Varaukset kirjanpidossa: pakollinen varaus, verotusperusteinen varaus ja milloin kyse on velasta
Varaukset kirjanpidossa jakautuvat kahteen: pakollinen varaus kirjataan kuluksi, kun tilikaudelle kuuluvan tulevan menon toteutuminen on todennäköinen mutta sen tarkka määrä tai ajankohta ei ole tiedossa, ja verotusperusteinen eli vapaaehtoinen varaus, kuten toimintavaraus, tehdään verotuksen vuoksi. Jos menon määrä ja ajankohta tiedetään, kyse ei ole varauksesta vaan velasta. Tässä kirjanpitolain ehdot, pienyrityksen tavallisimmat varaukset, kirjausesimerkit euroina ja miten varaukset näkyvät taseessa ja verotuksessa.
Lyhyesti
- Pakollinen varaus kirjataan, kun tuleva meno kuuluu päättyneelle tilikaudelle, sen toteutuminen on varma tai todennäköinen, se perustuu lakiin tai sitoumukseen eikä sitä vastaa varma tulo, mutta tarkka määrä tai ajankohta puuttuu.
- Jos määrä ja ajankohta tiedetään, meno on velka tai siirtovelka. Jos toteutuminen on vain mahdollinen, se kerrotaan liitetiedoissa.
- Verotusperusteiset varaukset, kuten toiminimen toimintavaraus (enintään 30 % palkoista) ja jälleenhankintavaraus, ovat vapaaehtoisia ja vähennyskelpoisia vain, jos ne on kirjattu myös kirjanpitoon.
- Pakollinen varaus ei yleensä ole verotuksessa vähennyskelpoinen ennen kuin meno toteutuu. Takuuvaraus on tärkeä poikkeus.
- Pienyrityksellä varauksia on harvoin. Tavallisimmat ovat takuuvaraus, tappiollinen sopimus ja ennallistamisvelvoite.
Varaukset kirjanpidossa ovat kuluja, jotka kirjataan tilikaudelle ennen kuin raha liikkuu, koska meno johtuu jo päättyneen tilikauden tapahtumista. Kirjanpitolain 5 luvun 14 §:n mukaan tuloslaskelmassa on vähennettävä velvoitteista vastaisuudessa aiheutuvat menot ja menetykset, jos niiden toteutuminen on varmaa tai todennäköistä. Jos menon täsmällinen määrä ja toteutumisajankohta tiedetään, se on velka. Muuten se on pakollinen varaus. Lisäksi tilinpäätöksessä saa tehdä verolakeihin perustuvia varauksia, joita kutsutaan vapaaehtoisiksi tai verotusperusteisiksi varauksiksi.
Mitä varaus tarkoittaa kirjanpidossa?
Varaus kirjanpidossa tarkoittaa tilinpäätöksessä kuluksi kirjattavaa erää, jolla tuleva meno tai menetys kohdistetaan jo päättyneelle tilikaudelle, vaikka maksu tapahtuu myöhemmin ja sen tarkka määrä on vielä arvio. Sana varaus esiintyy kirjanpidossa kahdessa merkityksessä: pakollinen varaus (kirjanpitolaki 5:14 §) ja verotusperusteinen varaus (5:15 §). Ne ovat eri asioita, ja ne esitetään taseessa eri kohdissa.
Arkikielessä varaukseksi kutsutaan usein myös rahan siirtämistä sivuun veroja varten. Se ei ole kirjanpidon varaus: verojen maksuun säästetty raha on edelleen yrityksen pankkitilillä, eikä siitä tehdä kulukirjausta.
Mitä ovat pakolliset varaukset?
Pakollinen varaus on kulukirjaus arvioitavissa olevasta tulevasta menosta tai menetyksestä, jonka tarkkaa määrää tai ajankohtaa ei vielä tiedetä. Kirjanpitolain mukaan kaikkien neljän ehdon pitää täyttyä.
- Meno kohdistuu päättyneeseen tai aikaisempaan tilikauteen. Esimerkiksi takuukorjaus koskee jo myytyä työtä.
- Toteutuminen on varmaa tai todennäköistä tilinpäätöstä laadittaessa.
- Menoa vastaava tulo ei ole varma eikä todennäköinen. Takuukorjauksesta ei saa lisää rahaa.
- Meno perustuu lakiin tai sitoumukseen sivullista kohtaan, kuten takuuehtoon, sopimukseen tai viranomaisen määräykseen.
Varaus kirjataan todennäköiseen määräänsä. Pakollista varausta ei saa käyttää omaisuuserän arvon alentamiseen: jos esimerkiksi myyntisaaminen on epävarma, sen arvo alennetaan tai se kirjataan luottotappioksi, ei varaukseksi.
Velka, pakollinen varaus vai liitetieto?
Rajanveto on käytännössä tärkein kysymys. Ratkaisevaa on, kuinka varma meno on ja kuinka tarkasti sen määrä tiedetään.
| Tilanne | Käsittely | Esimerkki |
|---|---|---|
| Määrä ja ajankohta tiedetään | Kulu ja velka tai siirtovelka | Joulukuun sähkölasku, joka tulee tammikuussa; kertyneet lomapalkat |
| Toteutuminen todennäköinen, määrä arvioitavissa | Kulu ja pakollinen varaus | Takuukorjaukset jo tehdyistä töistä, tappiollinen toimitussopimus |
| Toteutuminen vain mahdollinen | Ei kirjausta, kerrotaan liitetiedoissa | Riitainen vaatimus, jonka menestys on epävarma |
| Ei velvoitetta sivullista kohtaan | Ei kirjausta | Ensi vuoden suunniteltu remontti tai koulutus |
Kirjanpitolautakunta on linjannut lausunnossaan harkinnanvaraisten pakollisten varausten edellytyksistä, että varauksen pitää perustua velvoitteeseen, joka on voimassa tilikauden päättyessä. Tulevat menot ja arvioidut menot, jotka johtuvat vasta tilikauden jälkeen syntyvästä velvoitteesta, eivät oikeuta varaukseen. Lausuntojen roolista kerrotaan artikkelissa kirjanpitolautakunnan lausunnot.
Pienyrityksen tavallisimmat pakolliset varaukset
| Varaus | Milloin tehdään | Kenelle tyypillinen |
|---|---|---|
| Takuuvaraus | Myydyistä töistä tai tuotteista tulee kokemuksen perusteella takuukorjauksia | Rakennus- ja remonttiyritykset, laitekauppa |
| Tappiollinen sopimus | Sitova toimitussopimus tuottaa tappiota, ja tappio on arvioitavissa | Urakoitsijat ja kiinteähintaiset projektit |
| Ennallistamis- tai purkuvelvoite | Vuokrasopimus tai lupa velvoittaa palauttamaan tilan tai alueen alkuperäiseen kuntoon | Ravintolat ja liiketilat, maa-ainesten otto |
| Eläkevaraus | Yrityksellä on työeläkejärjestelmän ulkopuolisia eläkevastuita | Harvinainen pienyrityksessä |
| Verovaraus | Todennäköinen veroseuraamus, jonka määrä on epävarma | Esimerkiksi kesken oleva verotarkastus |
Pakollinen varaus kirjanpidossa: kirjaus, käyttö ja purku
- 1Arvioi tilinpäätöksessäSelvitä velvoite ja todennäköinen määrä, esimerkiksi takuukorjausten toteuma aiemmilta vuosilta. Dokumentoi laskelma tositteeksi.
- 2Kirjaa kuluksi ja varaukseksiDebet asianomainen kulutili (esim. takuukulut), kredit pakolliset varaukset taseessa.
- 3Kirjaa toteutuneet menot varausta vastaanKun takuukorjaus tehdään, meno kirjataan varausta pienentäen, ei uudeksi kuluksi.
- 4Arvioi uudelleen joka tilinpäätöksessäJos velvoite pienenee tai poistuu, tarpeeton osa puretaan tuloksi samaan kuluerään. Jos se kasvaa, varausta lisätään.
Mitä ovat verotusperusteiset varaukset?
Verotusperusteiset varaukset ovat vapaaehtoisia varauksia, joilla yritys voi elinkeinoverolain sallimissa rajoissa siirtää verotettavaa tuloa myöhemmäksi. Ne eivät perustu liiketapahtumaan vaan verolakiin. Kirjanpitolain 5 luvun 15 §:n mukaan tilinpäätöksessä saa tehdä investointi-, toiminta- tai muun sellaisen verotusperusteisen varauksen. Ne ovat kirjanpitosidonnaisia: verotuksessa varauksen saa vähentää vain, jos se on kirjattu myös kirjanpitoon. Tavallisimman niistä, toimintavarauksen, ehdot ja laskenta on selitetty omassa artikkelissaan.
| Varaus | Kuka voi tehdä | Pääsääntö |
|---|---|---|
| Toimintavaraus | Liikkeen- ja ammatinharjoittaja (toiminimi) sekä avoin yhtiö ja kommandiittiyhtiö, ei osakeyhtiö | Enintään 30 % tilikauden päättymistä edeltäneen 12 kuukauden ennakonpidätyksen alaisista palkoista |
| Jälleenhankintavaraus | Elinkeinonharjoittaja, joka myy käyttämänsä toimitilan ja jatkaa toimintaa | Myyntivoitto vähennetään korvaavan toimitilan hankintamenosta verovuonna tai kahtena seuraavana verovuonna |
| Tasausvaraus | Maatilatalous | Maatalouden tulon tasaaminen vuosien välillä |
Taseessa verotusperusteiset varaukset esitetään vastattavissa omana eränään tilinpäätössiirtojen kertymänä ennen pakollisia varauksia ja vierasta pääomaa. Taseen rakenne on selitetty artikkelissa tase vastattavaa.
Ovatko varaukset verotuksessa vähennyskelpoisia?
Pakolliset varaukset eivät pääsääntöisesti ole verotuksessa vähennyskelpoisia ennen kuin meno toteutuu, koska elinkeinoverolain varaussäännökset ovat kaavamaisia. Takuuvaraus on poikkeus, ja se on vähennyskelpoinen. Velaksi kirjattu kulu, kuten siirtovelka, on vähennyskelpoinen jo kirjausvuonna. Verotusperusteiset varaukset ovat vähennyskelpoisia lain rajoissa, mutta vain jos ne on kirjattu kirjanpitoon.
Mitä jaksotukset tarkoittavat tilinpäätöksessä?
Jaksotus tarkoittaa, että tulot ja menot kirjataan sille tilikaudelle, jolle ne kuuluvat, vaikka raha liikkuisi eri aikaan. Varaukset ovat yksi jaksotuksen muoto. Tavallisempia jaksotuksia ovat siirtovelat, kuten kertyneet lomapalkat ja korot, sekä siirtosaamiset, kuten etukäteen maksetut vakuutukset. Tilinpäätöksen kirjaukset esimerkein ovat artikkelissa tilinpäätöksen tekeminen.
Mitä poistot ovat ja voiko ne jättää tekemättä?
Poistot eivät ole varauksia vaan pysyvien vastaavien hankintamenon kirjaamista kuluksi sen vaikutusaikana. Kirjanpitolain mukaan pysyvien vastaavien hankintameno on poistettava suunnitelman mukaan, joten poistoja ei voi jättää kokonaan tekemättä. Poisto pienentää tulosta, mutta se ei vie kassasta rahaa, koska raha on käytetty jo hankintahetkellä. Verotuksessa poistot tehdään elinkeinoverolain enimmäismäärien mukaan. Tarkemmin artikkelissa poistot kirjanpidossa.
Laske menojäännöspoistot
Poistolaskuri omalla sivullaanUsein kysytyt
Mitä varaus tarkoittaa kirjanpidossa?+
Varaus on tilinpäätöksessä kuluksi kirjattava erä tulevasta menosta, joka kuuluu jo päättyneelle tilikaudelle mutta jonka tarkka määrä tai ajankohta ei ole tiedossa (pakollinen varaus), tai verolakiin perustuva vapaaehtoinen varaus, kuten toimintavaraus.
Miten pakollinen varaus kirjataan kirjanpidossa?+
Tilinpäätöksessä debet asianomainen kulutili ja kredit taseen pakolliset varaukset todennäköiseen määrään. Toteutuneet menot kirjataan myöhemmin varausta vastaan, ja varaus arvioidaan uudelleen jokaisessa tilinpäätöksessä.
Mitä ovat pakolliset varaukset?+
Pakolliset varaukset ovat tilinpäätöksessä kuluksi kirjattuja tulevia menoja tai menetyksiä, jotka kohdistuvat päättyneeseen tilikauteen ja ovat todennäköisiä, mutta joiden tarkkaa määrää tai ajankohtaa ei tiedetä. Esimerkiksi takuukorjaukset jo tehdyistä töistä.
Mitä ovat verotusperusteiset varaukset?+
Vapaaehtoisia varauksia, joilla yritys voi elinkeinoverolain rajoissa siirtää verotettavaa tuloa myöhemmäksi, kuten toiminimen toimintavaraus ja jälleenhankintavaraus. Ne ovat vähennyskelpoisia vain, jos ne on kirjattu myös kirjanpitoon.
Mikä ero on varauksella ja velalla?+
Jos menon täsmällinen määrä ja toteutumisajankohta tiedetään, se on velka tai siirtovelka. Jos toteutuminen on todennäköinen mutta määrä tai ajankohta epävarma, se on pakollinen varaus. Jos toteutuminen on vain mahdollinen, se kerrotaan liitetiedoissa.
Voiko osakeyhtiö tehdä toimintavarauksen?+
Ei. Toimintavaraus on liikkeen- ja ammatinharjoittajan sekä avoimen yhtiön ja kommandiittiyhtiön varaus. Kun toiminimi muutetaan osakeyhtiöksi, toimintavaraus purkautuu.
Mitä jaksotukset tarkoittavat tilinpäätöksessä?+
Tulot ja menot kirjataan sille tilikaudelle, jolle ne kuuluvat, rahaliikkeestä riippumatta. Tavallisia jaksotuksia ovat siirtovelat, kuten kertyneet lomapalkat, ja siirtosaamiset, kuten ennakkoon maksetut vakuutukset.
Voiko poistot jättää tekemättä kirjanpidossa?+
Ei kokonaan. Kirjanpitolain mukaan pysyvien vastaavien hankintameno poistetaan suunnitelman mukaan. Verotuksessa poistot tehdään elinkeinoverolain enimmäismäärien puitteissa.
Miten poisto vaikuttaa tulokseen?+
Poisto on kulu, joten se pienentää tilikauden tulosta ja verotettavaa tuloa, mutta se ei vähennä kassaa, koska raha on käytetty jo hankintahetkellä.
Tekee pienyritysten kirjanpitoa Taukossa ja kirjoittaa asioista, joita yrittäjät kysyvät meiltä useimmin. Pyrkii vastaamaan niin, ettei lukijan tarvitse tuntea yhtään kirjanpitotermiä.
Lue seuraavaksi
Tilinpäätöksen tekeminen vaihe vaiheelta: 10 työvaihetta, tilinpäätöskirjaukset esimerkein ja aikataulu
Tilinpäätöksen tekeminen eli laatiminen tarkoittaa, että tilikauden kirjanpito täsmäytetään, siihen tehdään tilinpäätöskirjaukset, kuten poistot, jaksotukset ja verot, ja niistä laaditaan tuloslaskelma, tase ja liitetiedot neljän kuukauden kuluessa tilikauden päättymisestä. Osakeyhtiö vahvistaa tilinpäätöksen yhtiökokouksessa ja ilmoittaa sen PRH:lle viimeistään kahdeksan kuukauden kuluttua. Tällä sivulla käydään työ läpi siinä järjestyksessä kuin kirjanpitäjä sen tekee: kymmenen vaihetta, kuusi tavallista tilinpäätöskirjausta debet- ja kredit-vienteineen ja valmis aikataulu kalenterivuoden tilikaudelle.
Poistot kirjanpidossa: poistosuunnitelma, kirjaukset tileille ja suunnitelman mukaiset poistot vs. EVL-poistot
Poistot kirjanpidossa tarkoittavat pitkäaikaisen käyttöomaisuuden, kuten koneiden, laitteiden ja rakennusten, hankintamenon jakamista kuluksi usealle tilikaudelle poistosuunnitelman mukaan. Kirjanpitolautakunnan yleisohjeen (3.12.2024) mukaan pien- ja mikroyritys saa käyttää suunnitelmana elinkeinoverolain enimmäispoistoja, esimerkiksi koneista ja kalustosta 25 % menojäännöksestä. Silloin kirjanpidon ja verotuksen poistot ovat samat eikä poistoeroa synny.
Tase vastattavaa: mitä taseen oikea puoli kertoo, jokainen rivi selitettynä ja esimerkit osakeyhtiölle ja toiminimelle
Tase vastattavaa tarkoittaa taseen oikeaa puolta, joka kertoo, millä yrityksen varat on rahoitettu: omistajien rahalla ja kertyneillä voitoilla (oma pääoma) vai veloilla (vieras pääoma). Vastattavaa on aina täsmälleen yhtä suuri kuin vastaavaa eli varat. Tällä sivulla käydään läpi pien- ja mikroyrityksen tasekaavan vastattavaa-puoli rivi riviltä, näytetään miltä se näyttää osakeyhtiössä ja toiminimessä, miten vastattavaa-puolta luetaan ja mitkä vastattavaa-erät pitää täsmäyttää ennen tilinpäätöstä.