Kululaskut: mikä on kululasku, mitä siihen liitetään ja miten se kirjataan ja maksetaan verovapaasti
Kululasku on työntekijän, osakkaan tai yhdistyksen jäsenen tekemä selvitys yrityksen kuluista, jotka hän on maksanut omilla rahoillaan, ja yritys korvaa summan hänelle verovapaasti, kun kululaskuun on liitetty kuitit ja selvitys siitä, mihin ostokset liittyvät. Korvaus ei ole palkkaa, joten siitä ei tehdä ennakonpidätystä. Tällä sivulla on kululaskun sisältö, malli, kirjaus debet ja kredit, ero matkalaskuun sekä se, miten kululaskut hoidetaan osakeyhtiössä, toiminimessä ja yhdistyksessä.
Lyhyesti
- Kululasku on pyyntö saada takaisin omilla rahoilla maksetut yrityksen kulut. Sen tekee työntekijä, osakas tai yhdistyksen jäsen.
- Liitteeksi tarvitaan jokaisen oston kuitti ja selitys siitä, mihin kulu liittyy. Edustuskuluissa myös osallistujat.
- Kuluja vastaan maksettu korvaus ei ole palkkaa: siitä ei tehdä ennakonpidätystä, eikä se ole saajalle veronalaista tuloa.
- Matkalasku on eri asia: siinä haetaan päivärahat ja kilometrikorvaukset, jotka ovat verovapaita Verohallinnon enimmäismäärien rajoissa.
- Toiminimiyrittäjä ei tee kululaskua itselleen. Omilla rahoilla maksettu yrityksen kulu kirjataan yksityissijoitukseksi.
Työntekijä ostaa matkalla tulostinpaperia, osakas maksaa yhtiön ohjelmistotilauksen omalla kortillaan, tai yhdistyksen rahastonhoitaja ostaa kahvit kokoukseen. Kaikissa tilanteissa raha on lähtenyt väärältä tililtä, ja se palautetaan kululaskulla. Kululasku on samalla yrityksen kirjanpidon tosite, joten sen pitää olla kunnossa.
Mikä on kululasku?
Kululasku on asiakirja, jolla henkilö pyytää yritystä tai yhdistystä korvaamaan sen puolesta omilla rahoillaan maksamansa kulut. Siihen kootaan ostot, niiden kuitit ja selvitys siitä, miten ne liittyvät yrityksen toimintaan. Kun kululasku on hyväksytty, yritys maksaa summan hakijan tilille.
Matkalaskun tekeminen on selitetty artikkelissa matkalasku ja verovapaat korvaukset artikkelissa verovapaat matkakustannusten korvaukset 2026.
Mitä tietoja kululaskulle tarvitaan?
Kululaskussa pitää olla tiedot hakijasta, jokaisesta ostosta ja siitä, miksi ostos tehtiin. Kululasku on kirjanpidon tosite, joten se päivätään, numeroidaan ja hyväksytään ennen maksua.
- Hakija: nimi, tilinumero ja yrityksessä esimerkiksi kustannuspaikka tai projekti.
- Ostot riveittäin: päivä, myyjä, mitä ostettiin, summa ja ALV.
- Kuitit: alkuperäinen kuitti tai kuva kuitista jokaisesta rivistä. Korttimaksukuitti ilman tuote-erittelyä ei riitä.
- Käyttötarkoitus: mihin ostos liittyy, esimerkiksi asiakasprojekti, messut tai toimiston tarvikkeet.
- Edustuskuluissa lisäksi osallistujat ja tilaisuuden tarkoitus.
- Hyväksyntä: esihenkilön tai hallituksen jäsenen hyväksyntä ja päiväys.
Asiakaslounaan ALV ei ole vähennyskelpoinen, ja tuloverotuksessa siitä vähennetään vain puolet, koska kyse on edustuskulusta. Ks. edustuskulut kirjanpidossa.
Miten kululasku kirjataan?
Kululasku kirjataan kuten ostolasku, mutta velka on hakijalle eikä myyjälle. Jokainen kuitti viedään omalle kulutililleen, vähennyskelpoinen ALV omalle tililleen, ja koko summa kirjataan velaksi hakijalle, kunnes se maksetaan.
| Tapahtuma | Debet | Kredit | € |
|---|---|---|---|
| Tarvikkeet työmaalle | Tarvikkeet 50,00 + ALV-saaminen 12,75 | 62,75 | |
| Toimistotarvikkeet | Toimistotarvikkeet 20,00 + ALV-saaminen 5,10 | 25,10 | |
| Asiakaslounas | Edustuskulut 50,00 | 50,00 | |
| Kululasku hyväksytty | Kululaskuvelat, M. Esimerkki 137,85 | 137,85 | |
| Kululasku maksettu | Kululaskuvelat 137,85 | Pankkitili 137,85 | 137,85 |
ALV:n saa vähentää kululaskun kuiteista samoin kuin yrityksen omalla kortilla tehdyistä ostoista, kun kuitissa ovat vähennykseen tarvittavat tiedot ja ostos on yrityksen ALV-verollista toimintaa varten. Kevennetyt merkinnät riittävät pienissä ostoissa. Ks. ALV-kuitti.
Onko kululaskun korvaus verotonta?
On, kun yritys korvaa sen puolesta maksettuja kuluja kuitteja vastaan. Korvaus ei ole palkkaa eikä saajan tuloa, koska hän saa vain omat rahansa takaisin. Verovapaus edellyttää, että ostot ovat oikeasti yrityksen kuluja ja ne on osoitettu tositteilla.
Jos yritys korvaa jotain, mikä on todellisuudessa hakijan omaa kulutusta, kuten perheen ruokaostokset, korvaus on palkkaa tai osakeyhtiössä peitelty osinko, ja siitä seuraa verot jälkikäteen. Kiinteä kuukausittainen kulukorvaus ilman kuitteja on myös palkkaa. Verovapaat korvaukset on koottu oppaaseen kulukorvaus.
| Korvaus | Verotus saajalle | Ilmoitus |
|---|---|---|
| Kuitteja vastaan maksettu yrityksen kulu | Ei veronalaista | Kirjanpitoon, ei palkkana tulorekisteriin |
| Kilometrikorvaus 0,55 €/km (2026) | Verovapaa enimmäismäärään asti | Tulorekisteriin verovapaana korvauksena |
| Päiväraha 54 € / 25 € (2026) | Verovapaa enimmäismäärään asti | Tulorekisteriin verovapaana korvauksena |
| Kiinteä kulukorvaus ilman kuitteja | Veronalaista palkkaa | Tulorekisteriin palkkana, ennakonpidätys |
| Yksityinen kulu korvattu yrityksen rahoilla | Palkkaa tai peiteltyä osinkoa | Korjataan, tulee jälkiverotus |
Kululasku osakeyhtiössä, toiminimessä ja yhdistyksessä
| Yritysmuoto | Tehdäänkö kululasku? | Miten |
|---|---|---|
| Osakeyhtiö, työntekijä | Kyllä | Työntekijä tekee kululaskun, esihenkilö hyväksyy, yhtiö maksaa |
| Osakeyhtiö, osakas tai toimitusjohtaja | Kyllä | Kululasku omaan yhtiöön, hyväksyjänä toinen hallituksen jäsen, jos mahdollista |
| Toiminimi, yrittäjä itse | Ei | Omilla rahoilla maksettu yrityksen kulu kirjataan yksityissijoitukseksi |
| Toiminimi, työntekijä | Kyllä | Kuten osakeyhtiössä |
| Yhdistys | Kyllä | Jäsen tai toimihenkilö tekee kululaskun, rahastonhoitaja maksaa hallituksen hyväksynnällä |
Toiminimessä yritys ja yrittäjä ovat sama henkilö, joten kululasku itselle ei ole tarpeen. Kun maksat yrityksen kulun yksityistililtäsi, toimita kuitti kirjanpitoon ja kirjanpitäjä kirjaa sen yksityissijoitukseksi. Halutessasi voit siirtää saman summan myöhemmin yrityksen tililtä itsellesi yksityisottona. Ks. yksityisotot toiminimestä.
Osakeyhtiössä tämä on tärkeämpää, koska yhtiön rahaa ei saa siirtää osakkaalle muuten kuin palkkana, osinkona tai velan maksuna. Hyväksytty kululasku on se tosite, jolla osakkaalle maksettu summa todistetaan velan maksuksi eikä tuloksi.
Miten kululaskut kannattaa hoitaa käytännössä?
- 1Kuvaa kuitti hetiOta kuva kassalla tai tallenna sähköinen kuitti. Lämpöpaperi haalistuu, ja kadonnut kuitti on vaikea korvata.
- 2Kirjoita käyttötarkoitusLisää kuvaan tai sovellukseen lyhyt selitys: mihin ostos liittyi ja edustuksessa keitä oli mukana.
- 3Kokoa kuukauden kuititTee yksi kululasku kuukaudessa, ei jokaisesta kuitista erikseen. Se säästää käsittelyä.
- 4HyväksyJoku muu kuin hakija hyväksyy kululaskun, jos se on mahdollista. Pienessä yhtiössä toimitusjohtaja voi hyväksyä omansa, kun tositteet ovat kunnossa.
- 5Maksa ja kirjaaMaksa hyväksytty summa hakijan tilille ja liitä kululasku kuitteineen kirjanpitoon tositteeksi. Säilytä kuusi vuotta.
Kululaskuja varten on erillisiä sovelluksia, mutta pienessä yrityksessä riittää usein kirjanpito-ohjelman kuittitoiminto tai yksinkertainen taulukko ja kuvat kuiteista. Tositteen vaatimukset ovat artikkelissa mikä on tosite.
Yleisimmät virheet kululaskuissa
- Kuitti puuttuu tai on pelkkä korttimaksukuitti. Ilman tuote-erittelyä kulun liittymistä yritykseen ei voi osoittaa.
- Käyttötarkoitus puuttuu. Erityisesti ravintola- ja lahjaostoissa verottaja kysyy, mihin kulu liittyi.
- Sama kuitti kahdesti. Kuitti on sekä kululaskulla että yrityksen kortin tapahtumana.
- Yksityinen kulu mukana. Kotiin ostetut tavarat tai perheen ostokset eivät kuulu kululaskulle.
- ALV vähennetty edustuksesta. Edustuskulujen ALV:tä ei saa vähentää.
- Kululasku jää maksamatta vuosiksi. Osakeyhtiössä kertyvä velka osakkaalle pitää näkyä taseessa.
Usein kysytyt
Mikä on kululasku?+
Selvitys yrityksen kuluista, jotka joku on maksanut omilla rahoillaan, ja pyyntö saada ne korvatuksi. Kululaskuun liitetään kuitit ja selitys käyttötarkoituksesta.
Mitä tietoja kululaskulle tarvitaan?+
Hakijan nimi ja tilinumero, jokaisen oston päivä, myyjä, sisältö, summa ja ALV, kuitit sekä käyttötarkoitus. Edustuskuluista myös osallistujat. Lopuksi hyväksyjän nimi ja päiväys.
Onko kululaskun korvaus veronalaista tuloa?+
Ei, kun yritys korvaa sen puolesta maksettuja kuluja kuitteja vastaan. Kiinteä kulukorvaus ilman kuitteja tai yksityisten kulujen korvaus on sen sijaan palkkaa.
Mikä ero on kululaskulla ja matkalaskulla?+
Kululaskulla korvataan kuitein osoitetut ostot. Matkalaskulla haetaan päivärahat ja kilometrikorvaukset Verohallinnon enimmäismäärien mukaan, ja ne ilmoitetaan tulorekisteriin verovapaina korvauksina.
Voiko toiminimiyrittäjä tehdä kululaskun itselleen?+
Ei tarvitse. Toiminimessä omilla rahoilla maksettu yrityksen kulu kirjataan yksityissijoitukseksi, kun kuitti toimitetaan kirjanpitoon.
Täytyykö kululaskulle täyttää kirjanpitotilit?+
Ei välttämättä. Hakijan riittää kertoa, mitä ostettiin ja mihin. Kirjanpitäjä valitsee tilit, mutta selkeä käyttötarkoitus nopeuttaa kirjausta.
Kauanko kululaskut säilytetään?+
Kululasku kuitteineen on kirjanpidon tosite, joten se säilytetään kuusi vuotta sen vuoden lopusta, jona tilikausi päättyi.
Tekee pienyritysten kirjanpitoa Taukossa ja kirjoittaa asioista, joita yrittäjät kysyvät meiltä useimmin. Pyrkii vastaamaan niin, ettei lukijan tarvitse tuntea yhtään kirjanpitotermiä.
Lue seuraavaksi
Matkalasku 2026: mitä siihen kirjataan, esimerkki, ohjelmisto ja miten yrittäjä maksaa itselleen verovapaat korvaukset
Matkalasku on osakeyhtiön tapa maksaa omistajalle ja työntekijöille verovapaat kilometrikorvaukset, päivärahat ja matkakulut. Tässä mitä matkalaskussa pitää olla, miten se eroaa toiminimen lisävähennyksestä, milloin se tehdään ja maksetaan, tulorekisteri-ilmoitus, kuitit ja ajopäiväkirja liitteinä ja yleiset virheet.
Edustuskulut kirjanpidossa: kirjausesimerkit, ALV-käsittely ja mitä tositteeseen merkitään
Edustuskulut ovat asiakkaisiin ja liikekumppaneihin kohdistuvia vieraanvaraisuuden kuluja, kuten asiakasillalliset ja edustuslahjat. Kirjanpidossa ne kirjataan omalle tilille koko verollisella summalla, koska ALV:tä ei saa vähentää (arvonlisäverolaki 114 §). Tuloverotuksessa niistä on vähennyskelpoista 50 % (EVL 8 §), ja toinen puoli lisätään veroilmoituksella verotettavaan tuloon.
Keikkalasku: mitä se tarkoittaa, miten keikan laskutat ilman omaa yritystä ja paljonko palvelumaksu vie
Keikkalasku tarkoittaa laskua yksittäisestä työkeikasta, kuten esiintymisestä, kuvauksesta tai asennuksesta, ja samalla nimellä toimii myös kevytyrittäjien laskutuspalvelu Keikkalasku.fi, jonka palvelumaksu on julkisen hinnaston mukaan kiinteä 5 tai 10 euroa laskulta. Tällä sivulla on kolme tapaa laskuttaa keikka ilman sekaannuksia, palvelumaksut laskettuna keikan koon mukaan ja raja, jolloin oma toiminimi tulee halvemmaksi.