Saako työnantaja lukea työntekijän sähköposteja? Hakemisen ja avaamisen ehdot, selvitys ja työsuhteen päättyminen
Työnantaja ei saa lukea työntekijän sähköposteja vapaasti, vaikka osoite olisi työsähköposti: viestit ovat luottamuksellisia, ja laki yksityisyyden suojasta työelämässä sallii viestien hakemisen ja avaamisen vain, kun työntekijä on estynyt, viesti on selvästi työnantajalle kuuluva ja tieto on välttämätön esimerkiksi asiakkaan palvelemiseksi. Lisäksi työnantajan on ensin tarjottava keinot varautua poissaoloihin, ja jokaisesta hausta ja avaamisesta laaditaan kirjallinen selvitys. Tästä näet ehdot, menettelyn vaihe vaiheelta ja mitä sähköpostille tapahtuu työsuhteen päättyessä.
Lyhyesti
- Työsähköpostin viestit ovat luottamuksellisia. Työnantaja saa hakea ja avata niitä vain laissa määritellyissä tilanteissa ja menettelyssä.
- Ensin työnantajan on tarjottava työntekijälle keino varautua poissaoloon: automaattivastaus, viestien uudelleenohjaus tai suostumus siihen, että nimetty henkilö ottaa viestit vastaan.
- Viestin saa hakea ja avata vain, kun työntekijä on estynyt, viesti on ilmeisesti työnantajalle kuuluva, tieto on välttämätön ja asiaa ei voi selvittää muuten.
- Haku ja avaaminen tehdään pääkäyttäjän avulla, avaaminen toisen henkilön läsnä ollessa, ja työntekijälle toimitetaan kirjallinen selvitys.
- Työsuhteen päättyessä työntekijä voi vaatia sähköpostitilinsä sulkemista. Viestien edelleenohjaus vaatii hänen suostumuksensa.
Ei vapaasti. Työnantaja omistaa sähköpostijärjestelmän ja voi edellyttää, että työsähköpostia käytetään työasioihin, mutta viestit nauttivat silti samaa luottamuksellisuuden suojaa kuin kirjeet. Laki yksityisyyden suojasta työelämässä (18–20 §) kertoo tarkasti, milloin työnantaja saa hakea viestejä esiin, milloin avata ne ja miten se tehdään.
Tämä artikkeli käsittelee sähköpostia. Muut valvontatavat, kuten työaika, kamerat, sijainti ja internetin käyttö, on koottu artikkeliin saako työnantaja seurata työntekijää, ja kameravalvonta omaan artikkeliinsa saako työnantaja katsoa valvontakameroita.
Saako työnantaja lukea sähköposteja?
Työnantaja saa lukea työntekijän työsähköpostiin tulleen tai sieltä lähteneen viestin vain, jos lain edellytykset täyttyvät ja laissa säädettyä menettelyä noudatetaan. Ilman niitä viestien avaaminen on kiellettyä, vaikka työnantajalla olisi tekninen pääsy postilaatikkoon. Oma kysymyksensä on, mitä työntekijä itse sallii: hän voi antaa luvan viestiensä käsittelyyn, ja silloin toimitaan hänen antamansa luvan rajoissa.
| Tilanne | Saako työnantaja avata viestin? |
|---|---|
| Työntekijä on lomalla, automaattivastaus on päällä ja asiakas odottaa tarjousta, josta ei ole tietoa muualla | Mahdollisesti, kun kaikki hakemisen ja avaamisen ehdot täyttyvät ja tarjouksen lähettäjää ei tavoiteta |
| Esihenkilö haluaa tarkistaa, mistä työntekijä on viestinyt asiakkaiden kanssa | Ei, uteliaisuus tai yleinen valvonta ei ole laissa mainittu peruste |
| Työntekijä on ohjannut viestinsä poissaolon ajaksi kollegalle | Kollega käsittelee hänelle ohjatut viestit, työnantaja ei avaa muita |
| Työntekijä on kuollut tai pysyvästi estynyt | Viestejä saa hakea esiin, jos asioita ei saada selville muilla keinoilla; selvitystä ei toimiteta |
| Työsuhde on päättynyt | Ei. Tili suljetaan, ja edelleenohjaus vaatii entisen työntekijän suostumuksen |
Huolehtimisvelvollisuus: mitä työnantajan pitää tehdä ensin
Ennen kuin työnantaja voi edes harkita viestien hakemista, sen on pitänyt huolehtia siitä, ettei tarvetta synny. Työntekijälle on tarjottava ainakin yksi seuraavista keinoista varautua poissaoloon. Riittää, että keino on tarjottu: lain menettely on käytettävissä, vaikka työntekijä ei olisi ottanut sitä käyttöön.
- Automaattivastaus, joka kertoo poissaolosta, sen kestosta ja siitä, kuka hoitaa asioita poissaolon aikana.
- Viestien uudelleenohjaus toiselle työnantajan hyväksymälle henkilölle tai työntekijän toiseen, työnantajan hyväksymään osoitteeseen.
- Suostumus siihen, että työntekijän valitsema ja työnantajan hyväksymä henkilö ottaa viestit poissaolon aikana vastaan ja selvittää, onko joukossa työnantajalle kuuluvia viestejä.
Milloin työnantaja saa hakea viestejä esiin?
Hakeminen tarkoittaa, että työnantaja katsoo vain viestien lähettäjä-, vastaanottaja- ja otsikkotietoja selvittääkseen, onko postilaatikossa työnantajalle kuuluva viesti. Se on sallittua, kun tieto on välttämätön neuvottelujen loppuun saattamiseksi, asiakkaiden palvelemiseksi tai toiminnan turvaamiseksi ja kaikki neljä ehtoa täyttyvät:
- Työntekijä hoitaa tehtäviään itsenäisesti työnantajan lukuun, eikä työnantajalla ole järjestelmää, josta hänen asiansa ja niiden vaiheet näkyvät.
- Työntekijän tehtävien ja vireillä olevien asioiden vuoksi on ilmeistä, että työnantajalle kuuluvia viestejä on lähetetty tai vastaanotettu.
- Työntekijä on tilapäisesti estynyt tekemään työtään, esimerkiksi sairausloman tai vuosiloman vuoksi, eikä viestejä saada muuten käyttöön, vaikka huolehtimisvelvollisuus on täytetty.
- Työntekijän suostumusta ei saada kohtuullisessa ajassa, eikä asia voi odottaa.
Haku tehdään tietojärjestelmän pääkäyttäjän avulla. Lähettäjä-, vastaanottaja- ja otsikkotietoja ei saa käsitellä laajemmin kuin viestin löytämiseksi on välttämätöntä, ja hakuun osallistuneet ovat vaitiolovelvollisia sekä työsuhteen aikana että sen jälkeen.
Milloin viestin saa avata?
Esiin haetun viestin saa avata, jos on hakemisen perusteella ilmeistä, että viesti kuuluu työnantajalle ja että sen sisällöstä on välttämätöntä saada tieto neuvottelujen, asiakaspalvelun tai toiminnan turvaamisen vuoksi. Lisäksi edellytetään, että viestin lähettäjää tai vastaanottajaa on yritetty tavoittaa sisällön selvittämiseksi tai viestin lähettämiseksi uudelleen työnantajan osoittamaan osoitteeseen, eikä yhteyttä ole saatu.
- 1Tarkista ehdotHuolehtimisvelvollisuus on täytetty, työntekijä on estynyt, suostumusta ei saada ajoissa ja tieto on välttämätön.
- 2Yritä tavoittaa lähettäjäPyydä viestin lähettäjää tai vastaanottajaa kertomaan sisältö tai lähettämään viesti uudelleen toiseen osoitteeseen. Kirjaa yritykset.
- 3Hae viesti pääkäyttäjän avullaEtsi viesti lähettäjän, vastaanottajan tai otsikon perusteella. Älä selaa muita viestejä.
- 4Avaa toisen henkilön läsnä ollessaAvaaminen tehdään pääkäyttäjän valtuuksia käyttävän henkilön avulla, ja paikalla on lisäksi toinen henkilö.
- 5Laadi selvitys ja toimita seSelvityksen allekirjoittavat kaikki osallistujat, ja se toimitetaan työntekijälle ilman aiheetonta viivytystä. Avattu viesti säilytetään.
| Selvitykseen merkitään | Hakeminen | Avaaminen |
|---|---|---|
| Miksi viestiä haettiin tai se avattiin | Kyllä | Kyllä |
| Ajankohta | Kyllä | Kyllä |
| Kuka haun tai avaamisen teki | Kyllä | Kyllä |
| Mikä viesti avattiin | Kyllä | |
| Kenelle viestin sisällöstä on annettu tieto | Kyllä | |
| Osallistujien allekirjoitukset | Kyllä | Kyllä |
Saako työnantaja lukea Teams-viestejä ja muuta viestintää?
Pikaviestimet, kuten Teams ja Slack, eivät ole laissa erikseen mainittuja, mutta yksityisviestit ovat luottamuksellista viestintää samalla tavalla kuin sähköposti. Turvallisinta on soveltaa niihin samaa linjaa: työnantaja ei avaa työntekijän yksityisviestejä ilman suostumusta tai laissa säädettyä perustetta. Yhteisillä kanavilla ja tiimien keskusteluissa käyty viestintä on sen sijaan jo lähtökohtaisesti osallistujien nähtävissä.
Selkein ratkaisu on ohjata työasiat yhteisiin kanaviin ja asianhallintaan. Kun asiakasasiat ja niiden vaiheet näkyvät järjestelmästä, ensimmäinen hakemisen ehto ei täyty, eikä postilaatikkoa tarvitse avata.
Mitä työsähköpostille tapahtuu työsuhteen päättyessä?
Työntekijällä on oikeus vaatia työsähköpostitilinsä sulkemista, kun työsuhde päättyy. Tietosuojavaltuutetun toimiston mukaan työnantajan pitää sulkea lähteneen työntekijän osoite, koska perustetta käsitellä hänen tiliään ei enää ole. Osoitteen pitäminen auki ja viestien automaattinen edelleenohjaus vaativat ensisijaisesti työntekijän suostumuksen, ja suostumuksen olemassaolo on työnantajan näytettävä.
- Sovi lähtiessä: automaattivastaus, jossa kerrotaan uusi yhteyshenkilö, ja tilin sulkemisen ajankohta.
- Siirrä työasiat ajoissa: asiakasviestit ja sopimukset yhteisiin kansioihin ennen viimeistä työpäivää.
- Pyydä suostumus kirjallisesti, jos viestien edelleenohjaus on tarpeen siirtymäaikana.
Sähköpostin käyttösäännöt ja yhteistoiminta
Sähköpostin ja tietoverkon käytön periaatteet kuuluvat yhteistoiminnan piiriin. Vähintään 20 työntekijän yrityksessä ne käsitellään yhteistoimintalain mukaisesti, ja pienemmässä yrityksessä työntekijöille tai heidän edustajilleen on varattava tilaisuus tulla kuulluiksi ennen päätöstä. Sen jälkeen työnantaja laatii kirjalliset käyttösäännöt ja kertoo ne työntekijöille.
Pienessäkin yrityksessä käyttösäännöt kannattaa kirjoittaa heti ensimmäisen työntekijän kanssa: saako työsähköpostia käyttää yksityisasioihin, miten poissaoloista ilmoitetaan ja kuka hoitaa postin loman ajan. Muut ensimmäisen työntekijän velvoitteet ovat artikkelissa ensimmäinen työntekijä.
Mitä seuraa, jos työnantaja lukee sähköpostia luvatta?
Työnantaja tai sen edustaja, joka tahallaan tai törkeästä huolimattomuudesta rikkoo sähköpostia koskevia säännöksiä, voidaan tuomita sakkoon yksityisyyden suojasta työelämässä annetun lain rikkomisesta. Luvaton viestien avaaminen voi lisäksi täyttää rikoslain viestintäsalaisuuden loukkauksen tunnusmerkistön. Työntekijä voi tehdä asiasta ilmoituksen työsuojeluviranomaiselle tai tietosuojavaltuutetulle.
Usein kysytyt
Saako työnantaja lukea työntekijän sähköposteja?+
Vain laissa määritellyissä tilanteissa: työntekijä on estynyt, viesti kuuluu ilmeisesti työnantajalle, tieto on välttämätön eikä suostumusta saada ajoissa. Haku ja avaaminen tehdään pääkäyttäjän avulla, ja työntekijälle toimitetaan kirjallinen selvitys.
Saako työnantaja lukea Teams-viestejä?+
Yksityisviestit ovat luottamuksellista viestintää samoin kuin sähköposti, joten niitä ei avata ilman suostumusta tai laissa säädettyä perustetta. Yhteisten kanavien viestit näkyvät osallistujille jo lähtökohtaisesti.
Saako työnantaja seurata työntekijän tietokonetta?+
Työajan ja työn tulosten seuranta on sallittua, mutta jatkuva näyttökuvien, näppäinpainallusten tai selaushistorian tallentaminen kerää yleensä enemmän tietoa kuin työsuhteen kannalta on tarpeellista. Lisää artikkelissa saako työnantaja seurata työntekijää.
Saako työnantaja seurata työntekijän sijaintia?+
Vain työsuhteen kannalta tarpeellisessa laajuudessa, esimerkiksi työajoneuvon sijaintia työaikana, ja siitä on kerrottava etukäteen. Vapaa-ajan sijaintia työnantaja ei saa seurata.
Saako työnantaja puhua työntekijän asioista muille?+
Vain siltä osin kuin se on työn järjestämisen kannalta tarpeen. Työntekijän henkilötiedot, kuten terveystiedot ja palkka, eivät kuulu muille työntekijöille.
Mitä esimies ei saa kysyä?+
Asioita, jotka eivät ole työsuhteen kannalta välittömästi tarpeellisia, kuten raskautta, perhesuunnitelmia, uskontoa, poliittisia mielipiteitä tai terveydentilaa yleisesti. Rajat on koottu artikkeliin mitä tietoja työnantaja saa kerätä työntekijästä.
Pitääkö sähköpostitili sulkea, kun työntekijä lähtee?+
Työntekijä voi vaatia sitä, ja tietosuojavaltuutetun toimiston mukaan työnantajan pitää sulkea lähteneen työntekijän osoite. Tilin pitäminen auki ja viestien edelleenohjaus vaativat ensisijaisesti työntekijän suostumuksen.
Kirjoittaa Taukon blogiin veroista, arvonlisäverosta ja palkoista: mitä yrittäjän pitää tehdä, milloin ja paljonko se maksaa.
Lue seuraavaksi
Saako työnantaja seurata työntekijää? Työaika, kamerat, sähköposti, sijainti ja etätyö
Työnantaja saa seurata työntekijää siinä laajuudessa kuin se on työsuhteen kannalta välittömästi tarpeellista: työaikaa ja työn tuloksia saa ja pitääkin seurata, mutta kameravalvontaa, työsähköpostin avaamista ja sijainnin seurantaa rajaa laki yksityisyyden suojasta työelämässä. Tällä sivulla käydään läpi valvontatapa kerrallaan, mikä on sallittua, mitä siitä pitää kertoa etukäteen ja missä menee raja, jota ei voi ylittää edes työntekijän suostumuksella.
Urakkatyö palkka: paljonko urakkatyöstä maksetaan ja miten ennakot, sairausaika ja loma lasketaan
Urakkatyön palkka on talonrakennusalalla Rakennusliiton palkkatilaston mukaan keskimäärin 28,01 euroa tunnilta, kun aikatyön keskiansio on 19,03 euroa, ja työehtosopimus takaa urakassakin vähintään palkkaryhmän IV palkan (17,12 €/h 1.6.2026 alkaen). Urakkatyöntekijälle maksetaan joka toinen perjantai noin 90 prosentin ennakko tehdyn työn arvosta ja loput, kun työ on valmis. Tällä sivulla on urakkatyön palkanmaksu käytännössä: ennakot ja loppuselvitys, sairausajan palkka, lomaraha, odotusaika, työsuhteen päättyminen kesken urakan ja ero urakkaan yrittäjänä.
Urakka palkka: mitä urakkapalkka tarkoittaa ja miten urakka lasketaan rakennusalalla
Urakkapalkka on palkkausmuoto, jossa palkka määräytyy tehdyn työn määrän mukaan, esimerkiksi neliöinä tai kappaleina, eikä käytettyjen tuntien mukaan. Talonrakennusalan TES:ssä urakkahinnat mitoitetaan niin, että tavoiteansio on noin 30 prosenttia palkkaryhmän IV henkilökohtaista tuntipalkkaa suurempi, ja urakassa on aina maksettava vähintään ryhmän IV palkka. Tällä sivulla on urakkapalkan kaava, TES:n hinnoittelun periaatteet, mittaus, ennakot ja laskettu esimerkki muottityön urakasta.