Laki yksityisyyden suojasta työelämässä (759/2004): mitä työnantaja saa kerätä, kysyä ja valvoa

Kun palkkaat ensimmäisen työntekijän, kirjanpito ja palkanlaskenta tulevat mieleen ensimmäisinä. Yhtä lailla sinua koskee kuitenkin laki, joka kertoo, mitä saat kysyä työhaastattelussa, mitä tietoja saat säilyttää ja milloin saat katsoa kameran tallenteita tai avata työntekijän työsähköpostin. Laki on lyhyt, 26 pykälää, ja sen ydin mahtuu muutamaan sääntöön.

Mikä on laki yksityisyyden suojasta työelämässä?

Laki yksityisyyden suojasta työelämässä (759/2004) on työelämän tietosuojalaki, joka täydentää EU:n yleistä tietosuoja-asetusta ja kansallista tietosuojalakia työsuhteissa. Sen tarkoitus on suojata työntekijän yksityiselämää: se rajaa, mitä tietoja työnantaja saa kerätä ja käsitellä, millaisia testejä ja tarkastuksia työntekijälle saa tehdä, miten työpaikalla saa valvoa teknisesti ja milloin työntekijän sähköpostia saa hakea tai avata.

Laki koskee kaikkia työnantajia koosta riippumatta, ja soveltuvin osin myös työnhakijoita. Se tuli voimaan 1.10.2004, ja sitä on muutettu useita kertoja. Viimeisin muutos (945/2025) tuli voimaan 1.1.2026 ja koski yhteistoimintaa koskevia viittauksia. Lakiteksti on luettavissa Finlexissä.

Lain keskeiset pykälät tiivistettynä

Mitä yksityisyyden suojaan kuuluu työelämässä?

Työelämän yksityisyyden suojaan kuuluu viisi asiaa: henkilötietojen kerääminen ja käsittely, terveystiedot, testit ja tarkastukset (kuten huume- ja soveltuvuustestit), tekninen valvonta (kamerat, kulunvalvonta, sijainti, tietoverkon käyttö) sekä sähköposti ja muu sähköinen viestintä. Kaikkia yhdistää sama ajatus: työnantaja saa puuttua työntekijän yksityisyyteen vain sen verran kuin työn hoitaminen välttämättä vaatii.

Tietosuoja-asetus antaa lisäksi työntekijälle oikeuksia: oikeuden saada tietoa käsittelystä, päästä omiin tietoihinsa ja vaatia virheellisten tietojen korjaamista. Työsuhteen tietoja käsitellään useimmiten lakisääteisellä perusteella, joten esimerkiksi palkkatietojen poistamista ei voi vaatia ennen kuin kirjanpitolain säilytysaika on kulunut.

Tarpeellisuusvaatimus: mitä tietoja työnantaja saa kerätä?

Työnantaja saa käsitellä vain tietoja, jotka ovat välittömästi tarpeellisia työsuhteen kannalta: palkanmaksuun, työaikoihin, lomiin, työtehtävien hoitamiseen ja työnantajan tarjoamiin etuihin liittyviä tietoja. Tästä ei voi poiketa työntekijän suostumuksella. Vaikka työntekijä suostuisi kertomaan perhesuunnitelmistaan, työnantaja ei saa kirjata niitä, koska ne eivät ole työsuhteen kannalta tarpeellisia.

Tiedot kerätään ensisijaisesti työntekijältä itseltään. Jos työnantaja hakee tietoja muualta, esimerkiksi soittaa entiselle työnantajalle tai selaa hakijan somea, siihen tarvitaan suostumus. Jos tietoja on saatu muualta, työntekijälle on kerrottava niistä ennen kuin niitä käytetään häntä koskevassa päätöksessä. Tarkempi lista sallituista ja kielletyistä tiedoista on sivulla mitä tietoja työnantaja saa kerätä työntekijästä.

Mitä esimies ei saa kysyä?

Esimies tai työhaastattelija ei saa kysyä asioita, jotka eivät liity työn tekemiseen. Tällaisia ovat raskaus ja perheen perustamisaikeet, uskonto, poliittinen kanta, ammattiliiton jäsenyys, seksuaalinen suuntautuminen, terveydentila yleisesti ja yksityiselämän asiat. Kysymys rikkoo tarpeellisuusvaatimusta, ja jos vastausta käytetään valinnassa, kyse voi olla myös yhdenvertaisuuslain tai tasa-arvolain vastaisesta syrjinnästä.

Sallittua on kysyä asioita, jotka liittyvät suoraan tehtävään: osaaminen, kokemus, ajokortti, kielitaito, valmius vuorotyöhön tai matkustamiseen, jos työ sitä vaatii. Terveydestä saa kysyä vain sen, pystyykö hakija tekemään juuri tämän työn. Jos työssä on erityisiä terveysvaatimuksia, ne arvioi työterveyshuolto, ei esimies.

• Kirjoita haastattelukysymykset etukäteen ja tarkista, että jokainen liittyy tehtävään.
• Älä tee muistiinpanoja asioista, joita et saisi kysyä, vaikka hakija kertoisi niistä itse.
• Pyydä suostumus ennen kuin soitat suosittelijalle tai entiselle työnantajalle.
• Kerro hakijalle, jos hankit luottotiedot tai turvallisuusselvityksen, ja mistä rekisteristä.
• Hävitä valitsematta jääneiden hakijoiden tiedot, kun hakuprosessi ja mahdollinen valitusaika on ohi.

Saako työnantaja puhua työntekijän asioista?

Työnantaja saa puhua työntekijän asioista vain niiden kanssa, joiden työtehtäviin asia kuuluu. Terveystietoja koskee lain 5 §:ssä erityinen vaitiolovelvollisuus: niitä käsittelevät henkilöt eivät saa kertoa niistä sivulliselle työsuhteen aikana eivätkä sen jälkeen. Sairausloman syy ei siis kuulu muille työntekijöille, vaikka poissaolosta saa kertoa. Työsuhteen yleinen salassapitovelvollisuus koskee lisäksi yrityksen luottamuksellisia tietoja.

Muistakin henkilötiedoista pätee tietosuoja-asetuksen periaate: tietoja saa käyttää vain siihen tarkoitukseen, johon ne on kerätty. Palkka, varoitukset ja irtisanomisen syyt eivät kuulu työyhteisön keskusteluihin. Irtisanomisesta kertomista on käsitelty sivulla saako työnantaja kertoa irtisanomisesta muille.

Terveystiedot: miten sairauslomatodistuksia säilytetään?

Työnantaja saa käsitellä terveystietoja vain, jos ne on saatu työntekijältä itseltään tai hänen kirjallisella suostumuksellaan muualta ja niitä tarvitaan sairausajan palkan maksamiseen, poissaolon perusteen selvittämiseen tai työkyvyn arviointiin työntekijän omasta pyynnöstä. Työnantajan on nimettävä henkilöt, jotka saavat käsitellä terveystietoja, ja säilytettävä tiedot erillään muista henkilötiedoista.

Tiedot on poistettava heti, kun niitä ei enää tarvita, ja käsittelyn tarve on arvioitava vähintään viiden vuoden välein. Pienessä yrityksessä käytännössä tämä tarkoittaa, että lääkärintodistukset säilytetään omassa lukitussa kansiossa tai rajatussa sähköisessä kansiossa, ja vain yrittäjä ja palkanlaskija pääsevät niihin. Sairausajan palkan laskemisesta kerrotaan sivulla sairausajan palkka.

Kameravalvonta, sijainti ja muu tekninen valvonta

Kameravalvonta on sallittua turvallisuuden varmistamiseksi, omaisuuden suojaamiseksi ja tuotantoprosessien valvomiseksi, mutta sitä ei saa käyttää tietyn työntekijän tarkkailuun. Kameroita ei saa olla vessoissa, pukuhuoneissa, taukotiloissa tai työntekijän henkilökohtaisessa työhuoneessa. Poikkeuksena kameran saa kohdistaa työpisteeseen esimerkiksi kassalla, jos työhön liittyy ilmeinen väkivallan uhka tai rahan käsittelyä.

Ennen valvonnan aloittamista työnantajan on selvitettävä, olisiko kevyempi keino olemassa, kerrottava työntekijöille valvonnan alkamisesta ja tarkoituksesta sekä merkittävä valvotut tilat näkyvästi. Tallenteet on hävitettävä viimeistään vuoden kuluttua, ellei niitä tarvita esimerkiksi häirinnän tai työtapaturman selvittämiseen. Tallenteiden katsomisesta on oma sivunsa saako työnantaja katsoa valvontakameroita, ja paikantamisesta ja etätyön seurannasta sivu saako työnantaja seurata työntekijää.

Saako työnantaja avata työntekijän sähköpostin?

Työnantaja saa avata työntekijän työsähköpostin vain, jos se on ensin järjestänyt poissaolon ajaksi automaattisen vastauksen, viestien ohjauksen tai sijaisjärjestelyn, ja vasta kun lain 19 ja 20 §:n tiukat ehdot täyttyvät. Viestin on oltava selvästi työnantajalle kuuluva, sen sisältö välttämätön esimerkiksi asiakkaan palvelemiseksi, eikä lähettäjään saada yhteyttä. Avaamisessa on oltava pääkäyttäjä ja toinen henkilö, ja siitä laaditaan allekirjoitettu selvitys, joka toimitetaan työntekijälle.

Käytännössä helpoin tapa välttää ongelma on sopia etukäteen: jokaisella on poissaoloviesti ja nimetty sijainen. Ehdot vaihe vaiheelta ovat sivulla saako työnantaja lukea työntekijän sähköposteja.

Testit: huumetestit, soveltuvuustestit ja geenitestit

Työnantaja saa käsitellä huumausainetestin tuloksia vain todistuksen muodossa ja vain tehtävissä, joissa huumeiden käyttö voisi vaarantaa esimerkiksi turvallisuuden, liikenteen tai merkittävän liikesalaisuuden. Työnantaja maksaa todistuksen. Henkilö- ja soveltuvuusarviointeja saa tehdä vain työntekijän suostumuksella, ja työntekijällä on oikeus saada kirjallinen lausunto maksutta. Geneettistä tutkimusta ei saa vaatia lainkaan.

Alkoholin puhalluttamiseen sovelletaan samoja periaatteita. Siitä kerrotaan tarkemmin sivulla saako työnantaja puhalluttaa.

Onko laki pidettävä työntekijöiden nähtävillä?

On. Lain 23 §:n mukaan työnantajan on pidettävä laki yksityisyyden suojasta työelämässä työntekijöiden nähtävillä työpaikalla. Vaatimus koskee myös pientä yritystä. Nähtävänäpidon laiminlyönti on lain 24 §:n mukaan rangaistava, ja seuraamus on sakko. Käytännössä riittää, että laki on tulosteena taukotilan ilmoitustaululla tai linkkinä intranetissä tai yhteisessä kansiossa, jonka kaikki työntekijät tietävät.

Sama velvollisuus koskee muitakin työlakeja, kuten työsopimuslakia ja työaikalakia, ja sovellettavaa työehtosopimusta. Kokoa ne samaan paikkaan kerralla. Työsopimuslain keskeiset kohdat ovat sivulla työsopimuslaki.

Pienen työnantajan tarkistuslista

Yhteistoimintalain velvoitteet alkavat 20 työntekijästä, ja ne on koottu sivulle yhteistoimintalaki.

Kuka valvoo lakia ja mitä rikkomisesta seuraa?

Lain noudattamista valvovat aluehallintovirastojen työsuojeluviranomaiset yhdessä tietosuojavaltuutetun kanssa. Työntekijä voi pyytää työsuojelutarkastusta, jos epäilee, että häntä valvotaan tai hänestä kerätään tietoja lainvastaisesti. Lain 24 §:ssä luetellaan teot, joista työnantaja tai tämän edustaja voidaan tuomita sakkoon, esimerkiksi lainvastainen kameravalvonta, sähköpostin luvaton avaaminen ja terveystietojen lainvastainen käsittely.

Vakavammista teoista, kuten salakatselusta, viestintäsalaisuuden loukkauksesta tai tietosuojarikoksesta, rangaistaan rikoslain mukaan. Tietosuoja-asetuksen rikkomisesta voidaan lisäksi määrätä hallinnollinen seuraamusmaksu. Jos palkkaaminen ja sen velvoitteet tuntuvat raskailta, voit katsoa oman hintasi palkanlaskennalle ja kirjanpidolle tai lukea koko listan sivulta ensimmäinen työntekijä.