Yrityksen osoitteenmuutos:YTJ, Posti, Traficom, pankki ja laskupohja, muistilista muuttavalle yrittäjälle

Yrityksen osoitteenmuutos tehdään YTJ-palvelussa muutosilmoituksella, ja se on maksuton. Yksi ilmoitus päivittää osoitteen sekä kaupparekisteriin että Verohallinnon rekistereihin. Moni muu paikka jää kuitenkin ilman tietoa: Posti, Traficom, pankki, vakuutusyhtiö, asiakkaat ja omat laskupohjat. Siksi muutto kannattaa hoitaa listan kanssa.

Alla on ensin ohje YTJ-ilmoitukseen ja sen jälkeen muistilista muista paikoista, joihin uusi osoite pitää viedä.

Miten yrityksen osoite muutetaan YTJ:ssä?

Osoitteenmuutos tehdään samalla tavalla toiminimelle ja osakeyhtiölle. YTJ:n mukaan vaiheet ovat nämä:

YTJ edellyttää suomalaista henkilötunnusta. EU-kansalainen ilman sitä voi ilmoittaa osakeyhtiön tai sivuliikkeen osoitteenmuutoksen erillisellä verkkolomakkeella. YTJ-palvelun yleisistä muutosilmoituksista, kuten hallituksen vaihdosta, kerron sivulla YTJ-muutosilmoitus.

Onko yrityksellä oltava osoite?

On. YTJ:n mukaan yrityksen käynti- tai postiosoite on pakollinen tieto, ja muut yhteystiedot ovat vapaaehtoisia. Osoite ja yhteystiedot ovat julkisia, ja kuka tahansa näkee ne YTJ:n yrityshaussa.

Kotoa toimivalle yrittäjälle tämä on tärkeä kohta. Jos et halua kotiosoitteesi näkyvän, voit käyttää postiosoitteena esimerkiksi postilokeroa tai toimistopalvelun osoitetta. Verohallinnolle voit ilmoittaa erillisen postiosoitteen vain sen omaan käyttöön, ja tämä osoite ei ole julkinen.

Mihin kaikkialle yrityksen osoitteenmuutos pitää ilmoittaa?

YTJ-ilmoitus hoitaa kaupparekisterin ja Verohallinnon. Muihin paikkoihin tieto ei välity, joten käy tämä lista läpi:

• Posti: yrityksen osoitteenmuutos tehdään erikseen verkossa tai lomakkeella. Se ei välity Postilta kaupparekisteriin eikä toisin päin.
• Traficom: yrityksen nimissä olevien ajoneuvojen osoitetiedot muutetaan liikenneasioiden rekisteriin omalla ilmoituksella.
• Pankki: yritystilin, yrityskortin ja maksuliikenteen yhteystiedot.
• Vakuutusyhtiö ja eläkeyhtiö: YEL, tapaturmavakuutus ja toimitilan vakuutus.
• Verkkolaskuoperaattori ja kirjanpito-ohjelma: yrityksen perustiedot laskuille.
• Asiakkaat ja toimittajat: uusi osoite heidän asiakas- ja toimittajarekistereihinsä.
• Omat sivut: verkkosivut, Google-yritysprofiili, sähköpostin allekirjoitus ja käyntikortit.
• Sopimukset: sähkö, netti ja toimitilan vuokra.

Toiminimellä yrityksen ja yrittäjän oma osoite ovat usein samat. Jos muutat kotoa kotiin, tee henkilökohtainen muuttoilmoitus erikseen, koska se ei päivitä yrityksen tietoja YTJ:ssä. Osakeyhtiössä yhtiön osoite on aina oma tietonsa, vaikka toimisto olisi omistajan kotona.

Postin osoiteilmoitus on maksuton, ja vain lisäpalvelut maksavat. Tilapäisen edelleenlähetyksen voi tilata vähintään kahdeksi viikoksi. Yrityksen osoitteenmuutosta Postille ei voi tehdä puhelimessa.

Milloin yrityksen osoitteenmuutos kannattaa tehdä?

Tee YTJ-ilmoitus heti, kun uusi osoite on varma, ja viimeistään muuttopäivänä. Kaupparekisterin ja Verohallinnon kirjeet lähtevät rekisteriin merkittyyn osoitteeseen, joten myöhästynyt ilmoitus voi tarkoittaa, että veropäätös tai muistutus menee vanhaan osoitteeseen. Postin osoitteenmuutos ohjaa kirjeet uuteen osoitteeseen muuttopäivästä alkaen.

Jos muutto on väliaikainen, esimerkiksi remontin ajaksi, rekisteriosoitetta ei välttämättä tarvitse vaihtaa. Silloin riittää Postin tilapäinen edelleenlähetys. Pysyvässä muutossa hoida ensin YTJ, sitten Posti ja lopuksi muut listan paikat yksi kerrallaan.

Muista laskupohja ja verkkolaskutiedot

Arvonlisäverolain mukaan laskussa pitää olla myyjän ja ostajan nimi ja osoite. Vaihda siksi uusi osoite laskupohjaan heti muuttopäivästä alkaen, ettei laskuihin jää vanhaa osoitetta. Päivitä myös laskupohja, ja tarkista samalla laskun muut merkinnät sivulta ALV-laskutus.

Pyydä myös asiakkaita päivittämään laskutusosoitteesi. Ostolaskuissa vanha osoite ei yleensä estä laskun maksamista, mutta kirjanpitäjä voi kysyä siitä, jos tositteen tiedot eivät täsmää yrityksen rekisteritietoihin.

Verkkolaskuosoite ei muutu muuton takia, koska se ei ole katuosoite. Se on yleensä Y-tunnukseen perustuva tunnus tai tilinumero, ja se vaihtuu vain, jos vaihdat operaattoria tai pankkia. Lisää aiheesta: verkkolasku.

Kerro muutosta myös kirjanpitäjälle tai tilitoimistolle. He päivittävät yrityksen tiedot omiin järjestelmiinsä, ja muutosilmoituksen voi tehdä heidän kanssaan samalla kertaa, jos tilitoimistolla on valtuus asioida yrityksen puolesta.

Milloin osoitteenmuutos maksaa?

Pelkkä osoitteenmuutos on maksuton, vaikka yritys muuttaisi toiseen kaupunkiin. Maksullista on kotipaikan muutos, koska kotipaikka on kaupparekisteriin merkitty tieto. Toiminimellä kotipaikka on kaupparekisteriin merkitty kunta. Osakeyhtiöllä kotipaikka on kirjattu yhtiöjärjestykseen, joten sen vaihtaminen on yhtiöjärjestyksen muutos.

Toimialan muutos ilmoitetaan samalla YTJ-muutosilmoituksella. Toiminimellä se maksaa 55 euroa samoin kuin kotipaikan muutos. Jos muutat samalla sekä osoitteen että toimialan, ilmoita ne yhdellä kertaa, jolloin kaikki muutokset rekisteröidään yhtä aikaa. Toimialan vaihtamisesta toiminimessä on oma ohjeensa: toiminimen toimialan muutos.

Osakeyhtiössä kotipaikan muutoksesta päättää yhtiökokous, ja päätös liitetään YTJ-ilmoitukseen. Jos samalla muuttuu nimi, siitä on oma ohjeensa: yrityksen nimen muuttaminen. Voit tarkistaa yrityksen nykyiset rekisteritiedot Y-tunnus-haulla ennen ilmoitusta ja sen jälkeen.

Kirjoittaja

Iiro Purimäki

Tauko kirjanpito

Kirjoittaa Taukon blogiin yrityksen perustamisesta, yritysmuodon ja tilitoimiston valinnasta sekä yrittäjän arjesta.