Kääntäjän kirjanpito: neljä myyntitiliä, käännöstoimistojen tilitykset ja kulujen ALV-jako
Kääntäjän kirjanpidossa myynti jakautuu neljään ryhmään, joilla jokaisella on oma ALV-käsittelynsä: kotimainen asiakirjakäännös, EU-käännöstoimisto, EU:n ulkopuolinen asiakas ja kustantamon veroton tekijänoikeuskorvaus. Jako ratkaisee paitsi myynnin ALV:n myös sen, kuinka suuren osan kulujen ALV:stä saa vähentää. Tässä artikkelissa näytetään, miten kääntäjän kirjanpito rakennetaan ja miten yksi kuukausi kirjataan.
Lyhyesti
- Kääntäjä tarvitsee neljä myyntitiliä: kotimaan käännökset 25,5 %, EU-yritykset käännetyllä verovelvollisuudella, EU:n ulkopuoliset asiakkaat ja verottomat tekijänoikeuskorvaukset.
- Kulujen ALV:n saa vähentää verollisen myynnin ja ulkomaille myytyjen palvelujen osuudelta, mutta ei verottomien tekijänoikeuskorvausten osuudelta.
- Käännöstoimiston portaalista ladattu tilitys tai toimiston laatima lasku on tosite. Tarkista, että ALV-käsittely ja tunnisteet ovat oikein.
- PayPal-, Wise- tai muu maksupalvelutili on yrityksen tili. Sen tapahtumat täsmäytetään kuten pankkitili, ja valuuttaerot kirjataan kurssieroiksi.
Kääntäjän kirjanpito tarkoittaa käännösten myynnin, ohjelmistojen ja muiden kulujen kirjaamista tositteiden perusteella niin, että ALV, yhteenvetoilmoitus ja verot lasketaan oikein. Kääntäjän toiminimelle riittää yleensä yhdenkertainen kirjanpito. Käännösten ALV-säännöt, apurahat ja vähennykset on käyty läpi artikkelissa kääntäjän verotus, ja tilitoimiston valinta artikkelissa kääntäjä tilitoimisto. Tässä keskitytään kirjanpidon rakenteeseen.
Mitä myyntitilejä kääntäjä tarvitsee?
Kääntäjä tarvitsee yleensä neljä myyntitiliä, koska jokaisella asiakasryhmällä on eri ALV-käsittely ja eri ilmoituskohta. Kun myynti on oikeilla tileillä, ALV-ilmoitus, yhteenvetoilmoitus ja ALV-rajan seuranta saadaan suoraan kirjanpidosta.
| Myyntitili | Esimerkki | ALV laskulla | Ilmoitus | ALV-rajaan? |
|---|---|---|---|---|
| Kotimaan käännökset | Asiakirjakäännös suomalaiselle yritykselle tai yksityishenkilölle | 25,5 % | ALV-ilmoitus | Kyllä |
| EU-yritykset | Saksalainen käännöstoimisto | 0 %, käännetty verovelvollisuus | ALV-ilmoitus ja yhteenvetoilmoitus | Ei |
| EU:n ulkopuoliset asiakkaat | Yhdysvaltalainen yritys | Ei Suomen ALV:tä | ALV-ilmoitus | Ei |
| Tekijänoikeuskorvaukset | Kirjallisuuskäännös kustantamolle | Veroton, AVL 45 § | Ei ALV-ilmoitukseen | Ei |
Koska vain kotimaan verollinen myynti kerryttää ALV-rajaa, moni kääntäjä laskuttaa yli 20 000 euroa vuodessa ilman pakollista rekisteröintiä. Rekisteröinti voi silti kannattaa, jos ulkomaisille asiakkaille myydään paljon, koska rekisterissä kulujen ALV:n saa vähentää. Rajan laskemisesta kerrotaan artikkelissa ALV-alaraja.
Miten kääntäjän kuukausi kirjataan?
Jakoperuste lasketaan käytännössä koko vuoden myynnistä, ja kirjanpitäjä tarkistaa sen vuoden lopussa. Jos verottomia kustantamotöitä on vain satunnaisesti, jako voi olla lähes sata prosenttia. Jos suurin osa tuloista on kirjallisuuskäännöksiä, suurin osa kulujen ALV:stä jää kuluksi.
Miten käännöstoimiston tilitys kirjataan?
Moni käännöstoimisto maksaa kääntäjille portaalin kautta: kääntäjä hyväksyy tehdyt työt, ja toimisto laatii laskun tai tilityksen kääntäjän puolesta. Tällainen toimiston laatima lasku on kirjanpidon tosite samalla tavalla kuin itse tehty lasku. Lataa se portaalista ja tarkista ennen kirjausta kolme asiaa.
- Y-tunnus ja ALV-tunniste: omasi ja toimiston tiedot oikein. EU-toimiston tilitykseen pitää tulla ostajan ALV-tunniste ja maininta käännetystä verovelvollisuudesta.
- ALV-käsittely: kotimainen toimisto tilittää 25,5 %:n ALV:n, jos olet ALV-rekisterissä. Jos et ole, tilitykseen ei saa merkitä ALV:tä.
- Numerointi: toimiston laatimilla laskuilla on oma numerosarjansa. Merkitse kirjanpitoon, että ne ovat toimiston laatimia, jotta oma laskunumerointi pysyy aukottomana.
Käännöstoimiston tilitys kirjataan sille kuukaudelle, jolloin käännökset luovutettiin. Jos toimisto tilittää kuukauden töistä vasta seuraavan kuukauden puolivälissä, tulo kuuluu silti luovutuskuukaudelle. EU-asiakkaan ALV-tunnisteen voi tarkistaa VIES-palvelusta, ja laskumerkinnät ovat artikkelissa laskutus ulkomaille.
Miten valuutat ja maksupalvelutilit kirjataan?
Ulkomaanvaluutassa laskutettu käännös kirjataan euroiksi laskun päivän kurssilla. Kun maksu saapuu, euromäärän ja kirjatun summan erotus on kurssivoittoa tai -tappiota. PayPal-, Wise- ja muut maksupalvelutilit ovat yrityksen tilejä samalla tavalla kuin pankkitili: niiden saldo ja tapahtumat täsmäytetään kirjanpitoon kuukausittain, ja palvelun perimät maksut kirjataan kuluiksi.
| Tapahtuma | Kirjaus | Tosite |
|---|---|---|
| Lasku 1 000 dollaria, kurssi laskupäivänä | Myynti euroina laskupäivän kurssilla | Lasku ja käytetty kurssi |
| Maksu saapuu eri kurssilla | Erotus kurssivoitoksi tai -tappioksi | Maksupalvelun tapahtumaraportti |
| Maksupalvelun valuutanvaihtomaksu | Pankki- ja maksupalvelukulu | Tapahtumaraportti |
| Siirto maksupalvelusta yrityksen pankkitilille | Siirto tililtä toiselle, ei tulo | Molempien tilien tapahtumat |
Miten alihankintana ostettu käännös kirjataan?
Kun ostat osan työstä toiselta kääntäjältä, tarkista ennen maksua, onko hän ennakkoperintärekisterissä. Rekisterissä olevan kääntäjän laskusta ei pidätetä veroa. Jos hän ei ole rekisterissä, maksu on työkorvausta, josta pidätetään ennakko hänen verokorttinsa mukaan ja joka ilmoitetaan tulorekisteriin. Ulkomaisen kääntäjän lasku kirjataan ostettuna palveluna, ja EU:sta ostetusta palvelusta ilmoitetaan käännetty ALV.
Rekisterin tarkistamisesta kerrotaan artikkelissa ennakkoperintärekisteri. Kirjallisuuskäännöksen tekijänoikeudesta saatu korvaus pysyy verottomana vain, kun luovutat oman käännöksesi oikeudet itse, joten alihankkijan osuudesta kannattaa sopia kirjallisesti.
Paljonko kääntäjän kirjanpito maksaa?
Taukossa kääntäjän toiminimen kirjanpito alkaa 69 €/kk ja osakeyhtiön 89 €/kk (alv 0 %), ja kiinteä kuukausihinta määräytyy tositemäärän mukaan. Tilinpäätös laskutetaan erikseen. Markkinalla toiminimen kirjanpito maksaa tyypillisesti 60–120 € kuukaudessa. Oman hintasi näet hintalaskurista, ja tarjouksia voi verrata kilpailutuksessa.
Usein kysytyt
Mitä myyntitilejä kääntäjä tarvitsee?+
Yleensä neljä: kotimaan käännökset 25,5 %, EU-yritykset käännetyllä verovelvollisuudella, EU:n ulkopuoliset asiakkaat ja verottomat tekijänoikeuskorvaukset. Jokaisella on oma kohtansa ALV-ilmoituksella.
Saako kääntäjä vähentää kulujen ALV:n kokonaan?+
Ei, jos osa myynnistä on verottomia tekijänoikeuskorvauksia. Kulujen ALV vähennetään verollisen myynnin ja ulkomaille myytyjen palvelujen osuudelta.
Kelpaako käännöstoimiston laatima lasku tositteeksi?+
Kelpaa. Toimiston portaalissa laatima lasku tai tilitys on tosite. Tarkista, että tunnisteet ja ALV-käsittely ovat oikein.
Miten dollareissa laskutettu käännös kirjataan?+
Myynti kirjataan euroiksi laskun päivän kurssilla, ja maksupäivän kurssiero kirjataan kurssivoitoksi tai -tappioksi.
Kuuluuko PayPal-tili kirjanpitoon?+
Kuuluu, jos sitä käytetään yrityksen maksuihin. Tilin tapahtumat täsmäytetään kuukausittain kuten pankkitili, ja palvelumaksut kirjataan kuluiksi.
Paljonko kääntäjän kirjanpito maksaa?+
Taukossa toiminimen kirjanpito alkaa 69 €/kk ja osakeyhtiön 89 €/kk (alv 0 %). Tilinpäätös laskutetaan erikseen.
Tekee pienyritysten kirjanpitoa Taukossa ja kirjoittaa asioista, joita yrittäjät kysyvät meiltä useimmin. Pyrkii vastaamaan niin, ettei lukijan tarvitse tuntea yhtään kirjanpitotermiä.
Lue seuraavaksi
Kääntäjän verotus 2026: tekijänoikeuskorvaus ilman ALV:tä, asiakirjakäännös 25,5 % ja ulkomaiset asiakkaat
Kääntäjällä on kaksi erilaista tuloa, ja ne verotetaan eri tavalla: kustantamon maksama kirjallisuuskäännöksen palkkio on yleensä arvonlisäverotonta tekijänoikeuskorvausta, mutta yritykselle tehty asiakirja- tai markkinointikäännös on 25,5 %:n palvelua. Tässä rajanveto, ulkomaiset asiakkaat, apurahat, vähennykset ja laskelma siitä, miksi kääntäjä voi jäädä ALV-rajan alle, vaikka laskuttaa yli 20 000 euroa.
Kääntäjä tilitoimisto: kirjanpitäjä, joka tietää, mihin käännöslaskuun ALV kuuluu
Kääntäjälle sopiva tilitoimisto osaa laskuttaa saman kuukauden käännökset viidellä eri tavalla: kustantamon kirjallisuuskäännös ilman ALV:tä, suomalaisen yrityksen asiakirjakäännös 25,5 %:lla ja EU-käännöstoimiston työ käännetyllä verovelvollisuudella. Samalla se seuraa ALV-rajaa vain niistä tuloista, jotka sitä kerryttävät. Taukossa kääntäjän toiminimi maksaa alle 30 tositteella 69 €/kk ja EU-asiakkaiden kanssa 88 €/kk (alv 0 %).
Coach tilitoimisto: kirjanpitäjä coachille, joka myy ohjelmia ennakkoon maksualustojen kautta
Coachille sopiva tilitoimisto kirjaa ennakkoon maksetut valmennusohjelmat ennakoiksi, purkaa maksualustojen tilitykset bruttona niin, että ALV lasketaan asiakkaan maksamasta hinnasta, ja tietää, miten ulkomaisen asiakkaan lasku tehdään. Coaching on 25,5 %:n palvelu silloinkin, kun coach on terapeutti. Tässä mitä tilitoimistolta kannattaa vaatia, mitä kysyä ennen sopimusta ja mitä palvelu maksaa.