Henkilötietolomake: pohja uuden työntekijän tiedoille ja YTJ:n henkilötietolomake
Henkilötietolomake on lomake, jolla työnantaja kerää uudelta työntekijältä palkanmaksuun ja työsuhteen hoitoon tarvittavat tiedot, kuten nimen, henkilötunnuksen, osoitteen ja tilinumeron. Lomakkeella saa kysyä vain tietoja, jotka ovat työsuhteen kannalta tarpeellisia. Samalla nimellä kulkee myös PRH:n ja Verohallinnon YTJ-lomake, jolla kaupparekisteriin ilmoitetaan henkilötunnukset ja muut ei-julkiset tiedot. Tällä sivulla on valmis pohja kumpaankin tarkoitukseen.
Lyhyesti
- Uuden työntekijän henkilötietolomakkeella kerätään tiedot, joita tarvitaan palkanmaksuun, ilmoituksiin ja yhteydenpitoon: nimi, henkilötunnus, osoite, yhteystiedot ja tilinumero.
- Työnantaja saa kysyä vain työsuhteen kannalta tarpeellisia tietoja (laki yksityisyyden suojasta työelämässä 759/2004). Terveyttä, perhesuunnitelmia tai uskontoa ei kysytä.
- Lomakkeen yhteydessä työntekijälle kerrotaan, mihin tietoja käytetään ja kauanko niitä säilytetään (tietosuojaseloste).
- YTJ:n henkilötietolomake on eri asia: sillä annetaan kaupparekisteri-ilmoitukseen henkilötunnukset ja ulkomailla asuvien osoitteet, jotka eivät tule julkisiksi.
Mikä on henkilötietolomake?
Henkilötietolomake on yleensä työnantajan lomake, jonka uusi työntekijä täyttää ennen ensimmäistä palkkapäivää. Siihen kootaan tiedot, joita palkanlaskenta, tulorekisteri-ilmoitukset ja työsuhteen hoito tarvitsevat. Kun tiedot kysytään kerralla samalla lomakkeella, mitään ei unohdu ja tietojen käsittely on helppo kuvata tietosuojaselosteessa.
Toinen yleinen merkitys on PRH:n ja Verohallinnon yhteinen YTJ-lomake Henkilötietolomake, jota käytetään kaupparekisteri-ilmoitusten liitteenä. Siitä kerrotaan sivun lopussa. Jos olet palkkaamassa ensimmäistä kertaa, koko prosessi on artikkelissa ensimmäinen työntekijä.
Henkilötietolomake pohja uudelle työntekijälle
Alla oleva pohja kattaa pienyrityksen tavalliset tarpeet. Kopioi taulukko tekstinkäsittelyyn tai lomaketyökaluun ja poista rivit, joita yrityksesi ei tarvitse. Pakollinen-sarake kertoo, tarvitaanko tietoa jokaisesta työntekijästä vai vain tietyissä tilanteissa.
| Kenttä | Mihin tarvitaan | Pakollinen |
|---|---|---|
| Sukunimi ja etunimet | Työsopimus, palkkalaskelma, tulorekisteri | Kyllä |
| Henkilötunnus | Tulorekisteri-ilmoitus, verokortin haku, vakuutukset | Kyllä |
| Kotiosoite | Palkkatodistukset ja muu postitus | Kyllä |
| Puhelinnumero ja sähköposti | Työvuorot, palkkalaskelmien toimitus | Kyllä |
| Pankkitilin numero (IBAN) | Palkanmaksu | Kyllä |
| Verokortti tai lupa hakea se Verohallinnosta | Ennakonpidätyksen oikea prosentti | Kyllä |
| Työsuhteen alkamispäivä ja tehtävänimike | Työsopimus, TyEL- ja tapaturmavakuutus | Kyllä (täyttää työnantaja) |
| Ammattiliiton jäsenmaksun perintä ja liiton nimi | Jäsenmaksun pidättäminen palkasta työntekijän pyynnöstä | Vain jos työntekijä pyytää |
| Lähiomaisen nimi ja puhelinnumero | Yhteydenotto hätätilanteessa | Vapaaehtoinen |
| Ajokorttiluokka | Vain jos työssä ajetaan ajoneuvoa | Tilanteen mukaan |
| Kansalaisuus ja oleskelulupa | EU- ja ETA-maiden ulkopuolisen työntekijän työnteko-oikeuden tarkistus | Tilanteen mukaan |
| Päiväys ja allekirjoitus | Vahvistus, että tiedot ovat oikein | Kyllä |
Mitä tietoja työnantaja saa kysyä työntekijältä?
Työnantaja saa kerätä vain sellaisia henkilötietoja, jotka ovat välittömästi tarpeellisia työsuhteen kannalta. Tämä tarpeellisuusvaatimus on työelämän tietosuojalain (759/2004) 3 §:ssä, eikä siitä voi poiketa edes työntekijän suostumuksella. Tiedot kerätään ensi sijassa työntekijältä itseltään, ja jos niitä kerätään muualta, siihen tarvitaan työntekijän suostumus, ellei laissa toisin säädetä (4 §).
Henkilötunnusta saa käsitellä palkanmaksussa, koska työnantajan pitää ilmoittaa palkat tulorekisteriin ja hakea verokortti henkilötunnuksella. Henkilötunnusta ei kuitenkaan saa tulostaa tarpeettomasti esimerkiksi työvuorolistoihin tai jakaa muille työntekijöille.
Miten henkilötietolomake täytetään ja säilytetään?
Henkilötietolomake täytetään ennen ensimmäistä palkanmaksua, ja työntekijä vahvistaa tiedot allekirjoituksellaan. Lomake säilytetään lukitussa paikassa tai suojatussa järjestelmässä, johon pääsee vain palkanlaskenta ja esihenkilö. Tietoja ei säilytetä pidempään kuin niitä tarvitaan.
- 11. Anna lomake ja selosteAnna lomake yhdessä tietosuojaselosteen kanssa, josta näkyy käyttötarkoitus ja säilytysaika.
- 22. Työntekijä täyttääTyöntekijä täyttää omat tietonsa ja allekirjoittaa. Työnantaja täyttää työsuhdetta koskevat kentät.
- 33. Siirrä palkanlaskentaanVie tiedot palkanlaskentaohjelmaan tai tilitoimistolle suojattua kanavaa pitkin, ei tavallisella sähköpostilla.
- 44. Päivitä ja hävitäPyydä ilmoittamaan muutokset. Hävitä tiedot, kun niille ei ole enää tarvetta, ottaen huomioon kirjanpidon säilytysajat.
Palkkoihin liittyvä kirjanpitoaineisto säilytetään kirjanpitolain mukaan: kirjanpidot 10 vuotta ja tositteet 6 vuotta. Tarkemmin säilytysajoista kerrotaan artikkelissa kirjanpidon säilytysaika. Selosteen voit tehdä artikkelin tietosuojaseloste ohjeella.
Mitä palkanlaskenta tarvitsee henkilötietolomakkeen lisäksi?
Henkilötietolomake kattaa työntekijän tiedot, mutta ensimmäiseen palkanmaksuun tarvitaan myös työnantajan omat asiat kuntoon. Ne kannattaa tarkistaa samalla kun lomake täytetään.
- Kirjallinen työsopimus, josta näkyvät palkka, työaika ja sovellettava työehtosopimus.
- Yritys on työnantajarekisterissä, jos palkkaa maksetaan säännöllisesti.
- TyEL-vakuutus ja lakisääteinen tapaturmavakuutus on otettu ennen työn alkua.
- Työterveyshuollon sopimus on tehty.
- Verokortin tiedot on haettu tai saatu, muuten pidätys on 60 %.
- Palkat ilmoitetaan tulorekisteriin viimeistään viidentenä päivänä maksupäivästä.
Jos palkanlaskenta ja ilmoitukset tuntuvat raskailta, katso oma hintasi tai kilpailuta nykyinen tilitoimisto.
YTJ:n henkilötietolomake kaupparekisteri-ilmoitukseen
YTJ:n henkilötietolomake on PRH:n ja Verohallinnon lomake, jolla kaupparekisteri-ilmoituksen yhteydessä annetaan henkilötiedot, jotka eivät ole julkisia, kuten henkilötunnus ja ulkomailla asuvan henkilön kotiosoite. Lomakkeen mukaan näitä tietoja luovutetaan vain, jos lainsäädännön edellytykset täyttyvät. Lomakkeen saa myös sähköisenä PRH:n sivuilta.
| Lomakkeen kohta | Mitä täytetään |
|---|---|
| Yrityksen tai yhteisön perustiedot | Nimi, Y-tunnus ja ilmoituksen diaarinumero, jos se on jo tiedossa |
| Yhteyshenkilön tiedot | Henkilö, joka antaa lisätietoja ilmoituksesta, ja hänen yhteystietonsa. Lisätietojen antajan tiedot eivät ole julkisia 1.1.2025 alkaen. |
| Muut henkilötiedot | Enintään kuusi henkilöä: nimi, kansalaisuus ja suomalainen henkilötunnus, tai syntymäaika jos tunnusta ei ole |
| Ulkomailla asuvan kotiosoite | Katuosoite, kunta ja maa, jos henkilö asuu muualla kuin Suomessa |
Lomaketta tarvitaan tyypillisesti paperisten Y-lomakkeiden liitteenä, esimerkiksi kun ilmoitetaan uusia hallituksen jäseniä tai yhtiömiehiä, joiden henkilötunnuksia ei kirjoiteta julkiseen ilmoitukseen. Sähköisessä YTJ-palvelussa henkilötunnukset annetaan suoraan palveluun. Muutosilmoituksen täyttö on artikkelissa Y5-lomake, hallituksen muutokset artikkelissa YTJ hallituksen muutos.
Usein kysytyt
Mikä on henkilötietolomake?+
Lomake, jolla työnantaja kerää uudelta työntekijältä palkanmaksuun ja työsuhteen hoitoon tarvittavat tiedot. Samalla nimellä on myös YTJ:n lomake, jolla kaupparekisteriin annetaan ei-julkiset henkilötiedot.
Mitä henkilötietolomakkeeseen kuuluu?+
Nimi, henkilötunnus, osoite, yhteystiedot, pankkitili, verokorttitieto ja työsuhteen perustiedot. Lisäksi tarvittaessa ammattiliiton jäsenmaksun perintä, lähiomainen vapaaehtoisesti ja työnteko-oikeuden tiedot.
Saako työnantaja kysyä henkilötunnusta?+
Saa. Henkilötunnusta tarvitaan palkkojen ilmoittamiseen tulorekisteriin, verokortin hakemiseen ja vakuutuksiin. Sitä ei kuitenkaan saa näyttää tarpeettomasti muille.
Saako henkilötietolomakkeella kysyä terveydentilaa?+
Ei. Terveystietojen käsittelylle on työelämän tietosuojalaissa omat tiukat rajansa, eikä niitä kerätä henkilötietolomakkeella.
Kuinka kauan henkilötietolomaketta säilytetään?+
Vain niin kauan kuin tietoja tarvitaan. Palkkoihin liittyvä kirjanpitoaineisto säilytetään kirjanpitolain mukaan, kirjanpidot 10 ja tositteet 6 vuotta.
Mihin YTJ:n henkilötietolomaketta käytetään?+
Kaupparekisteri-ilmoituksen liitteenä, kun ilmoitetaan henkilötunnuksia tai ulkomailla asuvien kotiosoitteita. Tiedot eivät tule julkisiksi.
Kirjoittaa Taukon blogiin veroista, arvonlisäverosta ja palkoista: mitä yrittäjän pitää tehdä, milloin ja paljonko se maksaa.
Lue seuraavaksi
Ensimmäisen työntekijän palkkaaminen: 11 asiaa, jotka pitää olla kunnossa ennen ensimmäistä palkkapäivää
Työnantajaksi tuleminen tuo mukanaan rekisteröinnit, vakuutukset, työterveyshuollon, työsopimuksen, tulorekisterin ja kuukausittaiset ilmoitukset. Alla järjestys, jossa ne tehdään, mitä ne maksavat, työntekijä vai alihankkija vai kevytyrittäjä, palkkatuki ja koeaika, ja mitä ensimmäinen palkanmaksu vaatii käytännössä.
Palkkahallinto: mitä siihen kuuluu, työnantajan kuukausikalenteri ja miten pieni yritys sen järjestää
Palkkahallinto tarkoittaa kaikkia työnantajan palkkoihin liittyviä tehtäviä: palkan laskemista ja maksamista, ilmoittamista tulorekisteriin 5 päivän kuluessa, työnantajamaksujen tilittämistä seuraavan kuun 12. päivään mennessä, eläke- ja vakuutusmaksuja sekä palkka-, työaika- ja vuosilomakirjanpitoa. Vuonna 2026 lakisääteiset sivukulut ovat noin 20 % palkasta. Tällä sivulla on palkkahallinnon tehtävät, kuukausikalenteri, laskettu esimerkki ja vaihtoehdot sen järjestämiseen pienessä yrityksessä.
Tietosuojaseloste: maksuton pohja pienyritykselle, mitä siihen kuuluu ja täytetty esimerkki
Tietosuojaseloste on asiakirja, jossa yritys kertoo asiakkailleen, työntekijöilleen tai verkkosivun käyttäjille, mitä henkilötietoja se kerää, mihin tarkoitukseen ja millä perusteella, kenelle tietoja luovutetaan, kuinka kauan niitä säilytetään ja mitä oikeuksia ihmisillä on. Velvollisuus perustuu EU:n tietosuoja-asetuksen 13 ja 14 artiklaan, ja se koskee myös yhden hengen yritystä, jolla on asiakasrekisteri. Tältä sivulta saat maksuttoman pohjan tekstinä, ohjeen jokaiseen kohtaan ja täytetyn esimerkin pienyritykselle.