Edustuskulut kirjanpidossa: kirjausesimerkit, ALV-käsittely ja mitä tositteeseen merkitään
Edustuskulut ovat asiakkaisiin ja liikekumppaneihin kohdistuvia vieraanvaraisuuden kuluja, kuten asiakasillalliset ja edustuslahjat. Kirjanpidossa ne kirjataan omalle tilille koko verollisella summalla, koska ALV:tä ei saa vähentää (arvonlisäverolaki 114 §). Tuloverotuksessa niistä on vähennyskelpoista 50 % (EVL 8 §), ja toinen puoli lisätään veroilmoituksella verotettavaan tuloon.
Lyhyesti
- Edustuskulut kirjataan verollisina omalle edustuskulutilille. ALV-saamista ei kirjata, koska edustuksen ALV ei ole vähennyskelpoinen (arvonlisäverolaki 114 §).
- Kirjanpidossa kulu on 100 %. Vähennyskelvoton 50 % käsitellään vasta veroilmoituksella, joten edustus pitää pitää omalla tilillään erillään neuvottelu- ja markkinointikuluista.
- Neuvottelukulut ja markkinointi kirjataan verottomina ja ALV vähennetään. Tilaisuuden luonne ratkaisee luokan, ei kirjaajan valinta.
- Tositteeseen merkitään osallistujat yrityksineen, tilaisuuden tarkoitus ja onko kyse edustuksesta vai neuvottelusta.
- Väärin kirjattu edustus korjataan siirtämällä kulu edustustilille ja perumalla ALV-vähennys seuraavalla ALV-ilmoituksella.
Edustuskulut ovat yrityksen ulkopuolisiin, kuten asiakkaisiin ja liiketuttaviin, kohdistuvia vieraanvaraisuuden ja huomaavaisuuden kuluja, joilla ylläpidetään tai luodaan liikesuhteita. Kirjanpidossa ne kirjataan omalle tililleen verollisina, ja tuloverotuksessa niistä on vähennyskelpoista 50 prosenttia. Koska kirjanpito ja verotus käsittelevät edustusta eri tavalla, oikea tili kirjausvaiheessa ratkaisee, meneekö veroilmoitus oikein. Alla on seitsemän kirjausta debet- ja kredit-vienteineen: asiakasillallinen, neuvottelulounas, tuote-esittely ja sen jälkeinen illallinen, edustus- ja mainoslahjat, yrittäjän omalla kortilla maksettu edustus ja virheellisen ALV-vähennyksen korjaus.
Mitkä luvut edustuskuluista pitää tietää vuonna 2026?
- 100 % edustuskulusta kirjataan kirjanpidossa kuluksi verollisena.
- 50 % on vähennyskelpoista tuloverotuksessa (EVL 8 § 1 mom. 8 kohta); toinen puoli lisätään veroilmoituksella.
- 0 % edustuksen arvonlisäverosta saa vähentää (AVL 114 § 1 mom. 3 kohta).
- 13,5 % on ravintola- ja ateriapalvelujen ja 25,5 % alkoholin ALV-kanta laskulla vuonna 2026.
- 312 euron asiakasillallisesta lisätään veroilmoituksella vähennyskelvottomana 156 euroa.
Mitä voi kirjata edustuskuluihin?
Edustuskuluihin kirjataan kulut, joiden tarkoitus on liikesuhteiden luominen tai ylläpito vieraanvaraisuudella: asiakkaiden ja yhteistyökumppanien kestitys, edustuslahjat, edustustilaisuudet ja niihin liittyvät matkat ja majoitukset. Verohallinnon mukaan edustustilaisuuden kaikki kulut ovat edustuskuluja, myös esimerkiksi ohjelma, tilavuokra ja kuljetukset.
- Asiakkaan tai kumppanin illallinen, viinit ja muu tavanomaista runsaampi tarjoilu.
- Liikelahjat yksittäisille asiakkaille, kuten viini, lahjakortti tai kalliimpi esine. Asiakkaalle annetun lahjakortin verotus on sivulla lahjakorttien verotus.
- Kutsuvierastilaisuudet, kuten saunailta, konsertti tai urheilutapahtuma asiakkaille.
- Asiakkaiden matka- ja majoituskulut edustusmatkalla.
- Edustuskäytössä olevien tilojen, kuten edustussaunan tai veneen, kulut.
Edustuskuluja eivät ole henkilöstön virkistys, tavanomainen neuvottelutarjoilu eikä avoin markkinointitilaisuus. Rajanveto neljän kysymyksen avulla on artikkelissa edustuskulut.
Mille tilille edustus, neuvottelu, markkinointi ja virkistys kirjataan?
Edustuskulut kirjataan omalle tililleen, jotta vähennyskelvoton puolikas on tilinpäätöksessä ja veroilmoituksella helppo laskea. Lähellä olevat kululajit käsitellään eri tavalla sekä ALV:n että tuloveron osalta.
| Kululaji | Esimerkki | Kirjataan | ALV-vähennys | Tuloverotus |
|---|---|---|---|---|
| Edustuskulut | Asiakasillallinen viineineen | Verollisena | Ei | 50 % |
| Neuvottelukulut | Kahvi tai tavanomainen lounas työasian käsittelyssä | Verottomana | Kyllä | 100 % |
| Markkinointi ja mainonta | Avoin tuote-esittely, mainoslahjat logolla | Verottomana | Kyllä | 100 % |
| Henkilöstön virkistys | Koko henkilökunnan pikkujoulut | Verottomana | Kyllä, kohtuullisesta | 100 %, kohtuullinen |
| Yksityiset menot | Ystävien illallinen, perheen juhla | Ei yrityksen kulu | Ei | Ei |
Miten edustuskulut kirjataan? Seitsemän esimerkkiä
Esimerkeissä yritys on ALV-rekisterissä ja maksaa yrityksen tililtä tai kortilta, ellei toisin mainita. Ruoan ja ravintolapalvelun ALV on 13,5 % ja alkoholin 25,5 % vuonna 2026.
Edustuskulut ja ALV: mitä saa vähentää?
Edustuskulujen arvonlisäveroa ei saa vähentää lainkaan. Arvonlisäverolain 114 §:n mukaan vähennystä ei saa tehdä, kun hankinta koskee edustustarkoitukseen käytettäviä tavaroita ja palveluja, ja Verohallinnon ohjeen mukaan tämä koskee edustustilaisuuden kaikkia kuluja: ravintolakulut, lahjat, matkat, majoitukset ja tilojen kulut. Kun työntekijä maksaa kulut itse, ne korvataan kululaskulla.
| Tilaisuus | ALV-vähennys | Peruste |
|---|---|---|
| Kokonaan edustustilaisuus, esim. illallinen ja konsertti asiakkaille | Ei mistään kulusta | AVL 114 §: tarjoilu ja seurustelu pääasia |
| Markkinointitilaisuus, jossa tavanomainen tarjoilu | Kyllä | AVL 102 §: kulut liittyvät verolliseen myyntiin |
| Ensin esittely, sitten illallinen | Esittelyosasta kyllä, illallisesta ei | AVL 117 §: kulut jaetaan |
| Neuvottelu, kahvi tai tavanomainen lounas | Kyllä | Ei edustusta |
| Henkilöstön kohtuullinen virkistys | Kyllä | Ei edustusta, kohdistuu omaan henkilöstöön |
Ajankohta ei yksin ratkaise: markkinointitilaisuus voi olla illalla tai viikonloppuna, jos osallistujat eivät muuten pääse. Ratkaisevat tilaisuuden ohjelma, tarjoilun osuus ja osallistujat. Kuitin ALV:n lukeminen ja muut vähennyskelvottomat kuitit ovat artikkelissa ALV kuitti.
Mitä edustuskulun tositteeseen pitää merkitä?
Edustuskulun tositteeseen merkitään osallistujat yrityksineen, tilaisuuden tarkoitus ja se, onko kyse edustuksesta vai neuvottelusta. Ilman merkintöjä kulua on vaikea puolustaa verotarkastuksessa, ja pahimmillaan se katsotaan yksityiseksi menoksi, jolloin vähennys menetetään kokonaan.
- Ravintolan tai myyjän kuitti, jossa tuotteet ja ALV eriteltynä.
- Osallistujien nimet ja yritykset, myös yrityksen omat osallistujat.
- Tarkoitus: esimerkiksi "asiakassuhteen ylläpito, sopimuksen jatko 2027".
- Luokka: edustus, neuvottelu tai markkinointi.
- Lahjoissa: saaja ja lahjan aihe.
Miten edustuskulut näkyvät tilinpäätöksessä ja veroilmoituksella?
Tilinpäätöksessä edustuskulut näkyvät liiketoiminnan muissa kuluissa täysimääräisinä. Verotettavaa tuloa laskettaessa kirjanpidon tulokseen lisätään vähennyskelvoton osa eli puolet edustuskulujen määrästä. Osakeyhtiössä tämä tehdään veroilmoituksella 6 ja toiminimessä veroilmoituksella 5.
| Euroa | |
|---|---|
| Kirjanpidon tulos ennen veroja | 40 000,00 € |
| Edustuskulut tilillä vuonna 2026 | 2 400,00 € |
| Lisätään vähennyskelvottomana (50 %) | + 1 200,00 € |
| Verotettava tulo | 41 200,00 € |
Paljonko edustus lopulta maksaa veron jälkeen osakeyhtiössä ja toiminimessä, on laskettu artikkelissa edustuskulut verotus.
Mitkä ovat yleisimmät virheet edustuskulujen kirjauksessa?
- ALV vähennetty edustuksesta. Ravintolakuitti kirjataan automaattisesti ALV-vähennyksellä, vaikka tilaisuus oli edustusta.
- Edustus kirjattu neuvottelukuluksi. Illallinen viineineen ei ole neuvottelutarjoilua, vaikka siellä puhuttaisiin töistä.
- Edustus sekaisin muiden kulujen kanssa. Jos edustus on kirjattu esimerkiksi muihin liikekuluihin, vähennyskelvoton osa jää veroilmoitukselta lisäämättä.
- Yksityiset juhlat yrityksen kuluina. Ystävien tai perheen kestitys ei ole edustusta. Osakeyhtiössä se voi olla peiteltyä osinkoa.
- Merkinnät puuttuvat. Ilman osallistujia ja tarkoitusta kulun luonnetta ei voi jälkikäteen näyttää.
Usein kysytyt
Miten ALV kirjataan kirjanpitoon?+
Vähennyskelpoisesta ostosta veroton osa kirjataan kulutilille ja ALV ALV-saamiseksi, myynnistä veroton osa myyntitilille ja ALV ALV-velaksi. Edustuskulu on poikkeus: koska sen ALV:tä ei saa vähentää, koko verollinen summa kirjataan edustuskulutilille eikä ALV-saamista synny.
Mitä kuluja yritys voi vähentää verotuksessa?+
Kaikki tulonhankintaan liittyvät menot, kuten ostot, palkat, vuokrat, ohjelmistot, markkinointi ja neuvottelukulut. Edustusmenoista vähennetään vain 50 %, ja yksityismenot eivät ole vähennyskelpoisia lainkaan. Lue lisää: yrittäjän verovähennykset.
Miten edustuskulut kirjataan kirjanpidossa?+
Omalle edustuskulutilille koko verollisella summalla, koska edustuksen ALV:tä ei saa vähentää. Esimerkiksi 312 euron illallinen: debet Edustuskulut 312 €, kredit Pankkitili 312 €.
Mitä voi kirjata edustuskuluihin?+
Asiakkaiden ja liikekumppanien kestityksen, edustuslahjat, edustustilaisuudet ja niiden matkat, majoitukset ja tilakulut. Henkilöstön virkistys ja tavanomainen neuvottelutarjoilu kirjataan muille tileille.
Voiko edustuskulujen ALV:n vähentää?+
Ei. Arvonlisäverolain 114 §:n mukaan edustukseen käytettyjen tavaroiden ja palvelujen ALV ei ole vähennyskelpoinen. Kulu kirjataan verollisena.
Mikä on edustuskulun ja neuvottelukulun ero?+
Neuvottelukulu on tavanomainen tarjoilu, kuten kahvi tai lounas, työasian käsittelyn yhteydessä, ja se vähennetään kokonaan ALV mukaan lukien. Edustuskulu on vieraanvaraisuutta suhteiden vuoksi, ja siitä vähennetään 50 % ilman ALV:tä.
Ovatko edustuskulut vähennyskelpoisia?+
Puoliksi. Tuloverotuksessa edustusmenoista vähennetään 50 %, ja ALV ei ole vähennyskelpoinen lainkaan.
Miten korjataan edustus, joka on kirjattu ALV-vähennyksen kanssa?+
Siirretään kulu verollisena edustustilille ja perutaan ALV-saaminen. Liian suuri ALV-vähennys korjataan korvaavalla ilmoituksella sille kaudelle, jota virhe koskee, tai vähäisenä seuraavan kauden ilmoituksella.
Tekee pienyritysten kirjanpitoa Taukossa ja kirjoittaa asioista, joita yrittäjät kysyvät meiltä useimmin. Pyrkii vastaamaan niin, ettei lukijan tarvitse tuntea yhtään kirjanpitotermiä.
Lue seuraavaksi
Edustuskulut 2026: vähennyskelpoisuus, ALV, kirjaus kirjanpidossa ja ero neuvottelukuluihin
Edustuskulut ovat Verohallinnon ohjeen mukaan yrityksen ulkopuolisiin sidosryhmiin, kuten asiakkaisiin ja liikekumppaneihin, kohdistuvia menoja, joilla luodaan tai ylläpidetään liikesuhteita. Tuloverotuksessa niistä vähennetään 50 prosenttia ([EVL-laki](/blogi/evl-laki) 8 §), eikä niiden arvonlisäveroa saa vähentää lainkaan. Sääntö on sama osakeyhtiössä ja toiminimessä. Neuvottelukulut ja markkinointikulut vähennetään kokonaan ALV mukaan lukien.
Edustuskulut verotuksessa: 50 % vähennys, ALV ja mitä edustus todella maksaa osakeyhtiölle ja toiminimelle
Edustuskuluista saa verotuksessa vähentää 50 prosenttia, ja niiden arvonlisävero ei ole vähennyskelpoinen lainkaan, joten 1 000 euron edustusillallinen pienentää osakeyhtiön veroa vain 100 euroa. Sama summa neuvottelukuluna tai markkinointina pienentäisi veroa yli 170 euroa ja toisi lisäksi ALV-vähennyksen. Tällä sivulla lasketaan edustuksen todellinen hinta veron jälkeen osakeyhtiölle ja toiminimelle, käydään läpi, mitä laki pitää edustusmenona, miten vähennyskelvoton osa ilmoitetaan veroilmoituksella, milloin edustus muuttuu peitellyksi osingoksi ja mitä verotarkastuksessa katsotaan.
Lähetyslista: pohja, mitä siihen kirjataan ja miten se eroaa lähetteestä, rahtikirjasta ja laskusta
Lähetyslista on luettelo siitä, mitä yksi lähetys sisältää: tuotteet, määrät, tilaus- ja lähetysnumero, lähettäjä, vastaanottaja sekä pakkausten määrä ja paino. Sitä kutsutaan myös lähetteeksi tai pakkausluetteloksi (packing list), ja se kulkee tavaran mukana, jotta vastaanottaja voi tarkistaa toimituksen. Lähetyslista ei ole lasku eikä rahtikirja. Alla on kopioitava pohja, täytetty esimerkki ja ohje siitä, miten lähetyslista liittyy myyntiin, varastoon ja kirjanpitoon.