Osakeyhtiön nimen muuttaminen: yhtiöjärjestyksen muutos, PRH:n maksu 375 € ja mitä päivität sen jälkeen

Osakeyhtiön nimi on kirjattu yhtiöjärjestykseen, joten nimen muuttaminen on aina yhtiöjärjestyksen muutos. Päätöksen tekee yhtiökokous, ja muutos tulee voimaan vasta, kun PRH on rekisteröinyt sen kaupparekisteriin. Toiminimiyrittäjän nimen vaihto on yksinkertaisempi, ja se on käsitelty artikkelissa toiminimen nimi. Osakeyhtiön nimen säännöt ovat artikkelissa osakeyhtiön toiminimi, ja yritysmuotojen erot sivulla yrityksen nimen muuttaminen.

Voiko osakeyhtiön nimen vaihtaa?

Voi. Osakeyhtiön nimen voi vaihtaa milloin tahansa, kun yhtiökokous päättää yhtiöjärjestyksen muuttamisesta ja uusi nimi täyttää rekisteröinnin ehdot. Nimen vaihto ei muuta yhtiötä: Y-tunnus, omistajat, sopimukset, velat, pankkitilit ja kirjanpito jatkuvat ennallaan. Muutos näkyy vain nimessä.

Miten osakeyhtiön nimi muutetaan? Ohje vaiheittain

Yhden osakkaan yhtiössä yhtiökokousta ei tarvitse pitää fyysisesti. Osakkeenomistajat voivat osakeyhtiölain mukaan tehdä päätöksen kokousta pitämättä, kun he ovat siitä yksimielisiä, ja päätös kirjataan päivättyyn ja allekirjoitettuun pöytäkirjaan. Valmis malli löytyy yhtiökokouksen pöytäkirjapohjasta.

Paljonko nimen muuttaminen maksaa?

PRH:n käsittelymaksu osakeyhtiön nimen muuttamisesta on 375 euroa: 300 euroa yhtiöjärjestyksen muutoksesta ja 75 euroa jokaisesta uudesta nimestä. Maksu maksetaan YTJ-palvelussa ilmoituksen allekirjoittamisen jälkeen, ja se on arvonlisäveroton. Saman ilmoituksen muut yhtiöjärjestyksen muutokset, kuten toimiala tai kotipaikka, sisältyvät 300 euroon.

Muut kustannukset tulevat nimen vaihdon jälkeen: uudet painotuotteet, kyltit, verkkotunnus ja mahdollinen tavaramerkin rekisteröinti. Kirjanpidossa PRH:n maksu on vähennyskelpoinen kulu. Muiden kaupparekisteri-ilmoitusten hinnat ovat artikkelissa YTJ-muutosilmoitus.

Millainen nimi hyväksytään?

Uuden nimen pitää erottua selvästi rekisterissä jo olevista nimistä ja tavaramerkeistä, eikä se saa olla harhaanjohtava. Osakeyhtiön nimessä pitää olla yhtiömuodon ilmaiseva sana, eli Osakeyhtiö tai lyhenne Oy. Pelkkä yleisnimi, kuten "Rakennus Oy", ei yleensä erotu riittävästi, joten siihen tarvitaan erottava osa.

• Erottuvuus: pelkkä toimialaa kuvaava sana ei riitä, ellei siihen lisätä erottavaa osaa.
• Sekoitettavuus: nimi ei saa muistuttaa rekisterissä olevaa nimeä tai tavaramerkkiä samalla alalla.
• Harhaanjohtavuus: nimi ei saa antaa väärää kuvaa toiminnasta, esimerkiksi viitata pankkiin tai viranomaiseen.
• Yhtiömuoto: Oy tai Osakeyhtiö kuuluu nimeen. Ruotsinkielinen muoto Ab rekisteröidään rinnakkaistoiminimenä.

Jos PRH katsoo nimen esteelliseksi, se lähettää välitoimen, johon voit vastata tai ehdottaa toista nimeä. Siksi pöytäkirjaan kannattaa kirjata myös varanimi tai valtuutus hallitukselle muuttaa nimeä PRH:n vaatimusten mukaan.

Mitä pitää päivittää, kun nimi on rekisteröity?

Kaupparekisterin tieto välittyy YTJ:n kautta Verohallinnolle, joten verotiliä ja ALV-rekisteröintiä ei tarvitse päivittää erikseen. Muut tahot eivät saa tietoa automaattisesti, ja niistä tavallisimmin unohtuvat verkkolaskuoperaattori ja eläkeyhtiö.

• Pankki: tilin nimi, pankkikortit ja verkkopankin tiedot
• Laskupohja ja laskutusohjelma: myyjän nimi kaikkiin uusiin laskuihin
• Verkkolaskuoperaattori ja verkkolaskuosoitteen nimitiedot
• Eläkeyhtiö (YEL tai TyEL), vakuutusyhtiöt ja työterveyshuolto
• Asiakkaat ja toimittajat: ilmoitus nimen muutoksesta ja vahvistus, että Y-tunnus ja tilinumero pysyvät
• Verkkosivut, sähköpostin allekirjoitukset, sosiaalinen media ja Google-yritysprofiili
• Sopimukset, tarjouspohjat, käyntikortit ja kyltit

Laskuissa kannattaa siirtymäaikana mainita entinen nimi, esimerkiksi "Uusi Oy (ent. Vanha Oy)", jotta asiakkaan ostoreskontra löytää toimittajan. Laskun pakolliset merkinnät ovat artikkelissa laskun pakolliset tiedot.

Nimen vaihto vai aputoiminimi?

Jos haluat vain markkinoida yhtä tuotetta tai palvelua uudella nimellä, koko yhtiön nimeä ei tarvitse vaihtaa. Aputoiminimi on lisänimi, jolla harjoitat osaa toiminnasta, ja sen rekisteröinti maksaa 75 euroa ilman yhtiöjärjestyksen muutosta. Aputoiminimellä tehdyt laskut ovat silti yhtiön laskuja, ja niissä on yhtiön Y-tunnus.

Aputoiminimen käytöstä laskuilla ja kirjanpidossa kerrotaan artikkelissa aputoiminimi.

Yleisimmät virheet nimen muuttamisessa

• Uusi nimi otetaan käyttöön ennen rekisteröintiä. Laskut, sopimukset ja kyltit tehdään vasta, kun muutos on kaupparekisterissä.
• Pöytäkirjasta puuttuu nimen tarkka muoto. Kirjoita nimi juuri sellaisena kuin se rekisteröidään.
• Nimeä ei tarkisteta etukäteen. Hylätty nimi tarkoittaa uutta päätöstä ja viivettä.
• Verkkolaskuoperaattori unohtuu. Asiakkaan järjestelmä voi hylätä laskun, jos nimi ei vastaa operaattorin tietoja.
• Verkkotunnus hankitaan liian myöhään. Varaa verkkotunnus ja tarkista sosiaalisen median tunnukset ennen yhtiökokousta.