Yritys- ja yhteisötietolaki: mitä laki säätää Y-tunnuksesta, YTJ:stä ja yrittäjän ilmoitusvelvollisuudesta

Yritys- ja yhteisötietolaki (244/2001) säätää yrityksiä ja yhteisöjä yksilöivästä Y-tunnuksesta ja yritys- ja yhteisötietojärjestelmästä eli YTJ:stä, johon yritykset ilmoittavat perustamisen, muutokset ja lopettamisen kerralla sekä Patentti- ja rekisterihallitukselle että Verohallinnolle. Yrittäjälle laki tarkoittaa kolmea asiaa: tarvitset Y-tunnuksen, sinun on ilmoitettava muutoksista viivytyksettä, ja Y-tunnus pitää näkyä yrityksen kirjeissä ja lomakkeissa.

Mikä on yritys- ja yhteisötietolaki?

Laki tuli voimaan 1.4.2001, ja se korvasi liike- ja yhteisötunnuksesta annetun asetuksen. Siksi Y-tunnusta kutsuttiin aiemmin liike- ja yhteisötunnukseksi. Lain 1 §:n mukaan se koskee Y-tunnusten antamista ja käyttöä, yritysten perustietojen ilmoittamista ja tallentamista YTJ:hen sekä tietojen luovuttamista. YTJ:n teknisestä ylläpidosta vastaa Patentti- ja rekisterihallitus, ja merkintöjä tekevät PRH ja Verohallinto.

YTJ ei ole oma rekisterinsä samassa mielessä kuin kaupparekisteri. Se kokoaa tiedot kuudesta niin sanotusta kantarekisteristä: PRH:n kaupparekisteristä, yhdistysrekisteristä, säätiörekisteristä ja uskonnollisten yhdyskuntien rekisteristä sekä Verohallinnon työnantajarekisteristä, ennakkoperintärekisteristä ja arvonlisäverovelvollisten rekisteristä. Rekisteröinnin oikeusvaikutukset määräytyvät kunkin kantarekisterin omien säännösten mukaan.

Kenen pitää rekisteröityä YTJ:hen?

Lain 3 §:n mukaan YTJ:hen rekisteröidään elinkeinoa harjoittava luonnollinen henkilö eli toiminimiyrittäjä, avoin yhtiö, kommandiittiyhtiö, osakeyhtiö, osuuskunta, yhdistys, säätiö ja muu yksityisoikeudellinen oikeushenkilö, julkisyhteisöt, ulkomaisen yrityksen sivuliike, ALV-rekisteriin merkittävä ulkomainen elinkeinonharjoittaja sekä elinkeino- ja verotusyhtymä. Lisäksi samoja sääntöjä sovelletaan työnantajarekisteriin merkittävään työnantajaan, ennakkoperintärekisteriin merkittävään henkilöön ja ALV-velvolliseksi hakeutuvaan, vaikka ne eivät muuten olisi yrityksiä.

Kevytyrittäjä, joka laskuttaa laskutuspalvelun kautta, ei tarvitse Y-tunnusta, koska laskutuspalvelu laskuttaa omalla Y-tunnuksellaan. Tunnuksen voi silti hankkia milloin tahansa, ja ennakkoperintä- tai ALV-rekisteröinti tehdään aina Y-tunnukselle. Ero on käyty läpi artikkelissa kevytyrittäjä ja Y-tunnus.

Y-tunnus: miten se annetaan ja milloin se muuttuu

Y-tunnus annetaan perustamisilmoituksen perusteella, ja sen antaa PRH tai Verohallinto. Se koostuu järjestysnumerosta ja tarkistusnumerosta, esimerkiksi 1234567-8. Tunnus on pysyvä, mutta laki erottaa luonnollisen henkilön ja oikeushenkilön tunnuksen.

• Toiminimi (6 §): saat yhden Y-tunnuksen, joka pysyy samana koko elämän. Jos lopetat ja aloitat myöhemmin uudelleen, vaikka eri alalla, käytät samaa tunnusta. Tunnusta ei voi siirtää toiselle eikä osakeyhtiölle, kun toiminimi muutetaan osakeyhtiöksi.
• Osakeyhtiö ja muu oikeushenkilö (7 §): tunnus säilyy koko toiminnan ajan, myös yhtiömuodon muuttuessa. Sulautumisessa vastaanottavan yhtiön tunnus säilyy ja sulautuvan lakkaa.
• Toiminimestä osakeyhtiöksi: uusi osakeyhtiö saa aina uuden Y-tunnuksen. Toiminimen tunnus jää sinulle henkilönä.
• Konkurssipesä: saa oman Y-tunnuksen.

LEI-tunnus on eri asia: se on kansainvälinen 20-merkkinen tunniste, jonka yritys tarvitsee esimerkiksi arvopaperikauppaan. Lain 9 a §:n mukaan PRH antaa sen hakemuksesta. Y-tunnuksen hakeminen vaihe vaiheelta on artikkelissa Y-tunnus.

Mitä yrityksen pitää ilmoittaa ja milloin?

Lain 11 §:n mukaan muutoksesta YTJ:hen tallennettuun tietoon on ilmoitettava viivytyksettä. Tämä koskee nimeä, kotipaikkaa, osoitetta ja yhteystietoja sekä rekisteröintejä, toimialaa ja yritysmuotoa. Ilmoitus tehdään YTJ:n sähköisessä asiointipalvelussa tai lomakkeella, ja sen voi toimittaa PRH:lle tai Verohallinnolle.

Kun toiminta keskeytetään toistaiseksi, YTJ:hen merkitään poisto ennakkoperintä-, työnantaja- ja ALV-rekisteristä. Siksi keskeyttäminen kannattaa ilmoittaa vasta, kun laskutus on oikeasti päättynyt. Muutosilmoituksen käytäntö ja PRH:n käsittelymaksut ovat artikkelissa kaupparekisterin muutosilmoitus, ja keskeyttäminen artikkelissa toiminimen keskeyttäminen.

Kuka on vastuussa ilmoituksista?

Lain 14 §:n mukaan ilmoituksesta vastaa toiminimessä yrittäjä itse, avoimessa yhtiössä yhtiömiehet, kommandiittiyhtiössä vastuunalaiset yhtiömiehet ja osakeyhtiössä hallituksen varsinaiset jäsenet. Muutosilmoituksesta vastaa osakeyhtiössä lisäksi toimitusjohtaja. Ilmoituksen allekirjoittaa joku vastuussa olevista tai hänen valtuuttamansa henkilö, esimerkiksi tilitoimisto Suomi.fi-valtuudella.

Jos toiminimiyrittäjä kuolee, ilmoitusvastuu siirtyy kuolinpesän osakkaille. Kuolinpesä voi jatkaa toimintaa vainajan Y-tunnuksella kuolinvuotta kolmanneksi seuraavan vuoden loppuun, minkä jälkeen toiminta katsotaan verotuksessa yhtymäksi, joka saa oman tunnuksen.

Y-tunnus laskuissa ja verkkosivuilla

Lain 15 §:n mukaan yrityksen, joka on kaupparekisterissä, ALV-rekisterissä, ennakkoperintärekisterissä tai työnantajarekisterissä, on mainittava Y-tunnuksensa kirjeissään ja lomakkeissaan, käytännössä laskuissa, tarjouksissa ja sopimuksissa. Osakeyhtiön pitää lisäksi mainita toiminimi, kotipaikka, osoite ja mahdollinen selvitystila sekä Y-tunnus verkkosivuillaan. Tahallinen laiminlyönti on lain 19 §:n mukaan rangaistava yritys- ja yhteisötunnuksen käytön laiminlyöntinä sakolla.

Laskuun tulevat tiedot on koottu artikkeliin laskun pakolliset tiedot. Arvonlisäverolaki edellyttää laskulle lisäksi omat merkintänsä.

Mitä YTJ:stä saa tietää muista yrityksistä?

Lain 16 §:n mukaan jokaisella on oikeus saada YTJ:n julkisista merkinnöistä tietoja, otteita ja todistuksia, ja tietojen hakeminen verkosta on maksutonta. Julkisia ovat yrityksen nimi, Y-tunnus, yritysmuoto, kotipaikka, osoite, toimiala sekä tieto ennakkoperintä-, työnantaja- ja ALV-rekisteröinnistä. Yrityshaussa voi hakea nimellä, Y-tunnuksella tai LEI-tunnuksella.

Lain 5 §:n mukaan julkisesti ei näytetä toiminimiyrittäjän henkilötunnusta eikä muuta kuin yleiseen käyttöön tarkoitettua osoitetta. Kokonaan lopettaneen yrityksen yhteystiedot poistetaan julkisesta rekisteristä vuoden kuluttua toiminnan päättymisestä. Osakeyhtiön omistajia YTJ ei näytä. Rekisterin tarkistaminen käytännössä on käyty läpi artikkelissa YTJ:n yrityshaku.

Mitä laiminlyönnistä seuraa?

Lain 19 §:n mukaan se, joka tahallaan tai huolimattomuudesta jättää perustamis-, muutos- tai lopettamisilmoituksen tekemättä tai ei ilmoita keskeytetyn toiminnan jatkamisesta, voidaan tuomita yritys- ja yhteisötietoilmoituksen laiminlyönnistä sakkoon, jos teko ei ole vähäinen. Käytännössä suurempi riski tulee muualta: vanhentunut osoite tarkoittaa, että viranomaisten kirjeet ja verovelan perintä menevät väärään paikkaan, ja asiakkaat näkevät YTJ:ssä virheellisiä tietoja.

Muut lait asettavat omia seuraamuksiaan. PRH perii esimerkiksi myöhästymismaksun, jos osakeyhtiö ei rekisteröi tilinpäätöstään ajallaan, ja Verohallinto voi poistaa yrityksen ennakkoperintärekisteristä laiminlyöntien vuoksi. Nämä perustuvat kantarekisterien omiin lakeihin, eivät yritys- ja yhteisötietolakiin.