Palkkatodistus: valmis pohja, mitä siihen kirjoitetaan ja milloin työttömyyskassa sitä vielä tarvitsee

Pienelle työnantajalle palkkatodistus tulee vastaan yleensä yllättäen: entinen työntekijä soittaa, että työttömyyskassa pyytää todistusta, tai lomautuksen alkaessa kassa lähettää lomakkeen täytettäväksi. Todistuksen tekeminen vie vartin, kun palkkatiedot ovat palkanlaskennassa järjestyksessä. Alla on pohja, jonka voit kopioida suoraan.

Mikä on palkkatodistus?

Palkkatodistus on työnantajan allekirjoittama selvitys työntekijälle maksetuista palkoista valitulta ajanjaksolta. Siinä palkat eritellään yleensä kuukausittain ja palkkalajeittain: peruspalkka, lisät, lomapalkat, lomarahat, lomakorvaukset ja luontoisedut. Todistuksen perusteella etuuden maksaja laskee esimerkiksi ansiosidonnaisen päivärahan.

Palkkatodistuksesta ei ole omaa pykälää työsopimuslaissa. Käytännössä työnantajan on annettava työttömyyskassalle ja Kelalle etuuden käsittelyyn tarvittavat palkkatiedot, ja kassat pyytävät niitä usein omalla lomakkeellaan. Kun työntekijä itse pyytää todistusta, se kannattaa antaa: sinulla on tiedot valmiina, eikä todistuksesta synny kuluja.

Mistä saan palkkatodistuksen?

Palkkatodistuksen saa työnantajalta tai sen palkanlaskennasta. Useimmat palkkaohjelmat tulostavat todistuksen raporttina valitulta ajalta, ja tilitoimisto tekee sen pyynnöstä. Työntekijä voi myös tulostaa omat palkkatietonsa tulorekisteristä OmaVerosta tai Suomi.fi-palvelun kautta, mikä riittää monessa tilanteessa.

Palkkatodistuspohja: kopioi ja täytä

Alla oleva pohja kattaa tiedot, joita työttömyyskassat ja pankit tavallisesti kysyvät. Kopioi se tekstinkäsittelyyn tai sähköpostiin, täytä hakasulkeissa olevat kohdat ja allekirjoita. Jos et käytä jotakin riviä, merkitse siihen 0 tai viiva, jotta lukija näkee, ettei tieto puutu vahingossa.

Erittelytaulukko kuukausittain

Työttömyyskassa laskee päivärahan palkasta, joten erittele palkat niin, että ansaintajakso ja maksupäivä näkyvät erikseen. Tämä on tärkeintä, kun palkka maksetaan jälkikäteen tai kun mukana on kertaeriä, kuten lomarahaa.

Täytetty esimerkki palkkatodistuksesta

Esimerkin luvut ovat laskennallisia. Huomaa, että lomautuksen tiedot ovat mukana, vaikka palkat näkyvät jo tulorekisterissä: juuri niitä kassa yleensä tarvitsee todistukselta.

Palkkatodistus ja tulorekisteri: miksi sitä pyydetään enää harvoin

Tulorekisteri otettiin käyttöön vuonna 2019, ja siitä lähtien työnantaja on ilmoittanut jokaisen palkanmaksun sinne viimeistään viidentenä kalenteripäivänä maksupäivästä. Työttömyyskassa ja Kela saavat tiedot rekisteristä suoraan, joten erillistä palkkatodistusta tarvitaan lähinnä silloin, kun rekisterin tieto ei kerro kaikkea: lomautuksen alkamispäivä, palkan muutos, takautuvat korjaukset tai ansaintajakson ja maksupäivän ero.

Jos kassa pyytää todistusta, tarkista ensin tulorekisterin ilmoitukset. Väärin ilmoitettu palkkalaji tai puuttuva ansaintajakso on yleisin syy siihen, että kassa ei saa laskettua päivärahaa ilman lisäselvitystä. Korjaa virhe tulorekisteriin ja kerro korjauksesta todistuksen lisätiedoissa. Ilmoittamisesta lisää sivulla tulorekisteri-ilmoitus myöhässä.

Mihin palkkakuitti tulee ja kelpaako se palkkatodistukseksi?

Palkkakuitti eli palkkalaskelma annetaan työntekijälle jokaisen palkanmaksun yhteydessä, ja se tulee yleensä sähköisesti verkkopankkiin, sähköpostiin tai palkkaohjelman työntekijäportaaliin. Palkkalaskelmat voivat korvata palkkatodistuksen, jos niistä näkyvät kaikki pyydetyt tiedot: ajanjakso, palkkalajit, lomarahat ja maksupäivät. Lomautustiedot niistä kuitenkin puuttuvat, joten lomautuksessa kassa tarvitsee yleensä erillisen selvityksen.

Palkkalaskelman sisällöstä ja siitä, miten bruttopalkasta tulee nettopalkka, kerrotaan sivulla palkkalaskelma. Työntekijän kannattaa säilyttää palkkalaskelmat ainakin työsuhteen ajan ja vähän sen jälkeen.

Palkkatodistus vai työtodistus: mitä eroa?

Palkkatodistus kertoo maksetuista palkoista, työtodistus työsuhteen kestosta ja tehtävistä. Työtodistuksesta säädetään työsopimuslain 6 luvun 7 §:ssä: työntekijällä on oikeus saada se pyynnöstä työsuhteen päättyessä, ja päättymisen syy sekä arvio työtaidosta ja käytöksestä mainitaan vain hänen nimenomaisesta pyynnöstään. Palkkaa työtodistukseen ei kirjoiteta.

Työtodistuksen pohja ja ohje ovat sivulla työtodistus.

Miten maksan palkan työntekijälle oikein?

Palkka maksetaan työntekijän pankkitilille sovittuna palkkapäivänä, ja ennen maksua siitä vähennetään ennakonpidätys verokortin mukaan sekä työntekijän TyEL- ja työttömyysvakuutusmaksu. Työnantaja tilittää ennakonpidätyksen ja sairausvakuutusmaksun Verohallinnolle, ilmoittaa palkan tulorekisteriin ja antaa työntekijälle palkkalaskelman. Kun nämä vaiheet tehdään joka kerta oikein, palkkatodistusta tarvitaan harvoin.

Työnantajan kokonaiskustannuksen palkasta voit laskea työnantajan palkkakulut -laskurilla. Jos palkanlaskenta vie aikaasi, katso oma hintasi palkanlaskennalle ja kirjanpidolle tai kilpailuta nykyinen tilitoimisto.