EDI-laskutus: mitä EDI-lasku on, miten se eroaa verkkolaskusta ja tarvitseeko pienyritys sitä

EDI-laskutus tarkoittaa laskujen lähettämistä EDI-sanomina: lasku muodostetaan myyjän toiminnanohjaus- tai laskutusjärjestelmässä sovitun rakennekuvauksen mukaiseksi tiedostoksi, joka siirtyy operaattorin kautta ostajan järjestelmään. Ostajan järjestelmä lukee laskun rivit, summat ja tilausnumeron suoraan ja voi täsmäyttää ne tilaukseen ja vastaanotettuun tavaraan automaattisesti.

Mitä EDI tarkoittaa?

EDI tulee englannin sanoista Electronic Data Interchange eli sähköinen tiedonsiirto. Suomeksi siitä käytetään myös lyhennettä OVT, organisaatioiden välinen tiedonsiirto. EDI tarkoittaa yritysten välistä liiketoiminta-asiakirjojen vaihtoa vakiomuotoisina, koneen luettavina sanomina, niin että tieto siirtyy järjestelmästä toiseen ilman käsityötä.

EDI-laskun hyöty syntyy, kun lasku liittyy sähköiseen tilaukseen ja lähetysilmoitukseen. Silloin ostajan järjestelmä voi verrata laskua siihen, mitä tilattiin ja mitä saapui, ja hyväksyä täsmäävän laskun maksuun ilman ihmistä.

EDI-lasku, verkkolasku ja e-lasku: mikä ero?

EDI-lasku on verkkolasku: molemmat ovat rakenteisia, koneluettavia laskuja, jotka siirtyvät operaattorien kautta. Ero on siinä, miten muoto sovitaan. Verkkolasku lähetetään yhteisellä suomalaisella tai eurooppalaisella muodolla kenelle tahansa, jolla on verkkolaskuosoite. EDI-yhteys rakennetaan yleensä kahden kauppakumppanin välille, ja sanoman sisältö sovitaan niiden kesken.

Verkkolaskun muodot ja osoitteet ovat artikkelissa verkkolasku, ja kuluttajan e-lasku artikkelissa e-laskutus. Eurooppalaisesta Peppol-verkosta kerrotaan artikkelissa Peppol-laskutus.

Miten EDI-laskutus toimii?

EDI-laskutus toimii niin, että myyjän järjestelmä tuottaa laskuaineiston, operaattori muuntaa sen kauppakumppanin vaatimaan muotoon ja välittää sen perille. Vastaanotto toimii samoin päinvastaiseen suuntaan. Käyttöönotto tehdään kumppani kerrallaan, ja ennen tuotantoa sanomat testataan.

Yrityksen EDI-tunnuksena käytetään Suomessa usein OVT-tunnusta, joka muodostetaan lisäämällä Y-tunnuksen eteen 0037 ja poistamalla väliviiva: Y-tunnuksesta 1234567-8 tulee 003712345678. Sama tunnus on usein myös yrityksen verkkolaskuosoite.

Tarvitseeko pienyritys EDI-laskutusta?

Useimmiten ei. Pienyritykselle riittää verkkolasku, jonka saa lähetettyä tavallisesta laskutusohjelmasta ilman erillistä projektia. EDI tulee ajankohtaiseksi, kun yritys myy tavaraa kaupan keskusliikkeelle, tukkukaupalle tai teollisuusasiakkaalle, joka käsittelee tilaukset ja laskut EDI-järjestelmässä ja vaatii toimittajiltaan samaa.

• Asiakas vaatii EDI-laskun sopimuksessa tai toimittajaohjeessa
• Myyt saman asiakkaan kanssa paljon rivejä ja tilauksia joka viikko
• Asiakas lähettää sinulle tilaukset jo EDI-sanomina
• Käsityö laskujen ja tilausten täsmäytyksessä vie tunteja kuukaudessa

Jos yksikään kohta ei koske sinua, aloita verkkolaskusta. Kysy isolta asiakkaalta ensin, hyväksyykö se verkkolaskun tai Peppol-laskun. Laki hankintayksiköiden ja elinkeinonharjoittajien sähköisestä laskutuksesta (241/2019) antaa ostajalle oikeuden vaatia eurooppalaisen standardin mukaisen verkkolaskun, kun sekä ostajan että myyjän liikevaihto on yli 10 000 euroa, mutta laki ei velvoita toimittajaa ottamaan käyttöön EDI-yhteyttä.

Paljonko EDI-laskutus maksaa?

EDI-laskutuksen hinta on yleensä asiakaskohtainen, ja se muodostuu käyttöönotosta ja sanomamäärään perustuvasta käyttömaksusta. Esimerkiksi Finago Apix kertoo hinnoittelevansa EDI-palvelun asiakaskohtaisesti sanomien määrän mukaan. Kauppakumppanikohtainen määritys ja testaus tekevät käyttöönotosta kalliimman kuin verkkolaskun, jonka saa usein laskutusohjelman kuukausimaksulla ja yleensä alle euron laskukohtaisella lähetyshinnalla.

Laskutusohjelmien ja verkkolaskun hintoja on vertailtu artikkelissa laskutusohjelma vertailu.

EDI-lasku kirjanpidossa: tosite, pakolliset tiedot ja säilytys

EDI-lasku on kirjanpidon tosite samalla tavalla kuin paperilasku. Siinä pitää olla arvonlisäverolain vaatimat laskumerkinnät, ja se säilytetään kuten muutkin laskut: myynti- ja ostolaskut kuusi vuotta sen vuoden lopusta, jona tilikausi päättyi. Säilytys hoituu yleensä sähköisesti laskutus- tai kirjanpitojärjestelmässä, kunhan lasku on luettavassa muodossa koko säilytysajan.

• Pakolliset tiedot: samat kuin muissa laskuissa, kuten myyjän ja ostajan tiedot, Y-tunnus, laskun numero, päiväys, tuotteet, verokannat ja verot. Katso laskun pakolliset tiedot.
• Kuvamuoto: EDI-sanomassa ei aina kulje laskun kuvaa. Varmista, että kirjanpitoon saa luettavan version laskusta.
• Hyvitykset: virheellinen EDI-lasku korjataan hyvityslaskulla samaa kanavaa pitkin, ei poistamalla lähetettyä sanomaa.
• Säilytys: 6 vuotta tilikauden päättymisvuoden lopusta. Katso laskujen säilytysaika.

Korvaako Peppol EDIn?

Ei kokonaan, mutta laskutuksessa ero kaventuu. Peppol on eurooppalainen verkko, jossa laskut kulkevat yhteisellä EN 16931 -standardiin perustuvalla muodolla, ja EU:n ViDA-uudistus tekee sähköisestä laskusta pakollisen EU:n sisäisessä yritysmyynnissä 1.7.2030 alkaen. Tilausten, lähetysilmoitusten ja varastotietojen vaihdossa kumppanikohtainen EDI säilyy todennäköisesti pitkään, koska se on rakennettu suoraan toimitusketjun järjestelmiin.

Kirjoittaja

Matti Keränen

Kirjanpitäjä, Tauko kirjanpito

Tekee pienyritysten kirjanpitoa Taukossa ja kirjoittaa asioista, joita yrittäjät kysyvät meiltä useimmin. Pyrkii vastaamaan niin, ettei lukijan tarvitse tuntea yhtään kirjanpitotermiä.