Varastonhallintajärjestelmä: mikä on WMS, millaisia vaihtoehtoja pienyrityksellä on ja miten valitset oikean

Moni pienyritys etsii varastonhallintajärjestelmää vasta, kun saldot eivät enää täsmää: verkkokauppa myy tuotteen, jota ei ole, tai inventaariossa löytyy tavaraa, jonka piti olla myyty. Järjestelmä ratkaisee tämän, mutta vain jos se sopii yrityksen kokoon ja myyntikanaviin. Tämä sivu auttaa valitsemaan oikean tason ilman myyntipuhetta.

Mikä on varastonhallintajärjestelmä?

Varastonhallintajärjestelmä on ohjelmisto, johon kirjataan jokainen varastoon tuleva ja sieltä lähtevä tuote, jolloin saldo, sijainti ja arvo ovat aina ajan tasalla. Se korvaa käsin pidettävät listat ja yhdistää ostot, myynnin ja varaston samaan tietoon. Isommissa varastoissa järjestelmä ohjaa myös keräilyä, hyllytystä ja varastoautomaatiota.

Varastonhallinta tarkoittaa koko toimintaa, jolla varasto pidetään oikean kokoisena: suunnittelua, tilaamista, vastaanottoa, säilytystä ja seurantaa. Järjestelmä on työkalu siihen. Tilauspisteen, varmuusvaraston ja ABC-analyysin laskeminen on selitetty oppaassa varaston hallinta.

Mitä WMS tarkoittaa?

WMS tulee englannin sanoista warehouse management system, ja se tarkoittaa varastonhallintajärjestelmää. Suppeimmillaan WMS tarkoittaa erillistä ohjelmistoa, joka ohjaa fyysistä varastotyötä hyllypaikkojen, keräilylistojen ja viivakoodien avulla. Arkikielessä sillä tarkoitetaan mitä tahansa varasto-ohjelmaa.

Viisi vaihtoehtoa pienyrityksen varastonhallintaan

Pienyritys voi hoitaa varastonhallinnan viidellä tasolla, ja oikea taso riippuu nimikkeiden määrästä, myyntikanavista ja siitä, tarvitaanko erä- tai sarjanumeroita. Moni yritys pärjää vuosia kassan tai verkkokaupan omalla varastolla, ja erillinen WMS tulee ajankohtaiseksi vasta, kun varastossa työskentelee useampi ihminen.

Taulukkopohjaisesta ratkaisusta on valmis malli sivulla varastokirjanpito ilmainen, kassajärjestelmien hinnoista sivulla kassajärjestelmä ja toiminnanohjauksesta sivulla ERP-järjestelmä.

Mitä ominaisuuksia varastonhallintajärjestelmässä pitää olla?

Varastonhallintajärjestelmässä pitää olla vähintään reaaliaikainen saldo, ostojen vastaanotto, tilausehdotukset ja raportti varaston arvosta. Muut ominaisuudet ovat tarpeen toimialan ja koon mukaan. Tee lista ennen kuin katsot yhtään demoa, niin et maksa ominaisuuksista, joita et käytä.

• Reaaliaikainen saldo kaikkiin myyntikanaviin: verkkokauppa, myymälä, markkinapaikat.
• Ostotilaukset ja vastaanotto: saapuva erä kirjataan ja saldo kasvaa vasta, kun tavara on hyllyssä.
• Tilauspiste ja tilausehdotus: järjestelmä kertoo, mitä tilata ja kuinka paljon.
• Viivakoodit tai QR-koodit ja mobiililukija vastaanottoon, keräilyyn ja inventaarioon.
• Hyllypaikat, jos varastossa on useampi kerääjä tai satoja paikkoja.
• Erä- ja sarjanumerot sekä parasta ennen -päivät, jos myyt elintarvikkeita, kosmetiikkaa, lääkinnällisiä tuotteita tai takuutuotteita.
• Varaston arvo FIFO:lla tai keskihinnalla ja inventaariolista mille tahansa päivälle.
• Integraatiot verkkokauppaan, kassaan, kuljetusyhtiöihin ja kirjanpito-ohjelmaan.
• Tietojen vienti tiedostona, jos vaihdat järjestelmää myöhemmin.

Miten varastonhallintajärjestelmä liittyy kirjanpitoon?

Varastonhallintajärjestelmä liittyy kirjanpitoon kolmessa kohdassa: ostot, myynti ja tilikauden lopun varaston arvo. Ostot ja myynti tulevat kirjanpitoon yleensä laskuista ja kassasta, mutta varaston arvo 31.12. tai tilikauden viimeisenä päivänä pitää saada varastosta. Tilinpäätöksessä varasto aktivoidaan taseeseen ja varaston muutos kirjataan tuloslaskelmaan.

Tarkista ennen valintaa, millä menetelmällä järjestelmä laskee varaston arvon. Osa ohjelmista näyttää oletuksena viimeisimmän ostohinnan, joka ei ole sama kuin verotuksen oletuksena käytetty FIFO. Menetelmien erot on laskettu esimerkein sivuilla FIFO ja LIFO, ja inventaarion vaiheet sivulla inventaario ja varastokirjanpito.

Miten valitset varastonhallintajärjestelmän?

Valitse varastonhallintajärjestelmä kuvaamalla ensin oma prosessisi tilauksesta toimitukseen, rajaamalla vaihtoehdot myyntikanavien ja nimikemäärän mukaan ja testaamalla 2–3 järjestelmää omilla tuotteillasi. Älä aloita ominaisuuslistoista: ne ovat kaikilla toimittajilla pitkiä.

Yleisimmät virheet varastonhallintajärjestelmän käyttöönotossa

• Alkusaldot tuodaan ilman inventaariota. Vanhat virheet siirtyvät uuteen järjestelmään.
• Kaksi järjestelmää pitää saldoa. Verkkokauppa ja kassa vähentävät eri saldoja, eikä kumpikaan ole oikea.
• Vastaanottoa ei kirjata. Tavara on hyllyssä, mutta saldo on nolla, ja järjestelmä ehdottaa uutta tilausta.
• Yksiköt eivät täsmää. Toimittaja myy laatikoittain, verkkokauppa kappaleittain. Muunnos pitää määrittää jokaiselle tuotteelle.
• Hävikkiä ei kirjata. Rikkoutuneet ja omaan käyttöön otetut tuotteet jäävät saldoon, ja varaston arvo on liian suuri.
• Arvostusmenetelmää ei tarkisteta. Raportti näyttää viimeisen ostohinnan, ja tilinpäätöksen varasto lasketaan väärin.

Milloin pienyritys tarvitsee varastonhallintajärjestelmän?

Pienyritys tarvitsee varastonhallintajärjestelmän viimeistään silloin, kun se myy samaa varastoa useammassa kanavassa samanaikaisesti, kun nimikkeitä on niin paljon, ettei saldoja pysty tarkistamaan silmämääräisesti, tai kun tuotteilla on erä- tai sarjanumeroita. Jos yrityksellä on yksi kanava ja muutama sata nimikettä, kassan tai verkkokaupan oma varasto riittää yleensä hyvin.

Järjestelmän hyöty näkyy myös tunnusluvuissa: kun saldot ovat oikein, voit seurata varaston kiertonopeutta ja nähdä, mihin tuotteisiin rahaa on sidottu. Jos mietit samalla, kuka hoitaa varaston arvon tilinpäätökseen, katso oma hintasi tai kilpailuta nykyinen tilitoimisto.

Kirjoittaja

Matti Keränen

Kirjanpitäjä, Tauko kirjanpito

Tekee pienyritysten kirjanpitoa Taukossa ja kirjoittaa asioista, joita yrittäjät kysyvät meiltä useimmin. Pyrkii vastaamaan niin, ettei lukijan tarvitse tuntea yhtään kirjanpitotermiä.