Palvelusopimus: pohja tekstinä, mitä siihen kirjoitetaan ja täytetty esimerkki yritykselle
Palvelusopimus on sopimus, jossa palveluntuottaja sitoutuu tuottamaan asiakkaalle sovittua palvelua, kuten kiinteistöhuoltoa, siivousta, IT-tukea tai kirjanpitoa, sovitulla hinnalla ja laatutasolla yleensä toistaiseksi tai määräajan. Hyvässä palvelusopimuksessa on vähintään osapuolet, palvelun kuvaus, hinta ja laskutus, sopimuskausi ja irtisanominen, vastuut sekä erimielisyyksien ratkaisu. Tältä sivulta saat palvelusopimuksen pohjan tekstinä, täyttöohjeen ja täytetyn esimerkin.
Lyhyesti
- Palvelusopimus sopii jatkuvaan palveluun: huolto, siivous, IT-tuki, markkinointi tai kirjanpito. Kertaluonteiseen työhön sopii paremmin toimeksiantosopimus.
- Pohjassa on 12 kohtaa: osapuolet, palvelun kuvaus, palvelutaso, asiakkaan velvollisuudet, hinta, laskutus, hinnantarkistus, sopimuskausi ja irtisanominen, vastuut, salassapito, alihankinta ja erimielisyydet.
- Tärkeimmät kohdat ovat palvelun kuvaus (mitä hintaan kuuluu ja mitä ei) ja irtisanomisaika. Riidat syntyvät useimmiten niistä.
- Yritysten välillä sopimusvapaus on laaja. Kuluttajan kanssa kuluttajansuojalaki menee ehtojen edelle.
Palvelusopimus kertoo, mitä palvelua tuotetaan, millä hinnalla ja kuinka pitkään, ja mitä tapahtuu, kun jokin menee pieleen. Alla oleva pohja on tehty yritysten väliseen jatkuvaan palveluun. Se ei korvaa juristia isoissa tai riskialttiissa sopimuksissa, mutta tavallisessa pienyrityksen palvelussa se kattaa olennaisen.
Mikä on palvelusopimus?
Palvelusopimus on sopimus, jolla palveluntuottaja sitoutuu tuottamaan asiakkaalle palvelua sovituin ehdoin ja asiakas maksamaan siitä sovitun hinnan. Tyypillisesti se koskee jatkuvaa tai toistuvaa palvelua, kuten kiinteistöhuoltoa, siivousta, IT-tukea, ohjelmiston ylläpitoa tai kirjanpitoa. Sopimus voi olla voimassa toistaiseksi tai määräajan.
Sopimus syntyy, kun osapuolet ovat yhtä mieltä ehdoista. Suullinenkin sopimus sitoo, mutta jatkuvassa palvelussa kirjallinen sopimus on käytännössä välttämätön: kun palvelu kestää vuosia, kukaan ei muista, mitä alussa sovittiin. Kirjallinen sopimus on myös kirjanpidon kannalta hyvä tosite toistuvien laskujen perusteesta.
Mitä palvelusopimuksessa pitää olla?
Palvelusopimuksessa pitää olla vähintään osapuolet, palvelun sisältö, hinta ja maksuehdot, sopimuksen voimassaolo ja irtisanominen sekä vastuut virhetilanteissa. Laki ei määrää yritysten väliselle palvelusopimukselle muotoa, joten loput kohdat valitaan palvelun mukaan.
| Kohta | Mitä siihen kirjoitetaan | Miksi tärkeä |
|---|---|---|
| 1. Osapuolet | Nimet, Y-tunnukset, osoitteet, yhteyshenkilöt | Kuka on vastuussa ja kenelle laskutetaan |
| 2. Palvelun kuvaus | Mitä tehdään, missä, kuinka usein; mitä ei kuulu hintaan | Yleisin riidan aihe |
| 3. Palvelutaso | Vasteajat, aukioloajat, laatumittarit | Mittaa, onko palvelu sovittua |
| 4. Asiakkaan velvollisuudet | Tilat, tiedot, käyttöoikeudet, yhteyshenkilö | Palvelu voi epäonnistua asiakkaan takia |
| 5. Hinta | Kuukausi- tai tuntihinta, lisätöiden hinta, ALV | Ei yllätyksiä laskulla |
| 6. Laskutus ja maksuehto | Laskutusväli, maksuaika, viivästyskorko | Kassavirta ja perintä |
| 7. Hinnantarkistus | Milloin ja millä perusteella hinta muuttuu | Kustannukset nousevat vuosien aikana |
| 8. Sopimuskausi ja irtisanominen | Alkupäivä, kesto, irtisanomisaika, purkuperusteet | Miten sopimuksesta pääsee eroon |
| 9. Vastuut ja vahingot | Virheen korjaus, hinnanalennus, vastuunrajoitus, vakuutukset | Riski ei kasva palvelun hintaa suuremmaksi |
| 10. Salassapito ja tietosuoja | Luottamukselliset tiedot, henkilötietojen käsittely | Pakollinen, jos käsitellään henkilötietoja |
| 11. Alihankinta | Saako käyttää alihankkijoita ja kuka vastaa | Tilaajavastuu ja laatu |
| 12. Erimielisyydet | Neuvottelu ensin, sitten käräjäoikeus tai välimiesmenettely | Riidan hinta ja paikka |
Palvelusopimuksen pohja tekstinä
Kopioi pohja tekstinkäsittelyyn ja täydennä hakasulkeissa olevat kohdat. Poista kohdat, joita palvelussasi ei tarvita, ja lisää palvelun kuvaus liitteeksi, jos se on pitkä.
- Osapuolet. Palveluntuottaja: [yritys, Y-tunnus, osoite, yhteyshenkilö]. Asiakas: [yritys, Y-tunnus, osoite, yhteyshenkilö].
- Sopimuksen tarkoitus. Palveluntuottaja tuottaa asiakkaalle [palvelu] tämän sopimuksen ja liitteen 1 (palvelukuvaus) mukaisesti.
- Palvelun sisältö. Palveluun kuuluu [tehtävät, paikka, aikataulu ja toistuvuus]. Palveluun ei kuulu [rajaukset]. Sovitun ulkopuoliset työt tehdään vain asiakkaan erillisestä tilauksesta.
- Palvelutaso. Palveluntuottaja vastaa yhteydenottoihin [aika] kuluessa arkipäivisin klo [x–y]. Virhe korjataan [aika] kuluessa ilmoituksesta.
- Asiakkaan velvollisuudet. Asiakas antaa palvelun edellyttämät tiedot, tilat ja käyttöoikeudet sekä nimeää yhteyshenkilön.
- Hinta. Palvelun hinta on [summa] euroa kuukaudessa / [summa] euroa tunnilta + arvonlisävero. Lisätyöt laskutetaan hinnaston [liite 2] mukaan.
- Laskutus ja maksuehto. Palvelu laskutetaan [kuukausittain etukäteen / jälkikäteen]. Maksuehto on [14] päivää netto. Viivästyneestä maksusta peritään korkolain mukainen viivästyskorko.
- Hinnantarkistus. Palveluntuottaja voi tarkistaa hintoja kerran kalenterivuodessa [indeksi tai peruste] muutosta vastaavasti ilmoittamalla siitä kirjallisesti vähintään [1] kuukausi etukäteen.
- Sopimuskausi ja irtisanominen. Sopimus on voimassa [alkupäivä] alkaen toistaiseksi / määräajan [päättymispäivä] asti. Toistaiseksi voimassa olevan sopimuksen irtisanomisaika on [3] kuukautta. Kumpikin osapuoli voi purkaa sopimuksen, jos toinen rikkoo sitä olennaisesti eikä korjaa rikkomusta [14] päivän kuluessa kirjallisesta huomautuksesta.
- Vastuut. Palveluntuottaja korjaa virheellisesti tehdyn palvelun veloituksetta. Osapuolet eivät vastaa välillisistä vahingoista. Palveluntuottajan vastuun enimmäismäärä on [esim. 12 kuukauden palvelumaksut]. Palveluntuottajalla on [vastuuvakuutus].
- Salassapito ja tietosuoja. Osapuolet pitävät toisen luottamukselliset tiedot salassa sopimuksen aikana ja [2] vuotta sen jälkeen. Henkilötietojen käsittelystä sovitaan liitteessä [3].
- Alihankinta. Palveluntuottaja saa käyttää alihankkijoita ja vastaa niiden työstä kuin omastaan.
- Ylivoimainen este. Osapuoli ei vastaa viivästyksestä, joka johtuu sen vaikutusmahdollisuuksien ulkopuolella olevasta esteestä, jota se ei ole voinut ottaa huomioon.
- Erimielisyydet. Erimielisyydet pyritään ratkaisemaan neuvottelemalla. Muussa tapauksessa ne ratkaistaan [kotipaikan] käräjäoikeudessa. Sopimukseen sovelletaan Suomen lakia.
- Allekirjoitukset. Paikka ja päivä, osapuolten allekirjoitukset ja nimenselvennykset. Sopimus tehdään kahtena kappaleena tai allekirjoitetaan sähköisesti.
Jos palvelussa käsitellään asiakkaan henkilötietoja, esimerkiksi palkkoja, asiakasrekisteriä tai sähköposteja, tarvitset lisäksi tietojenkäsittelysopimuksen. Salassapidosta voi tehdä myös erillisen salassapitosopimuksen. Yleinen sopimusrunko muihin tilanteisiin on sivulla sopimuspohja.
Esimerkki: täytetty palvelusopimus siivouspalvelusta
Miten palvelusopimuksen hinta ja hinnantarkistus sovitaan?
Palvelusopimuksen hinta sovitaan joko kiinteänä kuukausihintana, tuntihintana tai pakettina, ja hinnantarkistuksesta kannattaa sopia jo alussa. Ilman hinnantarkistusehtoa palveluntuottaja ei voi yksipuolisesti nostaa hintaa kesken toistaiseksi voimassa olevan sopimuksen, vaan joutuu neuvottelemaan tai irtisanomaan sopimuksen.
| Hinnoittelumalli | Sopii, kun | Muista sopimuksessa |
|---|---|---|
| Kiinteä kuukausihinta | Työmäärä on tasainen | Mitä hintaan kuuluu ja miten lisätyöt hinnoitellaan |
| Tuntihinta | Työmäärä vaihtelee | Tuntikirjaus, minimiveloitus, matka-aika |
| Palvelupaketti tai porrashinta | Palvelu kasvaa asiakkaan mukana | Mikä mittari siirtää seuraavaan portaaseen |
Hinnantarkistuksen perusteeksi käytetään yleensä jotain julkista indeksiä tai kustannusten todellista nousua. Kirjaa sopimukseen, kuinka usein hintaa saa tarkistaa, mikä on perusindeksi ja kuinka paljon ennen muutosta asiakkaalle ilmoitetaan. Jos teet tarjouksen ensimmäistä kertaa, hinnoittelulaskelman pohja auttaa laskemaan, kattaako hinta kulut.
Miten palvelusopimus irtisanotaan tai puretaan?
Toistaiseksi voimassa oleva palvelusopimus päättyy irtisanomisajan jälkeen, kun jompikumpi osapuoli irtisanoo sen. Määräaikaista sopimusta ei voi yleensä irtisanoa kesken kauden, ellei siitä ole sovittu. Purkaminen tarkoittaa sopimuksen päättämistä heti tai lyhyellä varoitusajalla toisen osapuolen olennaisen sopimusrikkomuksen takia.
- Irtisano kirjallisesti, esimerkiksi sähköpostilla, ja pyydä vastaanottokuittaus.
- Tarkista, lasketaanko irtisanomisaika ilmoituspäivästä vai kuukauden lopusta.
- Sovi tietojen, avainten ja käyttöoikeuksien palautuksesta ja siirrosta uudelle palveluntuottajalle.
- Tarkista, jatkuvatko salassapito- ja vastuuehdot sopimuksen päätyttyä.
- Laskuta tai maksa irtisanomisajan palvelut sopimuksen mukaan, vaikka palvelua ei enää käytettäisi.
Jos vaihdat tilitoimistoa, sama logiikka pätee: irtisanomisilmoituksen voi tehdä tilitoimiston irtisanomisilmoituksen pohjalla, ja vaihtoehtoja voi verrata, kun kilpailutat tilitoimiston.
Palvelusopimus kuluttajan kanssa: mitä pitää huomioida?
Kun palvelusopimus tehdään kuluttajan kanssa, kuluttajansuojalaki menee sopimuksen ehtojen edelle, eikä kuluttajan vahingoksi poikkeavia ehtoja voi käyttää. Hinnat ilmoitetaan kuluttajalle arvonlisäveroineen. Koti- ja etämyynnissä, esimerkiksi verkossa tai puhelimessa tehdyssä palvelusopimuksessa, kuluttajalla on oikeus peruuttaa sopimus 14 päivän kuluessa sen tekemisestä (kuluttajansuojalain 6 luvun 14 §), ja peruuttamisoikeudesta on kerrottava ennen sopimuksen tekemistä (6 luvun 9 §). Jos tieto puuttuu, peruuttamisaika voi pidentyä enintään 12 kuukaudella. Peruuttamisoikeuteen on rajoituksia (6 luvun 16 §), ja jos palvelun suorittaminen aloitetaan kuluttajan pyynnöstä peruuttamisaikana, kuluttaja voi joutua maksamaan jo suoritetusta osasta (6 luvun 15 §).
Siksi yritysten väliseen pohjaan ei kannata vain vaihtaa asiakkaan nimeä. Kuluttajapalvelussa tarvitset selkeät, lain kanssa yhteensopivat ehdot, ja kotitalousvähennykseen oikeuttavassa työssä laskulle on eriteltävä työn osuus.
Palvelusopimus, ALV ja kirjanpito
Palvelusopimuksen mukaiset laskut ovat palveluntuottajalle myyntiä, johon lisätään arvonlisävero 25,5 prosenttia, ellei palvelu ole verotonta tai alennetun verokannan alaista. Kun palvelu laskutetaan etukäteen esimerkiksi vuodeksi, suoriteperusteisessa kirjanpidossa tulo jaksotetaan niille kuukausille, joilta palvelu tuotetaan. Ohje on sivulla jaksotus kirjanpidossa.
Ostajan kannattaa tarkistaa myös tilaajavastuulaki. Jos käytät palvelussa alihankkijaa tai vuokratyövoimaa, tilaajalla on selvitysvelvollisuus, kun alihankintasopimuksen arvo on vähintään 9 000 euroa ilman arvonlisäveroa tai vuokratyö kestää yli 10 työpäivää. Selvityksen voi koota tilaajavastuuraportista.
Usein kysytyt
Mitä palvelusopimus tarkoittaa?+
Sopimusta, jolla palveluntuottaja sitoutuu tuottamaan asiakkaalle sovittua palvelua, kuten huoltoa, siivousta tai IT-tukea, ja asiakas maksamaan siitä sovitun hinnan. Se on yleensä voimassa toistaiseksi tai määräajan.
Mitä tarkoittaa sopimus?+
Sopimus on osapuolten yhteinen, sitova tahdonilmaisu siitä, mitä kumpikin tekee tai antaa. Se syntyy, kun tarjoukseen vastataan hyväksyvästi. Suullinenkin sopimus sitoo, mutta kirjallinen on helpompi näyttää toteen.
Mitä sopimuksessa pitää olla?+
Vähintään osapuolet, mitä sovitaan (palvelun tai tuotteen kuvaus), hinta ja maksuehdot, voimassaolo ja irtisanominen sekä vastuut, jos jokin menee pieleen. Palvelusopimukseen kannattaa lisätä palvelutaso ja hinnantarkistus.
Mikä ero on palvelusopimuksella ja toimeksiantosopimuksella?+
Palvelusopimus koskee yleensä jatkuvaa palvelua, toimeksiantosopimus yksittäistä tehtävää tai projektia. Nimitykset sekoittuvat, joten sisältö ratkaisee.
Paljonko palvelusopimuksen irtisanomisaika on?+
Sen, mitä sopimuksessa on sovittu. Yritysten välisessä jatkuvassa palvelussa yleisiä ovat 1–3 kuukauden irtisanomisajat. Määräaikaista sopimusta ei yleensä voi irtisanoa kesken kauden, ellei siitä ole sovittu.
Voiko palveluntuottaja korottaa hintaa kesken sopimuksen?+
Vain jos sopimuksessa on hinnantarkistusehto tai asiakas hyväksyy korotuksen. Muuten palveluntuottajan vaihtoehto on neuvotella tai irtisanoa sopimus.
Pitääkö palvelusopimus tehdä kirjallisesti?+
Laki ei vaadi sitä yritysten välillä, mutta jatkuvassa palvelussa kirjallinen sopimus on käytännössä välttämätön riitojen välttämiseksi. Sähköinen allekirjoitus riittää.
Tekee pienyritysten kirjanpitoa Taukossa ja kirjoittaa asioista, joita yrittäjät kysyvät meiltä useimmin. Pyrkii vastaamaan niin, ettei lukijan tarvitse tuntea yhtään kirjanpitotermiä.
Lue seuraavaksi
Toimeksiantosopimus: maksuton pohja tekstinä, täytetty esimerkki ja ero työsopimukseen
Toimeksiantosopimus on sopimus, jolla yrittäjä tai kevytyrittäjä sitoutuu tekemään asiakkaalle sovitun työn tai palvelun omalla vastuullaan ja omilla työvälineillään, ilman työsuhdetta. Siinä sovitaan ainakin osapuolet, työn sisältö, aikataulu, hinta, maksuehdot ja sopimuksen päättäminen. Alla on maksuton toimeksiantosopimuksen pohja tekstinä kopioitavaksi, täytetty esimerkki, työsopimuksen ja toimeksiannon erot sekä se, mitä ennakkoperintärekisteri, ALV ja tilaajavastuu tarkoittavat sopimukselle.
Sopimuspohja yrittäjälle: yleinen sopimusmalli tekstinä, mitä siihen kuuluu ja mikä pohja mihinkin tilanteeseen
Sopimuspohja on valmis runko, johon kirjataan osapuolet, mitä tehdään, hinta, aikataulu, vastuut ja päättäminen; hyvässä yrityksen sopimuksessa on vähintään 12 kohtaa, ja pohja täytetään aina kyseisen kaupan tiedoilla. Tältä sivulta saat yleisen palvelu- ja yhteistyösopimuksen mallin tekstinä, ohjeen jokaisen kohdan täyttämiseen, täytetyn esimerkin ja listan siitä, milloin tarvitset erityisen sopimuksen, kuten työsopimuksen, osakassopimuksen tai toimeksiantosopimuksen.
Varastonhallintajärjestelmä: mikä on WMS, millaisia vaihtoehtoja pienyrityksellä on ja miten valitset oikean
Varastonhallintajärjestelmä eli WMS (warehouse management system) on ohjelmisto, joka pitää varastosaldot, hyllypaikat, vastaanotot ja keräilyt ajan tasalla ja kertoo, milloin tuotteita pitää tilata lisää. Pienyrityksellä on viisi tapaa hoitaa varastonhallinta: taulukko, kassajärjestelmän tai verkkokaupan varasto, kirjanpito-ohjelman varastomoduuli, erillinen varasto-ohjelma tai ERP-järjestelmä. Tällä sivulla vertailemme vaihtoehdot, käymme läpi ominaisuudet, valinnan vaiheet ja sen, mitä kirjanpito tarvitsee järjestelmästä.