Yhtiökokous valtakirja: valmis malli osakeyhtiöön ja taloyhtiöön, mitä valtakirjassa pitää lukea ja kuka sen tarvitsee
Yhtiökokouksen valtakirja on päivätty ja valtuuttajan allekirjoittama asiakirja, jolla osakkeenomistaja valtuuttaa toisen henkilön käyttämään puhe- ja äänivaltaansa yhtiökokouksessa. Osakeyhtiölain mukaan asiamiehen on esitettävä päivätty valtakirja tai muuten luotettavasti osoitettava oikeutensa edustaa osakasta, ja valtakirja koskee yhtä kokousta, ellei siitä ilmene muuta. Todistajia tai henkilötunnusta laki ei vaadi. Tästä saat kopioitavat mallit osakeyhtiön ja asunto-osakeyhtiön kokoukseen, yhtiön antaman valtakirjan mallin sekä tarkistuslistan siitä, mitä kokouksen puheenjohtaja valtakirjasta katsoo.
Lyhyesti
- Valtakirjalla osakas valtuuttaa toisen käyttämään puhe- ja äänivaltaansa yhtiökokouksessa. Valtuutettu voi olla toinen osakas, perheenjäsen tai ulkopuolinen.
- Valtakirjassa on oltava valtuuttaja, valtuutettu, yhtiö, kokous ja päiväys sekä valtuuttajan allekirjoitus. Todistajia ei tarvita.
- Valtakirja koskee lain mukaan yhtä kokousta, ellei siinä sanota muuta. Jatkokokous kannattaa mainita erikseen.
- Jos osakas on yhtiö, valtakirjan allekirjoittaa yhtiön nimenkirjoitusoikeudellinen henkilö, ja mukaan otetaan kaupparekisteriote.
Yhtiökokouksen valtakirjaa tarvitaan, kun osakas ei pääse itse kokoukseen tai kun osakas on yhtiö, jota edustaa joku muu kuin sen nimenkirjoittaja. Valtakirjan vaatimukset ovat kevyet, mutta puutteellinen valtakirja voi johtaa siihen, että puheenjohtaja ei hyväksy valtuutettua äänestämään. Tarkistuslista ja mallit ovat alla.
Kuka tarvitsee valtakirjan yhtiökokoukseen?
Valtakirjan tarvitsee jokainen, joka osallistuu yhtiökokoukseen toisen osakkeenomistajan puolesta. Osakeyhtiölain 5 luvun 8 §:n mukaan osakkeenomistaja saa käyttää oikeuttaan yhtiökokouksessa asiamiehen välityksellä, ja asunto-osakeyhtiölaissa on vastaava säännös valtuutetusta. Valtakirja on tavallisin tapa osoittaa, että asiamiehellä on tähän oikeus. Sen voi tehdä myös sähköisesti, ks. sähköinen valtakirja.
| Tilanne | Tarvitaanko valtakirja? | Huomio |
|---|---|---|
| Osakas osallistuu itse | Ei | Avustaja ei tarvitse valtakirjaa, mutta hän ei äänestä |
| Osakas lähettää toisen henkilön | Kyllä | Valtuuttajan allekirjoittama, päivätty valtakirja |
| Osakkeet omistaa yhtiö, esimerkiksi holdingyhtiö | Kyllä, ellei paikalla ole nimenkirjoittaja | Yhtiön nimenkirjoittajan allekirjoitus ja kaupparekisteriote |
| Osakkeet omistaa kaksi henkilöä yhdessä | Usein | Yhteisomistajat käyttävät oikeuttaan yhdessä, joten toinen tarvitsee toisen valtakirjan |
| Kuolinpesä on osakas | Kyllä | Osakkaiden valtakirja tai pesänselvittäjän määräys |
| Alaikäinen osakas | Huoltaja edustaa | Huoltaja toimii edunvalvojana, ja tarvittaessa näytetään selvitys |
Yhden osakkaan yhtiö ei tarvitse valtakirjaa lainkaan, koska yhtiökokousta ei pidetä kokouksena. Ainoa osakas tekee päätökset kirjallisesti. Samoin kaikki osakkaat voivat tehdä päätöksen yksimielisesti ilman kokousta, jolloin jokainen allekirjoittaa päätöksen itse. Kokouksen laillisuudesta ja enemmistöistä enemmän artikkelissa yhtiökokous ja päätösvaltaisuus.
Mitä valtakirjassa pitää lukea?
Laki ei säädä valtakirjalle muotoa, mutta siitä pitää käydä ilmi, kuka valtuuttaa kenet, mihin kokoukseen ja millä osakkeilla. Mitä tarkemmin nämä on kirjoitettu, sitä vähemmän puheenjohtajalla on kysyttävää.
- Valtuuttaja: nimi ja syntymäaika tai muu yksilöivä tieto, yhtiöosakkaalla toiminimi ja Y-tunnus.
- Valtuutettu: nimi ja syntymäaika. Valtuutettuja voi olla useampi, jolloin kirjoita, toimivatko he yhdessä vai kumpi tahansa erikseen.
- Yhtiö ja kokous: yhtiön nimi, Y-tunnus, kokouksen päivämäärä ja se, onko kyse varsinaisesta vai ylimääräisestä yhtiökokouksesta.
- Osakkeet: osakkeiden määrä tai numerot. Taloyhtiössä myös huoneisto, jonka hallintaan osakkeet oikeuttavat.
- Valtuutuksen laajuus: puhe- ja äänivalta kaikissa kokouksen asioissa, tai rajaus tiettyihin asioihin.
- Voimassaolo: vain tämä kokous, tai myös jatkokokous ja saman kokouksen uusinta.
- Paikka, päiväys ja valtuuttajan allekirjoitus nimenselvennyksineen. Valtuutetun allekirjoitusta ei tarvita.
Valtakirjan malli osakeyhtiön yhtiökokoukseen
Kopioi teksti, täytä hakasulkeissa olevat kohdat ja tulosta tai allekirjoita sähköisesti. Malli sopii yksityishenkilön antamaksi valtakirjaksi osakeyhtiön varsinaiseen tai ylimääräiseen yhtiökokoukseen.
Jos haluat rajata valtuutusta, lisää lause, esimerkiksi: Valtuutettu äänestää osingonjakoa koskevassa asiassa hallituksen ehdotuksen puolesta. Ohjeet voi antaa myös erillisellä paperilla, jota ei näytetä kokoukselle.
Valtakirjan malli taloyhtiön yhtiökokoukseen
Asunto-osakeyhtiön valtakirjassa yksilöidään osakkeet ja huoneisto, koska äänivalta perustuu huoneiston hallintaan oikeuttaviin osakkeisiin. Yhteisomistuksessa olevan asunnon omistajat käyttävät äänivaltaa yhdessä, joten jos vain toinen menee kokoukseen, hän tarvitsee toisen omistajan valtakirjan.
Kun osakas on yhtiö: holdingyhtiön valtakirja
Monessa pienessä osakeyhtiössä osakkaana on toisen osakkaan holdingyhtiö. Silloin yhtiökokouksessa äänestää holdingyhtiö, ja sen puolesta voi toimia joko nimenkirjoitusoikeudellinen henkilö suoraan tai kuka tahansa, jolle yhtiö antaa valtakirjan. Valtakirjan allekirjoittaa holdingyhtiön nimenkirjoittaja, yleensä hallituksen jäsen tai toimitusjohtaja yhtiöjärjestyksen mukaan.
Jos holdingyhtiön ainoa hallituksen jäsen menee kokoukseen itse, valtakirjaa ei tarvita: hän edustaa yhtiötä asemansa perusteella. Kaupparekisteriote kannattaa silti ottaa mukaan, jotta oikeus näkyy pöytäkirjan liitteistä. Holdingrakenteesta enemmän artikkelissa holdingyhtiö.
Pitääkö valtakirjassa olla henkilötunnukset?
Ei tarvitse. Osakeyhtiölaki vaatii vain, että valtakirja on päivätty tai että asiamies muuten luotettavasti osoittaa oikeutensa. Henkilö yksilöidään riittävästi nimellä ja syntymäajalla tai osoitteella. Koko henkilötunnusta ei kannata kirjoittaa, koska valtakirja liitetään usein pöytäkirjaan, jota säilytetään yhtiössä pitkään ja jonka moni näkee.
Pitääkö valtakirjalla olla todistaja?
Ei. Laki ei vaadi todistajia yhtiökokouksen valtakirjaan, eikä valtuutetun tarvitse allekirjoittaa sitä. Todistajien allekirjoitukset eivät haittaa, mutta ne eivät myöskään tee valtakirjasta pätevämpää. Riittää, että valtuuttaja päiväyksen kanssa allekirjoittaa sen.
Kelpaako sähköinen tai sähköpostilla lähetetty valtakirja?
Yleensä kelpaa. Laki puhuu päivätystä valtakirjasta tai muusta luotettavasta selvityksestä, joten sähköisesti allekirjoitettu PDF tai skannattu valtakirja hyväksytään tavallisesti. Puheenjohtaja ratkaisee kokouksessa, onko selvitys luotettava. Jos kokouskutsussa pyydetään toimittamaan valtakirjat etukäteen tiettyyn päivään mennessä, noudata sitä: myöhässä tullut valtakirja voi johtaa siihen, ettei valtuutettu pääse äänestämään.
Kuinka kauan valtakirja on voimassa?
Osakeyhtiölain mukaan valtakirja koskee yhtä kokousta, ellei siitä ilmene muuta. Jos kokous keskeytetään ja jatketaan myöhemmin, kirjoita valtakirjaan maininta jatkokokouksesta. Toistaiseksi voimassa oleva valtakirja on mahdollinen, esimerkiksi kun osakas asuu ulkomailla, mutta silloin siitä pitää käydä ilmi selvästi, että se koskee useampaa kokousta. Valtakirjan voi perua milloin tahansa ottamalla sen takaisin tai ilmoittamalla yhtiölle.
Mitä yhtiökokouksen pöytäkirjaan kirjataan valtakirjoista?
Pöytäkirjaan merkitään läsnä olevat ja edustetut osakkeenomistajat sekä heidän osakkeensa ja äänensä, yleensä liitteenä olevana ääniluettelona. Kun osakasta edustaa asiamies, ääniluetteloon kirjataan osakkeenomistajan nimi ja asiamiehen nimi. Valtakirjat liitetään pöytäkirjaan tai säilytetään sen yhteydessä.
| Osakkeenomistaja | Osakkeet ja äänet | Edustaja |
|---|---|---|
| Maija Esimerkki | 60 | Itse |
| Esimerkki Holding Oy | 30 | Matti Esimerkki, hallituksen jäsen |
| Pekka Osakas | 10 | Asiamies Liisa Osakas, valtakirja liitteenä |
Varsinaisessa yhtiökokouksessa vahvistetaan tilinpäätös ja päätetään tuloksen käytöstä, esimerkiksi osingosta. Osingon maksamisesta ja aikataulusta enemmän artikkelissa milloin osinko maksetaan. Osakkaiden välisistä sopimuksista, joissa usein sovitaan myös äänestämisestä, kerrotaan artikkelissa osakassopimus.
Usein kysytyt
Kuka tarvitsee valtakirjan yhtiökokoukseen?+
Jokainen, joka osallistuu kokoukseen toisen osakkeenomistajan puolesta. Myös yhtiöosakasta edustava henkilö tarvitsee valtakirjan, ellei hän ole yhtiön nimenkirjoittaja.
Milloin tarvitaan valtakirja?+
Kun osakas ei osallistu itse vaan lähettää edustajan, kun yhteisomistetun osakkeen omistajista vain toinen osallistuu tai kun osakkeenomistajaa, esimerkiksi yhtiötä tai kuolinpesää, edustaa joku muu kuin sen laillinen edustaja.
Mitä valtakirjassa pitää lukea?+
Valtuuttaja, valtuutettu, yhtiö, kokouksen päivämäärä, osakkeet, valtuutuksen laajuus sekä paikka, päiväys ja valtuuttajan allekirjoitus nimenselvennyksineen.
Pitääkö valtakirjassa olla henkilötunnukset?+
Ei. Nimi ja syntymäaika riittävät yksilöimään henkilön. Koko henkilötunnusta ei kannata kirjoittaa, koska valtakirja liitetään pöytäkirjaan.
Pitääkö valtakirjalla olla todistaja?+
Ei. Laki ei vaadi todistajia, eikä valtuutetun tarvitse allekirjoittaa valtakirjaa.
Mitä pitää olla yhtiökokouksen pöytäkirjassa?+
Ainakin kokouksen aika ja paikka, puheenjohtaja, läsnä olevat ja edustetut osakkaat ääniluettelona, tehdyt päätökset ja äänestysten tulokset. Puheenjohtaja allekirjoittaa pöytäkirjan, ja yleensä sen tarkastaa yksi tai kaksi valittua henkilöä.
Voiko sama henkilö edustaa useaa osakasta?+
Voi. Asiamies voi edustaa useampaa osakkeenomistajaa, ja jokaiselta tarvitaan oma valtakirja. Yhtiöjärjestys voi rajoittaa yhden henkilön edustamaa äänimäärää, joten tarkista se ennen kokousta.
Kirjoittaa Taukon blogiin yrityksen perustamisesta, yritysmuodon ja tilitoimiston valinnasta sekä yrittäjän arjesta.
Lue seuraavaksi
Yhtiökokous ja päätösvaltaisuus: milloin kokous on laillinen, kuka päättää ja miten pienessä osakeyhtiössä toimitaan
Osakeyhtiön yhtiökokous on päätösvaltainen, kun se on kutsuttu koolle laillisesti osakeyhtiölain ja yhtiöjärjestyksen mukaan: laki ei vaadi tiettyä määrää osakkaita paikalle, joten yksikin osakkeenomistaja voi pitää kokouksen. Päätösvaltaisuuden ratkaisevat kokouskutsu, kutsuaika ja se, että asia on mainittu kutsussa. Tästä näet kutsuajat, äänienemmistöt, mitä varsinaisessa yhtiökokouksessa päätetään, miten yhden tai kahden osakkaan yhtiö tekee päätökset ilman kokousta ja mitä tapahtuu, jos kokous on pidetty väärin.
Osakassopimus kahden tai kolmen hengen osakeyhtiössä: mitä siinä pitää sopia ennen kuin mikään menee pieleen
Yhtiöjärjestys on julkinen ja niukka; osakassopimus on yksityinen ja se paikka, jossa sovitaan työpanoksesta, palkasta, osingosta, osakkeiden lunastuksesta ja siitä, mitä tapahtuu, kun joku haluaa pois. Tässä mitä pienen osakeyhtiön osakassopimuksessa pitää olla, tavalliset lausekkeet (good leaver, bad leaver, drag-along, tag-along), miten se liittyy kirjanpitoon ja verotukseen, mitä se maksaa ja miksi se tehdään perustettaessa eikä riidan jälkeen.
Holding-yhtiö: mikä se on, miten holdingyhtiön verotus toimii ja kannattaako se pienyrittäjälle 2026
Holding-yhtiö eli hallintayhtiö on osakeyhtiö, jonka päätehtävä on omistaa ja hallinnoida toisten yhtiöiden, yleensä oman toimintayhtiön, osakkeita eikä harjoittaa omaa liiketoimintaa. Elinkeinoverolain 6 a §:n mukaan listaamattomalta toimintayhtiöltä saatu osinko on holdingille verovapaa, ja vero maksetaan vasta, kun rahaa nostetaan omaan käyttöön. Holding on silti oma osakeyhtiö, jolla on oma kirjanpito, tilinpäätös ja veroilmoitus.