Matkalasku ohjelmisto: mitä sen pitää osata, vaihtoehdot ja miten valitset yrityksellesi
Hyvä matkalasku ohjelmisto laskee kilometrikorvaukset ja päivärahat Verohallinnon vuoden taksoilla (2026: 0,55 €/km, 54 € ja 25 €), tallentaa kuitit ja ajopäiväkirjan liitteiksi, kulkee hyväksynnän läpi ja vie tiedot kirjanpitoon, maksuun ja tulorekisteriin ilman käsin kopiointia. Vaihtoehtoja on neljä: Excel-pohja, kirjanpito-ohjelman matkalaskutoiminto, erillinen kulu- ja matkalaskusovellus tai palkanlaskennan matkalasku. Tällä sivulla on vaatimuslista, vaihtoehtojen vertailu, laskettu esimerkki ajansäästöstä ja vastaukset siihen, mitä matkalaskulla pitää olla ja milloin se maksetaan.
Lyhyesti
- Matkalasku ohjelmiston tärkein tehtävä on laskea korvaukset oikean vuoden taksoilla: 2026 kilometrikorvaus on 0,55 €/km, kokopäiväraha 54 € ja osapäiväraha 25 €.
- Toiseksi tärkeintä on, että tiedot siirtyvät kirjanpitoon, maksuun ja tulorekisteriin ilman käsin kopiointia.
- Yhden omistajan osakeyhtiöön riittää usein kirjanpito-ohjelman matkalasku. Kun matkustajia on useita, erillinen sovellus hyväksyntäkierroksineen säästää aikaa.
- Excel toimii, mutta taksat, tulorekisteri-ilmoitus ja kirjaus jäävät käsityöksi, ja virheen riski kasvaa.
- Toiminimiyrittäjä ei tarvitse matkalaskuohjelmaa: matkat vähennetään veroilmoituksella, kunhan ajopäiväkirja ja matkapäiväkirja on pidetty.
Matkalasku ohjelmisto on sovellus tai kirjanpito-ohjelman osa, jolla työntekijä tai osakeyhtiön omistaja tekee selvityksen työmatkasta ja jonka perusteella yritys maksaa verovapaat matkakorvaukset. Ohjelma korvaa paperisen lomakkeen ja Excelin: se laskee kilometrit ja päivärahat, liittää kuitit ja ajopäiväkirjan ja tekee kirjanpitoviennin. Itse matkalaskun sisältö ja esimerkki ovat artikkelissa matkalasku.
Mitä matkalasku ohjelmiston pitää osata?
Ohjelman pitää tuottaa matkalasku, joka täyttää Verohallinnon vaatimukset, ja siirtää tiedot eteenpäin ilman käsityötä. Alla oleva lista on järjestetty tärkeysjärjestykseen: kolme ensimmäistä ovat välttämättömiä, loput säästävät aikaa.
- Vuoden taksat automaattisesti: kilometrikorvaus, korotukset, koti- ja ulkomaan päivärahat ja ateriakorvaus päivittyvät Verohallinnon päätöksen mukaan vuodenvaihteessa.
- Päivärahan laskenta kellonajoista: matkan kesto, 15 km:n etäisyysehto, ilmaiset ateriat ja ulkomaanmatkojen viimeinen vuorokausi lasketaan oikein.
- Liitteet matkalaskun mukaan: kuitit, ajopäiväkirjan rivit, koulutuksen ohjelma. Kuvaaminen puhelimella nopeuttaa.
- Kirjanpitovienti: matkalasku kirjautuu oikeille tileille ilman käsin syöttämistä.
- Tulorekisteri: verovapaat korvaukset ilmoitetaan omilla tulolajeillaan viimeistään maksukuukautta seuraavan kuun 5. päivänä.
- Hyväksyntä: esihenkilö tai toimitusjohtaja hyväksyy ennen maksua, ja hyväksyntä jää lokiin.
- Maksu: matkalasku maksetaan pankkiyhteyden kautta tai palkan yhteydessä.
- Kohdistus ja edelleenlaskutus: kulut asiakkaalle tai projektille ja matkalaskun rivit myyntilaskulle.
Ohjelmien esittelyistä löytyy hyviä esimerkkejä näistä ominaisuuksista. SimplBooks kertoo laskevansa kilometrikorvaukset, päivärahat ja ateriakorvaukset matkan tiedoista, tekevänsä kirjaukset ja pdf-tallenteen sekä siirtävänsä rivit myyntilaskulle. Administerin eFinassa taksat valitaan valikosta, valmis matkalasku muodostaa ostolaskun hyväksyntään ja maksetun laskun tiedot siirtyvät tulorekisteriin. ValueFramessa matkalaskun voi jakaa projektin osille. Tiedot ovat ohjelmien omista ohjeista 13.10.2026.
Matkalaskun vaihtoehdot: Excel, kirjanpito-ohjelma, erillinen sovellus vai palkanlaskenta
Valinta riippuu siitä, montako ihmistä matkustaa, kuka hyväksyy laskut ja mihin järjestelmään tietojen pitää päätyä. Pienimmässä yrityksessä paras ohjelma on se, joka on jo käytössä.
| Vaihtoehto | Sopii kun | Vahvuus | Heikkous |
|---|---|---|---|
| Excel tai valmis pohja | Muutama matka vuodessa, yksi matkustaja | Ilmainen, joustava | Taksat, kirjaus ja tulorekisteri käsin, virheriski |
| Kirjanpito-ohjelman matkalasku | Omistaja tai pari työntekijää matkustaa | Kirjaus ja maksu samassa paikassa | Hyväksyntä ja mobiilikäyttö usein suppeampia |
| Erillinen kulu- ja matkalaskusovellus | Useita matkustajia, esihenkilöhyväksyntä | Mobiili, kuittikuvat, hyväksyntäkierrokset | Lisämaksu käyttäjältä, integraatio tarkistettava |
| Palkanlaskennan matkalasku | Korvaukset maksetaan palkan mukana | Tulorekisteri-ilmoitus palkan kanssa | Matkustaja ei välttämättä käytä itse |
Jos valitset kirjanpito-ohjelmaa samalla kertaa, vertailu on artikkelissa kirjanpito-ohjelma vertailu. Kuittien kuvaamiseen tarkoitetut sovellukset on käyty läpi artikkelissa kuittisovellus.
Kumpi kannattaa: ohjelma vai Excel? Laskettu esimerkki
Ohjelma maksaa itsensä takaisin ajansäästönä, kun matkalaskuja on useita kuukaudessa. Laske oma tilanteesi samalla kaavalla: matkalaskujen määrä × säästetty aika × tuntikustannus.
Ajansäästöä tärkeämpi syy voi olla virheiden välttäminen. Jos päiväraha lasketaan väärin tai ylittää enimmäismäärän, ylimenevä osa on palkkaa, josta olisi pitänyt toimittaa ennakonpidätys ja maksaa sivukulut.
Mitä tietoja matkalaskulla pitää olla?
Matkalaskulla pitää olla tiedot, joiden perusteella Verohallinto voi todeta korvausten olevan verovapaita. Ohjelma pakottaa yleensä täyttämään nämä kentät, mikä on sen yksi hyöty.
| Tieto | Miksi sitä tarvitaan |
|---|---|
| Matkustajan nimi | Kenelle korvaus maksetaan ja ilmoitetaan tulorekisteriin |
| Matkan tarkoitus | Osoittaa, että kyse on tilapäisestä työmatkasta |
| Kohde ja reitti | Kilometrien ja 15 km:n etäisyysehdon tarkistus |
| Lähtö- ja paluuaika | Päivärahan laji määräytyy matkan kestosta |
| Kilometrit ja kulkuneuvo | Kilometrikorvauksen laskenta, ajopäiväkirjan rivit liitteeksi |
| Ilmaiset ateriat | Kaksi ilmaista ateriaa puolittaa kokopäivärahan |
| Muut kulut kuitteineen | Liput, hotelli, pysäköinti korvataan todellisten kulujen mukaan |
| Hyväksyjä ja päiväys | Sisäinen valvonta ja kirjanpidon tosite |
Kilometrikorvauksen kirjaaminen matkalaskulle on selitetty tarkemmin artikkelissa matkalasku kilometrikorvaus ja päivärahan laskenta artikkelissa matkalasku päiväraha.
Miten matkalasku tehdään ohjelmalla?
- 11. PerustiedotMatkan tarkoitus, kohde, lähtö- ja paluuaika. Ohjelma päättelee päivärahan lajin kestosta.
- 22. Kilometrit ja päivärahatValitse kulkuneuvo ja syötä kilometrit tai tuo ne ajopäiväkirjasta. Merkitse ilmaiset ateriat.
- 33. KuititKuvaa liput, hotelli- ja pysäköintikuitit liitteiksi. Lasku voi olla keskeneräisenä koko kuukauden.
- 44. HyväksyntäLähetä hyväksyjälle. Hyväksytty matkalasku kirjautuu kirjanpitoon.
- 55. Maksu ja ilmoitusMaksa erikseen tai palkan mukana ja ilmoita korvaukset tulorekisteriin viimeistään seuraavan kuun 5. päivänä.
Milloin matkalasku pitää maksaa?
Laki ei määrää maksupäivää, vaan yritys päättää käytännöstä. Tavallista on maksaa hyväksytyt matkalaskut seuraavan palkan yhteydessä tai kerran kuukaudessa. Työehtosopimus voi sisältää omia määräyksiä. Maksupäivä ratkaisee tulorekisterin määräajan: korvaukset ilmoitetaan viimeistään maksukuukautta seuraavan kuun 5. päivänä. Korvaus lasketaan aina sen vuoden taksalla, jona matka tehtiin, vaikka lasku maksettaisiin seuraavana vuonna.
Miten kilometrikorvaus laskutetaan asiakkaalta?
Laskuta matkakulut asiakkaalta omana rivinään myyntilaskulla, esimerkiksi kilometrit × sovittu kilometrihinta. Asiakkaalta laskutettava hinta on sopimusasia, eikä sen tarvitse olla sama kuin verovapaa kilometrikorvaus. Edelleenlaskutettu matkakulu on osa myyntiä, joten siihen lisätään ALV saman verokannan mukaan kuin varsinaiseen palveluun. Ohjelma, joka siirtää matkalaskun rivit suoraan myyntilaskulle, säästää tässä aikaa. Laskutuksen esimerkit ovat artikkelissa kilometrikorvauksen laskutus.
Tarvitseeko toiminimiyrittäjä matkalaskuohjelmaa?
Ei yleensä. Toiminimiyrittäjä ei maksa itselleen matkakorvauksia, vaan vähentää yksityisautolla ajetut yritysajot ja päivärahat veroilmoituksella. Tarvitset silti ajopäiväkirjan ja merkinnät matkojen kestosta, jotta vähennys hyväksytään. Jos toiminimellä on työntekijöitä, heidän matkalaskunsa tehdään samalla tavalla kuin osakeyhtiössä. Ajojen kirjaamiseen sopii ajopäiväkirja.
Kauanko matkalaskut pitää säilyttää?
Matkalasku liitteineen on kirjanpidon tosite, ja kirjanpitolain mukaan tositteet säilytetään kuusi vuotta sen vuoden lopusta, jona tilikausi päättyi. Sähköinen säilytys riittää, kun aineisto on muuttumattomana luettavissa koko säilytysajan. Tarkista siksi, mitä matkalaskuille tapahtuu, jos lopetat ohjelman käytön: saatko ne ulos pdf-muodossa liitteineen.
Usein kysytyt
Mikä on matkalasku?+
Selvitys työmatkasta, jonka perusteella työnantaja maksaa verovapaat kilometrikorvaukset, päivärahat ja muut matkakulut. Siinä on matkan tarkoitus, kohde, ajat, kilometrit ja kuitit.
Mitkä ovat matkalaskun vaatimukset?+
Matkalaskusta pitää käydä ilmi matkustaja, matkan tarkoitus, kohde ja reitti, lähtö- ja paluuaika, kilometrit ja kulkuneuvo, ilmaiset ateriat ja kuitit muista kuluista. Korvaukset saavat olla enintään Verohallinnon vuoden määriä.
Mitä matkalasku ohjelmisto maksaa?+
Kirjanpito-ohjelmissa matkalasku sisältyy usein perushintaan tai on lisäosa, ja erilliset sovellukset hinnoitellaan yleensä käyttäjää kohden kuukaudessa. Hinnat vaihtelevat ja muuttuvat, joten vertaa niitä omaan ajansäästöösi.
Miten tehdä matkalasku?+
Kirjaa matkan perustiedot, kilometrit ja päivärahat, liitä kuitit ja ajopäiväkirja, lähetä hyväksyttäväksi ja maksa. Korvaukset ilmoitetaan tulorekisteriin viimeistään maksukuukautta seuraavan kuun 5. päivänä.
Milloin matkalasku pitää maksaa?+
Laki ei määrää maksupäivää. Tavallisesti hyväksytyt matkalaskut maksetaan seuraavan palkan yhteydessä tai kerran kuukaudessa.
Miten kilometrikorvaus laskutetaan?+
Asiakkaalta laskutetaan omana rivinä sovitulla kilometrihinnalla, ja hintaan lisätään ALV saman verokannan mukaan kuin palveluun. Verovapaa 0,55 €/km koskee vain korvausta, jonka yritys maksaa työntekijälle.
Kelpaako Excel matkalaskuksi?+
Kelpaa, kun siinä on vaaditut tiedot ja liitteet ja korvaukset on laskettu oikeilla taksoilla. Taksojen päivitys, kirjaus ja tulorekisteri-ilmoitus jäävät silloin käsityöksi.
Tekee pienyritysten kirjanpitoa Taukossa ja kirjoittaa asioista, joita yrittäjät kysyvät meiltä useimmin. Pyrkii vastaamaan niin, ettei lukijan tarvitse tuntea yhtään kirjanpitotermiä.
Lue seuraavaksi
Matkalasku 2026: mitä siihen kirjataan, esimerkki, ohjelmisto ja miten yrittäjä maksaa itselleen verovapaat korvaukset
Matkalasku on osakeyhtiön tapa maksaa omistajalle ja työntekijöille verovapaat kilometrikorvaukset, päivärahat ja matkakulut. Tässä mitä matkalaskussa pitää olla, miten se eroaa toiminimen lisävähennyksestä, milloin se tehdään ja maksetaan, tulorekisteri-ilmoitus, kuitit ja ajopäiväkirja liitteinä ja yleiset virheet.
Remontin hinta tuntityönä 2026: paljonko WC-, kylpyhuone-, keittiö- ja makuuhuoneremontti maksaa ja montako työtuntia se vie
Remontin työtunti maksaa vuonna 2026 kuluttajalle noin 35–86 euroa ALV 25,5 % mukaan lukien: remonttimies ja maalari ovat haarukan keskellä, sähkö- ja putkityöt yläpäässä. Remontin hinta on silti enemmän tunteja kuin tuntihintaa. Tässä työlajien tuntihinnat lähteineen, montako työtuntia tavalliset remontit vievät, paljonko WC-, kylpyhuone-, keittiö- ja makuuhuoneremontti maksavat tuntityönä ja miten kotitalousvähennys pienentää laskua.
Kululaskut: mikä on kululasku, mitä siihen liitetään ja miten se kirjataan ja maksetaan verovapaasti
Kululasku on työntekijän, osakkaan tai yhdistyksen jäsenen tekemä selvitys yrityksen kuluista, jotka hän on maksanut omilla rahoillaan, ja yritys korvaa summan hänelle verovapaasti, kun kululaskuun on liitetty kuitit ja selvitys siitä, mihin ostokset liittyvät. Korvaus ei ole palkkaa, joten siitä ei tehdä ennakonpidätystä. Tällä sivulla on kululaskun sisältö, malli, kirjaus debet ja kredit, ero matkalaskuun sekä se, miten kululaskut hoidetaan osakeyhtiössä, toiminimessä ja yhdistyksessä.