Peppol-laskutus: mikä Peppol on, miten se eroaa Finvoicesta ja milloin pienyritys tarvitsee sitä

Peppol-laskutus on verkkolaskutusta eurooppalaisessa Peppol-verkossa. Kun lähetät laskun Peppolin kautta, laskutusohjelmasi muodostaa siitä standardimuotoisen sanoman, ja sertifioitu yhteyspiste toimittaa sen vastaanottajan yhteyspisteelle, joka vie sen asiakkaan ostolaskujärjestelmään. Kummankaan osapuolen ei tarvitse tietää, millä ohjelmalla toinen toimii tai missä maassa hän on.

Mikä Peppol on?

Peppol on Euroopan laajuinen verkosto ja standardikokoelma verkkolaskujen ja muiden liiketoiminnan sähköisten asiakirjojen, kuten tilausten, vaihtamiseen. Nimi tulee sanoista Pan-European Public Procurement Online, koska verkosto rakennettiin alun perin julkisia hankintoja varten. Nykyään sitä käyttävät myös yritykset keskenään. Peppolia hallinnoi kansainvälinen OpenPeppol-yhdistys, ja kussakin maassa on kansallinen Peppol-viranomainen. Suomessa se on Valtiokonttori.

Miten Peppol-lasku kulkee?

Peppol toimii niin sanotulla neljän kulman mallilla. Lähettäjä ja vastaanottaja tarvitsevat kumpikin oman yhteyspisteen, mutta niiden ei tarvitse olla samalta palveluntarjoajalta. Tämä on suurin ero Suomen perinteiseen verkkolaskuverkkoon, jossa operaattoreiden välillä on kahdenvälisiä sopimuksia. Suurten yritysten järjestelmien välisestä sanomaliikenteestä kerrotaan artikkelissa EDI-laskutus.

Peppolin sanomat validoidaan ennen lähetystä. Jos laskulta puuttuu pakollinen tieto, esimerkiksi ostajan viite tai ALV-erittely, lasku hylätään jo lähettäjän päässä eikä vasta asiakkaan kirjanpidossa. Laskun pakollisista tiedoista kerrotaan artikkelissa laskutustiedot ja verkkolasku.

Peppol, Finvoice ja TEAPPS: mikä ero?

Finvoice ja TEAPPS ovat Suomessa 2000-luvun alussa kehitettyjä verkkolaskun muotoja, koska valmiita eurooppalaisia standardeja ei silloin ollut. Valtiokonttorin mukaan Suomen verkkolaskuosoitteistossa on yli 500 000 osoitetta, mutta Peppol-osoitteita oli suomalaisilla selvästi vähemmän. Kotimaassa verkkolaskut kulkevat siis yhä enimmäkseen Finvoicena ja TEAPPSina, ja Peppol on ensisijaisesti tie ulkomaille.

Sinun ei tarvitse valita muotoa itse. Laskutusohjelma ja operaattori muuntavat laskun sille muodolle, jonka vastaanottaja ottaa vastaan. Olennaista on, että ohjelmasi operaattori on liittynyt Peppol-verkkoon. Kotimaisen verkkolaskun käyttöönotto on kuvattu artikkelissa sähköinen laskutus.

Mikä on suomalaisen yrityksen Peppol-tunnus?

Suomalaisen yrityksen Peppol-tunnus muodostuu tunnisteesta 0216 ja OVT-tunnuksesta, joka on 0037 ja Y-tunnus ilman väliviivaa. Y-tunnuksesta 1234567-8 tulee siis Peppol-tunnus 0216:003712345678. Jos yrityksellä on useita vastaanotto-osoitteita, OVT-tunnuksen loppuun voi tulla tarkenne.

Vanhoissa ohjeissa näkyy vielä muoto 0037:..., mutta OpenPeppolin Suomea koskevien vaatimusten mukaan suomalaiset organisaatiot käyttävät tunnistetta 0216. Jos ulkomainen asiakas kysyy Peppol-osoitettasi, tarkista se ensin laskutusohjelmasta tai operaattorilta.

Milloin pienyritys tarvitsee Peppolia?

Pienyritys tarvitsee Peppolia, kun ulkomainen asiakas tai julkinen organisaatio pyytää laskut Peppolin kautta. Monessa Euroopan maassa julkinen sektori ottaa vastaan vain Peppol-laskuja, ja osa maista on tehnyt sähköisestä laskutuksesta pakollista myös yritysten välillä. Kotimaisille asiakkaille riittää tavallinen verkkolasku.

• Ulkomainen yritysasiakas pyytää Peppol-laskua, esimerkiksi Pohjoismaissa tai Belgiassa, missä Peppol on yleinen.
• Myyt julkiselle sektorille toisessa EU-maassa. Julkiset hankintayksiköt vaativat EN 16931 -standardin mukaisen laskun.
• Kotimainen asiakas vaatii verkkolaskun. Laki 241/2019 antaa siihen oikeuden, kun sekä sinun että asiakkaan liikevaihto on yli 10 000 €. Peppol on yksi tapa toimittaa standardin mukainen lasku, mutta Finvoice tai TEAPPS riittää yleensä.
• Myyt yrityksille muihin EU-maihin ja haluat valmistautua ViDAan. Pakollinen sähköinen lasku koskee EU:n rajat ylittävää myyntiä 1.7.2030 alkaen.

ViDA 2030: tuleeko Peppolista pakollinen?

EU:n ViDA-uudistus (VAT in the Digital Age) tekee sähköisestä laskutuksesta pakollista EU:n sisäisessä yritysten välisessä myynnissä. Verohallinnon mukaan sähköinen laskutus ja tapahtumakohtainen ALV-raportointi tulevat pakollisiksi EU:n rajat ylittävässä myynnissä 1.7.2030. Myyjän pitää laatia lasku ja raportoida sen tiedot veroviranomaiselle 10 päivän kuluessa myynnistä, ja yhteenvetoilmoitukset loppuvat.

Direktiivi edellyttää eurooppalaisen standardin mukaista laskua, ei nimenomaan Peppolia, mutta Peppol on käytännössä yleisin tapa välittää tällaisia laskuja maiden välillä. Kotimaan myynnistä jäsenvaltiot päättävät itse, ja Suomen lainsäädäntöä valmistelee valtiovarainministeriö. Jos myyt tavaroita tai palveluita yrityksille muihin EU-maihin, kysy jo nyt laskutusohjelmasi toimittajalta, tukeeko se Peppol-lähetystä. EU-myynnin nykyiset ALV-säännöt ovat artikkelissa EU-myynnin ALV.

Miten otat Peppol-laskutuksen käyttöön?

Paljonko Peppol-laskutus maksaa?

Peppol-laskun hinta riippuu laskutusohjelmasta ja operaattorista. Verkkolaskun lähettäminen maksaa Suomessa tavallisesti 0,30–1,00 euroa laskulta, ja moni ohjelma sisältää kuukausihintaansa tietyn määrän verkkolaskuja. Osa palveluista hinnoittelee Peppol-laskun samoin kuin kotimaisen verkkolaskun, osa erikseen, joten tarkista hinnasto ennen ensimmäistä ulkomaan laskua. Ilmaisista vaihtoehdoista kerrotaan artikkelissa ilmainen verkkolaskutus.

Onko e-lasku sama kuin verkkolasku tai Peppol-lasku?

Ei. E-lasku on kuluttajalle verkkopankkiin lähetettävä lasku, verkkolasku yritykselle tai julkiselle organisaatiolle lähetettävä koneluettava lasku. Peppol-lasku on verkkolasku, joka kulkee Peppol-verkossa. Kuluttajia ei laskuteta Peppolin kautta. E-laskun lähettämisestä kerrotaan artikkelissa e-laskutus.

Kirjoittaja

Matti Keränen

Kirjanpitäjä, Tauko kirjanpito

Tekee pienyritysten kirjanpitoa Taukossa ja kirjoittaa asioista, joita yrittäjät kysyvät meiltä useimmin. Pyrkii vastaamaan niin, ettei lukijan tarvitse tuntea yhtään kirjanpitotermiä.