Sähköinen palkanlaskenta: verkkopalkka, tulorekisteri ja palkanmaksu ilman paperia pienessä yrityksessä

Sähköinen palkanlaskenta ei ole erillinen palvelu vaan tapa hoitaa palkat alusta loppuun digitaalisesti. Työajat tulevat ohjelmaan, ohjelma laskee ennakonpidätyksen ja työntekijän maksut, palkka maksetaan pankkiin, palkkalaskelma menee työntekijälle sähköisesti ja palkkatiedot lähtevät tulorekisteriin. Mitä palkanlaskentaan ylipäätään kuuluu, on käyty läpi artikkelissa palkanlaskenta, ja ohjelmien vertailu hintoineen on artikkelissa palkanlaskenta ohjelma.

Mitä sähköinen palkanlaskenta tarkoittaa?

Sähköisessä palkanlaskennassa jokainen palkanmaksun vaihe tehdään ohjelmassa ja tieto siirtyy vaiheesta toiseen ilman, että kukaan kirjoittaa samaa lukua kahdesti. Perinteisessä mallissa palkka laskettiin Excelissä, maksettiin verkkopankista käsin, laskelma tulostettiin ja tulorekisteri-ilmoitus tehtiin erikseen. Sähköisessä mallissa sama tieto kulkee yhtä reittiä.

Saako palkkalaskelman antaa sähköisesti?

Saa. Työsopimuslain 2 luvun 16 §:n mukaan työnantajan on palkkaa maksaessaan annettava työntekijälle laskelma, josta käyvät ilmi palkan suuruus ja sen määräytymisen perusteet. Laki ei määrää laskelman muotoa, joten sähköinen laskelma täyttää vaatimuksen, kunhan työntekijä saa sen käyttöönsä viimeistään palkanmaksupäivänä ja pystyy tallentamaan sen. Valmis sähköinen palkanlaskentapalvelu maksaa Taukossa 19 € palkansaajalta kuukaudessa: palkanlaskennan hinta. Palkat ja kirjanpito samassa paikassa: sähköinen tilitoimisto.

Samassa pykälässä sanotaan, että palkka maksetaan työntekijän osoittamalle pankkitilille ja käteinen on sallittu vain pakottavasta syystä. Laskelman antamatta jättäminen työntekijän pyynnöstä huolimatta on työsopimuslain 13 luvun 11 §:n mukaan rangaistava työsopimuslakirikkomus. Sähköinen laskelma, joka lähtee automaattisesti jokaisen maksun yhteydessä, poistaa tämän riskin.

• Bruttopalkka eriteltynä: peruspalkka, lisät, ylityöt, luontoisedut
• Ennakonpidätys ja sen peruste (verokortin prosentti)
• Työntekijän TyEL-maksu, työttömyysvakuutusmaksu ja päivärahamaksu
• Muut vähennykset, kuten ay-jäsenmaksu tai ulosotto
• Nettopalkka ja maksupäivä
• Palkkajakso ja palkkausperuste (kuukausi- tai tuntipalkka)
• Kertyneet lomapäivät, jos ohjelma ne laskee

Valmis pohja laskelman kentistä on sivulla palkkalaskelma pohja. Jos teet palkkalaskelmia vielä käsin, pohja auttaa tarkistamaan, että ohjelman laskelmassa on kaikki samat tiedot.

Mikä on verkkopalkka ja miten se toimii?

Verkkopalkka on sähköinen palkkalaskelma, joka menee suoraan työntekijän verkkopankkiin ja pankin mobiilisovellukseen. Työnantajan palkkaohjelma lähettää laskelman verkkopalkkapalvelun kautta samaan aikaan kuin maksuaineiston, ja työntekijä näkee sen pankissaan tyypillisesti jo ennen kuin raha on tilillä. Työntekijän ei tarvitse rekisteröityä mihinkään.

Verkkopalkka otetaan käyttöön palkkaohjelman asetuksista. Ohjelma tarvitsee työntekijän nimen, henkilötunnuksen ja tilinumeron, joiden perusteella pankki tunnistaa vastaanottajan. Jos työntekijän pankki ei vastaanota verkkopalkkaa, ohjelma ohjaa laskelman yleensä vaihtoehtoiseen toimitustapaan, kuten tulostettavaksi tai portaaliin. Tarkista tämä ennen ensimmäistä palkanmaksua.

Mitä sähköinen palkanlaskenta maksaa?

Pienelle työnantajalle sähköinen palkanlaskenta maksaa ohjelmassa muutamia euroja kuukaudessa ja tilitoimistossa tyypillisesti 12–30 euroa palkkalaskelmalta. Verkkopalkan osuus on pieni: vuonna 2026 se on ohjelmasta riippuen noin 0,33–0,78 euroa laskelmalta, esimerkiksi Procountorissa 0,64 euroa.

Tulorekisteri: sähköisen palkanlaskennan pakollinen osa

Jokaisesta palkanmaksusta pitää tehdä palkkatietoilmoitus tulorekisteriin 5 kalenteripäivän kuluessa maksupäivästä, ja työnantajan erillisilmoitus annetaan kuukausittain. Tämä on käytännössä tehnyt palkanlaskennasta sähköistä kaikille työnantajille: ilmoitusta ei voi enää jättää vuoden loppuun.

Sähköisessä palkanlaskennassa ilmoitus muodostuu palkkalaskelman tiedoista, joten sinun ei tarvitse kirjoittaa lukuja uudelleen tulorekisterin lomakkeelle. Myöhästyneestä ilmoituksesta voi tulla myöhästymismaksu, ja virheellisen ilmoituksen voi korjata korvaavalla ilmoituksella. Maksun suuruus on laskettu myöhästymismaksu laskurissa.

Miten siirryt sähköiseen palkanlaskentaan?

Siirtymä kannattaa tehdä kuukauden tai mieluiten vuoden vaihteessa, jotta palkkakertymät ja lomapäivät alkavat uudessa ohjelmassa puhtaalta pöydältä. Pienessä yrityksessä siirto vie yleensä yhden palkkakierroksen.

1. Valitse ohjelma tai palvelu. Jos kirjanpito on jo ohjelmassa, sen palkkamoduuli on yleensä helpoin. Jos kirjanpito on tilitoimistossa, kysy, laskeeko se myös palkat.
2. Siirrä työntekijöiden tiedot. Nimi, henkilötunnus, osoite, tilinumero, verokortti, palkkausperuste, TES ja eläkevakuutus.
3. Siirrä kertymät. Vuoden aikana maksetut palkat ja pidätykset, lomapäivät ja lomapalkkavelka. Ilman näitä vuoden lopun luvut menevät väärin.
4. Ota verkkopalkka käyttöön ohjelman asetuksista ja kerro työntekijöille, mistä laskelma jatkossa löytyy.
5. Aja ensimmäinen palkka rinnakkain vanhan laskelman kanssa ja vertaa nettopalkat sentilleen.
6. Säilytä vanha aineisto. Palkkalaskelmat ovat kirjanpidon tositteita, jotka kirjanpitolain mukaan säilytetään 6 vuotta sen vuoden lopusta, jona tilikausi päättyi; itse kirjanpidot 10 vuotta.

Sähköisen palkanlaskennan hyödyt ja rajat

Jos palkanlaskenta vie sinulta yli tunnin kuussa tai alallasi on monimutkainen työehtosopimus, ohjelmaa tärkeämpi kysymys on, kuka palkat laskee. Siitä on oma vertailunsa artikkelissa ulkoistettu palkanlaskenta: hinta ja sisältö. Työnantajan kokonaiskulun saat työnantajan palkkakulut -laskurista.