Tilausvahvistus: valmis pohja, mitä siihen kuuluu ja mitä laki vaatii verkkokaupalta ja yritysten väliseltä kaupalta

Tilausvahvistus on kaupan ensimmäinen asiakirja sen jälkeen, kun asiakas on tehnyt tilauksen. Verkkokaupassa se lähtee yleensä automaattisesti heti maksun jälkeen, ja yritysten välisessä kaupassa myyjä lähettää sen sähköpostilla tai PDF:nä tilauksen tai tarjouksen hyväksymisen jälkeen. Alla on pohja molempiin tilanteisiin.

Mitä tarkoittaa tilausvahvistus?

Tilausvahvistus tarkoittaa myyjän ilmoitusta siitä, että tilaus on vastaanotettu ja hyväksytty, ja se toistaa kaupan ehdot sellaisina kuin myyjä ne ymmärtää. Ostajalle vahvistus on todiste tilauksesta, ja myyjälle se on muistio siitä, mitä on luvattu toimittaa. Vahvistus ei tarkoita, että tavara olisi lähetetty tai maksu veloitettu: siitä kertoo erillinen toimitusvahvistus tai lasku. Paketin mukana kulkee lisäksi usein lähetyslista, josta vastaanottaja tarkistaa toimituksen sisällön.

Tarjouksen laatimiseen löydät mallin artikkelista tarjouspohja ja laskun vaatimukset artikkelista laskun pakolliset tiedot.

Tilausvahvistus pohja: kopioi ja täytä

Tilausvahvistuspohjassa on myyjän ja ostajan tiedot, tilauksen yksilöinti, tilatut tuotteet hintoineen sekä toimitus- ja maksuehdot. Kopioi alla oleva pohja sähköpostiin, tekstinkäsittelyyn tai laskutusohjelman tilauspohjaan ja korvaa hakasulkeissa olevat kohdat.

Kohta 11 on yritysten välisessä kaupassa tärkein. Kun pyydät ostajaa ilmoittamaan poikkeamista määräajassa, mahdolliset väärinkäsitykset määristä, hinnoista tai toimitusajasta tulevat esiin ennen kuin tavaraa lähetetään.

Tilausvahvistus malli: valmis sähköpostiviesti

Malliviesti sopii sekä verkkokaupan automaattiviestiksi että käsin lähetettäväksi. Lyhyt ja selkeä viesti vähentää asiakaspalvelukyselyjä, koska asiakas näkee heti, mitä tilasi ja milloin se saapuu.

Esimerkin ALV on laskettu verollisesta hinnasta: 55,70 × 25,5 / 125,5 = 11,32 euroa. Jos viestissä lukee maksettu ja siinä on myyjän Y-tunnus ja eritelty ALV, sama viesti kelpaa ostajalle myös kuitiksi.

Mitä laki vaatii verkkokaupan tilausvahvistukselta?

Kuluttajansuojalain 6 luvun mukaan verkkokaupan on lähetettävä kuluttajalle vahvistus tehdystä sopimuksesta kohtuullisessa ajassa ja viimeistään silloin, kun tavara luovutetaan tai palvelun suorittaminen alkaa. Vahvistus on annettava pysyvällä tavalla, käytännössä sähköpostilla tai PDF:nä, ja siinä on oltava lain edellyttämät ennakkotiedot sekä peruuttamisohje ja -lomake, ellei niitä ole jo toimitettu pysyvällä tavalla.

• Myyjän nimi, Y-tunnus, osoite ja yhteystiedot
• Tuotteiden pääominaisuudet ja kokonaishinta veroineen
• Toimitus- ja muut kulut sekä maksutapa
• Toimitusaika tai arvio siitä
• Peruuttamisoikeus, peruuttamisaika ja peruuttamislomake
• Tieto lakisääteisestä virhevastuusta ja mahdollisesta takuusta
• Sopimuksen kesto ja irtisanominen, jos kyse on tilauksesta tai kestosopimuksesta

Lisäksi sähköisessä tilauksessa kuluttajan on nimenomaisesti hyväksyttävä maksuvelvollisuus ennen tilauksen lähettämistä, esimerkiksi painikkeella, jossa lukee Tilaa ja maksa. Jos tätä ei ole tehty, sopimus ei sido kuluttajaa. Peruuttamisesta ja uudesta peruuttamistoiminnosta kerrotaan artikkelissa verkkokaupan palautusoikeus.

Tilausvahvistus yritysten välisessä kaupassa

Yritysten välisessä kaupassa tilausvahvistus on usein asiakirja, jolla kauppa lopullisesti syntyy, ja siksi sen ehdot kannattaa lukea. Oikeustoimilain 6 §:n mukaan vastaus, joka poikkeaa tilauksesta tai tarjouksesta, katsotaan uudeksi tarjoukseksi. Jos poikkeama on myyjän mielestä vähäinen ja ostaja ymmärtää tämän, ostajan on ilmoitettava viivytyksettä, ettei hyväksy sitä. Muuten kauppa syntyy tilausvahvistuksen mukaisena.

• Ostajana: vertaa vahvistusta tilaukseesi heti, erityisesti määriä, yksikköhintoja, toimitusaikaa, rahtia ja maksuehtoa. Ilmoita poikkeamista kirjallisesti.
• Myyjänä: viittaa vahvistuksessa omiin toimitusehtoihisi ja liitä ne mukaan. Ehdot, joita ostaja ei ole nähnyt ennen kauppaa, eivät välttämättä sido häntä.
• Ennakkomaksu: jos pyydät ennakkomaksun, lähetä siitä lasku. Ennakkomaksusta ALV ilmoitetaan sen kuukauden verokaudella, jona maksu saatiin, vaikka tavara toimitettaisiin myöhemmin. Katso ennakkolaskutus.
• Muutokset: jos tilaus muuttuu, lähetä uusi vahvistus samalla numerolla ja versiomerkinnällä (esim. 2026-0142/2), jotta kummallakin on sama käsitys voimassa olevista ehdoista.

Kaupan yleiset säännöt ovat kauppalaissa, jota sovelletaan, ellei toisin sovita. Siksi tilausvahvistukseen kirjataan nimenomaan ne asiat, joista halutaan poiketa lain tahdonvaltaisista säännöistä, kuten virheilmoitusaika tai vastuunrajoitukset.

Onko tilausvahvistus kuitti?

Tilausvahvistus ei yleensä ole kuitti, koska se vahvistaa tilauksen eikä maksua. Kuitiksi se kelpaa vain, jos siinä lukee, että tilaus on maksettu, ja siinä on myyjän nimi ja Y-tunnus, päivämäärä, tuotteet ja ALV eriteltynä. Yrityksen kirjanpitoon ostotositteeksi tarvitaan lasku tai kuitti. Tarkemmin asiaa käsitellään artikkelissa onko tilausvahvistus kuitti.

Myyjän kirjanpidossa tilausvahvistus ei ole myyntitosite eikä se kirjata myynniksi. Myynti kirjataan laskun tai kassajärjestelmän raportin perusteella. Verkkokaupassa myyntitositteena käytetään yleensä kauppa-alustan tilausraporttia ja maksunvälittäjän tilitystä, joista näkyy myynti ALV-kannoittain. Kirjanpidon käytännöt ovat artikkelissa verkkokaupan kirjanpito.

Mitä tarkoittaa, että tilaus on käsittelyssä?

Tilaus on käsittelyssä tarkoittaa, että myyjä on vastaanottanut tilauksen, mutta sitä ei ole vielä lähetetty: tuotteita kerätään, maksua tarkistetaan tai tavara odottaa varastoon saapumista. Tila ei kerro, että kauppa olisi peruttu tai jumissa. Jos tilaus pysyy käsittelyssä luvattua toimitusaikaa pidempään, ostaja voi kysyä toimitusarviota ja viivästyksen jatkuessa vaatia kaupan purkua.

Jos tilausvahvistusta ei tule lainkaan, katso ensin roskapostikansio. Jos viestiä ei löydy, ota yhteyttä myyjään ennen kuin teet tilauksen uudelleen, koska tilaus on voinut mennä läpi ja maksu veloittua kahteen kertaan.

Yleisimmät virheet tilausvahvistuksessa

• ALV puuttuu tai on väärä. Yrityksen ostajalle hinnat kannattaa näyttää verottomina ja ALV erikseen, kuluttajalle aina verollisina. Vuonna 2026 yleinen verokanta on 25,5 %, ja alennetut kannat ovat 13,5 % ja 10 %. Kannat tuoteryhmittäin ovat artikkelissa ALV-kannat 2026.
• Toimitusehto on epäselvä. Kirjoita, sisältyykö rahti hintaan ja kuka vastaa tavarasta kuljetuksen aikana.
• Viittaus ehtoihin, joita ostaja ei ole nähnyt. Liitä ehdot mukaan tai linkitä niihin.
• Kuluttajalta puuttuu peruuttamislomake. Silloin peruuttamisaika voi pidentyä jopa vuodella.
• Tilausvahvistus lähetetään laskuna. Jos haluat maksun, lähetä lasku: vahvistus ei ole maksuvaatimus eikä sitä kirjata myynniksi.

Kun myyntiä on kuukausittain kymmeniä tai satoja tilauksia, kirjanpidon täsmäytys tilausten, maksujen ja ALV:n välillä vie aikaa. Jos haluat siirtää sen tilitoimistolle, kilpailuta tilitoimisto ja vertaa hintoja.

Kirjoittaja

Matti Keränen

Kirjanpitäjä, Tauko kirjanpito

Tekee pienyritysten kirjanpitoa Taukossa ja kirjoittaa asioista, joita yrittäjät kysyvät meiltä useimmin. Pyrkii vastaamaan niin, ettei lukijan tarvitse tuntea yhtään kirjanpitotermiä.