Kellokortti: mikä se on, mitä laki vaatii ja valmis kellokorttipohja tuntien kirjaamiseen
Kellokortti on työajan leimausjärjestelmä, jolla työntekijä kirjaa työpäivän alun, lopun ja tauot, ja josta työnantaja saa tehdyt tunnit palkanlaskentaan. Laki ei vaadi kellokorttia, mutta työaikalain 32 § velvoittaa jokaisen työnantajan pitämään työaikakirjanpitoa tehdyistä tunneista ja niistä maksetuista korvauksista työntekijöittäin. Tältä sivulta saat valmiin kellokorttipohjan, esimerkin siitä, miten leimaukset lasketaan tunneiksi ja ylitöiksi, ja vertailun paperin, taulukon, leimauslaitteen ja mobiilisovelluksen välillä.
Lyhyesti
- Kellokortti tarkoittaa työajan leimausta: työntekijä kirjaa, milloin työ alkaa ja päättyy. Nykyään se on yleensä mobiilisovellus, verkkopalvelu tai seinälaite, jossa leimataan kortilla tai tunnisteella.
- Laki ei vaadi kellokorttia, mutta työaikalain 32 § vaatii työaikakirjanpidon: tehdyt tunnit sekä lisä-, yli- ja sunnuntaityötunnit ja niistä maksetut korvaukset työntekijöittäin.
- Muutaman työntekijän yritykselle riittää taulukko tai paperinen kellokortti, kunhan se täytetään päivittäin ja työntekijä kuittaa sen.
- Säilytä työaikakirjanpito vähintään kanneajan loppuun: korvausoikeus vanhenee kahdessa vuodessa sen kalenterivuoden lopusta, jona se syntyi.
Kellokortti on alun perin pahvikortti, jonka työntekijä työnsi leimauskelloon tullessaan ja lähtiessään, ja kello painoi korttiin kellonajan. Nimi on jäänyt käyttöön, vaikka leimaus tehdään nykyään useimmiten puhelimella tai seinälaitteella. Tarkoitus on sama: saada luotettava tieto tehdyistä tunneista palkanlaskentaa ja työaikakirjanpitoa varten.
Mikä on kellokortti?
Kellokortti on työajanseurannan väline, johon kirjataan jokaisen työntekijän työpäivän alku- ja loppuaika sekä tauot. Leimauksista lasketaan päivän ja viikon tunnit, ja niistä nähdään, onko syntynyt lisä-, yli-, ilta- tai sunnuntaityötä, josta maksetaan korotettua palkkaa. Vaatimukset ja järjestelmät on koottu oppaaseen työajanseuranta.
| Tapa | Miten leimataan | Sopii |
|---|---|---|
| Paperinen kellokortti | Työntekijä kirjoittaa ajat lomakkeelle ja kuittaa viikon tai kuukauden lopuksi | 1–3 työntekijää samassa paikassa |
| Taulukko (Excel, Sheets) | Ajat kirjataan jaettuun taulukkoon, kaavat laskevat tunnit | Pieni yritys, joka haluaa summat valmiiksi |
| Leimauslaite seinällä | Kortti, avaimenperä tai sormitunniste luetaan laitteessa | Kiinteä työpaikka: myymälä, ravintola, tuotanto |
| Mobiilisovellus | Leimaus puhelimella, usein työkohteen tai projektin kanssa | Liikkuva työ: rakentaminen, huolto, siivous |
| Työajanseuranta osana palkanlaskentaa | Tunnit siirtyvät suoraan palkkalaskelmalle | Kun käsin siirtäminen vie aikaa tai aiheuttaa virheitä |
Vaatiiko laki kellokorttia?
Ei vaadi. Työaikalain 32 § velvoittaa työnantajan kirjaamaan tehdyt työtunnit ja niistä maksetut korvaukset työntekijöittäin, mutta tapaa ei määrätä. Kirjanpitoon merkitään joko säännöllisen työajan tunnit sekä lisä-, yli-, hätä- ja sunnuntaityötunnit ja niiden korvaukset, tai kaikki tehdyt tunnit ja erikseen yli-, hätä- ja sunnuntaityötunnit ja niiden korotusosat.
- Työaikakirjanpito työntekijöittäin (työaikalaki 32 §). Kellokortti on yksi tapa tehdä se.
- Työvuoroluettelo, josta näkyy työajan alku, loppu ja tauot, tiedoksi viimeistään viikkoa ennen (30 §).
- Säilytys kanneajan loppuun: kaksi vuotta sen kalenterivuoden päättymisestä, jona oikeus korvaukseen syntyi (40 §).
- Työntekijän oikeus saada tietää omat kirjatut tuntinsa. Selkeä kellokortti ehkäisee riitoja ylitöistä.
- Joustotyöaika: työntekijä toimittaa itse luettelon tunneistaan palkanmaksukausittain, ja työnantaja kirjaa ne (32 § 2 mom).
Työaikakirjanpidon sisältö ja säilytys on käyty läpi tarkemmin artikkelissa tuntikirjanpito. Työaikalain säännöt ylitöistä, tauoista ja lepoajoista ovat tiivistettynä artikkelissa työaikalaki.
Kellokorttipohja: kopioi ja käytä
Tämä viikkopohja riittää pienelle yritykselle sellaisenaan. Kopioi se taulukkolaskentaan ja tee jokaiselle työntekijälle oma välilehti. Tunnit lasketaan kaavalla: ulos − sisään − tauko.
| Päivä | Pvm | Sisään | Ulos | Tauko (min) | Tunnit | Lisä-/ylityö | Sunnuntai/pyhä | Huom. |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Ma | ||||||||
| Ti | ||||||||
| Ke | ||||||||
| To | ||||||||
| Pe | ||||||||
| La | ||||||||
| Su | ||||||||
| Yhteensä |
- Tauko: kirjaa vain se ruokatauko, jonka aikana työntekijä saa poistua työpaikalta. Lyhyet tauot työn lomassa ovat työaikaa.
- Pyöristys: sovi pyöristyssääntö kirjallisesti, esimerkiksi 15 minuuttia. Pyöristys ei saa järjestelmällisesti lyhentää tehtyä työaikaa.
- Kuittaus: työntekijä kuittaa viikon tai palkanmaksukauden tunnit ja esihenkilö hyväksyy ne ennen palkanlaskentaa.
- Korjaukset: älä pyyhi vanhaa merkintää, vaan kirjaa korjaus ja syy. Se on tärkeää, jos tunneista syntyy myöhemmin erimielisyys.
Esimerkki: viikon leimaukset palkaksi
Ilman kellokorttia torstain ja lauantain lisätunnit unohtuvat helposti, ja kahden vuoden kuluttua niistä on vaikea näyttää mitään. Ylityön ja sunnuntaityön korvaussäännöt ovat artikkelissa työaikalaki, ja palkan kokonaiskustannuksen saa työnantajan palkkakulut -laskurilla.
Paperinen kellokortti vai sähköinen järjestelmä?
Ennen kuin valitset sähköisen järjestelmän, kysy toimittajalta ainakin: siirtyvätkö tunnit palkanlaskentaan, laskeeko järjestelmä työehtosopimuksesi lisät, miten tunnit korjataan ja kuka ne hyväksyy, ja mitä tapahtuu tiedoille, jos lopetat palvelun.
Kellokortti ja työntekijän yksityisyys
Työajan kirjaaminen on työnantajan lakisääteinen velvollisuus, joten leimaukset saa kerätä. Lisätietoja, kuten puhelimen sijaintia leimaushetkellä tai sormenjälkeä, ei kuitenkaan saa kerätä vain siksi, että järjestelmä sen mahdollistaa: tietojen pitää olla työsuhteen kannalta välttämättömiä, ja työntekijöille on kerrottava, mitä kerätään ja miksi. Rajat on käyty läpi artikkelissa saako työnantaja seurata työntekijää.
Tarvitseeko yrittäjä itse kellokorttia?
Yrittäjän omaa työaikaa laki ei rajoita, eikä työaikakirjanpitoa tarvitse pitää itsestä. Tuntien seuraaminen kannattaa silti, jos laskutat tunneittain tai haluat tietää, onko hinnoittelusi kannattava: kun tiedät, montako tuntia työhön oikeasti meni, voit laskea toteutuneen tuntihinnan tuntihintalaskurilla.
Usein kysytyt
Mikä on kellokortti?+
Työajan leimausjärjestelmä, jolla työntekijä kirjaa työpäivän alun, lopun ja tauot. Alun perin pahvikortti ja leimauskello, nykyään yleensä mobiilisovellus, verkkopalvelu tai seinälaite.
Onko kellokortti pakollinen?+
Ei. Työaikalaki vaatii työaikakirjanpidon, eli tehdyt tunnit ja niistä maksetut korvaukset työntekijöittäin, mutta ei määrää, millä välineellä se tehdään. Paperi tai taulukko käy, kun kirjaukset ovat ajantasaisia ja luotettavia.
Kauanko kellokortit pitää säilyttää?+
Työaikakirjanpito säilytetään kanneajan loppuun: korvausoikeus raukeaa, jos kannetta ei nosteta kahden vuoden kuluessa sen kalenterivuoden päättymisestä, jona oikeus syntyi. Palkkakirjanpidon tositteet säilytetään kirjanpitolain mukaan pidempään.
Lasketaanko tauko työaikaan kellokortissa?+
Ruokatauko, jonka aikana työntekijä saa poistua työpaikalta, ei ole työaikaa, joten se vähennetään. Lyhyet tauot työn lomassa ovat työaikaa.
Saako kellokortin aikoja pyöristää?+
Pyöristyssäännöstä voi sopia, mutta se ei saa järjestelmällisesti lyhentää tehtyä työaikaa. Kirjaa sovittu sääntö ja sovella sitä samalla tavalla sekä alku- että loppuaikaan.
Saako kellokortti tallentaa sijainnin?+
Vain, jos se on työsuhteen kannalta välttämätöntä, ja työntekijöille on kerrottava tietojen keräämisestä etukäteen. Pelkkä mahdollisuus kerätä sijaintia ei ole peruste.
Kirjoittaa Taukon blogiin veroista, arvonlisäverosta ja palkoista: mitä yrittäjän pitää tehdä, milloin ja paljonko se maksaa.
Lue seuraavaksi
Tuntikirjanpito: mitä työaikakirjanpitoon merkitään, kauanko se säilytetään ja miksi yrittäjäkin tarvitsee sitä
Tuntikirjanpito eli työaikakirjanpito on työnantajan lakisääteinen kirjanpito siitä, montako tuntia kukin työntekijä on tehnyt ja mitä niistä on maksettu. Työaikalain 32 §:n mukaan siihen merkitään säännölliset tunnit sekä lisä-, yli-, hätä- ja sunnuntaityö korvauksineen, ja se säilytetään vähintään kanneajan loppuun, käytännössä kaksi vuotta. Tällä sivulla on kirjattavat tiedot, malli yhden viikon tuntikirjanpidosta, ylityön rajat, vuoden 2026 työtunnit ja syy, miksi yksinyrittäjänkin kannattaa pitää omista tunneistaan kirjaa.
Varallaolokorvaus: mitä työaikalaki vaatii, paljonko varallaolosta maksetaan ja miten se lasketaan
Varallaolokorvaus on raha tai muu korvaus, jonka työnantaja maksaa työntekijälle siitä, että tämä on vapaa-ajallaan valmiina tulemaan töihin kutsuttaessa. Työaikalain 4 §:n mukaan varallaolosta ja sen korvauksesta on sovittava, korvauksen perusteiden on oltava työntekijän tiedossa sopimusta tehtäessä, ja korvauksen määrässä on huomioitava, kuinka paljon varallaolo rajoittaa vapaa-aikaa. Esimerkiksi teknologiateollisuuden työehtosopimuksessa korvaus on 20–50 prosenttia keskituntiansiosta sen mukaan, kuinka nopeasti työ on aloitettava. Tältä sivulta näet lain vaatimukset, laskuesimerkin ja sen, miten varallaolo käsitellään palkanlaskennassa.
Työvuorolista pohja: valmis viikkopohja, täytetty esimerkki ja työaikalain säännöt työnantajalle
Työvuorolista pohja on taulukko, johon merkitään jokaisen työntekijän työvuoron alkamis- ja päättymisaika sekä tauot päiväkohtaisesti. Työaikalain 30 §:n mukaan työvuoroluettelo on laadittava vähintään viikoksi kerrallaan ja annettava työntekijöille kirjallisesti viimeistään viikkoa ennen jakson alkua. Alla on kopioitava viikkopohja, täytetty esimerkki pienen kahvilan viikosta ja tarkistuslista lepoajoista, muutoksista ja säilytyksestä.