Kirjanpitojärjestelmä: mitä laki siltä vaatii, mihin se kytketään ja milloin tarvitset ERP:n
Kirjanpitojärjestelmä on ohjelmien, tositteiden ja työtapojen kokonaisuus, jolla yrityksen liiketapahtumat kirjataan kirjanpitolain mukaan päiväkirjaan ja pääkirjaan ja siitä tilinpäätökseen. Pienyrityksellä järjestelmä on usein yksi kirjanpito-ohjelma, johon pankki, laskutus ja kassa on kytketty. Tässä oppaassa käydään läpi, mitä laki vaatii järjestelmältä ohjelmasta riippumatta, mitä järjestelmiä kirjanpitoon tavallisesti kytketään ja milloin yritys tarvitsee toiminnanohjausjärjestelmän eli ERP:n.
Lyhyesti
- Kirjanpitojärjestelmä on ohjelma, tositteet ja työtavat yhdessä. Laki ei vaadi tiettyä ohjelmaa, vaan tietyt ominaisuudet: kirjausketjun, numeroidut tositteet, päivä- ja pääkirjan ja säilytyksen.
- Kirjanpitoa ei saa muuttaa sen jälkeen, kun tilinpäätös on laadittu tai kauden veroilmoitus annettu. Hyvä järjestelmä lukitsee kauden tai jättää muutoksista jäljen.
- Tavallisimmat kytkennät ovat pankki, myyntilaskutus, ostolaskut, palkat ja kassa tai verkkokauppa. Jokainen käsin siirretty tieto on virheen paikka.
- ERP kannattaa vasta, kun varasto, tuotanto tai projektit pitää yhdistää talouteen. Pienyritykselle riittää kirjanpito-ohjelma ja muutama integraatio.
- Jos kirjanpitosi hoitaa tilitoimisto, järjestelmän valinta kuuluu yleensä sille. Laske hinta tai kilpailuta tilitoimistot.
Sana kirjanpitojärjestelmä tarkoittaa arkikielessä kahta asiaa. Suppeasti se on kirjanpito-ohjelma, laajasti koko ketju, jolla liiketapahtuma kulkee kuitista ja pankkitapahtumasta tilinpäätökseen. Kirjanpitolaki puhuu jälkimmäisestä: se ei kerro, mitä ohjelmaa käytät, mutta kertoo, mitä järjestelmästäsi pitää voida tarkistaa. Jos etsit valmista ohjelmaa ja sen hintaa, ne on vertailtu artikkelissa kirjanpito-ohjelmat, ja laajemmat taloushallinnon kokonaisuudet artikkelissa taloushallinto-ohjelma. Kun taloushallinnon lisäksi tarvitaan varasto, tuotanto ja myynti samaan järjestelmään, puhutaan jo ERP-järjestelmästä. Yksi tällainen vaihtoehto on Odoo kirjanpito.
Mitä kirjanpitolaki vaatii kirjanpitojärjestelmältä?
Kirjanpitolaki vaatii, että jokaisesta kirjauksesta pääsee tositteeseen ja tilinpäätökseen ja takaisin, että kirjaukset näkyvät sekä aikajärjestyksessä että tileittäin ja että aineisto säilyy tarkastettavana laissa säädetyn ajan. Vaatimukset koskevat kaikkia ohjelmia, myös Exceliä ja paperia.
| Vaatimus | Mitä se tarkoittaa | Mitä tarkistat järjestelmästä |
|---|---|---|
| Tosite jokaiselle kirjaukselle | Päivätty ja järjestelmällisesti numeroitu tosite, josta näkyy, mitä ostettiin tai myytiin | Numeroiko ohjelma tositteet itse, ja voiko kirjauksen tehdä ilman tositetta? |
| Päiväkirja ja pääkirja | Kirjaukset pitää voida tarkastella aikajärjestyksessä ja asiajärjestyksessä | Saatko molemmat raportit ulos milloin tahansa? |
| Kirjausketju | Tapahtumasta tositteen ja kirjauksen kautta pääkirjaan ja tilinpäätökseen pitää päästä molempiin suuntiin. Sama koskee veroilmoituksia | Pääsetkö tuloslaskelman rivistä kirjauksiin ja tositteeseen? |
| Muuttamiskielto | Kirjanpitoa ei saa muuttaa, kun tilinpäätös on laadittu, kauden veroilmoitus annettu tai aineistosta annettu asiakirja ulkopuoliselle | Lukitseeko ohjelma kauden, tai jääkö muutoksesta jälki? |
| Luettelo kirjanpidoista ja aineistoista | Kuvaus siitä, mitä kirjanpitoja ja tositelajeja on, miten ne liittyvät toisiinsa ja missä niitä säilytetään | Onko sinulla kuvaus, jos käytät useampaa ohjelmaa? |
| Tililuettelo | Jokaiselta tilikaudelta on oltava tililuettelo, ja tili pidetään sisällöltään samana | Tulostuuko tilikartta tilikausittain? |
| Säilytys | Tilinpäätös, kirjanpidot, tililuettelo ja aineistoluettelo 10 vuotta, tositteet 6 vuotta. Aineiston pitää olla tarkastettavissa Suomesta käsin | Saatko aineiston ulos, jos lopetat ohjelman käytön? |
Kaksi kohtaa jää useimmin huomaamatta. Ensimmäinen on luettelo kirjanpidoista ja aineistoista: jos laskutus on yhdessä ohjelmassa, palkat toisessa ja kirjanpito kolmannessa, luettelosta pitää selvitä, miten ne liittyvät toisiinsa. Toinen on säilytys ohjelman vaihtuessa. Kun lopetat ohjelman käytön, aineiston pitää säilyä luettavana 10 vuotta, joten lataa päivä- ja pääkirja, tositteet ja tilinpäätökset omaan arkistoon. Lisää artikkelissa kirjanpitoaineiston säilytys.
Mistä osista kirjanpitojärjestelmä koostuu?
Kirjanpitojärjestelmän ydin on pääkirjanpito, johon kaikki tapahtumat lopulta päätyvät. Sen ympärillä on osakirjanpitoja ja apujärjestelmiä, jotka tuottavat tositteet. Pienyrityksessä kaikki voivat olla saman ohjelman sisällä, isommassa erillisinä järjestelminä.
| Osa | Tehtävä | Pienyrityksessä tyypillisesti |
|---|---|---|
| Pääkirjanpito | Kaikki kirjaukset tileille, päivä- ja pääkirja, tuloslaskelma ja tase | Kirjanpito-ohjelma |
| Myyntireskontra | Myyntilaskut ja niiden maksut asiakkaittain | Laskutus samassa ohjelmassa |
| Ostoreskontra | Ostolaskut, hyväksyntä ja maksut toimittajittain | Verkkolaskut kirjanpito-ohjelmaan |
| Pankki | Tiliotteet ja maksut | Pankkiyhteys tai tiliotteen tuonti |
| Palkanlaskenta | Palkat, ennakonpidätykset, tulorekisteri-ilmoitukset | Saman ohjelman palkkamoduuli tai erillinen palkkaohjelma |
| Kassa ja verkkokauppa | Myynnin tilitykset ja kassaraportit | Kassajärjestelmän tai maksupalvelun raportti kirjanpitoon |
| Käyttöomaisuus | Poistot ja käyttöomaisuuskirjanpito | Kirjanpito-ohjelman poistotoiminto tai taulukko |
| Arkisto | Tositteet ja tilinpäätökset säilytysajan | Ohjelman sähköinen arkisto ja oma varmuuskopio |
Mitä järjestelmiä kirjanpitoon kannattaa integroida?
Kirjanpitoon kannattaa integroida ne järjestelmät, joista syntyy eniten tositteita: pankki, myyntilaskutus ja ostolaskut lähes aina, kassa tai verkkokauppa myyntiä tekevillä ja palkat palkanmaksajilla. Integraatio tarkoittaa, että tieto siirtyy automaattisesti eikä sitä kirjata käsin toiseen kertaan.
| Integraatio | Mitä siirtyy | Mitä ilman sitä tapahtuu | Kenelle tärkein |
|---|---|---|---|
| Pankki | Tilitapahtumat päivittäin | Tiliotteet ladataan tai kirjataan käsin | Kaikille |
| Myyntilaskutus | Laskut ja niiden maksut | Lasku kirjataan kahdesti, maksut täsmäytetään käsin | Kaikille, jotka laskuttavat |
| Verkkolaskujen vastaanotto | Ostolaskut tositteina | PDF-laskut sähköpostista tallennetaan ja kirjataan käsin | Yrityksille, joilla on paljon ostoja |
| Kassajärjestelmä | Päivän myynti verokannoittain ja maksutavoittain | Kassaraportit kirjataan käsin, ALV-erittely virhealtis | Kaupat, kahvilat, ravintolat |
| Verkkokauppa ja maksupalvelut | Tilaukset, tilitykset ja palvelumaksut | Tilitysten bruttomyynti ja kulut erotellaan käsin | Verkkokaupat |
| Palkanlaskenta | Palkkakirjaukset ja sivukulut | Palkkalaskelmat kirjataan yhteenvetona käsin | Palkanmaksajat |
| CRM, projektit, varasto | Asiakkaat, tuntikirjaukset, varastonarvo | Raportointi tehdään taulukoissa | Kasvavat yritykset |
Integraatioiden aiheet on käsitelty tarkemmin artikkeleissa kassajärjestelmä, laskutusjärjestelmä, verkkokaupan kirjanpito ja palkanlaskentaohjelma.
Kirjanpito-ohjelma vai ERP-järjestelmä?
Pienyritykselle riittää yleensä kirjanpito-ohjelma, johon pankki ja laskutus on kytketty. ERP eli toiminnanohjausjärjestelmä yhdistää kirjanpidon varastoon, ostoihin, tuotantoon, projekteihin ja asiakkuuksiin samaan tietokantaan. Se kannattaa, kun talouden luvut pitää saada suoraan toiminnasta, esimerkiksi varastonarvo tai projektin kate.
Välimuoto on taloushallinto-ohjelma, jossa kirjanpidon lisäksi ovat ostolaskujen kierto, palkat ja rajapinta muihin järjestelmiin. Moni kasvava yritys pärjää sillä pitkään ja liittää varaston tai verkkokaupan rajapinnan kautta. Esimerkki taloushallinto-ohjelmasta, jossa varasto liitetään rajapinnan kautta, on Fennoa.
Miten valitset kirjanpitojärjestelmän?
- 1Listaa, mistä tositteet syntyvätPankki, myyntilaskut, ostolaskut, kuitit, kassa, verkkokauppa, palkat. Laske kuukausimäärät.
- 2Päätä, kuka kirjaaJos tilitoimisto tekee kirjanpidon, se valitsee yleensä ohjelman, ja sinä käytät sitä kuittien ja laskujen toimittamiseen.
- 3Valitse ydinohjelmaOhjelma, joka tekee yritysmuotosi vaatiman kirjanpidon ja johon suurimmat tositelähteet saa kytkettyä.
- 4Kytke integraatiot suurimmasta alkaenPankki ja laskutus ensin. Kassa, verkkokauppa ja palkat sen mukaan, mitä yrityksessä on.
- 5Kirjaa järjestelmä ylösLuettelo kirjanpidoista ja aineistoista: mitkä ohjelmat, mitkä tositelajit, missä säilytetään. Laki vaatii sen, ja se auttaa, kun kirjanpitäjä vaihtuu.
Jos järjestelmä on jo käytössä ja harkitset kirjanpidon ulkoistamista, käy läpi, mitkä integraatiot siirtyvät tilitoimiston ohjelmaan ja mitkä jäävät sinulle. Ulkoistamisen vaihtoehdot ovat artikkelissa kirjanpidon ulkoistaminen, ja tilikartan merkitys artikkelissa tilikartta.
Usein kysytyt
Mikä on kirjanpitojärjestelmä?+
Kirjanpitojärjestelmä on ohjelmien, tositteiden ja työtapojen kokonaisuus, jolla liiketapahtumat kirjataan päivä- ja pääkirjaan ja niistä tehdään tilinpäätös kirjanpitolain mukaan.
Vaatiiko laki tietyn kirjanpito-ohjelman?+
Ei. Laki vaatii ominaisuuksia: numeroidut tositteet, päivä- ja pääkirjan, kirjausketjun, muuttamiskiellon noudattamisen ja säilytyksen. Ohjelman saa valita itse.
Mitä kirjausketju tarkoittaa?+
Sitä, että liiketapahtumasta pääsee tositteen ja kirjauksen kautta pääkirjaan ja tilinpäätökseen ja sieltä takaisin tositteeseen. Sama ketju pitää olla veroilmoitusten luvuille.
Kauanko kirjanpitoaineisto pitää säilyttää?+
Tilinpäätös, kirjanpidot, tililuettelo ja aineistoluettelo säilytetään 10 vuotta tilikauden päättymisestä. Tositteet ja kirjeenvaihto 6 vuotta sen vuoden lopusta, jona tilikausi päättyi.
Mikä ero on kirjanpitojärjestelmällä ja taloushallintojärjestelmällä?+
Kirjanpitojärjestelmä kattaa kirjaukset ja tilinpäätöksen. Taloushallintojärjestelmään kuuluvat lisäksi laskutus, ostolaskujen kierto, maksuliikenne ja usein palkat. Pienyrityksen ohjelmissa nämä ovat usein samassa paketissa.
Tarvitseeko pienyritys ERP-järjestelmän?+
Harvoin. ERP kannattaa, kun varasto, tuotanto, projektit tai useampi toimipiste pitää yhdistää talouteen. Palveluyritykselle riittää yleensä kirjanpito-ohjelma, johon pankki ja laskutus on kytketty.
Kirjoittaa Taukon blogiin yrityksen perustamisesta, yritysmuodon ja tilitoimiston valinnasta sekä yrittäjän arjesta.
Lue seuraavaksi
Taloushallinto-ohjelma 2026: mitä moduuleja yritys tarvitsee ja mitä Netvisor, Procountor, Fennoa, Fivaldi ja Passeli sisältävät
Taloushallinto-ohjelma on ohjelmisto, jossa yrityksen koko taloushallinto hoidetaan samassa paikassa: myyntilaskutus, ostolaskut, maksuliikenne, kirjanpito, ALV, palkat, matka- ja kululaskut sekä raportit. Suomen yleisimmät ovat Procountor, Netvisor, Fennoa, Fivaldi ja Passeli Merit, ja pienyrityksen lähtöhinnat ovat noin 4–25 euroa kuukaudessa ennen lisämaksuja. Tässä taloushallinnon osa-alueet moduuleittain, mitä kukin ohjelma kattaa, kenelle ne on tehty miten taloushallinto-ohjelmistot vertaillaan ja hankitaan viidessä vaiheessa ja miten valitset, kun kirjanpidon tekee tilitoimisto.
Procountor kokemuksia: mitä ohjelmasta kannattaa tietää ennen käyttöönottoa, mitä se maksaa ja kenelle se sopii
Procountor on suomalaisen Finagon taloushallinto-ohjelma, jota sen mukaan käyttää yli 100 000 yritystä: yksinyrittäjän Procountor Solo maksaa 11,90–31,90 euroa kuukaudessa liikevaihdon mukaan ja täysi Procountor Taloushallinto 4,00 eurosta ylöspäin tositemäärän mukaan (alv 0 %). Kokemus ohjelmasta riippuu enemmän siitä, kuka kirjanpidon tekee ja montako tositetta kuukaudessa syntyy, kuin ohjelmasta itsestään. Tämä sivu ei kokoa käyttäjäarvioita, vaan kertoo julkisten tietojen pohjalta, mitä Procountor tekee, mitä se todella maksaa, missä hinnoittelu yllättää ja mitä kannattaa testata kokeilujaksolla.
Procountor Kevyt: mitä 25,90 euron paketti sisältää, milloin se on halvin ja mikä on Procountorin kevyin vaihtoehto
Procountor Kevyt on Finago Procountor Taloushallinnon paketti, joka maksaa 25,90 euroa kuukaudessa ja sisältää 10 tositetta ja yhden palkansaajan; jokainen lisätosite maksaa 2,64 euroa (alv 0 %, hinnasto 1.6.2026). Se on Procountorin halvin paketti, kun tositteita on 9–31 kuukaudessa. Tällä sivulla näet, mitä Kevyeen kuuluu ja mitä siitä puuttuu, paljonko se maksaa todellisilla tositemäärillä ja milloin kevyempi vaihtoehto on Alku-paketti tai Procountor Solo. Lopussa selvitämme, mitä tarkoittaa Tallennus Kevyt, joka on eri tuote.