiaate on kaikissa sama:
- Tee asiakirja valmiiksi ja tallenna se PDF:ksi. Tarkista, ettei siihen tarvitse enää tehdä muutoksia.
- Lataa PDF palveluun ja lisää allekirjoittajat: nimi ja sähköpostiosoite tai puhelinnumero.
- Valitse tunnistustapa. Kun allekirjoittajan henkilöllisyys pitää todentaa, valitse pankkitunnukset tai muu vahva tunnistus.
- Lähetä kutsut. Palvelu muistuttaa allekirjoittajia ja näyttää, kuka on jo allekirjoittanut.
- Lataa valmis asiakirja ja allekirjoitussivu talteen ja jaa se osapuolille.
Paljonko palvelut maksavat ja mitkä vaihtoehdot ovat maksuttomia, on vertailtu sivulla ilmainen sähköinen allekirjoitus.
Miten sähköinen allekirjoitus tehdään ilman pankkitunnuksia?
Sähköisen allekirjoituksen voi tehdä myös ilman pankkitunnuksia: piirtämällä tai kirjoittamalla nimen PDF-lukijassa, käyttämällä toimisto-ohjelman allekirjoitustoimintoa tai hyväksymällä asiakirjan allekirjoituspalvelussa sähköpostivahvistuksella. Nämä ovat eIDAS-asetuksen tasolla yksinkertaisia sähköisiä allekirjoituksia. Ne ovat päteviä, mutta allekirjoittajan henkilöllisyys on heikommin todennettu kuin pankkitunnuksilla.
| Tapa | Näin teet sen | Taso ja sopii |
|---|---|---|
| Pankkitunnukset allekirjoituspalvelussa | Avaa kutsulinkki, lue asiakirja, tunnistaudu pankkitunnuksilla | Yleensä kehittynyt. Sopimukset, joissa henkilöllisyys on tärkeä |
| Mobiilivarmenne | Valitse palvelussa tunnistustavaksi mobiilivarmenne ja hyväksy puhelimessa | Vahva tunnistus kuten pankkitunnuksilla |
| Kansalaisvarmenne | Henkilökortin varmenne ja kortinlukija tai mobiili | Hyväksytty sähköinen allekirjoitus |
| PDF-lukijan allekirjoitustoiminto | Avaa PDF, valitse täytä ja allekirjoita, piirrä tai kirjoita nimi ja tallenna | Yksinkertainen. Sisäiset hyväksynnät, pienet tilaukset |
| Google Docs tai Drive | Työkalut > Sähköinen allekirjoitus tai PDF:n valikosta, lisää allekirjoittajat ja lähetä pyyntö | Yksinkertainen. Saatavuus riippuu Google Workspace -paketista |
| Sähköposti- tai klikkausvahvistus | Hyväksy-painike tai vastaus sähköpostiin | Yksinkertainen. Tarjousten hyväksyntä |
Skannattu tai kuvana liitetty käsin kirjoitettu nimikirjoitus on teknisesti sekin sähköinen allekirjoitus, mutta sen voi kopioida mihin tahansa asiakirjaan. Kun sopimuksella on merkitystä, kuten työsopimus, osakassopimus tai tilinpäätös, käytä vahvaa tunnistusta. Eri tapojen hinnat ja maksuttomat vaihtoehdot ovat sivulla allekirjoituspalvelu, ja tasojen erot sivulla digitaalinen allekirjoitus.
Voiko allekirjoitus olla millainen tahansa?
Käsin kirjoitettu nimikirjoitus voi olla millainen tahansa, kunhan se on allekirjoittajan oma ja hän käyttää sitä tarkoituksenaan sitoutua asiakirjaan. Laki ei vaadi, että nimestä saa selvää. Siksi asiakirjoissa on yleensä allekirjoituksen alla nimenselvennys. Sähköisessä allekirjoituksessa ulkoasulla ei ole merkitystä: ratkaisevaa on, miten allekirjoittaja tunnistettiin ja onko asiakirja muuttumaton.
Kun allekirjoitat yrityksen puolesta, tarkista myös, että sinulla on siihen oikeus. Osakeyhtiötä edustaa hallitus ja toimitusjohtaja tai henkilö, jolle on annettu edustamisoikeus tai prokura, ja tiedot näkyvät kaupparekisteriotteesta.
Onko pankkitunnuksilla tehty allekirjoitus pätevä?
On. EU:n eIDAS-asetuksen mukaan sähköiselle allekirjoitukselle ei saa evätä oikeusvaikutusta vain siksi, että se on sähköinen. Suomessa pankkitunnukset ovat vahvasta sähköisestä tunnistamisesta annetun lain (617/2009) mukainen tunnistusväline, joten allekirjoittajan henkilöllisyys on todennettu luotettavasti. Useimpiin sopimuksiin laki ei edes vaadi tiettyä muotoa, ja sopimus sitoo, kun osapuolet ovat hyväksyneet sen.
| Allekirjoituksen taso | Mitä se on | Esimerkki |
|---|---|---|
| Sähköinen allekirjoitus | Mikä tahansa sähköinen hyväksyntä, joka liittyy asiakirjaan | Nimen kirjoittaminen PDF:ään, rasti ruutuun |
| Kehittynyt sähköinen allekirjoitus | Yksilöi allekirjoittajan ja paljastaa jälkikäteiset muutokset | Useimmat pankkitunnuksilla tehtävät allekirjoitukset |
| Hyväksytty sähköinen allekirjoitus | Perustuu hyväksyttyyn varmenteeseen ja laitteeseen; sama oikeusvaikutus kuin käsin kirjoitetulla | Kansalaisvarmenne henkilökortilla, jotkin palvelut |
Riidassa ratkaisee, pystytäänkö näyttämään, kuka allekirjoitti ja mitä. Pankkitunnuksilla tehty allekirjoitus on tässä paljon vahvempi kuin skannattu kuva nimikirjoituksesta, koska tunnistuksen tiedot ja asiakirjan sinetöinti tallentuvat.
Mitkä asiakirjat voi allekirjoittaa sähköisesti?
Lähes kaikki yrityksen arjen asiakirjat voi allekirjoittaa sähköisesti. Poikkeuksia on vähän, ja ne koskevat asiakirjoja, joille laki asettaa erityisen muodon.
| Asiakirja | Sähköisesti? | Huomio |
|---|---|---|
| Työsopimus | Kyllä | Myös kirjallinen selvitys työn ehdoista. Katso työsopimus. |
| Asiakas- ja toimitussopimus, tarjouksen hyväksyntä | Kyllä | Tarjouksen hyväksyntä riittää usein sähköpostilla, allekirjoitus vahvistaa. |
| Osakassopimus | Kyllä | Katso osakassopimus. |
| Hallituksen ja yhtiökokouksen pöytäkirja | Kyllä | Myös etäkokouksen pöytäkirja. |
| Tilinpäätös | Kyllä | Kirjanpitolaki sallii, katso tilinpäätöksen allekirjoitus. |
| Valtakirja | Kyllä | Tarkista, hyväksyykö vastaanottaja sähköisen valtakirjan. Viranomaisasioissa käytetään usein Suomi.fi-valtuuksia. |
| Vuokrasopimus | Kyllä | Sekä toimitila- että asuinhuoneisto. |
| Velkakirja | Kyllä | Katso velkakirja. |
| Asunto-osakkeen kauppakirja | Kyllä | Asuntokaupat tehdään usein kokonaan sähköisessä asuntokaupan palvelussa pankkitunnuksilla. |
| Kiinteistön kauppakirja | Vain erityisellä tavalla | Maakaari vaatii kaupanvahvistajan tai Maanmittauslaitoksen sähköisen kiinteistökaupan palvelun. |
| Testamentti | Ei | Perintökaaren mukaan kirjallinen ja kahden yhtä aikaa läsnä olevan todistajan todistama. |
Voiko valtakirjan tai asunnon kauppakirjan allekirjoittaa sähköisesti?
Valtakirjan voi allekirjoittaa sähköisesti, koska laki ei yleensä vaadi valtakirjalle tiettyä muotoa. Käytännössä ratkaisee vastaanottaja: pankki, yhtiö tai toinen osapuoli voi edellyttää tiettyä muotoa. Eri tavat on koottu sivulle sähköinen valtakirja. Yhtiökokouksen valtakirjasta on oma ohje sivulla yhtiökokouksen valtakirja.
Asunto-osakkeen kauppakirjan voi allekirjoittaa sähköisesti, ja kauppa tehdään usein alusta loppuun sähköisessä asuntokaupan palvelussa pankkitunnuksilla. Kiinteistön, kuten omakotitalon tontin, kauppa on eri asia: maakaaren mukaan se tehdään kaupanvahvistajan läsnä ollessa tai Maanmittauslaitoksen sähköisessä kiinteistökaupan palvelussa, jossa myös tunnistaudutaan pankkitunnuksilla.
Miten tarkistat sähköisen allekirjoituksen?
Avaa allekirjoitettu PDF PDF-lukijassa, joka näyttää allekirjoituspaneelin, ja katso, onko asiakirjaa muutettu allekirjoituksen jälkeen. Useimmat palvelut lisäävät loppuun allekirjoitussivun, jossa näkyvät allekirjoittajat, tunnistustapa ja ajankohta, ja niillä on myös oma tarkistussivu. Digi- ja väestötietoviraston sivuilla on tarkastuspalvelu kansalaisvarmenteella allekirjoitettujen asiakirjojen tarkistamiseen.
Yleisimmät ongelmat ja ratkaisut
- Linkki on vanhentunut: pyydä lähettäjää lähettämään kutsu uudelleen. Vanhaa linkkiä ei voi elvyttää.
- Pankkia ei löydy listalta: valitse mobiilivarmenne tai muu palvelun tarjoama vahva tunnistus, tai pyydä lähettäjää vaihtamaan tunnistustapaa.
- Allekirjoitin väärän version: asiakirjaa ei voi muuttaa jälkikäteen. Sopikaa uusi versio ja allekirjoittakaa se, vanhaan voi merkitä sen korvautuneen.
- Tulostit asiakirjan ja allekirjoitit käsin: tuloste ei ole sähköisesti allekirjoitettu alkuperäinen. Säilytä sähköinen PDF.
- Epäilyttävä kutsu: jos et odottanut asiakirjaa, älä tunnistaudu. Kysy lähettäjältä toista kanavaa pitkin.
Sähköisesti allekirjoitetut sopimukset ovat usein myös kirjanpidon aineistoa, kuten tositteiden liitteitä. Jos kirjanpidon paperityö vie aikaa, katso oma hintasi tai kilpailuta nykyinen tilitoimisto.
Usein kysytyt
Miten sähköinen allekirjoitus tehdään?+
Yleisin tapa on allekirjoituspalvelu: avaat saamasi linkin, luet asiakirjan ja tunnistaudut pankkitunnuksilla tai mobiilivarmenteella. Yksinkertaisen allekirjoituksen voi tehdä myös PDF-lukijassa tai Google Docsissa, mutta silloin henkilöllisyyttä ei todenneta vahvasti.
Voiko allekirjoitus olla millainen tahansa?+
Käsin kirjoitettu nimikirjoitus voi olla millainen tahansa, kunhan se on oma ja tarkoitus on sitoutua asiakirjaan. Sähköisessä allekirjoituksessa ratkaisee tunnistustapa ja se, ettei asiakirjaa ole muutettu, ei ulkoasu.
Miten allekirjoitus tehdään pankkitunnuksilla?+
Avaa sähköpostiin tai tekstiviestinä tullut linkki, lue asiakirja, valitse allekirjoita ja oma pankkisi ja tunnistaudu samoilla tunnuksilla kuin verkkopankkiin. Palvelu liittää nimesi ja tunnistustiedon asiakirjaan.
Mistä löytyy OP:n sähköinen allekirjoitus?+
OP:n allekirjoituspalvelu on osoitteessa allekirjoitus.op.fi. OP:n tunnuksilla voi myös tunnistautua muiden palveluiden allekirjoituksissa valitsemalla pankkilistalta OP:n.
Voiko valtakirjan allekirjoittaa sähköisesti?+
Voi. Laki ei yleensä vaadi valtakirjalle erityistä muotoa, mutta vastaanottaja voi edellyttää tiettyä tapaa. Viranomaisasioissa käytetään usein Suomi.fi-valtuuksia.
Voiko asunnon kauppakirjan allekirjoittaa sähköisesti?+
Asunto-osakkeen kauppakirjan voi, ja kauppa tehdään usein kokonaan sähköisesti pankkitunnuksilla. Kiinteistön kauppa vaatii maakaaren mukaan kaupanvahvistajan tai Maanmittauslaitoksen sähköisen kiinteistökaupan palvelun.
Onko pankkitunnuksilla tehty allekirjoitus yhtä pätevä kuin käsin kirjoitettu?+
Useimmissa sopimuksissa kyllä, koska laki ei vaadi tiettyä muotoa ja pankkitunnukset todentavat allekirjoittajan luotettavasti. Lakitasolla käsin kirjoitettuun rinnastetaan nimenomaisesti hyväksytty sähköinen allekirjoitus.
Näkeekö allekirjoituspalvelu pankkitietoni?+
Ei. Pankki välittää palvelulle vain tunnistuksen tiedot, kuten nimen ja tunnisteen. Tilitiedot tai saldot eivät siirry.
Mitä ei voi allekirjoittaa sähköisesti?+
Testamenttia, koska se vaatii kaksi samanaikaisesti läsnä olevaa todistajaa. Kiinteistön kauppakirja vaatii kaupanvahvistajan tai Maanmittauslaitoksen sähköisen palvelun.
Tekee pienyritysten kirjanpitoa Taukossa ja kirjoittaa asioista, joita yrittäjät kysyvät meiltä useimmin. Pyrkii vastaamaan niin, ettei lukijan tarvitse tuntea yhtään kirjanpitotermiä.
Lue seuraavaksi
Ilmainen sähköinen allekirjoitus: mikä onnistuu maksutta, milloin tarvitset pankkitunnukset ja mitä yrittäjä valitsee
Ilmainen sähköinen allekirjoitus onnistuu yksinkertaisena allekirjoituksena esimerkiksi PDF-lukijan allekirjoitustoiminnolla tai sähköisen allekirjoituspalvelun maksuttomalla kokeilulla, ja useimpiin yrityksen sopimuksiin se riittää laillisesti. Kun allekirjoittajan henkilöllisyys pitää todentaa pankkitunnuksilla, tarvitset yleensä maksullisen palvelun. Tällä sivulla verrataan maksuttomia ja maksullisia tapoja ja kerrotaan asiakirjoittain, mikä taso yrittäjälle riittää.
Tilinpäätöksen allekirjoitus: kuka allekirjoittaa tilinpäätöksen, milloin, päiväys ja sähköinen allekirjoitus
Tilinpäätöksen allekirjoittaa kirjanpitolain mukaan kirjanpitovelvollinen itse: osakeyhtiössä kaikki hallituksen varsinaiset jäsenet ja toimitusjohtaja, avoimessa yhtiössä ja kommandiittiyhtiössä vastuunalaiset yhtiömiehet ja toiminimessä yrittäjä. Tilinpäätös on myös päivättävä, ja se on laadittava ja allekirjoitettava neljän kuukauden kuluessa tilikauden päättymisestä. Tälle sivulle on koottu allekirjoittajat yritysmuodoittain, mitä päiväys tarkoittaa, miten allekirjoitetaan sähköisesti ja mitä tehdään, jos joku ei suostu allekirjoittamaan.
Osakassopimus kahden tai kolmen hengen osakeyhtiössä: mitä siinä pitää sopia ennen kuin mikään menee pieleen
Yhtiöjärjestys on julkinen ja niukka; osakassopimus on yksityinen ja se paikka, jossa sovitaan työpanoksesta, palkasta, osingosta, osakkeiden lunastuksesta ja siitä, mitä tapahtuu, kun joku haluaa pois. Tässä mitä pienen osakeyhtiön osakassopimuksessa pitää olla, tavalliset lausekkeet (good leaver, bad leaver, drag-along, tag-along), miten se liittyy kirjanpitoon ja verotukseen, mitä se maksaa ja miksi se tehdään perustettaessa eikä riidan jälkeen.