Digitaalinen allekirjoitus: mitä se on, miten se tehdään ja tavat vertailussa
Digitaalinen allekirjoitus on sähköinen allekirjoitus, jossa allekirjoittajan henkilöllisyys ja asiakirjan muuttumattomuus varmennetaan salausteknisesti varmenteen avulla, ja Suomessa se tehdään yleensä allekirjoituspalvelussa pankkitunnuksilla tai mobiilivarmenteella. Laissa sille ei ole erillistä nimeä: EU:n eIDAS-asetus puhuu sähköisestä, kehittyneestä ja hyväksytystä allekirjoituksesta. Tällä sivulla on ero sähköiseen allekirjoitukseen, allekirjoitustavat vertailussa, ohje allekirjoittajalle ja se, miten allekirjoituksen voi tarkistaa.
Lyhyesti
- Digitaalinen allekirjoitus sitoo allekirjoittajan henkilöllisyyden ja asiakirjan sisällön yhteen varmenteella. Jos asiakirjaa muutetaan jälkikäteen, allekirjoitus ei enää täsmää.
- Laki tuntee kolme tasoa: sähköinen, kehittynyt ja hyväksytty allekirjoitus (eIDAS). Hyväksytyllä on aina sama oikeusvaikutus kuin käsin kirjoitetulla.
- Suomessa tavallisin tapa on allekirjoituspalvelu ja pankkitunnukset tai mobiilivarmenne. Se riittää lähes kaikkiin yrityksen sopimuksiin.
- Sähköpostin loppuun lisätty nimi tai kuvana liitetty nimikirjoitus on yksinkertainen sähköinen allekirjoitus, ei digitaalinen allekirjoitus.
- Sähköisesti ei voi allekirjoittaa testamenttia, ja kiinteistökauppaan tarvitaan kaupanvahvistaja tai Maanmittauslaitoksen palvelu.
Työsopimus, asiakassopimus, hallituksen pöytäkirja ja tilinpäätös: pienessä yrityksessä allekirjoitettavaa on joka kuukausi, ja osapuolet ovat harvoin samassa huoneessa. Digitaalinen allekirjoitus ratkaisee tämän. Termi on kuitenkin sekava, koska samaa asiaa kutsutaan myös sähköiseksi, verkko- tai e-allekirjoitukseksi. Tämä sivu selvittää, mitä termi tarkoittaa ja mikä tapa kannattaa valita.
Mikä on digitaalinen allekirjoitus?
Digitaalinen allekirjoitus on allekirjoitus, joka syntyy salausteknisesti: allekirjoituspalvelu laskee asiakirjasta tiivisteen eli sormenjäljen ja lukitsee sen allekirjoittajan varmenteella. Varmenne on tunnistusvälineeseen, kuten pankkitunnuksiin, mobiilivarmenteeseen tai henkilökortin siruun, liitetty sähköinen todistus henkilöllisyydestä. Kun asiakirjaa myöhemmin avataan, ohjelma tarkistaa, että sormenjälki täsmää ja varmenne on aito.
Siksi digitaalisesti allekirjoitettu asiakirja todistaa kaksi asiaa: kuka sen allekirjoitti ja ettei sitä ole muutettu allekirjoituksen jälkeen. Paperilla vastaava varmuus vaatisi todistajan.
Digitaalinen vai sähköinen allekirjoitus: mikä ero?
Sähköinen allekirjoitus on lain yläkäsite kaikille sähköisessä muodossa annetuille allekirjoituksille, ja digitaalinen allekirjoitus tarkoittaa arkikielessä niistä varmenteeseen perustuvaa, teknisesti varmennettua tapaa. Kaikki digitaaliset allekirjoitukset ovat sähköisiä, mutta kaikki sähköiset eivät ole digitaalisia: esimerkiksi rasti "hyväksyn ehdot" -ruudussa on sähköinen allekirjoitus ilman varmennetta. Esimerkki palvelun hinnoista on artikkelissa Visma Sign hinta.
Kolme tasoa: sähköinen, kehittynyt ja hyväksytty allekirjoitus
EU:n eIDAS-asetus jakaa sähköiset allekirjoitukset kolmeen tasoon sen mukaan, kuinka varmasti allekirjoittaja tunnistetaan. Kaikilla tasoilla on oikeusvaikutus: allekirjoitusta ei saa hylätä pelkästään siksi, että se on sähköinen. Vain hyväksytyllä allekirjoituksella on kuitenkin automaattisesti sama asema kuin käsin kirjoitetulla.
| Taso | Miten allekirjoittaja tunnistetaan | Todistusarvo | Tyypillinen käyttö yrityksessä |
|---|---|---|---|
| Sähköinen (yksinkertainen) | Ei varmennetta: nimi, kuva, rasti tai sähköposti | Riitatilanteessa näytettävä muuten | Tarjouksen hyväksyntä, sisäiset kuittaukset |
| Kehittynyt | Vahva tunnistus, esim. pankkitunnukset tai mobiilivarmenne, ja asiakirja lukitaan | Hyvä: allekirjoittaja ja muuttumattomuus todennettavissa | Työ-, asiakas- ja vuokrasopimukset, pöytäkirjat, tilinpäätös |
| Hyväksytty | eIDAS-hyväksytty varmenne ja luontiväline, esim. varmennekortti | Sama kuin käsin kirjoitetulla | Viranomaisasiat ja asiakirjat, joille vastaanottaja vaatii korkeimman tason |
Suomessa sopimuksen saa pääsääntöisesti tehdä vapaamuotoisesti, joten myös yksinkertainen sähköinen allekirjoitus sitoo. Taso ratkaisee lähinnä sen, kuinka helposti allekirjoituksen voi riitatilanteessa todistaa. Maksuttomista tavoista kerrotaan artikkelissa ilmainen sähköinen allekirjoitus.
Digitaalisen allekirjoituksen tavat vertailussa
Suomessa digitaalisen allekirjoituksen voi tehdä neljällä yleisellä tavalla. Pienyrittäjälle käytännöllisin on allekirjoituspalvelu, jossa allekirjoittajat tunnistautuvat pankkitunnuksilla tai mobiilivarmenteella, koska vastapuolelta ei vaadita mitään erityistä laitetta tai ohjelmaa.
| Tapa | Mitä tarvitaan | Taso | Hyvä | Huono |
|---|---|---|---|---|
| Allekirjoituspalvelu + pankkitunnukset | Palvelun tili lähettäjälle, allekirjoittajalle vain pankkitunnukset | Kehittynyt | Kaikilla suomalaisilla on tunnukset, ei ohjelmia | Lähettäjälle yleensä maksullinen, ei toimi ilman suomalaisia tunnuksia |
| Allekirjoituspalvelu + mobiilivarmenne | Mobiilivarmenne puhelimeen operaattorilta | Kehittynyt | Nopea, toimii ilman pankkia | Kaikilla ei ole mobiilivarmennetta |
| Varmennekortti ja kortinlukija | Henkilökortti tai organisaatiokortti, jossa kansalaisvarmenne, lukija ja ohjelma | Hyväksytty | Korkein taso | Hankala, vaatii laitteen |
| PDF-ohjelman omalla varmenteella | Itse luotu tai ostettu varmenne PDF-ohjelmassa | Sähköinen tai kehittynyt varmenteen mukaan | Ilmainen itse luodulla varmenteella | Itse luotu varmenne ei todista henkilöllisyyttä |
Palvelun valintaan, hinnoittelumalleihin ja tarkistuslistaan pääset artikkelista allekirjoituspalvelu.
Miten digitaalinen allekirjoitus tehdään?
Digitaalinen allekirjoitus tehdään tavallisimmin niin, että asiakirjan lähettäjä lataa PDF:n allekirjoituspalveluun, allekirjoittaja saa linkin sähköpostiin tai tekstiviestinä, lukee asiakirjan ja tunnistautuu pankkitunnuksilla tai mobiilivarmenteella. Kun kaikki ovat allekirjoittaneet, palvelu lähettää valmiin asiakirjan kaikille.
- 1Lataa asiakirjaLähettäjä lataa valmiin PDF:n allekirjoituspalveluun. Tarkista sisältö ennen lähettämistä, koska allekirjoitettua asiakirjaa ei voi muuttaa.
- 2Lisää allekirjoittajatNimet ja sähköpostit tai puhelinnumerot sekä tarvittaessa allekirjoitusjärjestys.
- 3Allekirjoittaja tunnistautuuAvaa linkin, lukee asiakirjan ja vahvistaa pankkitunnuksilla tai mobiilivarmenteella.
- 4Palvelu lukitsee asiakirjanAsiakirjaan liitetään allekirjoitustiedot ja tapahtumaloki.
- 5TallennaAllekirjoitettu PDF tallennetaan arkistoon, ja yrityksen sopimukset tositteiden mukana kirjanpitoon.
Allekirjoittajan näkökulmasta tarkempi vaiheohje ja ongelmatilanteet ovat artikkelissa sähköinen allekirjoitus pankkitunnuksilla.
Miten digitaalisen allekirjoituksen voi tarkistaa?
Digitaalisen allekirjoituksen voi tarkistaa avaamalla allekirjoitetun PDF:n PDF-lukijassa, jonka allekirjoituspaneeli näyttää, kuka asiakirjan allekirjoitti, milloin ja onko sitä muutettu sen jälkeen. Useimmilla allekirjoituspalveluilla on lisäksi oma tarkistussivu, ja kansalaisvarmenteella tehdyt allekirjoitukset voi tarkistaa Digi- ja väestötietoviraston palvelussa.
- Allekirjoittajan nimi vastaa sopimuksen osapuolta tai tämän edustajaa.
- Aikaleima on looginen, ja kaikki tarvittavat allekirjoittajat ovat mukana.
- Eheys: lukija ilmoittaa, ettei asiakirjaa ole muutettu allekirjoituksen jälkeen.
- Nimenkirjoitusoikeus: yrityksen puolesta allekirjoittavalla on oikeus edustaa yritystä. Sen voi tarkistaa kaupparekisteristä.
Miten Outlookissa laitetaan allekirjoitus, ja onko se digitaalinen?
Outlookin allekirjoitus tarkoittaa yleensä sähköpostin loppuun automaattisesti lisättävää nimeä ja yhteystietoja, ja se tehdään sähköpostiohjelman asetuksista kohdasta Allekirjoitukset. Se ei ole digitaalinen allekirjoitus, vaan oikeudellisesti yksinkertainen sähköinen allekirjoitus. Sähköpostiviestin voi allekirjoittaa digitaalisesti vain erillisellä sähköpostivarmenteella, jota pienyrityksessä tarvitaan harvoin.
Jos sopimus hyväksytään sähköpostilla, se voi sitoa, mutta todistaminen on vaikeampaa. Tärkeät sopimukset kannattaa siksi allekirjoittaa allekirjoituspalvelussa.
Mistä löytyy OP:n ja muiden pankkien sähköinen allekirjoitus?
Pankkien omat sähköiset allekirjoitukset löytyvät pankin verkko- tai mobiilipalvelusta, ja ne on tarkoitettu ensisijaisesti pankin omien sopimusten, kuten tili- ja lainasopimusten, allekirjoittamiseen. OP:lla on lisäksi erillinen allekirjoituspalvelu muidenkin asiakirjojen allekirjoittamiseen. Yrityksen omiin sopimuksiin käytetään tavallisesti erillistä allekirjoituspalvelua, jossa allekirjoittaja voi valita minkä tahansa pankin tunnukset.
Mitä ei voi allekirjoittaa digitaalisesti? Entä perukirja?
Lähes kaikki yrityksen asiakirjat voi allekirjoittaa digitaalisesti, mutta laki asettaa muutamille asiakirjoille erityisen muodon. Testamentti tehdään perintökaaren mukaan kirjallisesti kahden yhtä aikaa läsnä olevan todistajan todistamana, eikä sitä voi allekirjoittaa sähköisesti. Kiinteistön kauppa vaatii kaupanvahvistajan tai Maanmittauslaitoksen sähköisen kiinteistökaupan palvelun.
Perhe- ja perintöoikeudelliset asiakirjat, kuten ositus- ja perinnönjakokirjat, allekirjoitetaan yhä yleensä paperilla. Perukirjan allekirjoittavat uskotut miehet ja pesän ilmoittaja. Ennen kuin perukirja allekirjoitetaan sähköisesti, varmista Verohallinnolta ja niiltä pankeilta, joille perukirja esitetään, että ne hyväksyvät sähköisesti allekirjoitetun version.
Osakeyhtiön tilinpäätöksen voi allekirjoittaa sähköisesti: siitä lisää artikkelissa tilinpäätöksen allekirjoitus. Jos kirjanpito ja tilinpäätös tuntuvat yhä paperisilta, kilpailuta nykyinen tilitoimisto.
Usein kysytyt
Mikä on digitaalinen allekirjoitus?+
Varmenteeseen perustuva sähköinen allekirjoitus, joka todistaa allekirjoittajan henkilöllisyyden ja sen, ettei asiakirjaa ole muutettu allekirjoituksen jälkeen. Suomessa se tehdään yleensä pankkitunnuksilla tai mobiilivarmenteella.
Onko digitaalinen allekirjoitus pätevä?+
On. EU:n eIDAS-asetuksen mukaan sähköiselle allekirjoitukselle ei saa evätä oikeusvaikutusta pelkästään sähköisen muodon vuoksi, ja hyväksytyllä allekirjoituksella on sama asema kuin käsin kirjoitetulla.
Miten allekirjoitus tehdään sähköisesti?+
Lähettäjä lataa asiakirjan allekirjoituspalveluun, allekirjoittaja avaa linkin, lukee asiakirjan ja tunnistautuu pankkitunnuksilla tai mobiilivarmenteella. Palvelu lukitsee valmiin asiakirjan.
Mistä löytyy OP:n sähköinen allekirjoitus?+
OP:n verkko- ja mobiilipalvelusta pankin omille sopimuksille, ja OP:lla on myös erillinen allekirjoituspalvelu. Muiden pankkien asiakkaat voivat allekirjoittaa yleisissä allekirjoituspalveluissa omilla pankkitunnuksillaan.
Onko Outlookin allekirjoitus digitaalinen allekirjoitus?+
Ei. Sähköpostin loppuun lisätty nimi on yksinkertainen sähköinen allekirjoitus. Digitaalinen sähköpostiallekirjoitus vaatii erillisen sähköpostivarmenteen.
Voiko perukirjan allekirjoittaa sähköisesti?+
Varmista ensin vastaanottajilta, kuten Verohallinnolta ja pankeilta, että ne hyväksyvät sähköisesti allekirjoitetun perukirjan. Testamenttia ei voi allekirjoittaa sähköisesti, ja ositus- ja perinnönjakokirjat allekirjoitetaan yleensä paperilla.
Mitä digitaalinen allekirjoitus maksaa?+
Allekirjoittajalle se on yleensä maksuton. Lähettäjä maksaa palvelusta joko kuukausimaksua tai allekirjoituskohtaisesti, ja monella palvelulla on maksuton kokeilu.
Tekee pienyritysten kirjanpitoa Taukossa ja kirjoittaa asioista, joita yrittäjät kysyvät meiltä useimmin. Pyrkii vastaamaan niin, ettei lukijan tarvitse tuntea yhtään kirjanpitotermiä.
Lue seuraavaksi
Allekirjoituspalvelu: miten sähköinen allekirjoituspalvelu toimii, mitä se maksaa ja miten yrittäjä valitsee
Allekirjoituspalvelu on verkkopalvelu, johon ladataan asiakirja, kutsutaan allekirjoittajat sähköpostilla ja jossa jokainen allekirjoittaa tunnistautumalla, yleensä pankkitunnuksilla tai mobiilivarmenteella. Yrittäjälle tarjolla on kolmenlaisia palveluita: erilliset allekirjoituspalvelut, pankkien palvelut ja kirjanpito- tai HR-ohjelmaan sisältyvät toiminnot. Tässä vertailu, hinnoittelumallit laskettuna ja tarkistuslista valintaan.
Kestävän kehityksen tavoitteet yritykselle: YK:n 17 tavoitetta ja mitkä niistä koskevat pienyritystä
Kestävän kehityksen yritys on yritys, joka on valinnut YK:n 17 kestävän kehityksen tavoitteesta ne, joihin sen toiminta vaikuttaa eniten, ja tekee niiden eteen mitattavia asioita. Pienyritykselle se tarkoittaa yleensä kahta tai neljää tavoitetta, ei kaikkia seitsemäätoista. Tässä artikkelissa ovat kaikki 17 tavoitetta taulukkona, esimerkki siitä, mitä kukin voi tarkoittaa pienessä yrityksessä, ja ohje siihen, miten valitset omasi ja kerrot niistä uskottavasti.
Keikkalasku: mitä se tarkoittaa, miten keikan laskutat ilman omaa yritystä ja paljonko palvelumaksu vie
Keikkalasku tarkoittaa laskua yksittäisestä työkeikasta, kuten esiintymisestä, kuvauksesta tai asennuksesta, ja samalla nimellä toimii myös kevytyrittäjien laskutuspalvelu Keikkalasku.fi, jonka palvelumaksu on julkisen hinnaston mukaan kiinteä 5 tai 10 euroa laskulta. Tällä sivulla on kolme tapaa laskuttaa keikka ilman sekaannuksia, palvelumaksut laskettuna keikan koon mukaan ja raja, jolloin oma toiminimi tulee halvemmaksi.