Lähetyslista: pohja, mitä siihen kirjataan ja miten se eroaa lähetteestä, rahtikirjasta ja laskusta
Lähetyslista on luettelo siitä, mitä yksi lähetys sisältää: tuotteet, määrät, tilaus- ja lähetysnumero, lähettäjä, vastaanottaja sekä pakkausten määrä ja paino. Sitä kutsutaan myös lähetteeksi tai pakkausluetteloksi (packing list), ja se kulkee tavaran mukana, jotta vastaanottaja voi tarkistaa toimituksen. Lähetyslista ei ole lasku eikä rahtikirja. Alla on kopioitava pohja, täytetty esimerkki ja ohje siitä, miten lähetyslista liittyy myyntiin, varastoon ja kirjanpitoon.
Lyhyesti
- Lähetyslista kertoo, mitä lähetyksessä on: tuotteet, määrät, tilausnumero, lähettäjä ja vastaanottaja.
- Sama asiakirja tunnetaan nimillä lähete, lähetysluettelo ja pakkausluettelo (packing list).
- Lähetyslista ei ole lasku: siinä ei vaadita maksua, eikä sitä kirjata myynniksi. Myynti kirjataan laskusta.
- Lähetyslistan numero kannattaa merkitä laskulle, jotta asiakas ja kirjanpito yhdistävät toimituksen ja laskun.
- Jos lähetyslistaa käytetään kirjauksen liitteenä, se säilytetään kuten muutkin tositteet, 6 vuotta tilikauden päättymisvuoden lopusta.
Kun lähetät tavaraa asiakkaalle, vastaanottaja haluaa tietää yhdellä silmäyksellä, onko kaikki tullut perille. Siihen tarvitaan lähetyslista. Se on yksinkertainen asiakirja, mutta pienessä yrityksessä se säästää yllättävän paljon aikaa: reklamaatiot ratkeavat nopeammin, varasto pysyy ajan tasalla ja lasku osataan tehdä oikealle määrälle. Tällä sivulla on pohja, jonka voit kopioida taulukkolaskentaan tai laskutusohjelmaan.
Mikä on lähetyslista?
Lähetyslista on asiakirja, jossa luetellaan yhden lähetyksen sisältö. Se laaditaan, kun tavara pakataan, ja se kulkee lähetyksen mukana tai lähetetään vastaanottajalle sähköpostilla. Vastaanottaja vertaa saapunutta tavaraa listaan ja kuittaa toimituksen. Arkikielessä samasta asiakirjasta puhutaan myös lähetteenä, lähetysluettelona ja pakkausluettelona, ja kansainvälisessä kaupassa nimellä packing list tai delivery note.
Sanaa käytetään joskus myös sähköpostin postituslistasta eli jakelulistasta, jolle sama viesti lähetetään monelle vastaanottajalle. Tämä sivu käsittelee tavaralähetyksen lähetyslistaa.
Lähetyslista-pohja
Pohjassa on kolme osaa: otsikkotiedot, tuoterivit ja kuittaus. Kopioi alla olevat kentät taulukkolaskentaan tai laskutusohjelman lähetepohjaan. Lähetyslistan numero kannattaa pitää juoksevana, samaan tapaan kuin laskunumero.
| Kenttä | Mitä siihen kirjoitetaan | Pakollinen käytännössä |
|---|---|---|
| Lähetyslistan numero | Juokseva numero, esim. L-2026-0148 | Kyllä |
| Päiväys | Lähetyspäivä | Kyllä |
| Lähettäjä | Yrityksen nimi, y-tunnus, osoite, yhteyshenkilö ja puhelin | Kyllä |
| Vastaanottaja | Toimitusosoite ja vastaanottajan yhteyshenkilö | Kyllä |
| Tilausnumero | Asiakkaan tilaus- tai ostotilausnumero | Kyllä, jos asiakas käyttää |
| Tuotekoodi | Oma tuotenumero tai asiakkaan nimike | Suositeltava |
| Tuotteen nimi | Selkeä kuvaus | Kyllä |
| Tilattu määrä | Kpl, m, kg tai muu yksikkö | Kyllä |
| Toimitettu määrä | Tässä lähetyksessä lähtevä määrä | Kyllä |
| Jälkitoimitus | Puuttuva määrä ja arvioitu toimituspäivä | Jos osatoimitus |
| Pakkaukset | Kollien määrä, paino ja mitat | Suositeltava |
| Kuljetustapa | Kuljetusliike ja seurantanumero | Suositeltava |
| Kuittaus | Vastaanottajan nimi, päiväys ja allekirjoitus | Jos sovittu |
Esimerkki: täytetty lähetyslista
Alla on täytetty esimerkki osatoimituksesta. Tukkuri lähettää rakennusliikkeelle osan tilauksesta ja ilmoittaa listalla, mitä tulee myöhemmin.
Esimerkin tiedot ovat kuvitteellisia. Laskulle merkitään vain toimitettu määrä, ja jälkitoimitus laskutetaan, kun se lähtee. Näin asiakas ei maksa tavarasta, jota ei ole vielä saanut, ja reskontra pysyy siistinä.
Mitä eroa on lähetyslistalla, rahtikirjalla ja laskulla?
Lähetyslista kertoo, mitä lähetyksessä on. Rahtikirja on kuljetusliikkeen kanssa käytettävä kuljetusasiakirja, joka kertoo, kuka kuljettaa, mistä minne ja kuinka monta kollia. Lasku on maksuvaatimus, jossa on hinnat ja arvonlisävero. Yksi toimitus voi tarvita kaikki kolme.
| Asiakirja | Mitä se kertoo | Kuka laatii | Hinnat ja ALV |
|---|---|---|---|
| Lähetyslista (lähete, pakkausluettelo) | Lähetyksen sisältö riveittäin | Myyjä | Ei tarvita |
| Rahtikirja | Kuljetuksen tiedot, kollit ja paino | Lähettäjä kuljetusliikkeen järjestelmässä | Ei |
| Tilausvahvistus | Mitä on sovittu toimitettavaksi ja millä hinnalla | Myyjä | Yleensä kyllä |
| Lasku | Maksuvaatimus ja ALV-erittely | Myyjä | Kyllä, pakolliset tiedot |
| Kuitti | Todiste maksetusta ostosta | Myyjä | Kyllä |
Laskun sisällöstä säädetään arvonlisäverolaissa, ja pakolliset tiedot on koottu sivulle laskun pakolliset tiedot. Lähetyslistalle ei ole vastaavaa lakisääteistä sisältöä, joten sen voi muotoilla omiin tarpeisiin.
Miten lähetyslista liittyy kirjanpitoon?
Lähetyslistaa ei kirjata kirjanpitoon myyntinä, mutta sillä on kolme tehtävää taloushallinnossa. Se osoittaa, milloin tavara on luovutettu, mikä ratkaisee suoriteperusteisessa kirjanpidossa, mille kaudelle myynti kuuluu. Se on peruste varaston vähennykselle. Ja se on todiste toimituksesta, jos asiakas myöhemmin väittää, ettei tavaraa tullut.
- Merkitse lähetyslistan numero laskulle, jolloin lasku ja toimitus yhdistyvät
- Laskuta kuukauden lopussa kaikki kuussa lähteneet toimitukset, jotta myynti osuu oikealle kaudelle
- Vähennä varastokirjanpidosta lähetyslistan toimitetut määrät, ei tilattuja
- Säilytä kuitattu lähetyslista, jos sitä käytetään kirjauksen liitteenä: tositteet 6 vuotta
- EU-tavaramyynnissä säilytä lähetyslista ja rahtikirja todisteena siitä, että tavara lähti Suomesta
Varaston seurannasta kerrotaan sivulla varaston hallinta ja tilinpäätöksen varastonmuutoksesta sivulla varaston muutos kirjanpidossa. Tositteiden säilytysajat ovat sivulla laskujen säilytysaika.
Miten lähetyslista tehdään ulkomaan lähetykseen?
Ulkomaan lähetyksessä lähetyslista tehdään yleensä englanniksi nimellä packing list. Siihen lisätään tavallisten kenttien lisäksi pakkauskohtaiset painot ja mitat sekä tarvittaessa tuotteiden alkuperämaa. EU:n ulkopuolelle vietäessä lähetyslista ei korvaa tulliasiakirjoja eikä kauppalaskua, vaan kulkee niiden rinnalla. EU:n sisäisessä tavaramyynnissä lähetyslista ja rahtikirja auttavat osoittamaan, että tavara todella kuljetettiin toiseen maahan, mikä on verottoman yhteisömyynnin edellytys. Säännöt ovat sivulla EU-myynnin ALV.
Yleisimmät virheet lähetyslistassa
- Tilattu ja toimitettu määrä samassa sarakkeessa. Osatoimituksessa vastaanottaja ei näe, mitä puuttuu.
- Ei tilausnumeroa. Isot asiakkaat kohdistavat toimitukset ostotilaukseen, ja ilman numeroa lasku voi jäädä maksamatta.
- Lähetyslista on vain laatikon sisällä. Lähetä kopio myös sähköpostilla, niin vastaanottaja voi valmistautua.
- Lasku tehdään tilauksesta, ei lähetyslistasta. Silloin asiakas saa laskun tavarasta, jota ei ole toimitettu, ja hyvityslaskuja kertyy.
- Hinnat lähetyslistalla. Ne eivät ole tarpeen, ja jos tavara toimitetaan asiakkaan asiakkaalle, hintatiedot paljastuvat väärälle taholle.
Laskutusohjelmissa lähete syntyy usein samasta tilauksesta kuin lasku, mikä poistaa näppäilyvirheet. Vaihtoehtoja on vertailtu sivulla laskutusohjelma vertailu. Jos haluat, että joku muu hoitaa laskujen kirjaukset ja ALV:n, kilpailuta tilitoimisto minuutissa.
Usein kysytyt
Mikä on lähetyslista?+
Lähetyksen mukana kulkeva luettelo sen sisällöstä: tuotteet, määrät, tilausnumero, lähettäjä ja vastaanottaja. Vastaanottaja tarkistaa sen avulla toimituksen.
Onko lähetyslista sama kuin lähete?+
Käytännössä kyllä. Lähete, lähetyslista, lähetysluettelo ja pakkausluettelo tarkoittavat samaa asiakirjaa, englanniksi packing list tai delivery note.
Tarvitaanko lähetyslistaan hinnat?+
Ei. Lähetyslista ei ole maksuvaatimus, joten hinnat ja ALV kuuluvat laskulle.
Mitä eroa on lähetyslistalla ja rahtikirjalla?+
Lähetyslista kertoo lähetyksen sisällön. Rahtikirja on kuljetusasiakirja, jossa ovat kuljetusliike, lähtö- ja määränpää sekä kollien määrä ja paino.
Kirjataanko lähetyslista kirjanpitoon?+
Ei myyntinä. Myynti kirjataan laskusta. Lähetyslista voi kuitenkin olla kirjauksen liitetosite, ja silloin se säilytetään kuusi vuotta.
Mitä lähetyslistaan kirjoitetaan osatoimituksessa?+
Tilattu määrä, nyt toimitettu määrä ja jälkitoimitettava määrä arvioidun toimituspäivän kanssa. Laskuta vain toimitettu osuus.
Tekee pienyritysten kirjanpitoa Taukossa ja kirjoittaa asioista, joita yrittäjät kysyvät meiltä useimmin. Pyrkii vastaamaan niin, ettei lukijan tarvitse tuntea yhtään kirjanpitotermiä.
Lue seuraavaksi
Laskun pakolliset tiedot 2026: tarkistuslista, ALV 0 -lasku, kevennetty lasku ja lasku ilman ALV:tä
Jos et ole ALV-velvollinen, laskuun ei merkitä arvonlisäveroa lainkaan, ja siihen kirjoitetaan syy, esimerkiksi "Myyjä ei ole arvonlisäverovelvollinen"; muuten laskussa on samat perustiedot kuin muillakin laskuilla. Arvonlisäverolaki määrää, mitä laskussa pitää olla. Puutteellinen lasku voi estää asiakkaan ALV-vähennyksen ja viivästyttää maksua. Tässä täydellinen lista pakollisista tiedoista, kevennetyn laskun raja 400 euroa, viitenumero, verkkolasku, maksuehdot ja viisi virhettä, jotka hidastavat rahan tuloa.
Kilometrikorvauksen laskutus: näin laskutat ajot asiakkaalta, ALV ja oikea hinta per km
Kilometrikorvauksen laskutus tarkoittaa, että lisäät asiakkaalle lähtevään laskuun ajetut kilometrit omana rivinään sovitulla hinnalla, ja arvonlisävero määräytyy pääsuorituksen mukaan, eli useimmiten kilometreihin lisätään 25,5 prosentin ALV. Asiakkaalta laskutettu hinta on vapaasti sovittava, eikä se ole sama asia kuin Verohallinnon 0,55 euron verovapaa kilometrikorvaus, jonka maksat itsellesi tai työntekijällesi. Tältä sivulta näet esimerkkilaskun, miten oman kilometrihinnan voi laskea ja miten laskutus toimii toiminimessä, osakeyhtiössä ja kevytyrittäjänä.
Kevytyrittäjä vastuuvakuutus: sisältyykö se laskutuspalveluun, mitä se korvaa ja milloin tarvitset oman
Kevytyrittäjän vastuuvakuutus on useimmiten laskutuspalvelun ryhmävakuutus, joka sisältyy palvelumaksuun tai erilliseen 2,5–3 prosentin turvamaksuun, eikä kevytyrittäjä yleensä tarvitse omaa. Ryhmävakuutus korvaa vain laskutuspalvelun kautta laskutetun työn, siinä on omavastuu (esimerkiksi Laskuttamossa 1 200 euroa) ja osa toimialoista on rajattu kokonaan pois. Tällä sivulla tarkistat, kattaako palvelusi vakuutus oman työsi, mitä se maksaa euroina ja milloin oma vastuuvakuutus on parempi.