Päiväkodin kirjanpito: veroton varhaiskasvatus, palveluseteli, yksityisen hoidon tuki ja palkat

Päiväkodin kirjanpidossa myynti on arvonlisäverotonta varhaiskasvatusta, joten päiväkoti ei tilitä myynnistä ALV:tä eikä vähennä ostojen ALV:tä. Tulot kirjataan maksajittain: palvelusetelit kunnalta, asiakasmaksut vanhemmilta ja Kelan yksityisen hoidon tuki. Kuluista suurin on henkilöstö, ja tilikauden lopussa kirjataan lomapalkkavelka. Kuukausittainen seuranta kertoo, riittääkö lapsimäärä kattamaan mitoituksen vaatiman henkilöstön.

Onko yksityinen päiväkoti ALV-vapaa?

On. Arvonlisäverolain 38 a §:n mukaan veroa ei makseta varhaiskasvatuspalvelun myynnistä eikä siihen tavanomaisesti liittyvien palvelujen ja tavaroiden myynnistä. Lain 38 b §:n mukaan varhaiskasvatuspalvelua on kunnan ja varhaiskasvatusviranomaisen valvoman muun palveluntuottajan päiväkotitoiminta, perhepäivähoito ja muu varhaiskasvatustoiminta. Verottomuus edellyttää siis, että toiminta on viranomaisen valvonnassa.

Vuonna 2026 uuden yksityisen päiväkodin palveluntuottaja hakee rekisteröintiä Lupa- ja valvontavirastolta Soteri-asiointipalvelussa, ja kunta tarkastaa toimitilat rekisteröintiä varten. Perhepäivähoidosta ilmoitetaan kuntaan. Esimerkiksi Espoon ohje (päivitetty 15.1.2026) listaa rekisteröintiä varten omavalvontasuunnitelman, rakennusluvan ja lopputarkastuksen pöytäkirjan sekä pelastus- ja terveydensuojeluviranomaisten lausunnot. Kysy oman kuntasi yksityisen varhaiskasvatuksen yhteyshenkilöltä, mitä tarkastukseen tarvitaan.

Miten palveluseteli, asiakasmaksut ja yksityisen hoidon tuki kirjataan?

Kirjaa jokainen tulolähde omalle tililleen ja jokaiselle maksajalle oma saaminen. Palvelusetelissä kunta maksaa setelin arvon ja vanhemmat omavastuun, joka riippuu perheen tuloista. Yksityisen hoidon tuessa perhe hakee tuen Kelasta, ja Kela maksaa sen palveluntuottajalle, monessa kunnassa kuntalisän kanssa. Vanhemmat maksavat hoitomaksun ja tuen erotuksen.

Kunnan sääntökirja määrää setelin arvon, laskutusrytmin ja sen, mitä poissaoloista saa laskuttaa. Lue se ennen kuin päätät hinnoista, koska hintakatto ja omavastuun laskutapa vaikuttavat suoraan kassavirtaan. Jos vanhemmat maksavat kuukauden etukäteen, maksu kirjataan saaduksi ennakoksi ja tuloutetaan hoitokuukautena.

Miksi ALV on päiväkodille kulu?

Koska et tilitä myynnistä ALV:tä, ostojen ALV:tä ei voi vähentää. Ruoka, askartelutarvikkeet, lelut, kalusteet, siivous, ohjelmistot ja kirjanpito maksavat verollisen hinnan. Jos vuokranantaja on hakeutunut vuokraustoiminnasta ALV-velvolliseksi, hän ei yleensä voi periä vuokraa ALV:n kanssa verottomassa käytössä olevista tiloista. Tarkista vuokrasopimus ennen allekirjoitusta.

• Laske budjetti ja investoinnit verollisina hintoina.
• Kalusteiden ja leikkivälineiden hankintamenoon kuuluu ALV, joten poistopohja on verollinen hinta.
• Alle 1 200 euron hankinnat voi kirjata kerralla kuluksi, kun niitä on vuodessa enintään 3 600 euroa.
• Keittiön ruokaostot ovat kulua samana kuukautena. Ruokavarasto lasketaan tilikauden lopussa vain, jos se on merkittävä.

Palkat, mitoitus ja lomapalkkavelka

Henkilöstö on päiväkodin suurin kuluerä, ja varhaiskasvatuslaki määrää, montako kasvatus- ja hoitohenkilöä lapsimäärää kohden tarvitaan. Kirjanpidosta näet, paljonko mitoitus maksaa lasta kohden. Kun palkat on kirjattu ryhmittäin tai yksiköittäin, voit verrata ryhmän tuottoja sen palkkakuluihin.

Palkoista tehdään ennakonpidätys, ne ilmoitetaan tulorekisteriin viiden päivän kuluessa ja työnantaja maksaa TyEL-, työttömyys-, tapaturma- ja sairausvakuutusmaksut. Yksityisissä päiväkodeissa sovelletaan yleensä alan yleissitovaa työehtosopimusta, joten tarkista oma sopimuksesi. Tilinpäätöksessä kirjataan lomapalkkavelka: ansaitut mutta pitämättömät lomat sivukuluineen. Taukossa palkanlaskenta maksaa 19 euroa palkansaajaa kohden kuukaudessa.

Avustukset ja aloitusvaiheen kulut

Monet kunnat tukevat uusien varhaiskasvatuspaikkojen perustamista avustuksilla. Avustukset ovat yleensä veronalaista tuloa. Toimintaan saatu avustus kirjataan liiketoiminnan muihin tuottoihin, ja investointiin saatu avustus voidaan kirjata hankintamenon vähennykseksi, jolloin poistot pienenevät. Ehdot, raportointi ja mahdollinen takaisinperintä kannattaa kirjata muistiin heti päätöksen tultua.

Aloitusvaiheen kulut, kuten tilojen muutostyöt, tarkastukset, kalusteet ja rekrytointi, syntyvät ennen ensimmäistä laskua. Pidä niistä tositteet ja kirjaa ne yrityksen kirjanpitoon, vaikka ne olisi maksettu omalta tililtä ennen yrityksen pankkitiliä.

Päiväkodin kirjanpidon kuukausi

Toiminimi vai osakeyhtiö ja mitä kirjanpito maksaa?

Päiväkoti toimii lähes aina osakeyhtiönä, koska vuokrasopimukset, henkilöstö ja vastuut ovat suuria. Perhepäivähoitaja voi toimia toiminimellä. Vertailu on artikkelissa toiminimi vai osakeyhtiö, ja ensimmäisen työntekijän palkkaus artikkelissa ensimmäinen työntekijä. Kirjanpitäjän valinnasta kerrotaan tarkemmin sivulla päiväkoti tilitoimisto.

Taukossa osakeyhtiön kirjanpito on kiinteähintainen ja maksaa tositemäärän mukaan 89, 109, 129, 169, 239 tai 329 €/kk (alv 0 %). Palkanlaskenta on 19 €/palkansaaja/kk, ja tilinpäätös laskutetaan erikseen. Oman hintasi näet hintalaskurista. Muiden verottomien sosiaalipalvelujen kirjanpidosta kerrotaan artikkelissa hoivayrityksen kirjanpito.

Kirjoittaja

Matti Keränen

Kirjanpitäjä, Tauko kirjanpito

Tekee pienyritysten kirjanpitoa Taukossa ja kirjoittaa asioista, joita yrittäjät kysyvät meiltä useimmin. Pyrkii vastaamaan niin, ettei lukijan tarvitse tuntea yhtään kirjanpitotermiä.