Yritysstrategia pienyritykselle: näin teet strategian yhdellä sivulla

Strategia on hyödyllinen, kun siitä seuraa konkreettisia valintoja ja sitä seurataan muutamalla luvulla. Tässä on yhden sivun pohja, esimerkki yksinyrittäjän strategiasta, miten missio, visio ja arvot liittyvät strategiaan ja mitkä kirjanpidon luvut kertovat, toimiiko se.

Mitkä ovat strategian luomisen vaiheet?

1. Nykytilan analyysi: mistä asiakkaista, palveluista ja kanavista myynti ja kate tulevat nyt, ja mitä kilpailijat tekevät.
2. Tavoite ja visio: yksi mitattava tavoite 1–3 vuoden päähän ja kuva siitä, missä yritys silloin on.
3. Valinnat ja poisvalinnat: kenelle myyt, millä erotut ja mistä asiakkaista, tuotteista ja kanavista kieltäydyt.
4. Jalkautus: valinnat muutetaan viikoittaisiksi tehtäviksi, hinnoitteluksi ja kalenterin ajankäytöksi.
5. Seuranta: kolme lukua kirjanpidosta kuukausittain ja strategian päivitys kerran vuodessa.

Mitä yrityksen strategia tarkoittaa?

Strategia on valintoja. Suuren yrityksen strategia voi olla monisivuinen dokumentti, mutta pienyrityksessä se on yksinkertaisempi: mihin käytät rajallisen aikasi ja rahasi. Yksinyrittäjällä on viikossa noin 40 työtuntia. Strategia ratkaisee, menevätkö ne kannattaviin asiakkaisiin vai siihen, mitä sattuu tulemaan vastaan.

Strategia ei ole sama asia kuin liiketoimintasuunnitelma. Liiketoimintasuunnitelma kuvaa koko yrityksen, myös laskelmat ja käytännön järjestelyt. Strategia on sen ydin: suunta ja valinnat. Liiketoimintasuunnitelmaan on valmis malli sivulla liiketoimintasuunnitelma-pohja.

Mihin kysymyksiin strategia vastaa?

1. Mihin pyrimme? Yksi mitattava tavoite 1-3 vuoden päähän, esimerkiksi liikevaihto, palkka tai vapaa-aika.
2. Kenelle myymme? Asiakasryhmä niin tarkasti, että tiedät, kuka ei kuulu siihen.
3. Miksi asiakas ostaa meiltä? Lupaus, jonka pystyt pitämään paremmin kuin kilpailijat: nopeus, erikoisosaaminen, hinta, sijainti tai luotettavuus.
4. Mitä jätämme tekemättä? Asiakkaat, tuotteet ja kanavat, joista kieltäydyt. Tämä on strategian vaikein ja tärkein osa.
5. Miten tiedämme, että se toimii? Kolme lukua, joita seuraat kuukausittain.

Mitkä ovat strategian kolme perustyyppiä?

Strategian perusvalinta on, kilpaileeko yritys hinnalla, erottumisella vai keskittymällä kapeaan joukkoon. Jako on peräisin Michael Porterin kilpailustrategioista, ja se toimii pienyrityksessäkin, koska se pakottaa valitsemaan. Yritys, joka yrittää olla samaan aikaan halvin ja paras kaikille, ei yleensä ole kumpaakaan.

Yksinyrittäjälle hintakilpailu on yleensä huonoin vaihtoehto, koska suurempi kilpailija pystyy aina laskemaan hintaa enemmän. Jos strategiasi on olla halvin, varmista ensin tuntihinnan laskelmalla, että hinta kattaa myös YEL:n, lomat ja laskuttamattomat tunnit. Laskukaava on artikkelissa tuntihinnan laskeminen.

Miten tehdä strategia yhdellä sivulla?

Nykytila yhdellä sivulla: SWOT

Ensimmäisen vaiheen voi tehdä SWOT-taulukkona: vahvuudet ja heikkoudet ovat yrityksen sisäisiä, mahdollisuudet ja uhat ulkoisia. Pienyrityksessä SWOT on hyödyllinen vain, jos jokaisen kohdan takana on luku tai tosiasia. "Hyvä asiakaspalvelu" ei ole vahvuus, mutta "80 % myynnistä tulee asiakkailta, jotka ostavat toisen kerran" on. Täytä SWOT kirjanpidon myyntiraportin ja asiakaslistan kanssa, ei muistin varassa. Valmis pohja ja esimerkit ovat artikkelissa SWOT-analyysi.

Esimerkissä strategian tärkein kohta on valinta numero 2. Pienet logotyöt toivat asiakkaita, mutta sitoivat aikaa, jonka kate oli huono. Sama ilmiö toistuu lähes jokaisella alalla: pienimmät työt syövät eniten aikaa suhteessa katteeseen. Hinnoittelusta lisää artikkelissa graafikon hinnoittelu ja tuntihinnan laskennasta artikkelissa tuntihinnan laskeminen.

Mitä yrityksen arvot ovat ja miten ne liittyvät strategiaan?

Arvot kertovat, miten yritys toimii, myös silloin kun se maksaa. Strategia kertoo, mitä yritys tekee ja mihin se pyrkii. Pienyrityksessä arvot ovat usein yrittäjän omia periaatteita: pidetäänkö aikataulut, kerrotaanko hinta etukäteen, tehdäänkö työ loppuun asti. Esittelytekstin pohja on artikkelissa yritys esittely.

Arvo on hyödyllinen vain, jos se ohjaa jotain päätöstä. "Laatu" ei ohjaa mitään, koska kukaan ei valitse huonoa laatua. "Kerromme kokonaishinnan ennen työtä" ohjaa: se tarkoittaa, että tarjous lasketaan huolella ja lisätyöt hyväksytetään ennen tekemistä. Kaksi tai kolme tällaista arvoa riittää.

Missio, visio, arvot ja strategia: mikä ero?

Missio kertoo, miksi yritys on olemassa, visio mihin se haluaa päästä, arvot miten se toimii ja strategia mitä se valitsee tehdä päästäkseen visioon. Pienyrityksessä näitä ei tarvitse kirjoittaa erikseen hienoiksi lauseiksi. Riittää, että strategian tavoite toimii visiona ja kaksi tai kolme arvoa ohjaa päätöksiä.

Strategia on näistä ainoa, joka pakottaa luopumaan jostain. Missio ja visio voivat olla samoja vuosia, mutta strategian valinnat tarkistetaan, kun luvut muuttuvat. Kun liikeidea on vielä hakusessa, aloita siitä: liikeidea kertoo, mitä myyt ja kenelle, ja strategia sen jälkeen, miten voitat.

Mitä hyvä strategia sisältää?

Millä luvuilla strategiaa seurataan?

Strategian tärkeimmät mittarit löytyvät kirjanpidosta, kun se on ajan tasalla. Valitse kolme, jotka liittyvät suoraan tavoitteeseesi.

Mittarit ovat käyttökelpoisia vain, jos kirjanpito on valmis muutaman viikon kuluessa kuukauden päättymisestä. Jos luvut valmistuvat vasta tilinpäätöksessä, strategiaa ohjataan vuoden vanhoilla tiedoilla. Silloin kannattaa laskea, mitä ajantasainen kirjanpito ulkoistettuna maksaisi: katso oma hintasi.

Lisää mittareista artikkeleissa tunnusluvut, katteen laskeminen ja kassavirran hallinta. Kun strategia muuttuu luvuiksi, siitä syntyy budjetti.

Miten strategia viedään käytäntöön pienyrityksessä?

Pienyrityksessä strategiaa ei tarvitse jalkauttaa organisaatioon, mutta se pitää viedä kalenteriin. Strategia, joka ei muuta yhtään viikon tekemistä, on vain teksti. Kirjoita jokaisesta kolmesta valinnasta yksi toistuva tehtävä ja yksi luku, jolla näet, tapahtuuko se.

Jos sinulla on työntekijöitä, kerro heille kolme valintaa ja syy niihin. Työntekijä tekee joka päivä pieniä päätöksiä, joista strategia toteutuu tai jää toteutumatta: hyväksyykö pienen työn, antaako alennuksen, kenelle vastaa ensin.

Mitkä ovat yleisimmät virheet pienyrityksen strategiassa?

Yleisin virhe on strategia, joka sopisi mille tahansa saman alan yritykselle. Jos kilpailijasi voisi allekirjoittaa strategiasi sellaisenaan, siinä ei ole valintoja. Muut toistuvat virheet liittyvät siihen, ettei strategiaa kytketä lukuihin ja kalenteriin.

• Strategia sopisi kenelle tahansa kilpailijalle: ei rajattua asiakasta eikä lupausta, jota muut eivät anna.
• Ei yhtään asiaa, josta luovutaan. Kaikki vanhat asiakkaat ja tuotteet jatkuvat uusien rinnalla.
• Tavoite ilman lukua tai päivämäärää, esimerkiksi "kasvamme hallitusti".
• Hintastrategia ilman laskelmaa: halvin hinta, joka ei kata YEL:ää, lomia ja laskuttamattomia tunteja.
• Mittarit katsotaan vasta tilinpäätöksestä, jolloin suunta ehtii olla väärä vuoden.
• Strategia kirjoitetaan kerran eikä sitä avata ennen kuin jotain on jo mennyt pieleen.

Kuinka usein strategia päivitetään?

Pienyrityksessä strategia kannattaa käydä läpi kerran vuodessa, mieluiten tilinpäätöksen valmistuttua, kun edellisen vuoden luvut ovat varmoja. Mittarit katsotaan kuukausittain. Jos kolmena kuukautena peräkkäin luvut liikkuvat väärään suuntaan, se on merkki muuttaa valintoja eikä odottaa vuoden loppuun. Tilinpäätöksen sisällöstä kerrotaan artikkelissa tilinpäätös.

Kirjoittaja

Matti Keränen

Kirjanpitäjä, Tauko kirjanpito

Tekee pienyritysten kirjanpitoa Taukossa ja kirjoittaa asioista, joita yrittäjät kysyvät meiltä useimmin. Pyrkii vastaamaan niin, ettei lukijan tarvitse tuntea yhtään kirjanpitotermiä.