Tarjouspyyntö: kopioitava pohja, esimerkki ja mitä hyvään tarjouspyyntöön kuuluu
Tarjouspyyntö on ostajan kirjallinen pyyntö, jossa kerrotaan, mitä halutaan hankkia, millä ehdoilla ja mihin mennessä, ja millä perusteella tarjoukset vertaillaan. Hyvä tarjouspyyntö tuottaa vertailukelpoiset tarjoukset, koska jokainen toimittaja hinnoittelee saman asian. Tällä sivulla on kopioitava tarjouspyyntöpohja, täytetty esimerkki, tarkistuslista, pisteytystaulukko tarjousten vertailuun ja tiivistelmä julkisten hankintojen säännöistä.
Lyhyesti
- Tarjouspyyntö kertoo mitä, kuinka paljon, milloin ja minne hankitaan sekä millä perusteella paras tarjous valitaan.
- Pyydä hinnat aina samassa muodossa (esim. alv 0 %, kertamaksu ja kuukausimaksu erikseen), muuten tarjouksia ei voi verrata.
- Lähetä pyyntö 3–5 toimittajalle ja anna vastausaikaa 1–2 viikkoa. Kerro määräaika ja yhteyshenkilö.
- Julkisissa hankinnoissa kilpailutusvelvollisuus alkaa kansallisesta kynnysarvosta: 60 000 € tavaroissa ja palveluissa ja 150 000 € rakennusurakoissa (alv 0).
Tarjouspyyntö on asiakirja, jolla ostaja pyytää toimittajilta hintaa ja ehtoja tietystä tuotteesta, palvelusta tai urakasta. Siinä kuvataan hankinnan kohde, määrät, aikataulu, toimitusehdot, tarjouksen määräaika ja vertailuperusteet. Yrityksen arjessa tarjouspyyntö lähetetään esimerkiksi siivouksesta, remontista, vakuutuksista, ohjelmistosta tai kirjanpidosta.
Miten tehdä tarjouspyyntö?
Tarjouspyyntö tehdään viidessä vaiheessa: päätä tarve ja budjetti, kuvaa hankinta niin tarkasti, että jokainen toimittaja hinnoittelee saman asian, päätä vertailuperusteet etukäteen, valitse 3–5 toimittajaa ja lähetä sama pyyntö kaikille samaan aikaan. Kun tarjoukset tulevat, vertaa ne ilmoittamillasi perusteilla ja kerro tulos kaikille vastanneille.
- 1Tarve ja budjettiKirjaa, mitä tarvitset, mihin mennessä ja paljonko olet valmis maksamaan. Budjettia ei ole pakko kertoa toimittajille.
- 2KuvausMäärät, laatuvaatimukset, paikka, aikataulu ja se, mitä hintaan pitää sisältyä. Liitä kuvat, piirustukset tai nykyinen laskutus.
- 3VertailuperusteetHalvin hinta vai hinnan ja laadun yhdistelmä? Kerro painotukset pyynnössä, niin tarjoajat tietävät, mihin panostaa.
- 4ToimittajatValitse 3–5 toimittajaa, joiden koko ja osaaminen vastaavat hankintaa. Lähetä sama pyyntö kaikille samana päivänä.
- 5Vertailu ja päätösPisteytä tarjoukset ilmoitetuilla perusteilla, neuvottele tarvittaessa ja ilmoita päätös kaikille vastanneille.
Mitä tarjouspyyntöön kuuluu?
Tarjouspyyntöön kuuluvat ostajan tiedot, hankinnan kuvaus ja määrät, aikataulu, hinnoittelutapa, sopimusehdot, tarjouksen määräaika ja muoto sekä vertailuperusteet. Mitä tarkemmin kuvaat hankinnan, sitä vähemmän toimittajat joutuvat arvaamaan ja sitä vähemmän he lisäävät hintaan riskivarausta.
- Ostajan tiedot: yrityksen nimi, Y-tunnus, yhteyshenkilö ja kenelle kysymykset lähetetään.
- Hankinnan kuvaus: mitä ostetaan, kuinka paljon, missä ja millä laatuvaatimuksilla.
- Aikataulu: toimitus- tai aloituspäivä, sopimuskausi ja mahdolliset välietapit.
- Hinnoittelu: missä muodossa hinta annetaan (alv 0 % / alv sis.), kertamaksut ja kuukausimaksut erikseen, mitä lisätyöt maksavat.
- Ehdot: maksuehto, laskutustapa (esim. verkkolasku), irtisanomisaika, takuu ja vakuutukset.
- Vaatimukset tarjoajalle: esimerkiksi ennakkoperintärekisteri, referenssit tai tilaajavastuulain selvitykset rakennusalalla.
- Määräaika ja muoto: mihin mennessä, kenelle ja missä muodossa tarjous jätetään, ja kuinka kauan sen pitää olla voimassa.
- Vertailuperusteet: halvin hinta tai pisteytys, jossa hinta ja laatu painotetaan prosentteina.
Tarjouspyyntöpohja: kopioi ja täytä
Alla on tarjouspyyntöpohja, jonka voit kopioida sähköpostiin tai asiakirjaan. Täytä hakasulkeissa olevat kohdat. Pohja sopii palveluihin ja tavarahankintoihin, ja rakennusurakassa siihen liitetään lisäksi työselitys ja piirustukset. Kun itse vastaat tarjouspyyntöön myyjänä, valmis tarjous mallipohja nopeuttaa työtä.
| Kohta | Täytä näin |
|---|---|
| Otsikko | TARJOUSPYYNTÖ: [hankinnan nimi], [päivämäärä] |
| 1. Tilaaja | [Yritys Oy], Y-tunnus [1234567-8], yhteyshenkilö [nimi, sähköposti, puhelin] |
| 2. Hankinnan kohde | [Mitä hankitaan, laajuus ja määrät, esim. toimistosiivous 180 m², 2 krt/vko] |
| 3. Aikataulu | [Aloitus pp.kk.vvvv], [sopimuskausi esim. toistaiseksi, 3 kk irtisanomisaika] |
| 4. Hinnoittelu | Hinnat euroina ilman arvonlisäveroa: [kuukausihinta], [kertamaksut], [lisätyön tuntihinta] |
| 5. Ehdot | Maksuehto [14 pv netto], laskutus [verkkolaskuna], [muut ehdot] |
| 6. Tarjoajalta pyydetään | [Ennakkoperintärekisteriote, 2 referenssiä, vastuuvakuutus] |
| 7. Vertailuperusteet | [Hinta 60 %, laatu ja referenssit 30 %, aloitusaikataulu 10 %] |
| 8. Määräaika | Tarjoukset [sähköpostilla osoitteeseen x] viimeistään [pp.kk. klo 16]. Tarjouksen voimassaolo [30 pv]. |
| 9. Kysymykset | Kysymykset [pp.kk.] mennessä, vastaukset toimitetaan kaikille tarjoajille. |
| 10. Päätös | Päätös tehdään [pp.kk.] mennessä ja ilmoitetaan kaikille tarjoajille. |
Tarjouspyyntö esimerkki: toimistosiivous
Sama rakenne toimii muissakin palveluissa. Kirjanpidon tarjouspyyntöön on oma valmis malli 12 kysymyksellä artikkelissa tarjouspyyntö tilitoimistolle, ja yritysvakuutuksista artikkelissa yritysvakuutuksen kilpailutus.
Miten vertailet tarjoukset?
Vertaa tarjoukset niillä perusteilla, jotka kerroit tarjouspyynnössä, ja muuta hinnat samaan muotoon ennen vertailua. Laske vähintään vuoden kokonaiskustannus: kuukausimaksut, kertamaksut ja arvioidut lisätyöt. Jos käytät hinta-laatupisteytystä, anna halvimmalle täydet hintapisteet ja muille suhteessa siihen.
| Toimittaja A | Toimittaja B | Toimittaja C | |
|---|---|---|---|
| Kuukausihinta alv 0 % | 420 € | 390 € | 450 € |
| Kertamaksut vuodessa | 300 € | 480 € | 0 € |
| Vuosikustannus | 5 340 € | 5 160 € | 5 400 € |
| Hintapisteet (60 %) | 58,0 | 60,0 | 57,3 |
| Laatu ja referenssit (30 %) | 27 | 18 | 24 |
| Joustavuus (10 %) | 8 | 6 | 10 |
| Yhteensä | 93,0 | 84,0 | 91,3 |
Kun mietit palvelun kokonaiskulua, huomioi myös oma aikasi: halvin tarjous voi tulla kalliiksi, jos joudut valvomaan työtä tai korjauttamaan sitä. Kirjanpidossa sama vertailu onnistuu suoraan: kilpailuta nykyinen tilitoimisto.
Julkinen tarjouspyyntö ja kilpailutusraja
Julkisten hankintojen kilpailutusraja eli kansallinen kynnysarvo on hankintalain mukaan 60 000 euroa tavara- ja palveluhankinnoissa ja 150 000 euroa rakennusurakoissa, arvonlisäverottomana. Kynnysarvon ylittävät valtion, kuntien ja muiden hankintayksiköiden hankinnat kilpailutetaan hankintalain menettelyillä, ja niistä julkaistaan ilmoitus HILMA-palvelussa. Kynnysarvon alittavissa hankinnoissa hankintayksikkö noudattaa omia ohjeitaan. Julkisen sektorin kilpailutuksista kerrotaan oppaassa julkiset hankinnat.
| Hankinta | Kansallinen kynnysarvo (alv 0) |
|---|---|
| Tavarat ja palvelut | 60 000 € |
| Rakennusurakat | 150 000 € |
| EU-hankinnat | Selvästi korkeammat, tarkistetaan kahden vuoden välein |
Julkisessa kilpailutuksessa tarjoajan on noudatettava tarjouspyyntöä tarkasti. Tarjouspyynnön vastainen tarjous hylätään, eikä myöhässä saapunutta tarjousta voida ottaa huomioon. Vertailuperusteena on halvin hinta, edullisimmat kustannukset tai paras hinta-laatusuhde, ja ne pitää kertoa tarjouspyynnössä.
Onko tarjouspyyntö julkinen?
Julkisen hankintayksikön tarjouspyyntö on julkinen asiakirja, ja se julkaistaan usein HILMA-palvelussa kaikkien nähtäväksi. Tarjoukset tulevat viranomaisten toiminnan julkisuudesta annetun lain mukaan julkisiksi, kun hankintasopimus on tehty, mutta liike- ja ammattisalaisuudet voidaan salata. Yritysten välinen tarjouspyyntö on yksityinen, ja sen luottamuksellisuudesta voi sopia.
Kun saat tarjouspyynnön: näin vastaat
Kun yrityksesi saa tarjouspyynnön, vastaa juuri siihen, mitä kysytään, ja anna hinnat pyydetyssä muodossa. Jos jokin kohta on epäselvä, kysy ennen määräaikaa. Jos hinta on vielä arvio, kerro se selvästi: indikatiivinen tarjous ei sido samalla tavalla. Kirjallinen tarjous sitoo antajaansa voimassaoloaikansa, joten laske hinta huolella: kulut, oma työaika ja kate. Apuna voit käyttää tuntihintalaskuria.
- Tarkista, että tarjouksesi kattaa kaiken, mitä pyynnössä edellytettiin, ja merkitse poikkeamat selvästi.
- Ilmoita hinnat pyydetyssä muodossa ja kerro, sisältyykö arvonlisävero.
- Kerro tarjouksen voimassaoloaika, maksuehto ja mitä lisätyöt maksavat.
- Liitä pyydetyt todistukset ja referenssit. Julkisessa hankinnassa puuttuva liite voi johtaa hylkäykseen.
- Lähetä ajoissa. Myöhästynyttä tarjousta ei julkisessa hankinnassa käsitellä lainkaan.
Usein kysytyt
Mikä on tarjouspyyntö?+
Tarjouspyyntö on ostajan kirjallinen pyyntö, jossa kerrotaan, mitä halutaan hankkia, millä ehdoilla ja aikataululla, mihin mennessä tarjous pitää jättää ja millä perusteella tarjoukset vertaillaan.
Miten tehdä tarjouspyyntö?+
Kuvaa hankinta ja määrät, kerro aikataulu, pyydä hinnat samassa muodossa (esim. alv 0 %), ilmoita vertailuperusteet ja määräaika ja lähetä sama pyyntö 3–5 toimittajalle samana päivänä.
Mitä tarjouspyynnössä pitää olla?+
Ostajan tiedot, hankinnan kuvaus ja määrät, aikataulu, hinnoittelutapa, sopimus- ja maksuehdot, tarjoajalta vaaditut liitteet, tarjouksen määräaika ja vertailuperusteet.
Mikä on julkisten hankintojen kilpailutusraja?+
Kansallinen kynnysarvo on hankintalain mukaan 60 000 euroa tavaroissa ja palveluissa ja 150 000 euroa rakennusurakoissa, arvonlisäverottomana. EU-kynnysarvot ovat korkeammat.
Onko tarjouspyyntö julkinen?+
Julkisen hankintayksikön tarjouspyyntö on julkinen ja usein HILMA-palvelussa nähtävillä. Tarjoukset tulevat julkisiksi, kun hankintasopimus on tehty, liikesalaisuuksia lukuun ottamatta. Yritysten välinen tarjouspyyntö ei ole julkinen.
Kuinka monelta yritykseltä tarjous kannattaa pyytää?+
Yleensä 3–5 toimittajalta. Vähemmällä vertailu jää ohueksi, ja enemmällä tarjousten käsittely vie kohtuuttomasti aikaa ja toimittajat vastaavat huonommin.
Sitooko tarjous antajaansa?+
Kyllä. Kirjallinen tarjous sitoo antajaansa sen voimassaoloajan, tai jos aikaa ei ole mainittu, kohtuullisen ajan. Tarjoukseen kannattaa siksi aina merkitä voimassaoloaika.
Tekee pienyritysten kirjanpitoa Taukossa ja kirjoittaa asioista, joita yrittäjät kysyvät meiltä useimmin. Pyrkii vastaamaan niin, ettei lukijan tarvitse tuntea yhtään kirjanpitotermiä.
Lue seuraavaksi
Tarjouspyyntö tilitoimistolle: kopioitava malli, 12 kysymystä ja vertailupohja tarjousten pisteytykseen
Tilitoimistojen tarjoukset eivät ole vertailukelpoisia, ellei tarjouspyyntö pakota niitä siihen. Tässä valmis tarjouspyyntö (kopioitava), 12 kysymystä, joihin jokaisen tarjoajan pitää vastata, pisteytysmalli hinnan ja palvelun painotukseen, tavalliset ansat (mainoshinta, tuntihinta, ohjelmistolisenssi) ja miten kilpailutus tehdään nykyistä toimistoa loukkaamatta.
Yritysvakuutus kilpailutus: näin kilpailutat yrityksen vakuutukset ja vertaat tarjouksia oikein 2026
Yritysvakuutusten kilpailutus kannattaa tehdä vapaaehtoisille vakuutuksille, kuten vastuu-, omaisuus-, keskeytys- ja yrittäjän tapaturmavakuutukselle, sillä niiden hinnat ja ehdot vaihtelevat yhtiöittäin. Pakollisen YEL:n maksuprosentti on sama kaikissa eläkeyhtiöissä, joten siinä vertaillaan palvelua, ei hintaa. Tässä mitä kilpailuttaa ja milloin, miten pyydät tarjoukset samoilla vakuutusmäärillä ja omavastuilla, mitä vertaat hinnan lisäksi ja laskennallinen esimerkki siitä, miten halvin tarjous voi tulla kalleimmaksi.
Hinnoittelu pienyrittäjälle: näin hinnoittelet palvelut ja tuotteet kannattavasti
Hinnoittelu tarkoittaa myyntihinnan päättämistä niin, että hinta kattaa kulut, tuottaa voittoa ja on asiakkaalle hyväksyttävä. Tässä viisi hinnoittelustrategiaa ja milloin kukin sopii, laskettu esimerkki palvelulle ja tuotteelle, ero katteen ja lisäyksen välillä, miten hinnoittelukerroin lasketaan, paljonko alennus vaatii lisämyyntiä, miten ALV näkyy hinnassa ja miten hinta pitää ilmoittaa kuluttajalle, mitä dynaaminen hinnoittelu on ja milloin hintaa kannattaa nostaa.