Osakekirjan sähköistäminen: määräaika, hinta 92 €, ohje eri tilanteisiin ja mitä yrityksen pitää tehdä

Paperinen osakekirja on ollut vuosikymmeniä asunnon omistamisen tärkein todiste. Vuonna 2019 käyttöön otettu huoneistotietojärjestelmä korvaa sen sähköisellä merkinnällä, ja jokaisen asunto-osakkeen omistajan on ennen pitkää tehtävä vaihto. Koska kyse on yhä useammin myös yrityksen omaisuudesta, kuten sijoitusasunnoista tai liiketiloista, asia koskee monia yrittäjiä kahteen kertaan.

Mitä osakekirjan sähköistäminen tarkoittaa?

Osakekirjan sähköistäminen tarkoittaa, että osakehuoneiston omistaja hakee omistuksensa rekisteröintiä Maanmittauslaitoksen huoneistotietojärjestelmään ja paperinen osakekirja mitätöidään. Sen jälkeen omistus, panttaukset ja rajoitukset näkyvät sähköisessä rekisterissä, eikä paperia tarvita enää myynnissä, perinnössä tai lainan vakuutena.

Sähköistäminen koskee kaikkia osakehuoneistoja: asuntoja, autopaikkoja, varastoja ja liikehuoneistoja taloyhtiöissä, jotka ovat huoneistotietojärjestelmässä. Se ei koske tavallisen osakeyhtiön osakkeita, kuten oman yrityksesi osakkeita.

Milloin osakehuoneisto pitää rekisteröidä?

Osakehuoneisto pitää rekisteröidä 2 kuukauden kuluessa, jos omistaja on vaihtunut esimerkiksi kaupan tai perinnön vuoksi. Jos omistat huoneiston jo, sinulla on aikaa 10 vuotta siitä, kun taloyhtiösi siirsi osakeluettelonsa huoneistotietojärjestelmään. Koska kaikkien taloyhtiöiden piti siirtyä vuoden 2023 loppuun mennessä, viimeiset määräajat päättyvät käytännössä vuoden 2033 lopussa.

Paljonko osakekirjan sähköistäminen maksaa?

Osakekirjan sähköistäminen eli omistuksen rekisteröinti maksaa 92 euroa osakehuoneistolta, eikä maksuun lisätä arvonlisäveroa. Jos omistat useamman huoneiston samassa yhtiössä, maksu peritään jokaisesta. Mitätöidyn osakekirjan palautus muistoksi maksaa 17 euroa.

Näin osakekirjan sähköistäminen tehdään

Sähköistäminen tehdään hakemalla omistuksen rekisteröintiä Maanmittauslaitoksen Asiointipalvelussa tai lomakkeella ja toimittamalla alkuperäinen paperinen osakekirja Maanmittauslaitokselle. Osakekirjaa ei skannata, vaan alkuperäinen tuodaan palvelupisteeseen tai lähetetään postitse.

Jos osakekirja on pankissa lainan vakuutena, et voi hakea rekisteröintiä itse, vaan pankki tekee sen puolestasi. Kysy pankiltasi aikataulua. Maa- ja metsätalousministeriö on esittänyt pankkien hallussa olevien noin 700 000 osakekirjan massakonversiota, joka Kiinteistöliiton mukaan voisi tulla voimaan aikaisintaan 1.1.2027. Esitys ei ole vielä lakia.

Mitä teen, jos osakekirja on kadonnut?

Jos osakekirja on kadonnut ja olet osakeluetteloon merkitty omistaja, haet osakekirjan kuolettamista käräjäoikeudelta ja liität rekisteröintihakemukseen lainvoimaisen kuolettamispäätöksen. Kuolettaminen vie aikaa, koska kadonneesta asiakirjasta annetaan julkinen kuulutus ennen päätöstä, joten hakemus kannattaa tehdä heti, kun katoaminen huomataan.

Jos olet ostanut tai perinyt huoneiston ja edellisen omistajan osakekirja on kadonnut, hae omistuksen rekisteröintiä silti määräajassa ja liitä kauppa- tai saantokirja. Kuolettamispäätös toimitetaan myöhemmin, kun se on lainvoimainen.

Mitä yrityksen pitää tehdä omistamilleen osakehuoneistoille?

Yrityksen omistamat osakehuoneistot sähköistetään samalla tavalla kuin yksityishenkilön: yritys hakee omistuksen rekisteröintiä organisaatioasiakkaana, ja hakemuksen tekee henkilö, jolla on oikeus edustaa yritystä. Maksu on sama 92 euroa huoneistolta. Asuntosijoitusyhtiössä, jolla on kymmenen asuntoa eri taloyhtiöissä, määräajat voivat olla eri vuosina, joten ne kannattaa koota yhteen taulukkoon.

• Listaa yrityksen omistamat osakehuoneistot: taloyhtiö, osakkeiden numerot, onko paperi yrityksellä vai pankissa.
• Selvitä jokaisen taloyhtiön siirtopäivä ja laske 10 vuoden määräaika.
• Tarkista, kenellä on oikeus edustaa yritystä hakemuksessa (kaupparekisterin edustamisoikeus).
• Hae rekisteröintiä samalla kertaa kaikille, joiden paperit ovat yrityksellä. Pankin vakuutena olevista sovi pankin kanssa.
• Säilytä Maanmittauslaitoksen päätös ja maksukuitti kirjanpidon tositteena.

Miten rekisteröintimaksu kirjataan?

Kun rekisteröintimaksu liittyy osakehuoneiston ostoon, se käsitellään yleensä osana hankintamenoa samoin kuin varainsiirtovero, eikä sitä vähennetä kerralla kuluna. Kun yritys pelkästään sähköistää jo vuosia omistamansa huoneiston, maksu kirjataan tavallisesti tilikauden kuluksi. Asunto-osakkeista ei tehdä poistoja, joten hankintamenoon lisätty maksu vähennetään vasta, kun osakkeet myydään.

Varainsiirtoveron määrä ja maksaminen ovat artikkelissa varainsiirtovero, ja sijoitusasuntojen kirjanpito kokonaisuutena artikkelissa asuntosijoittajan kirjanpito. Jos mietit, kannattaako asunnot omistaa yhtiön kautta, lue asuntosijoitusyhtiö.

Mistä löydän sähköisen osakekirjan?

Sähköistä osakekirjaa ei ole tiedostona, vaan omistus näkyy Maanmittauslaitoksen huoneistotietojärjestelmässä. Kun huoneistollasi on sähköinen omistajamerkintä, näet sen tiedot maksutta Maanmittauslaitoksen Asiointipalvelussa. Asuntokauppaa tai lainaa varten voit ostaa osakehuoneistotulosteen, jossa ovat omistus-, panttaus- ja rajoitustiedot.

Mitä asiakirjoja tarvitaan asunnon myynnissä sähköistämisen jälkeen?

Kun huoneistolla on sähköinen omistajamerkintä, myyjä ei luovuta paperista osakekirjaa, vaan antaa suostumuksen omistuksen siirtoon ja ostaja hakee rekisteröintiä. Muuten asiakirjat ovat samat kuin ennenkin: kauppakirja, isännöitsijäntodistus, osakehuoneistotuloste, taloyhtiön tilinpäätös ja kunnossapitotarveselvitys. Ostajan omistus päivittyy osakeluetteloon vasta, kun Maanmittauslaitos saa Verohallinnolta tiedon varainsiirtoveron maksusta.

Jos yrityksesi ostaa tai myy osakehuoneistoja säännöllisesti ja kirjanpito tuntuu raskaalta, kilpailuta tilitoimisto ja kysy, kuuluvatko kiinteistökaupan kirjaukset kuukausihintaan.

Kirjoittaja

Matti Keränen

Kirjanpitäjä, Tauko kirjanpito

Tekee pienyritysten kirjanpitoa Taukossa ja kirjoittaa asioista, joita yrittäjät kysyvät meiltä useimmin. Pyrkii vastaamaan niin, ettei lukijan tarvitse tuntea yhtään kirjanpitotermiä.