Allekirjoituspalvelu: miten sähköinen allekirjoituspalvelu toimii, mitä se maksaa ja miten yrittäjä valitsee

Sopimus, joka pitää tulostaa, allekirjoittaa, skannata ja lähettää takaisin, voi viivästyttää kauppaa päivillä. Allekirjoituspalvelussa sama tehdään puhelimella muutamassa minuutissa. Palveluita on Suomessa kymmeniä, ja niiden erot ovat muualla kuin mainoksissa: tunnistustavassa, hinnoittelussa ja siinä, mitä asiakirjalle tapahtuu allekirjoituksen jälkeen.

Mikä on allekirjoituspalvelu?

Allekirjoituspalvelu on verkkopalvelu, jossa asiakirja allekirjoitetaan sähköisesti niin, että allekirjoittajan henkilöllisyys ja asiakirjan muuttumattomuus voidaan todentaa jälkikäteen. Allekirjoittaja ei piirrä mitään. Hän avaa linkin, lukee asiakirjan ja vahvistaa sen tunnistautumalla, tyypillisesti pankkitunnuksilla, mobiilivarmenteella tai sähköpostiin ja tekstiviestiin tulevalla koodilla. Arkikielessä tästä puhutaan myös digitaalisena allekirjoituksena.

Pankkitunnuksilla allekirjoittaminen käytännössä, vaihe vaiheelta ja kuvin, on artikkelissa sähköinen allekirjoitus pankkitunnuksilla.

Miten allekirjoitus tehdään sähköisessä allekirjoituspalvelussa?

Allekirjoittajana et tarvitse omaa tiliä palveluun. Saat sähköpostiin tai tekstiviestinä linkin, avaat asiakirjan, luet sen ja painat allekirjoituspainiketta. Sen jälkeen tunnistaudut valitulla tavalla, useimmiten pankkitunnuksilla tai mobiilivarmenteella, ja palvelu liittää allekirjoituksen asiakirjaan. Valmis asiakirja tulee sähköpostiisi PDF-tiedostona, jossa näkyvät allekirjoittajat ja allekirjoitusajat.

1. Avaa allekirjoituspyyntö sähköpostista tai tekstiviestistä. Tarkista lähettäjä ennen linkin avaamista.
2. Lue asiakirja kokonaan palvelun esikatselussa. Jos jokin on väärin, älä allekirjoita vaan pyydä korjattu versio.
3. Valitse tunnistustapa: pankkitunnukset, mobiilivarmenne tai palvelun sallima muu tapa.
4. Vahvista allekirjoitus pankin tai varmenteen sovelluksessa.
5. Tallenna valmis PDF omaan arkistoosi tai kirjanpidon liitteeksi.

Pankkien omat palvelut toimivat samalla periaatteella, mutta ne löytyvät pankin verkko- tai mobiilipalvelusta. Esimerkiksi Nordea kertoo, että yritysasiakas voi allekirjoittaa yrityksen asiakirjoja Yrityksen asiakirjat -palvelussa henkilökohtaisilla pankkitunnuksillaan. OP:n ja muiden pankkien allekirjoitustoiminnot löydät oman pankkisi verkkopalvelusta. Tarkista pankilta, voiko palvelulla allekirjoittaa muita kuin pankin omia sopimuksia.

Mikä on hyväksyttävä allekirjoitus?

Hyväksyttävä allekirjoitus on mikä tahansa allekirjoitus, jonka vastapuoli hyväksyy ja jolla voidaan riidassa näyttää, kuka sitoutui mihin. EU:n eIDAS-asetuksen mukaan sähköiselle allekirjoitukselle ei saa evätä oikeusvaikutusta pelkästään siksi, että se on sähköinen. Asetus erottaa kolme tasoa, ja allekirjoituspalvelut toimivat yleensä keskimmäisellä.

Allekirjoituspalvelut vertailussa: kolme palvelutyyppiä

Allekirjoituspalvelun valinta alkaa siitä, mihin tyyppiin tarpeesi osuu. Erillinen palvelu sopii, kun allekirjoitat asiakkaiden ja kumppanien kanssa erilaisia asiakirjoja. Ohjelmistoon sisältyvä toiminto sopii, kun samat asiakirjat toistuvat, kuten työsopimukset. Pankin palvelu on yleensä vain pankin omille sopimuksille.

Pankkien allekirjoituspalveluissa kannattaa lukea tarkasti, mihin palvelu on tarkoitettu. Esimerkiksi Danske Bankin allekirjoituspalvelussa allekirjoitetaan pankin tili-, maksupalvelu- ja luottosopimuksia. Jos haluat allekirjoittaa oman asiakassopimuksesi, tarvitset yleensä erillisen palvelun tai ohjelmasi oman toiminnon.

Onko sähköinen allekirjoituspalvelu ilmainen?

Sähköinen allekirjoituspalvelu on harvoin pysyvästi ilmainen, kun mukana on pankkitunnistus, koska vahva tunnistus maksaa palveluntarjoajalle jokaisella kerralla. Moni palvelu tarjoaa kuitenkin maksuttoman kokeilun, esimerkiksi Visma Sign ja Aatos Sign kertovat sivuillaan maksuttomasta kokeilusta (14.10.2026). Kokeilu riittää yksittäiseen tärkeään sopimukseen. Visma Signin paketit on purettu artikkelissa Visma Sign hinta.

Yksinkertaisen allekirjoituksen voi tehdä kokonaan ilmaiseksi PDF-ohjelmalla tai hyväksymällä sopimuksen sähköpostilla. Ilmaiset vaihtoehdot ja se, milloin ne riittävät, ovat artikkelissa ilmainen sähköinen allekirjoitus.

Paljonko sähköinen allekirjoitus maksaa?

Sähköinen allekirjoitus maksaa sen mukaan, kuinka monta asiakirjaa allekirjoitat ja millä hinnoittelumallilla. Palveluissa on yleensä kolme mallia: kiinteä kuukausimaksu, maksu jokaisesta allekirjoituksesta tai asiakirjasta, tai kuukausimaksu, joka sisältää tietyn määrän allekirjoituksia. Tarkat hinnat ovat palveluiden hinnastoissa, ja ne muuttuvat, joten laske vertailu oman käyttösi mukaan.

Laske allekirjoituksia, älä asiakirjoja: kahden osapuolen sopimuksessa allekirjoituksia on yleensä kaksi, ja osakassopimuksessa tai hallituksen pöytäkirjassa voi olla useita. Allekirjoituspalvelun maksu on yritykselle vähennyskelpoinen kulu, ja kotimaisen palvelun laskussa on Suomen ALV.

Miten valitset allekirjoituspalvelun? Tarkistuslista

Hyvä allekirjoituspalvelu on sellainen, jota vastapuolesi osaavat käyttää ilman ohjeita ja joka säilyttää todisteet niin kauan kuin tarvitset. Kokeile kahta palvelua samalla asiakirjalla ennen sitoutumista, ja käy alla oleva lista läpi.

• Tunnistustavat: pankkitunnukset ja mobiilivarmenne suomalaisille, lisäksi tapa ulkomaiselle vastapuolelle, jolla ei ole suomalaisia tunnuksia.
• Hinnoittelumalli: kuukausi vai allekirjoitus, sisältyvien allekirjoitusten määrä ja ylitysten hinta.
• Säilytys: kauanko palvelu säilyttää asiakirjat ja voiko ne ladata omaan arkistoon allekirjoitustietoineen.
• Tietojen sijainti: onko data EU:ssa ja onko palvelulla tietosuojaa koskeva sopimus (käsittelijäsopimus).
• Allekirjoitusjärjestys ja muistutukset: voiko määrätä järjestyksen ja lähteekö muistutus automaattisesti.
• Pohjat ja integraatiot: toistuvat sopimuspohjat, liitos kirjanpito-, HR- tai CRM-ohjelmaan.
• Useampi käyttäjä: voiko kollega tai kirjanpitäjä nähdä yrityksen asiakirjat.

Mihin yrittäjä käyttää allekirjoituspalvelua?

Yrittäjä käyttää allekirjoituspalvelua useimmiten työsopimuksiin, asiakassopimuksiin, osakeyhtiön pöytäkirjoihin ja tilinpäätöksen allekirjoittamiseen. Kirjanpitolaki sallii tilinpäätöksen sähköisen allekirjoituksen, joten hallitus voi allekirjoittaa sen kukin omalla laitteellaan.

Miten allekirjoitettu asiakirja säilytetään kirjanpidossa?

Allekirjoitettu asiakirja säilytetään sähköisenä alkuperäisessä muodossaan, koska tulosteesta ei näe sähköisen allekirjoituksen tietoja. Jos sopimus on kirjanpidon tosite tai sen liite, kuten kauppakirja tai vuokrasopimus, se säilytetään kirjanpitolain mukaan kuusi vuotta sen vuoden lopusta, jonka aikana tilikausi päättyi. Älä luota pelkästään allekirjoituspalvelun arkistoon: palvelun säilytysaika voi olla lyhyempi, ja palvelusta voi joskus luopua.

Lataa allekirjoitettu PDF ja allekirjoitustiedot yrityksen omaan arkistoon tai tositteen liitteeksi heti, kun asiakirja on valmis. Säilytysajat asiakirjatyypeittäin ovat artikkelissa kirjanpitoaineiston säilytys. Jos tositteiden ja sopimusten järjestely vie liikaa aikaa, kilpailuta tilitoimisto minuutissa.

Kirjoittaja

Matti Keränen

Kirjanpitäjä, Tauko kirjanpito

Tekee pienyritysten kirjanpitoa Taukossa ja kirjoittaa asioista, joita yrittäjät kysyvät meiltä useimmin. Pyrkii vastaamaan niin, ettei lukijan tarvitse tuntea yhtään kirjanpitotermiä.