Työajanseuranta: onko se pakollista, mitä laki vaatii ja miten valitset tavan
Työajanseuranta on työntekijöiden työtuntien kirjaamista, ja se on työnantajalle pakollista: työaikalain 32 §:n mukaan työnantajan on kirjattava tehdyt työtunnit ja niistä maksetut korvaukset työntekijöittäin ja säilytettävä tiedot vähintään kaksi vuotta kalenterivuoden päättymisestä. Laki ei määrää, millä välineellä seuranta tehdään. Tässä oppaassa näet, mitä seurannasta pitää jäädä talteen, valmiin tuntilistamallin, eri seurantatapojen vertailun ja tarkistuslistan järjestelmän valintaan.
Lyhyesti
- Työajanseuranta on pakollista lähes kaikille työnantajille. Työaikalain 32 § vaatii kirjaamaan tehdyt tunnit ja niistä maksetut korvaukset työntekijöittäin.
- Kirjaukset säilytetään kanneajan loppuun eli vähintään kaksi vuotta sen kalenterivuoden päättymisestä, jona oikeus korvaukseen syntyi.
- Laki ei määrää välinettä: paperinen tuntilista, Excel tai sovellus kelpaa, kunhan lisä-, yli- ja sunnuntaityö erottuvat ja tiedot ovat luotettavia.
- Työntekijällä on oikeus saada kirjallinen selvitys omista merkinnöistään, ja työsuojeluviranomainen voi pyytää kirjanpidon nähtäväksi.
Mitä tarkoittaa työajanseuranta?
Työajanseuranta tarkoittaa sitä, että työnantaja kirjaa, milloin ja kuinka kauan kukin työntekijä on tehnyt töitä. Seurannan tuloksena syntyy työaikakirjanpito, josta näkyvät säännölliset tunnit, lisä-, yli- ja sunnuntaityö sekä niistä maksetut korvaukset. Sen perusteella lasketaan palkat ja todistetaan riidassa, mitä on tehty ja maksettu.
Työajanseuranta ja tuntikirjanpito ovat käytännössä sama asia eri näkökulmista: seuranta on tapa kerätä tiedot, työaikakirjanpito on lain vaatima lopputulos. Kirjanpidon sisällöstä ja säilyttämisestä kerrotaan tarkemmin artikkelissa tuntikirjanpito.
Onko työajanseuranta pakollinen?
On. Työaikalain 32 §:n mukaan työnantajan on kirjattava tehdyt työtunnit ja niistä suoritetut korvaukset työntekijöittäin. Velvollisuus koskee yrityksen kokoon katsomatta jokaista työntekijää, johon työaikalakia sovelletaan, myös osa-aikaisia ja tuntityöntekijöitä.
Työaikalakia ei sovelleta esimerkiksi yrityksen johtoon, työhön, jonka ajankäyttöä työnantaja ei valvo ja jonka työntekijä saa itse järjestää (niin sanottu työaika-autonomia), eikä työnantajan perheenjäseniin. Jos sinulla on vain itsesi toiminimessä tai osakeyhtiössä, lakisääteistä työajanseurantaa ei tarvita, mutta tuntien kirjaamisesta on hyötyä hinnoittelussa.
Mitä työajanseurannasta pitää kirjata?
Laki antaa kaksi vaihtoehtoista tapaa: joko kirjataan säännöllisen työajan tunnit sekä erikseen lisä-, yli-, hätä- ja sunnuntaityötunnit ja niistä maksetut korvaukset, tai kirjataan kaikki tehdyt tunnit sekä erikseen yli-, hätä- ja sunnuntaityötunnit ja niiden korotusosat. Kummassakin tavassa ylityön on erotuttava muista tunneista.
| Tilanne | Mitä kirjataan |
|---|---|
| Tavallinen työsuhde | Tehdyt tunnit työntekijöittäin, lisä-, yli-, hätä- ja sunnuntaityö erikseen sekä niistä maksetut korvaukset |
| Kiinteä kuukausikorvaus ylitöistä (esihenkilöt) | Arvio lisä-, yli- ja sunnuntaityön määrästä kuukaudessa |
| Joustotyöaika | Työntekijän palkanmaksukausittain toimittama luettelo säännöllisistä tunneista, viikkotyöaika ja viikkolepo |
| Työaikapankki käytössä | Pankkiin säästetyt erät ja niiden pitäminen vapaana |
Kirjanpito säilytetään kanneajan loppuun. Työntekijä voi vaatia lain mukaista korvausta kahden vuoden kuluessa sen kalenterivuoden päättymisestä, jona oikeus syntyi, joten vuoden 2026 tunnit kannattaa säilyttää vähintään vuoden 2028 loppuun.
Saako työnantaja seurata työaikaa?
Saa, ja sen pitää. Työajan kirjaaminen on lakisääteinen velvollisuus, joten työntekijä ei voi kieltäytyä siitä. Seurantatavassa on kuitenkin rajansa: työajan kirjaaminen on eri asia kuin työntekijän tekeminen valvominen. Jos seurantaan liittyy kulunvalvonta, sijaintitieto tai tietokoneen käytön seuranta, sen tarkoitus ja käyttö on suunniteltava tietosuoja huomioiden ja kerrottava työntekijöille etukäteen.
Vähintään 20 hengen yrityksissä teknisen valvonnan käyttöönotto käsitellään yhteistoimintamenettelyssä. Rajat on koottu artikkeliin saako työnantaja seurata työntekijää.
Tuntilista: malli työajanseurantaan
Tuntilista on yksinkertaisin työajanseurannan väline. Siihen merkitään joka päivä työn alku ja loppu, tauot ja tunnit jaoteltuna niin, että palkanlaskija näkee suoraan, mistä maksetaan korotus. Alla on malli täytettynä yhdelle viikolle, kun säännöllinen työaika on 8 tuntia päivässä ja 40 tuntia viikossa.
| Päivä | Alku | Loppu | Tauko | Tehty | Säännöllinen | Ylityö +50 % | Ylityö +100 % | Sunnuntaityö |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Ma 5.10. | 7.00 | 15.30 | 0,5 h | 8 h | 8 h | |||
| Ti 6.10. | 7.00 | 18.30 | 0,5 h | 11 h | 8 h | 2 h | 1 h | |
| Ke 7.10. | 7.00 | 15.30 | 0,5 h | 8 h | 8 h | |||
| To 8.10. | 7.00 | 15.30 | 0,5 h | 8 h | 8 h | |||
| Pe 9.10. | 7.00 | 15.30 | 0,5 h | 8 h | 8 h | |||
| La 10.10. | 8.00 | 12.00 | 4 h | 4 h (viikoittainen) | ||||
| Su 11.10. | ||||||||
| Yhteensä | 47 h | 40 h | 6 h | 1 h | 0 h |
Tuntilistan alle kannattaa lisätä työntekijän ja esihenkilön kuittaus sekä kohta poissaoloille, kuten sairauspäiville ja lomille. Valmis kellokorttipohja leimauksineen on artikkelissa kellokortti, ja ylityötuntien muuttaminen euroiksi artikkelissa ylityökorvaus.
Työajanseurannan tavat: paperi, Excel vai sovellus?
Työajanseurannan voi hoitaa paperilla, taulukkolaskennalla, mobiilisovelluksella tai leimauslaitteella. Lain kannalta kaikki kelpaavat, kunhan kirjaukset tehdään ajantasaisesti ja tiedot säilyvät. Valinta riippuu siitä, montako työntekijää on, missä työtä tehdään ja kuinka paljon tunnit vaihtelevat.
| Tapa | Sopii | Hyvää | Heikkoa |
|---|---|---|---|
| Paperinen tuntilista | 1–2 työntekijää, sama työpiste | Ilmainen, helppo aloittaa | Jälkikäteen täytetty lista ei ole luotettava, siirto palkanlaskentaan käsin |
| Excel tai Google Sheets | Pieni tiimi, säännölliset tunnit | Laskee summat, helppo jakaa palkanlaskijalle | Versiot sekoittuvat, kaavat rikkoutuvat, ei leimausta |
| Mobiilisovellus | Työmaat, kenttätyö, etätyö | Leimaus heti, ylityöt erottuvat, vienti palkanlaskentaan | Kuukausimaksu käyttäjää kohden, käyttöönotto |
| Leimauslaite tai kulunvalvonta | Kiinteä toimipaikka, vuorotyö | Tarkka ja kiistaton | Laitehankinta, kulunvalvonta vaatii tietosuoja-arvion |
| Palkanlaskennan työaikamoduuli | Yritys, jolla on jo palkanlaskentaohjelma | Tunnit suoraan palkalle | Sidottu ohjelmistoon |
Näin valitset työajanseurannan järjestelmän
Hyvä työajanseuranta tuottaa lain vaatiman kirjanpidon ilman ylimääräistä työtä ja siirtää tunnit palkanlaskentaan ilman käsin kopiointia. Käy nämä kohdat läpi ennen kuin valitset.
- Erottuvatko lisätyö, vuorokautinen ja viikoittainen ylityö sekä sunnuntaityö omina riveinään?
- Saako tunnit vietyä palkanlaskentaan tiedostona tai rajapinnan kautta?
- Näkeekö työntekijä omat tuntinsa ja voiko hän kuitata ne?
- Säilyvätkö tiedot vähintään kanneajan eli noin kolme vuotta, ja saatko ne ulos, jos vaihdat palvelua?
- Toimiiko leimaus mobiilissa työmaalla tai etätyössä?
- Kerääkö järjestelmä sijaintia tai muuta tietoa, jota et tarvitse? Kerää vain välttämätön.
- Paljonko maksaa käyttäjää kohden kuukaudessa, ja onko aloitusmaksua?
- Tukeeko se työehtosopimuksesi työaikamuotoa, esimerkiksi jaksotyötä tai liukuvaa työaikaa?
Paljonko on normaali työaika?
Työaikalain mukaan säännöllinen työaika on enintään 8 tuntia vuorokaudessa ja 40 tuntia viikossa. Monissa työehtosopimuksissa viikkotyöaika on lyhyempi, esimerkiksi 37,5 tai 38 tuntia 15 minuuttia. Työajanseurannassa raja kannattaa asettaa TES:n mukaan, koska ylityö alkaa siitä, missä säännöllinen työaika loppuu.
Työaikalain muut vaatimukset, kuten tauot, vuorokausilepo ja työvuoroluettelo, ovat artikkelissa työaikalaki. Jos tuntien siirtäminen palkanlaskentaan vie joka kuukausi tunteja, kilpailuta nykyinen tilitoimisto ja kysy, miten tunnit otetaan vastaan. Taukosäännöt on koottu erikseen artikkeliin työaikalaki ja tauot.
Usein kysytyt
Onko työajanseuranta pakollinen?+
On. Työaikalain 32 §:n mukaan työnantajan on kirjattava tehdyt työtunnit ja niistä maksetut korvaukset työntekijöittäin. Velvollisuus koskee kaikkia työaikalain piiriin kuuluvia työntekijöitä yrityksen koosta riippumatta.
Mitä tarkoittaa työajanseuranta?+
Työntekijöiden työtuntien kirjaamista: milloin ja kuinka kauan kukin on tehnyt töitä ja paljonko siitä on lisä-, yli- ja sunnuntaityötä. Lopputulos on lain vaatima työaikakirjanpito.
Saako työnantaja seurata työaikaa?+
Saa ja sen pitää. Työajan kirjaaminen on lakisääteistä. Jos seurantaan liittyy kulunvalvontaa, sijaintia tai tietokoneen käytön seurantaa, siitä on kerrottava etukäteen ja tietosuoja on otettava huomioon.
Paljonko on normaali työaika?+
Työaikalain mukaan enintään 8 tuntia vuorokaudessa ja 40 tuntia viikossa. Monissa työehtosopimuksissa viikkotyöaika on lyhyempi, esimerkiksi 37,5 tai 38 tuntia 15 minuuttia.
Mikä on tuntilista?+
Lomake tai taulukko, johon merkitään päivittäin työn alku ja loppu, tauot ja tehdyt tunnit jaoteltuna säännölliseen työaikaan, lisä- ja ylityöhön sekä sunnuntaityöhön. Se on yksinkertaisin työajanseurannan väline.
Kauanko työajanseurannan tiedot pitää säilyttää?+
Kanneajan loppuun eli vähintään kaksi vuotta sen kalenterivuoden päättymisestä, jona oikeus korvaukseen syntyi. Vuoden 2026 tunnit säilytetään siis vähintään vuoden 2028 loppuun.
Riittääkö Excel työajanseurantaan?+
Riittää, jos tunnit kirjataan ajantasaisesti työntekijöittäin ja lisä-, yli- ja sunnuntaityö erottuvat. Useamman työntekijän ja vaihtelevien tuntien kanssa sovellus on yleensä luotettavampi.
Kirjoittaa Taukon blogiin veroista, arvonlisäverosta ja palkoista: mitä yrittäjän pitää tehdä, milloin ja paljonko se maksaa.
Lue seuraavaksi
Tuntikirjanpito: mitä työaikakirjanpitoon merkitään, kauanko se säilytetään ja miksi yrittäjäkin tarvitsee sitä
Tuntikirjanpito eli työaikakirjanpito on työnantajan lakisääteinen kirjanpito siitä, montako tuntia kukin työntekijä on tehnyt ja mitä niistä on maksettu. Työaikalain 32 §:n mukaan siihen merkitään säännölliset tunnit sekä lisä-, yli-, hätä- ja sunnuntaityö korvauksineen, ja se säilytetään vähintään kanneajan loppuun, käytännössä kaksi vuotta. Tällä sivulla on kirjattavat tiedot, malli yhden viikon tuntikirjanpidosta, ylityön rajat, vuoden 2026 työtunnit ja syy, miksi yksinyrittäjänkin kannattaa pitää omista tunneistaan kirjaa.
Kellokortti: mikä se on, mitä laki vaatii ja valmis kellokorttipohja tuntien kirjaamiseen
Kellokortti on työajan leimausjärjestelmä, jolla työntekijä kirjaa työpäivän alun, lopun ja tauot, ja josta työnantaja saa tehdyt tunnit palkanlaskentaan. Laki ei vaadi kellokorttia, mutta työaikalain 32 § velvoittaa jokaisen työnantajan pitämään työaikakirjanpitoa tehdyistä tunneista ja niistä maksetuista korvauksista työntekijöittäin. Tältä sivulta saat valmiin kellokorttipohjan, esimerkin siitä, miten leimaukset lasketaan tunneiksi ja ylitöiksi, ja vertailun paperin, taulukon, leimauslaitteen ja mobiilisovelluksen välillä.
Työaikalaki: mitä se vaatii pieneltä työnantajalta, ylityökorvaukset ja lepoajat tiivistettynä
Työaikalaki (872/2019) rajaa säännöllisen työajan enintään 8 tuntiin vuorokaudessa ja 40 tuntiin viikossa, ja kaikki työaika ylitöineen saa olla enintään keskimäärin 48 tuntia viikossa neljän kuukauden aikana. Laki määrää myös ylityökorvaukset (50 % ja 100 %), tauot, 11 tunnin vuorokausilevon, 35 tunnin viikkolevon sekä työnantajan velvollisuuden pitää työvuoroluetteloa ja työaikakirjanpitoa. Tässä tiivistelmä yrittäjälle: mitä laki käytännössä vaatii, kun palkkaat ensimmäiset työntekijät, ja laskettu esimerkki ylityökorvauksesta.