Kirjanpitoaineiston säilyttäminen käytännössä: missä ja missä muodossa aineisto säilytetään, kuka vastaa ja miten palkka- ja yhdistysaineisto hoidetaan

Kirjanpitolain 2 luvun 10 §:n mukaan kirjanpitoaineisto on säilytettävä huolellisesti niin, että sen tarkastelu Suomesta käsin on mahdollista viranomaiselle ja tilintarkastajalle ilman aiheetonta viivettä. Saman luvun 7 a § vaatii luettelon kirjanpidoista ja aineistoista, josta ilmenevät niiden keskinäiset yhteydet ja säilytystavat. Käytännössä säilyttäminen on siis kolme asiaa: aineisto on tallessa koko ajan, se on luettavassa muodossa ja joku tietää, missä se on.

Kauanko kirjanpito pitää säilyttää?

Tositteet ja liiketapahtumia koskeva kirjeenvaihto säilytetään vähintään kuusi vuotta sen vuoden lopusta, jonka aikana tilikausi päättyi. Tilinpäätös, kirjanpidot, tililuettelo ja luettelo kirjanpidoista ja aineistoista säilytetään vähintään kymmenen vuotta tilikauden päättymisestä. Ajat ovat samat toiminimelle, osakeyhtiölle ja yhdistykselle.

Poikkeavat tilikaudet, hävityspäivien taulukko vuosittain ja kiinteistöinvestointien pidempi aika on koottu artikkeliin kirjanpitoaineiston säilytysajat. Tämä sivu keskittyy siihen, miten säilytys järjestetään.

Miten kirjanpitoaineistoa säilytetään? Kolme tapaa ja niiden riskit

Kirjanpitoaineistoa voi säilyttää paperilla, tiedostoina tai kirjanpito-ohjelman tietokannassa, ja useimmilla pienillä yrityksillä on näiden yhdistelmä. Laki ei aseta yhtä tapaa muiden edelle. Se vaatii, että sisältöä voi vaikeuksitta tarkastella ja tarvittaessa tulostaa selväkielisessä muodossa, ja että muotoa muutettaessa sisältö ja kirjausketju säilyvät.

Pienen yrityksen yleisin ongelma ei ole hukattu kuitti, vaan tilanne, jossa koko aineisto on yhden palvelun tietokannassa eikä yrittäjällä ole sinne omaa pääsyä. Kun tilitoimisto vaihtuu tai ohjelma lopetetaan, aineisto pitää saada ulos. Siksi hyvä käytäntö on viedä jokaisen tilinpäätöksen jälkeen tärkeimmät raportit tiedostoiksi omaan arkistoon, vaikka ohjelma säilyttäisi ne.

Luettelo kirjanpidoista ja aineistoista: malli pienelle yritykselle

Luettelo kirjanpidoista ja aineistoista on asiakirja, josta näkyy, mitä kirjanpitoja ja tositelajeja yrityksellä on, miten ne liittyvät toisiinsa ja missä ja miten niitä säilytetään. Se on lakisääteinen, ja se säilytetään itse 10 vuotta. Pienelle yritykselle riittää yksi sivu. Luettelo laaditaan tai tarkistetaan tilinpäätöksen yhteydessä.

Luettelo on tärkein silloin, kun kukaan ei muista. Jos yrittäjä sairastuu, osakas vaihtuu, yhdistyksen rahastonhoitaja vaihtuu tai yritys menee konkurssiin, luettelosta näkee, mistä aineisto löytyy. Monet kirjanpito-ohjelmat ja tilitoimistot tekevät luettelon valmiiksi. Pyydä se ja lisää siihen ne aineistot, jotka ovat ohjelman ulkopuolella.

Sähköinen arkisto käytännössä: näin järjestät sen

Toimiva sähköinen arkisto pienelle yritykselle on kansio jokaiselle tilikaudelle, jokaisessa sama rakenne, ja kaksi kopiota eri paikoissa. Se ei vaadi erillistä arkistointiohjelmaa. Tärkeintä on, että tiedostot ovat avattavissa vielä kymmenen vuoden päästä ilman nykyistä kirjanpito-ohjelmaa.

• Sinulla on omat tunnukset jokaiseen palveluun, jossa aineistoa on.
• Tilinpäätökset ja pääkirjat löytyvät tiedostoina myös ohjelman ulkopuolelta.
• Tiedostot aukeavat tavallisella PDF-lukijalla.
• Viranomainen saa aineiston nähtäväksi Suomesta käsin nopeasti.
• Joku toinen kuin sinä tietää, missä arkisto on ja miten sinne pääsee.

Paperikuitin saa korvata kuvalla, kun kuva on luettava ja kokonainen ja liitetty oikeaan kirjaukseen. Mitä kuvaaminen vaatii, on käyty läpi artikkelissa kuittisovellus yrittäjälle, ja sähköisen kirjanpidon perusteet artikkelissa sähköinen kirjanpito. Jos jokin tosite on jo kadonnut, ohje on artikkelissa kadonnut kuitti.

Mitä pyydät tilitoimistolta tai ohjelmalta ennen kuin pääsy loppuu?

Kun tilitoimisto vaihtuu tai ohjelma lopetetaan, pyydä aineisto kaikilta vuosilta, joiden säilytysaika on kesken: käytännössä tositteet kuudelta ja tilinpäätökset ja kirjanpidot kymmeneltä viimeiseltä tilikaudelta. Pyyntö kannattaa tehdä kirjallisesti ja ennen irtisanomisajan loppua, koska tunnukset suljetaan usein sopimuksen päättyessä.

Tarkista aineisto heti, kun saat sen: avautuvatko tiedostot, onko jokainen vuosi mukana ja vastaavatko tilinpäätökset rekisteröityjä lukuja. Puuttuva vuosi on helppo pyytää viikon päästä, mutta vaikea kolmen vuoden päästä verotarkastuksessa. Koko vaihdon kulku on sivulla tilitoimiston vaihtaminen, ja esimerkki ohjelman lopettamisesta artikkelissa Visma eAccounting loppui.

Kauanko palkka-aineistoa pitää säilyttää?

Palkka-aineistossa on kaksi kerrosta. Palkkakirjanpito on osakirjanpito, joka säilytetään kirjanpitolain mukaan 10 vuotta tilikauden päättymisestä. Yksittäiset palkkalaskelmat, matkalaskut ja kulukorvaukset ovat tositteita, jotka säilytetään 6 vuotta sen vuoden lopusta, jona tilikausi päättyi.

Tulorekisteri ei poista säilytysvelvollisuutta. Vaikka palkkatiedot on ilmoitettu tulorekisteriin, yrityksen oma palkkakirjanpito ja tositteet pitää säilyttää. Ensimmäistä työntekijää palkkaavan muut velvollisuudet ovat artikkelissa ensimmäinen työntekijä, ja palkka-aineiston siirtyminen ulkoistuksessa artikkelissa palkanlaskennan ulkoistaminen.

Kuinka kauan yhdistyksen kirjanpitoa tulee säilyttää?

Yhdistyksen kirjanpito säilytetään samat ajat kuin yrityksen: tositteet 6 vuotta ja tilinpäätös, kirjanpidot ja luettelo 10 vuotta. Kirjanpitolain 1 luvun 1 §:n mukaan yhdistys on kirjanpitovelvollinen toiminnan laajuudesta riippumatta, joten myös pieni harrastusyhdistys säilyttää aineistonsa kirjanpitolain mukaan.

Yhdistyksessä ongelma on tavallisesti henkilövaihdos. Rahastonhoitaja pitää kansioita kotonaan tai omalla tietokoneellaan, ja kun hän lopettaa, aineisto lähtee mukana. Aineisto on kuitenkin yhdistyksen, ei rahastonhoitajan, ja vastuu säilytyksestä on hallituksella.

• Yhdistyksen oma arkisto: tallenna aineisto yhdistyksen nimissä olevaan palveluun, johon hallituksen puheenjohtajalla ja rahastonhoitajalla on tunnukset.
• Luettelo hallituksen tiedossa: liitä luettelo kirjanpidoista ja aineistoista tilinpäätösasiakirjoihin, niin seuraava hallitus löytää sen.
• Luovutus kirjallisesti: kun rahastonhoitaja vaihtuu, kirjaa pöytäkirjaan, mitä aineistoa luovutettiin ja mihin.
• Toiminnantarkastajan pääsy: toiminnantarkastaja tai tilintarkastaja tarvitsee pääsyn samaan aineistoon.

Yhdistyksen kirjanpidon muut säännöt, kuten yhdenkertainen kirjanpito ja tilinpäätös, ovat artikkelissa yhdistyksen kirjanpito.

Kuka säilyttää aineiston, kun yritys tai yhdistys lopettaa?

Kun toiminta loppuu, kirjanpitovelvollisen tai sen oikeudenomistajan on järjestettävä aineiston säilytys ja ilmoitettava rekisteriviranomaiselle, kenelle säilyttäminen on uskottu (kirjanpitolaki 2 luku 10 § 3 mom.). Säilytysajat jatkuvat normaalisti: viimeisen tilikauden tositteet 6 ja tilinpäätös 10 vuotta. Toiminimellä säilyttäjä on yleensä yrittäjä itse, osakeyhtiössä hallitus tai selvitysmies sopii säilyttäjän.

Lopettamisen vaiheet ovat artikkeleissa toiminimen lopettaminen ja osakeyhtiön lopettaminen.

Minkä vuoden kirjanpidon voi hävittää ja miten?

Vuonna 2026 voit hävittää tositteet tilikausilta, jotka päättyivät vuonna 2019 tai aiemmin, sekä tilinpäätökset ja kirjanpidot tilikausilta, jotka päättyivät viimeistään vuonna 2015. Säilytä pidempään, jos verotus on kesken, aineistoa tarvitaan riidassa tai yritys on saanut tukea, jonka ehdoissa on pidempi säilytysaika.

Hävitä aineisto niin, ettei sitä voi lukea jälkeenpäin, koska siinä on asiakkaiden, työntekijöiden ja henkilötunnusten tietoja. Paperi silputaan tai viedään tietoturvajätteenä, ja tiedostot poistetaan kaikista kopioista, myös varmuuskopioista. Merkitse luetteloon, mitkä vuodet on hävitetty.

Yleisimmät virheet kirjanpitoaineiston säilyttämisessä

• Aineisto vain tilitoimiston ohjelmassa. Pääsy loppuu sopimuksen mukana. Pidä oma kopio.
• Yksi kopio. Kone rikkoutuu tai pilvitili suljetaan. Kaksi kopiota eri paikoissa.
• Ei luetteloa. Kukaan ei tiedä, mistä vuoden 2021 tositteet löytyvät.
• Paperikansiot kosteassa tilassa. Autotalli ja kellari pilaavat aineiston muutamassa vuodessa.
• Hävitetään liian aikaisin. Tilinpäätös säilytetään 10 vuotta, ei 6.
• Yhdistyksen aineisto rahastonhoitajan kotona. Aineisto lähtee mukana, kun hän lopettaa.

Jos aineistoa ei säilytetä ja laiminlyönti on tahallinen tai törkeän huolimaton, kyse voi olla kirjanpitorikkomuksesta, ja Verohallinto voi arvioida verotuksen, jos tositteita ei löydy. Mitä verotarkastuksessa pyydetään, kannattaa katsoa ennen kuin ensimmäinen kirje tulee. Kirjanpitolain muut vaatimukset ovat artikkelissa kirjanpitolaki.

Kirjoittaja

Matti Keränen

Kirjanpitäjä, Tauko kirjanpito

Tekee pienyritysten kirjanpitoa Taukossa ja kirjoittaa asioista, joita yrittäjät kysyvät meiltä useimmin. Pyrkii vastaamaan niin, ettei lukijan tarvitse tuntea yhtään kirjanpitotermiä.