Mitä tietoja työnantaja saa kerätä työntekijästä: tarpeellisuusvaatimus, terveystiedot, luottotiedot ja mitä ei saa kysyä
Työnantaja saa kerätä työntekijästä vain tietoja, jotka ovat välittömästi tarpeellisia työsuhteen kannalta, ja ne kerätään ensisijaisesti työntekijältä itseltään. Näin säätää laki yksityisyyden suojasta työelämässä, eikä rajasta voi poiketa edes työntekijän suostumuksella. Tästä näet, mitä pieni työnantaja tarvitsee palkanmaksuun, mitä terveydestä ja luottotiedoista saa tietää, mitä työnhakijalta ei kannata kysyä ja kuinka kauan tietoja säilytetään.
Lyhyesti
- Työnantaja saa käsitellä vain välittömästi työsuhteen kannalta tarpeellisia tietoja (laki 759/2004, 3 §). Työntekijän suostumus ei laajenna tätä.
- Tiedot kerätään ensisijaisesti työntekijältä itseltään. Suosittelijoilta ja muualta kerätään vain työntekijän suostumuksella.
- Terveystietoja saa käsitellä vain esimerkiksi sairausajan palkan maksamiseksi, ja ne säilytetään erillään muista tiedoista.
- Luottotiedot saa tarkistaa vain laissa luetelluissa luottamustehtävissä, ja siitä on kerrottava etukäteen.
- Palkanmaksuun tarvitaan henkilötunnus, osoite, tilinumero, verokortti ja työsopimuksen tiedot. Ne ovat aina tarpeellisia.
Työnantaja saa kerätä työntekijästä vain sellaisia tietoja, jotka ovat välittömästi tarpeellisia työsuhteen kannalta: tietoja, joita tarvitaan palkanmaksuun ja työsuhteen oikeuksien ja velvollisuuksien hoitamiseen, työnantajan tarjoamiin etuuksiin tai jotka johtuvat työtehtävän erityisluonteesta. Tiedot kerätään ensisijaisesti työntekijältä itseltään. Tarpeellisuusvaatimuksesta ei voi poiketa edes työntekijän suostumuksella.
Mitä tietoja työnantaja saa kerätä?
Lain yksityisyyden suojasta työelämässä (759/2004) 3 §:n tarpeellisuusvaatimus on koko aiheen perusta. Työnantajan pitää jo ennen keräämistä määritellä, miksi tieto tarvitaan ja mihin sitä käytetään, ja arvio tehdään jokaisesta tiedosta erikseen. Lisäksi sovelletaan EU:n tietosuoja-asetusta ja tietosuojalakia. Laki koskee soveltuvin osin myös työnhakijaa. Työnantajan oikeutta käsitellä työntekijän tietoja rajaa laki yksityisyyden suojasta työelämässä.
| Tieto | Saako kerätä? | Peruste |
|---|---|---|
| Nimi, henkilötunnus, osoite, tilinumero | Kyllä | Palkanmaksu, tulorekisteri, eläkevakuutus |
| Verokortti | Kyllä | Ennakonpidätys |
| Hätäyhteystieto | Kyllä, vapaaehtoisesti annettuna | Työturvallisuus |
| Koulutus, työkokemus, pätevyydet ja luvat | Kyllä | Soveltuvuus tehtävään |
| Ajokortti | Kun työ vaatii ajamista | Työtehtävän erityisluonne |
| Terveydentila | Vain rajatusti (5 §) | Esimerkiksi sairausajan palkka |
| Henkilöluottotiedot | Vain luottamustehtävissä (5 a §) | Luotettavuuden arviointi |
| Rikostausta | Vain laissa säädetyissä tehtävissä | Esimerkiksi työ lasten kanssa |
| Raskaus, perhesuunnitelmat, uskonto, poliittinen kanta | Ei | Ei tarpeellisia, kysyminen voi viitata syrjintään |
| Ammattiliiton jäsenyys | Vain jos työntekijä pyytää perimään jäsenmaksun palkasta | Jäsenmaksun perintä |
| Geneettinen tutkimus | Ei koskaan (15 §) | Kielletty |
Mitä tietoja palkanmaksuun tarvitaan?
Pienelle työnantajalle tarpeellisuusvaatimus on käytännössä helppo: palkanmaksuun tarvittavat tiedot ovat aina tarpeellisia. Ne ilmoitetaan tulorekisteriin jokaisesta palkasta, ja niiden perusteella eläkeyhtiö laskuttaa TyEL-maksut ja vakuutusyhtiö tapaturmavakuutuksen.
- Nimi, henkilötunnus ja osoite
- Pankkitilin numero
- Verokortti tai sen tiedot
- Työsopimuksen tiedot: alkamispäivä, työaika, palkka, tehtävä ja työehtosopimus
- Ammattiluokka tulorekisteriä varten
- Poissaolot ja lomat palkanlaskentaa varten
- Matkalaskut ja niiden kuitit, jos maksetaan kulukorvauksia
Luettelo on lähtökohta. Jos tieto ei liity mihinkään näistä, kysy itseltäsi, miksi tarvitset sen. Ensimmäisen työntekijän palkkaamisen muut vaiheet ovat artikkelissa ensimmäinen työntekijä.
Mistä tiedot saa kerätä?
Lain 4 §:n mukaan tiedot kerätään ensi sijassa työntekijältä itseltään. Jos työnantaja kerää tietoja muualta, työntekijältä pitää saada suostumus. Tämä koskee esimerkiksi suosittelijoille soittamista ja entisen työnantajan haastattelua. Tietosuojavaltuutetun toimiston mukaan työnantaja voi kysyä entiseltä työnantajalta, jos tieto on tarpeellinen, sitä ei saa työntekijältä ja työntekijä on antanut suostumuksen.
Suostumusta ei tarvita, kun viranomainen luovuttaa tietoja laissa säädetyn tehtävän vuoksi tai kun keräämisestä säädetään laissa erikseen, kuten turvallisuusselvityksessä tai lasten kanssa työskentelevien rikostaustaotteessa. Jos työnantaja kerää tietoja muualta, sen on kerrottava saamistaan tiedoista työntekijälle ennen kuin niitä käytetään työntekijää koskevassa päätöksessä.
Mitä työnantaja saa tietää terveydestä?
Lain 5 §:n mukaan työnantaja saa käsitellä terveydentilaa koskevia tietoja, jos ne on saatu työntekijältä itseltään tai hänen kirjallisella suostumuksellaan muualta, ja käsittely on tarpeen sairausajan palkan maksamiseksi, poissaolon perusteen selvittämiseksi tai jos työntekijä itse haluaa selvitettävän työkykynsä. Käytännössä työnantaja näkee lääkärintodistuksen, josta ilmenee työkyvyttömyys ja sen kesto.
- Erillään säilytys. Terveystiedot säilytetään erillään muista henkilötiedoista, esimerkiksi omassa kansiossa tai järjestelmässä, johon on rajattu pääsy.
- Nimetyt käsittelijät. Työnantajan on nimettävä henkilöt tai tehtävät, jotka käsittelevät terveystietoja. Heillä on vaitiolovelvollisuus myös työsuhteen jälkeen.
- Poisto. Tiedot poistetaan heti, kun käsittelylle ei ole perustetta, ja tarve arvioidaan vähintään viiden vuoden välein.
- Työterveyshuolto. Työnantaja ei saa työterveyshuollolta diagnoosia tai potilastietoja. Työterveyshuolto voi antaa lausunnon työkyvystä. Työntekijän toimittaman lääkärintodistuksen saa antaa työterveyshuollolle, ellei työntekijä kiellä sitä.
Luottotiedot, huumetestit ja soveltuvuustestit
Luottotiedot saa tarkistaa lain 5 a §:n mukaan vain tehtävään valitulta hakijalta, kun työ edellyttää erityistä luotettavuutta. Laki luettelee seitsemän tilannetta, esimerkiksi merkittävät taloudelliset sitoumukset, luottojen myöntäminen, pääsy keskeisiin liikesalaisuuksiin, maksuliikenteen järjestelmien pääkäyttäjyys, rahan käsittely ilman valvontaa, vartiointi ja valvomaton työ yksityiskodissa. Tarkistuksesta on kerrottava etukäteen, samoin rekisteri, josta tiedot haetaan. Työnantaja maksaa kustannukset.
Huumetestitodistuksen saa käsitellä työhön otettaessa vain hakijan suostumuksella ja vain tehtävissä, joissa huumeiden käyttö voisi vaarantaa esimerkiksi turvallisuutta tai liikenneturvallisuutta (7 §). Alkometrin käytöstä kerrotaan artikkelissa saako työnantaja puhalluttaa. Henkilö- ja soveltuvuusarviointeja saa tehdä työntekijän suostumuksella, ja työntekijä saa pyytää testistä kirjallisen lausunnon maksutta (13 §).
Mitä esimies ei saa kysyä?
Työhaastattelussa ja työsuhteen aikana ei kysytä asioita, jotka eivät liity työhön. Tarpeellisuusvaatimuksen lisäksi yhdenvertaisuuslaki ja tasa-arvolaki kieltävät syrjinnän, ja syrjintäperusteisiin liittyvä kysymys voi olla myöhemmin näyttöä syrjinnästä. Jos hakija itse kertoo asiasta, sitä ei saa käyttää valinnassa.
- Raskaus, perhesuunnitelmat, lasten määrä tai lastenhoitojärjestelyt
- Uskonto, vakaumus tai poliittinen kanta
- Seksuaalinen suuntautuminen
- Terveydentila yleisesti, sairaudet tai lääkitys (työkyky tehtävään on eri asia)
- Ammattiliiton jäsenyys
- Puolison työ, tulot tai henkilötiedot
Esimies voi kysyä, onko hakija työkykyinen kyseiseen tehtävään ja onko hänellä tehtävän vaatimat luvat ja pätevyydet. Jos työssä on erityisiä terveysvaatimuksia, ne selvitetään työterveyshuollon tarkastuksella eikä haastattelussa.
Saako työnantaja valvoa työntekijää?
Laki sallii kameravalvonnan työpaikalla turvallisuuden, omaisuuden suojaamisen tai tuotantoprosessien valvonnan vuoksi, mutta ei tietyn työntekijän tarkkailuun, paitsi laissa luetelluissa poikkeuksissa (16 §). Seurannan rajat ovat artikkelissa saako työnantaja seurata työntekijää. Kameroita ei saa olla esimerkiksi käymälöissä tai pukuhuoneissa. Tietosuojavaltuutetun toimiston mukaan työnantaja ei saa kerätä tietoja työntekijän internet-selailusta, mutta voi päättää verkon käyttösäännöistä. Paikantaminen edellyttää asiallista perustetta, kuten turvallisuutta tai ajoneuvojen ohjausta, ja se käsitellään yhteistoimintamenettelyssä.
Henkilötietojen kerääminen työhön otettaessa ja työsuhteen aikana on käsiteltävä yhteistoimintalain mukaisessa vuoropuhelussa, kun yrityksessä on vähintään 20 työntekijää. Pienemmässä yrityksessä käytännöistä kannattaa silti kertoa kirjallisesti, koska tietosuoja-asetus edellyttää, että työntekijä saa tiedon henkilötietojensa käsittelystä. Henkilötietojen käsittely kuvataan tietosuojaselosteessa, josta on maksuton pohja.
Kuinka kauan työntekijän tietoja saa säilyttää?
Tietoja säilytetään vain niin kauan kuin niitä tarvitaan, ja vanhentuneet tai tarpeettomat tiedot poistetaan. Osalle tiedoista laki asettaa vähimmäisajan. Palkkalaskelmat ja niiden tositteet ovat osa kirjanpitoa, ja kirjanpitolain mukaan tositteet säilytetään kuusi vuotta sen vuoden lopusta, jona tilikausi päättyi, ja kirjanpidot kymmenen vuotta.
| Tieto | Säilytys |
|---|---|
| Palkkalaskelmat, palkkakirjanpidon tositteet | 6 vuotta tilikauden päättymisvuoden lopusta |
| Palkkakirjanpito ja muut kirjanpidot | 10 vuotta tilikauden päättymisestä |
| Terveystiedot | Poistetaan heti, kun peruste päättyy, tarve arvioitava 5 vuoden välein |
| Luottotietoraportti | Poistetaan, kun luotettavuuden arviointi on tehty |
| Valitsematta jääneiden hakijoiden tiedot | Vain niin kauan kuin tarpeen, esimerkiksi mahdollisen syrjintäväitteen selvittämiseen |
Työntekijällä on tietosuoja-asetuksen mukaan oikeus saada tietää, mitä tietoja hänestä käsitellään, ja pyytää virheellisten tietojen korjaamista. Työsuhteen lakisääteisiä tietoja, kuten palkkakirjanpitoa, ei kuitenkaan voi pyytää poistamaan ennen säilytysajan päättymistä.
Mitä rikkomisesta seuraa?
Lain 24 §:n mukaan työnantaja tai sen edustaja, joka tahallaan tai törkeästä huolimattomuudesta esimerkiksi käsittelee terveystietoja vastoin lakia, hankkii luottotietoja ilman perustetta tai toteuttaa kameravalvontaa vastoin lakia, voidaan tuomita yksityisyyden suojasta työelämässä annetun lain rikkomisesta sakkoon. Tietosuoja-asetuksen rikkomisesta tietosuojavaltuutetun toimiston seuraamuskollegio voi lisäksi määrätä hallinnollisen seuraamusmaksun.
Usein kysytyt
Mitä tietoja työnantaja saa kerätä?+
Vain välittömästi työsuhteen kannalta tarpeellisia tietoja, jotka liittyvät palkanmaksuun ja työsuhteen oikeuksiin ja velvollisuuksiin, työnantajan tarjoamiin etuuksiin tai työtehtävän erityisluonteeseen. Tästä ei voi poiketa edes työntekijän suostumuksella.
Saako työnantaja tietää terveystiedot?+
Vain rajatusti. Työnantaja saa käsitellä terveystietoja, jotka työntekijä itse antaa tai joiden hankkimiseen hän antaa kirjallisen suostumuksen, kun niitä tarvitaan esimerkiksi sairausajan palkan maksamiseen tai poissaolon perusteen selvittämiseen. Diagnooseja työterveyshuolto ei kerro työnantajalle.
Mitä tietoja työterveys saa antaa työnantajalle?+
Työterveyshuolto voi antaa lausunnon työkyvystä ja työhön liittyvistä rajoituksista, mutta ei potilastietoja tai diagnoosia ilman työntekijän suostumusta.
Mitä esimies ei saa kysyä?+
Asioita, jotka eivät ole työsuhteen kannalta tarpeellisia: esimerkiksi raskautta, perhesuunnitelmia, uskontoa, poliittista kantaa, seksuaalista suuntautumista tai ammattiliiton jäsenyyttä. Kysymykset voivat olla myös näyttöä syrjinnästä.
Saako työnantaja soittaa suosittelijalle?+
Saa, jos hakija on antanut siihen suostumuksen. Tiedot kerätään ensisijaisesti hakijalta itseltään, ja muualta kerättäviin tietoihin tarvitaan suostumus.
Saako työnantaja tarkistaa luottotiedot?+
Vain tehtävään valitulta hakijalta ja vain laissa luetelluissa erityistä luotettavuutta vaativissa tehtävissä, kuten rahan käsittelyssä tai merkittävissä taloudellisissa päätöksissä. Tarkistuksesta on kerrottava etukäteen.
Mitä tietoja saa kerätä?+
Työsuhteessa vain tarpeellisia tietoja. Yleisemmin tietosuoja-asetus edellyttää, että henkilötietojen keräämiselle on laillinen peruste, käyttötarkoitus on määritelty ja tietoja kerätään vain niin paljon kuin tarkoitukseen tarvitaan.
Kirjoittaa Taukon blogiin veroista, arvonlisäverosta ja palkoista: mitä yrittäjän pitää tehdä, milloin ja paljonko se maksaa.
Lue seuraavaksi
Ensimmäisen työntekijän palkkaaminen: 11 asiaa, jotka pitää olla kunnossa ennen ensimmäistä palkkapäivää
Työnantajaksi tuleminen tuo mukanaan rekisteröinnit, vakuutukset, työterveyshuollon, työsopimuksen, tulorekisterin ja kuukausittaiset ilmoitukset. Alla järjestys, jossa ne tehdään, mitä ne maksavat, työntekijä vai alihankkija vai kevytyrittäjä, palkkatuki ja koeaika, ja mitä ensimmäinen palkanmaksu vaatii käytännössä.
Lomaraha vapaaksi: montako vapaapäivää saat, kannattaako vaihto ja miten siitä sovitaan
Lomarahan voi vaihtaa vapaaksi, jos työehtosopimus sen sallii tai työnantaja suostuu siihen: rahan sijaan saat palkallista vapaata. Kun lomaraha on 50 prosenttia lomapalkasta, 30 lomapäivän lomaraha vastaa noin 15 lomapäivän palkkaa eli noin 2,5 viikkoa vapaata. Vaihdolla saatua vapaata kutsutaan lomarahavapaaksi. Laissa vaihdosta ei säädetä, joten vaihtosuhde ja ehdot tulevat työehtosopimuksesta tai paikallisesta sopimuksesta. Tällä sivulla lasket, montako vapaapäivää lomarahastasi tulisi, mitä vaihto tekee nettotuloihin ja eläkkeeseen ja miten se sovitaan ja kirjataan palkanlaskentaan.
Lomaraha työsuhteen päättyessä: maksetaanko se, miten lomakorvaus lasketaan ja milloin rahat maksetaan
Työsuhteen päättyessä työntekijä saa aina lakisääteisen lomakorvauksen pitämättömistä lomapäivistä, mutta lomaraha maksetaan vain, jos työehtosopimus tai työsopimus niin määrää, koska lomaraha ei perustu lakiin. Monessa sopimuksessa lomaraha on lomaltapaluuraha, jonka ehtona on töihin palaaminen loman jälkeen, ja osa sopimuksista maksaa sen myös lomakorvauksesta. Tällä sivulla on lain ja työehtosopimusten ero, laskettu esimerkki lomakorvauksesta ja lomarahasta sekä työnantajan maksuaikataulu.