Kirjanpitosovellus 2026: mitä sovellus hoitaa itse, mitä jää sinulle ja miten valitset oikean

Sanaa kirjanpitosovellus käytetään kahdessa merkityksessä: puhelimen sovelluksesta, jolla kuvaat kuitit, ja selaimessa toimivasta kirjanpito-ohjelmasta, jolla koko kirjanpito tehdään. Käytännössä ne ovat nykyään sama palvelu: pilvessä toimiva ohjelma, jolla on mobiilisovellus. Tämä sivu kertoo, mitä sovellus oikeasti tekee. Ohjelmakohtaiset hinnat ovat artikkelissa kirjanpito-ohjelmat 2026.

Mitä kirjanpitosovellus tekee?

Kirjanpitosovellus kerää yrityksen rahaliikenteen yhteen paikkaan ja muuttaa sen kirjauksiksi. Se hakee pankkitapahtumat pankkiyhteydellä, ottaa vastaan ostolaskut ja kuitit, lähettää myyntilaskut, ehdottaa jokaiselle tapahtumalle tiliä ja ALV-koodia sekä laskee ALV-ilmoituksen ja tuloslaskelman. Mitä enemmän tapahtumia tulee sähköisesti, sitä vähemmän sinun tarvitsee kirjata käsin.

Mitä kirjanpitosovellus hoitaa ja mitä jää sinulle?

Sovellus hoitaa toistuvat, sääntöihin perustuvat työt hyvin. Harkintaa vaativat työt, kuten jaksotukset, poistot, tilinpäätös ja veroilmoitus, jäävät ihmiselle. Alla on tyypillinen jako pienyrityksessä.

Automaation rajat on käyty tarkemmin läpi artikkelissa kirjanpidon automaatio ohjelmistoissa. Kuittien kuvaamisesta ja siitä, kelpaako puhelimella otettu kuva tositteeksi, kerrotaan artikkelissa kuittisovellus.

Kirjanpitosovellusten tyypit ja hinnat

Pienyrittäjälle tarkoitettuja kirjanpitosovelluksia on neljää päätyyppiä. Ne eroavat siinä, kuka niitä on tarkoitettu käyttämään ja paljonko työstä sovellus tekee.

Halvin kuukausihinta ei ole aina halvin vuodessa, koska verkkolaskuista, pankkiyhteydestä ja tositteista peritään kappalehintoja. Vuosihinnat esimerkkiyritykselle on laskettu artikkelissa kirjanpito-ohjelmat 2026. Ilmaiset vaihtoehdot rajoineen löydät artikkelista ilmainen kirjanpito-ohjelma.

Mitä kirjanpitolaki vaatii kirjanpitosovellukselta?

Kirjanpitolaki ei hyväksy tai kiellä yksittäisiä ohjelmia, mutta kirjanpidon on täytettävä samat vaatimukset ohjelmasta riippumatta. Kun valitset sovellusta, tarkista, että se tekee seuraavat asiat:

• Numeroidut tositteet. Jokaisen kirjauksen pohjana on päivätty, järjestelmällisesti numeroitu tosite.
• Päiväkirja ja pääkirja. Kirjaukset pitää voida katsoa sekä aikajärjestyksessä että tileittäin.
• Kirjausketju. Tapahtumasta pitää päästä tositteen ja kirjauksen kautta tilinpäätökseen ja veroilmoitukseen, ja takaisin.
• Muuttamiskielto. Kirjauksia ei saa muuttaa tai poistaa sen jälkeen, kun kauden veroilmoitus on annettu tai tilinpäätös laadittu. Korjaukset tehdään uusilla kirjauksilla.
• Säilytys. Tositteet säilytetään 6 vuotta ja kirjanpidot ja tilinpäätös 10 vuotta, niin että viranomainen voi tarkastaa ne Suomesta käsin.
• Vienti. Aineiston pitää saada ulos luettavassa muodossa, jos vaihdat ohjelmaa tai sopimus päättyy.

Ajantasaisuus on yrittäjän vastuulla, ei sovelluksen. Käteismaksut kirjataan päiväkohtaisesti, ja muut kirjaukset voi tehdä kuukausittain, kunhan ALV-ilmoitus ja tulorekisteri-ilmoitukset voidaan laatia ajantasaisesta kirjanpidosta. Koko laki on tiivistetty artikkelissa kirjanpitolaki.

Miten valitset kirjanpitosovelluksen?

Tärkein kysymys on, kuka kirjaa. Jos teet kirjanpidon itse, valitse sovellus, jonka ALV-ilmoitus ja tilinpäätösraportit ymmärrät. Jos sinulla on tai tulee kirjanpitäjä, valitse sovellus, jota hän käyttää, jotta aineistoa ei tarvitse siirtää.

1. Laske tapahtumat. Montako pankkitapahtumaa, kuittia ja laskua sinulla on kuukaudessa. Ilmaisversioiden rajat tulevat vastaan juuri tässä.
2. Tarkista verkkolaskut. Jos asiakkaasi ovat yrityksiä tai julkisia toimijoita, tarvitset verkkolaskun lähetyksen. Sen hinta vaihtelee 0,49 eurosta 2 euroon kappaleelta.
3. Tarkista pankkiyhteys. Pankkitapahtumien automaattinen haku säästää eniten aikaa. Osassa ohjelmista se maksaa erikseen.
4. Palkat. Jos maksat palkkaa, sovelluksessa pitää olla palkanlaskenta ja tulorekisteri-ilmoitus tai yhteys palkkaohjelmaan.
5. Tilinpäätös. Tarkista, saako sovelluksesta tilinpäätöksen ja tase-erittelyt vai tarvitsetko siihen kirjanpitäjän.
6. Ulospääsy. Varmista, että saat kirjanpidon ja tositteet ulos, jos vaihdat palvelua.

Kirjanpitosovellus vai tilitoimisto?

Sovellus on halvempi, jos osaat kirjanpidon ja tapahtumia on vähän. Tilitoimisto maksaa enemmän, mutta vastuu kirjausten oikeellisuudesta, ALV-ilmoituksista ja tilinpäätöksestä siirtyy ammattilaiselle. Moni pienyritys käyttää molempia: yrittäjä kuvaa kuitit ja laskuttaa sovelluksella, ja kirjanpitäjä tekee kirjaukset ja ilmoitukset samassa järjestelmässä. Tilitoimistojen hinnat on koottu sivulle kirjanpidon hinta.

Jos mietit, voitko tehdä kirjanpidon itse, vertaa oman työajan arvoa sovelluksen ja tilitoimiston hintaeroon. Kuuden kirjanpito-ohjelmatyypin erot on kuvattu artikkelissa kirjanpito-ohjelmien tyypit.