Yhtiökokouksen pöytäkirja PRH:lle: milloin se liitetään, mitä siinä pitää olla ja valmis pohja
Yhtiökokouksen pöytäkirja liitetään PRH:n kaupparekisteri-ilmoitukseen silloin, kun rekisteröitävä asia on yhtiökokouksen päätös, joka muuttaa yhtiön perussääntöjä. Tavallisin tilanne on yhtiöjärjestyksen muutos, jolloin liitteeksi tarvitaan pöytäkirjasta kopio tai ote yhden henkilön oikeaksi todistamana. Hallituksen vaihdokseen ja tilinpäätökseen pöytäkirjaa ei YTJ:ssä liitetä, mutta päätös pitää silti olla kirjattuna. Tällä sivulla on taulukko ilmoituksista, osakeyhtiölain vaatimukset pöytäkirjalle ja pohja, jonka voit kopioida.
Lyhyesti
- Yhtiöjärjestyksen muutos: PRH:lle liitetään yhtiökokouksen pöytäkirjasta kopio tai ote yhden henkilön oikeaksi todistamana. Muutos ei saa tulla voimaan ennen rekisteröintiä.
- Hallituksen tai toimitusjohtajan muutos: YTJ:ssä pöytäkirjaa ei tarvitse liittää, mutta päätös pitää olla tallessa, ja PRH voi pyytää sen.
- Tilinpäätös: PRH:lle ilmoitetaan vahvistettu tilinpäätös ja voitollisesta tilikaudesta yhtiökokouksen päätös voiton käytöstä. Pöytäkirjaa ei liitetä.
- Osakeyhtiölain mukaan pöytäkirjaan merkitään päätökset ja äänestysten tulokset, sen allekirjoittavat puheenjohtaja ja yksi pöytäkirjantarkastaja, ja pöytäkirjat numeroidaan juoksevasti.
- Pienessä yhtiössä kokousta ei tarvitse pitää: osakkaat voivat tehdä yksimielisen päätöksen kirjallisesti, ja sitä käsitellään kuten pöytäkirjaa.
Yhtiökokouksen pöytäkirja liitetään PRH:lle, kun rekisteröitävä muutos perustuu yhtiökokouksen päätökseen, jonka sisältö PRH:n pitää nähdä. Selvin esimerkki on yhtiöjärjestyksen muutos: siihen liitetään pöytäkirjasta kopio tai ote yhden henkilön oikeaksi todistamana. Hallituksen vaihdoksessa ja tilinpäätösilmoituksessa YTJ-palvelussa pöytäkirjaa ei liitetä, mutta yhtiöllä pitää olla päätös kirjattuna, koska PRH voi pyytää sen.
Milloin yhtiökokouksen pöytäkirja liitetään PRH:lle?
Liitteen tarve riippuu ilmoituksesta. Kun PRH rekisteröi uuden yhtiöjärjestyksen sanamuodon, sen pitää nähdä yhtiökokouksen päätös. Kun PRH rekisteröi vain henkilön tai tilinpäätöksen, tiedot annetaan YTJ:n lomakkeella.
| Ilmoitus PRH:lle | Pöytäkirja liitteeksi? | PRH:n maksu 2026 |
|---|---|---|
| Yhtiöjärjestyksen muutos (esim. toimiala, kotipaikka, edustaminen) | Kyllä: kopio tai ote yhden henkilön oikeaksi todistamana | 300 € |
| Toiminimen eli yhtiön nimen muutos | Kyllä, nimi on yhtiöjärjestyksessä | 75 € nimeltä |
| Tilikauden muutos yhtiöjärjestyksessä | Kyllä, osana yhtiöjärjestyksen muutosta | +55 € |
| Hallituksen jäsenen, varajäsenen tai toimitusjohtajan muutos | Ei YTJ:ssä, mutta päätös säilytetään | 55 € asialta, hallitus ja toimitusjohtaja 110 € |
| Tilinpäätös | Ei. Ilmoitetaan vahvistettu tilinpäätös ja voitosta tehty päätös | Maksuton 8 kk:n määräajassa |
| Osakkeenomistajien vaihtuminen | Ei ilmoiteta lainkaan kaupparekisteriin | Ei maksua |
Mitä yhtiökokouksen pöytäkirjassa pitää olla?
Osakeyhtiölain 5 luvun 23 §:n mukaan kokouksen puheenjohtaja huolehtii pöytäkirjan laatimisesta. Pöytäkirjaan merkitään tehdyt päätökset ja äänestysten tulokset, ja sen allekirjoittavat puheenjohtaja ja yksi pöytäkirjantarkastajaksi valittu. Ääniluettelo otetaan pöytäkirjaan tai liitetään siihen. Pöytäkirjat numeroidaan juoksevasti ja säilytetään luotettavasti.
- Yhtiön nimi ja Y-tunnus, kokouksen laji (varsinainen tai ylimääräinen), aika ja paikka.
- Pöytäkirjan juokseva numero.
- Läsnä olevat osakkaat ja asiamiehet sekä heidän osakkeensa ja äänensä (ääniluettelo).
- Puheenjohtajan ja pöytäkirjantarkastajan valinta.
- Kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus.
- Jokainen päätös sellaisenaan. Yhtiöjärjestyksen osittaismuutoksessa muutettujen määräysten uusi sisältö kokonaisuudessaan.
- Äänestysten tulokset, jos äänestettiin.
- Puheenjohtajan ja pöytäkirjantarkastajan allekirjoitukset.
Pöytäkirja on päätöspöytäkirja: siihen ei tarvitse kirjata keskusteluja. Kun pöytäkirja liitetään PRH:lle, PRH:n ohjeen mukaan kaikkien rekisteröitäviksi ilmoitettujen muutosten pitää näkyä yhtiökokouksen päätöksestä. Jos ilmoitat yhtiöjärjestykseen kaksi muutosta mutta pöytäkirjassa on vain toinen, ilmoitusta joudutaan täydentämään.
Yhtiökokouksen pöytäkirja: pohja
Alla on pohja ylimääräiselle yhtiökokoukselle, jossa muutetaan yhtiöjärjestyksen toimialaa. Kopioi teksti ja muokkaa yhtiösi tiedot. Varsinaisessa yhtiökokouksessa käsitellään lisäksi osakeyhtiölain 5 luvun 3 §:n asiat: tilinpäätöksen vahvistaminen, voiton käyttäminen, vastuuvapaus ja tarvittaessa hallituksen ja tilintarkastajan valinta.
PRH:lle riittää ote, jossa ovat kokouksen tunnistetiedot, rekisteröitävä päätös ja allekirjoitukset. Muita asioita, kuten osingonjakoa tai palkkioita, ei tarvitse näyttää PRH:lle. Kun lähetät liitteen YTJ-palvelussa, sen pitää olla yksi A4-kokoinen tiedosto muodossa pdf, doc tai docx. Poista siitä henkilötunnukset ja kotiosoitteet.
Mitä oikeaksi todistaminen tarkoittaa?
Oikeaksi todistettu kopio tai ote tarkoittaa, että joku henkilö vakuuttaa allekirjoituksellaan kopion vastaavan alkuperäistä pöytäkirjaa. PRH:n ohjeen mukaan yhden henkilön oikeaksi todistus riittää. Merkitse kopioon esimerkiksi teksti "Otteen oikeaksi todistaa", päivämäärä, allekirjoitus ja nimenselvennys. Todistaja voi olla esimerkiksi hallituksen jäsen, toimitusjohtaja tai kirjanpitäjä.
Voiko yhtiökokouksen pitää ilman kokousta?
Voi. Osakeyhtiölain 5 luvun 1 §:n mukaan osakkeenomistajat voivat yksimielisinä päättää yhtiökokoukselle kuuluvasta asiasta pitämättä kokousta. Päätös on kirjattava, päivättävä, numeroitava ja allekirjoitettava, ja jos osakkaita on enemmän kuin yksi, vähintään kahden heistä on allekirjoitettava se. Kirjattuun päätökseen sovelletaan muuten samoja sääntöjä kuin pöytäkirjaan, joten sen voi liittää PRH:lle samalla tavalla.
Yhden osakkaan yhtiössä osakas tekee päätökset yksin kirjaamalla ne. Pienissä osakeyhtiöissä kirjattu päätös on yleinen tapa hoitaa varsinainen yhtiökokous. Kokouksen koollekutsusta, enemmistöistä ja päätösvaltaisuudesta kerrotaan artikkelissa yhtiökokous päätösvaltaisuus, ja valtakirjasta artikkelissa yhtiökokous valtakirja.
Kuka saa nähdä pöytäkirjan ja kauanko se säilytetään?
Pöytäkirja on osakeyhtiölain mukaan pidettävä osakkeenomistajien nähtävänä yhtiön pääkonttorissa tai verkkosivuilla viimeistään kahden viikon kuluttua kokouksesta, ja jäljennös on annettava sitä pyytävälle osakkaalle. Yhtiökokouksen pöytäkirjat eivät ole julkisia kuten kaupparekisteritiedot, mutta PRH:lle liitetty ote tulee osaksi rekisteriaineistoa. Pöytäkirjat on lain mukaan säilytettävä luotettavalla tavalla. Säilytä ne koko yhtiön elinkaaren ajan, koska niillä osoitetaan esimerkiksi osingonjaon ja yhtiöjärjestyksen muutosten perusteet.
Yhtiökokouksen pöytäkirja ja muut PRH-ilmoitukset
Hallituksen muutoksen ilmoittaminen YTJ:ssä vaihe vaiheelta on artikkelissa YTJ hallituksen muutos. Yhtiöjärjestyksen määräykset ja mallit ovat artikkelissa yhtiöjärjestys, ja kaikki muutosilmoitukset maksuineen artikkelissa kaupparekisteri-muutosilmoitus. Osingonmaksun aikataulu yhtiökokouksen jälkeen on artikkelissa milloin osinko maksetaan.
Usein kysytyt
Pitääkö yhtiökokouksen pöytäkirja lähettää PRH:lle?+
Vain silloin, kun ilmoitus sitä vaatii. Yhtiöjärjestyksen muutokseen liitetään pöytäkirjasta kopio tai ote yhden henkilön oikeaksi todistamana. Hallituksen muutokseen ja tilinpäätösilmoitukseen YTJ:ssä pöytäkirjaa ei liitetä.
Kuka allekirjoittaa yhtiökokouksen pöytäkirjan?+
Kokouksen puheenjohtaja ja yksi pöytäkirjantarkastajaksi valittu. Jos tarkastajia valitaan kaksi, molemmat allekirjoittavat.
Mitä tarkoittaa oikeaksi todistettu ote?+
Kopio tai ote pöytäkirjasta, johon joku on allekirjoituksellaan merkinnyt sen vastaavan alkuperäistä, esimerkiksi tekstillä "Otteen oikeaksi todistaa", päiväyksellä ja nimenselvennyksellä. PRH:lle riittää yhden henkilön todistus.
Tarvitaanko pöytäkirjaa hallituksen vaihtuessa?+
Yhtiöllä pitää olla päätös uuden jäsenen valinnasta, mutta YTJ-palvelussa sitä ei tarvitse liittää ilmoitukseen. PRH voi pyytää päätöksen käsittelyn aikana.
Voiko yhtiökokouksen päätöksen tehdä ilman kokousta?+
Voi, jos osakkaat ovat yksimielisiä. Päätös kirjataan, päivätään, numeroidaan ja allekirjoitetaan, ja useamman osakkaan yhtiössä vähintään kaksi allekirjoittaa sen.
Paljonko yhtiöjärjestyksen muutos maksaa PRH:lle?+
300 euroa vuonna 2026. Nimen muutos maksaa 75 euroa nimeltä ja yhtiöjärjestyksessä olevan tilikauden muutos lisäksi 55 euroa.
Ilmoitetaanko osakkeenomistajien muutos PRH:lle?+
Ei. Osakkeenomistajat merkitään yhtiön omaan osakasluetteloon. Kaupparekisteriin ilmoitetaan vain esimerkiksi hallituksen tai toimitusjohtajan muutos, jos sellainen liittyy kauppaan.
Kirjoittaa Taukon blogiin yrityksen perustamisesta, yritysmuodon ja tilitoimiston valinnasta sekä yrittäjän arjesta.
Lue seuraavaksi
Yhtiökokous ja päätösvaltaisuus: milloin kokous on laillinen, kuka päättää ja miten pienessä osakeyhtiössä toimitaan
Osakeyhtiön yhtiökokous on päätösvaltainen, kun se on kutsuttu koolle laillisesti osakeyhtiölain ja yhtiöjärjestyksen mukaan: laki ei vaadi tiettyä määrää osakkaita paikalle, joten yksikin osakkeenomistaja voi pitää kokouksen. Päätösvaltaisuuden ratkaisevat kokouskutsu, kutsuaika ja se, että asia on mainittu kutsussa. Tästä näet kutsuajat, äänienemmistöt, mitä varsinaisessa yhtiökokouksessa päätetään, miten yhden tai kahden osakkaan yhtiö tekee päätökset ilman kokousta ja mitä tapahtuu, jos kokous on pidetty väärin.
YTJ-muutosilmoitus: mitä kaupparekisteriin pitää ilmoittaa, milloin ja mitä se maksaa
YTJ-muutosilmoitus tehdään YTJ-palvelussa aina, kun yrityksen rekisteröidyt tiedot muuttuvat, ja sama ilmoitus päivittää sekä kaupparekisterin että Verohallinnon tiedot. Osakeyhtiön on ilmoitettava kaupparekisteriin, kun hallitus, toimitusjohtaja, osoite, yhtiöjärjestys, osakepääoma tai edunsaajat muuttuvat. Ilmoitus tehdään viivytyksettä YTJ-palvelussa, sillä kaupparekisteriin merkityt yhtiöt eivät voi käyttää paperilomaketta 1.1.2026 alkaen. Kokosimme PRH:n vuoden 2026 maksut, ilmoituksen vaiheet ja sen, mitä laiminlyönnistä seuraa.
Yhtiöjärjestys: mitä siihen pitää kirjoittaa, mitä kannattaa lisätä ja miten sitä muutetaan
Osakeyhtiön yhtiöjärjestykseen on pakko kirjoittaa vain kolme asiaa: toiminimi, kotipaikka ja toimiala. Kaikki muu on valinnaista, mutta osa valinnaisista lausekkeista ratkaisee, kuka yhtiön osakkeita voi myöhemmin omistaa. Käymme läpi lausekkeet yksi kerrallaan, kerromme mitä PRH:n vakiomuotoinen yhtiöjärjestys jättää pois ja miten yhtiöjärjestystä muutetaan.