Työsopimuksen säilytysaika: kauanko työsopimus säilytetään ja miksi 10 vuotta on turvallinen raja
Työsopimuksen säilytysajasta ei ole säädetty laissa, mutta työnantajan kannattaa säilyttää työsopimus vähintään 10 vuotta työsuhteen päättymisestä, koska työsopimuslain 6 luvun 7 §:n mukaan työntekijä voi pyytää työtodistusta niin kauan. Myös palkkasaatavat vanhentuvat vasta viidessä vuodessa. Tällä sivulla ovat määräajat, joiden takia sopimus säilytetään, laskettu hävityspäivä, liitteet ja muutokset sekä tietosuojan raja.
Lyhyesti
- Laissa ei ole säilytysaikaa työsopimukselle. Säilytysaika määräytyy niistä määräajoista, joiden aikana sopimusta voidaan tarvita todisteena.
- 10 vuotta työsuhteen päättymisestä on turvallinen raja, koska työtodistusta voi pyytää 10 vuoden ajan (TSL 6:7).
- Palkkasaatava vanhentuu 5 vuodessa erääntymisestä, ja työsuhteen päätyttyä kanne on nostettava 2 vuodessa (TSL 13:9).
- Säilytä myös muutokset: palkankorotukset, työaikasopimukset, selvitykset työnteon ehdoista ja allekirjoitetut liitteet.
- Tietosuoja: kun säilytysperuste päättyy, sopimus ja henkilötiedot hävitetään tietoturvallisesti.
Työsopimus on työsuhteen tärkein todiste: siitä näkyy, mitä on sovittu palkasta, työajasta, koeajasta, määräaikaisuudesta ja tehtävistä. Laki ei kuitenkaan kerro, kuinka kauan työnantajan pitää sitä säilyttää. Vastaus löytyy määräajoista, joiden aikana sopimusta voidaan tarvita. Tämä sivu kokoaa ne yhteen työnantajan näkökulmasta.
Kuinka kauan työsopimus pitää säilyttää?
Työsopimus kannattaa säilyttää vähintään 10 vuotta työsuhteen päättymisestä. Työsopimuslaissa ei ole erillistä säilytysaikaa työsopimukselle, mutta työsopimuslain 6 luvun 7 §:n mukaan työnantajan on annettava työtodistus, jos työntekijä pyytää sitä 10 vuoden kuluessa työsuhteen päättymisestä. Työtodistukseen merkitään työsuhteen kesto ja työtehtävät, ja ne tarkistetaan työsopimuksesta.
| Määräaika | Pituus | Mistä lasketaan | Peruste |
|---|---|---|---|
| Työtodistuksen pyytäminen | 10 vuotta | Työsuhteen päättymisestä | TSL 6:7 |
| Työtodistus työtaidosta ja käytöksestä | 5 vuotta | Työsuhteen päättymisestä | TSL 6:7 |
| Palkkasaatavan vanhentuminen | 5 vuotta | Kunkin palkan erääntymisestä | TSL 13:9 |
| Kanne työsuhteen päätyttyä | 2 vuotta | Työsuhteen päättymisestä | TSL 13:9 |
| Työaikakorvauksia koskeva kanne | 2 vuotta | Oikeuden syntymisvuoden lopusta tai työsuhteen päättymisestä | Työaikalaki 40 § |
| Palkkalaskelmat ja palkkakirjaukset | 6 / 10 vuotta | Tilikaudesta | Kirjanpitolaki 2:10 |
Mitä työsopimuksen mukana pitää säilyttää?
Työsopimuksen mukana säilytetään kaikki asiakirjat, jotka muuttavat tai täydentävät työsuhteen ehtoja. Riidassa ratkaisee, mitä on viimeksi sovittu, joten pelkkä alkuperäinen sopimus ei riitä, jos palkka, työaika tai tehtävät ovat muuttuneet.
- Allekirjoitettu työsopimus ja sen liitteet, kuten tehtävänkuvaus ja salassapitosopimus.
- Selvitys työnteon keskeisistä ehdoista, jos ehdot eivät käy ilmi kirjallisesta sopimuksesta (TSL 2:4), ja selvitykset ehtojen muutoksista.
- Palkankorotukset ja palkan muutokset kirjallisina tai sähköpostina, josta näkyy päivämäärä.
- Työaikaa koskevat sopimukset, kuten joustotyöaika, joka on tehtävä kirjallisesti (työaikalaki 13 §), ja liukuva työaika.
- Määräaikaisuuden peruste, jos sopimus on määräaikainen. Se on työnantajan näyttö, jos määräaikaisuus riitautetaan.
- Kilpailukielto- ja salassapitosopimukset sekä mahdolliset koulutuskorvaussopimukset.
- Irtisanomis- tai purkuilmoitus ja niiden tiedoksiannon todiste.
Mitä työsopimukseen kirjoitetaan ja mitä laki vaatii, on sivulla työsopimus. Työtodistuksen sisällöstä kerrotaan sivulla työtodistus.
Onko työsopimus kirjanpitoaineistoa?
Työsopimus ei yleensä ole kirjanpidon tosite, joten kirjanpitolain 6 ja 10 vuoden säilytysajat eivät suoraan koske sitä. Palkkakirjanpito ja palkkalaskelmat ovat kirjanpitoaineistoa: palkkakirjanpito säilytetään 10 vuotta ja palkkalaskelmat 6 vuotta. Jos palkkakirjauksen perusteena on liitetty kopio työsopimuksesta tai palkankorotuksesta, kopio säilytetään tositteen mukana yhtä kauan kuin tosite.
Koko palkka-aineiston säilytysajat, myös työaika- ja vuosilomakirjanpito, ovat taulukkona sivulla palkka-aineiston säilytysaika.
Saako työnantaja säilyttää työsopimusta liian kauan?
Työsopimuksessa on henkilötietoja, ja tietosuojan perusperiaatteen mukaan niitä saa säilyttää vain niin kauan kuin niille on peruste. Työtodistuksen 10 vuoden määräaika on hyvä peruste, mutta sen jälkeen sopimus kannattaa hävittää, ellei siitä ole vireillä riitaa. Kirjaa säilytysperusteet tietosuojaselosteeseen tai henkilöstöasiakirjojen säilytysaikatauluun.
- 1Yksi kansio per työntekijäSopimus, liitteet ja kaikki muutokset samaan paikkaan, sähköisesti tai lukittuun kaappiin.
- 2Rajaa pääsyVain palkoista ja henkilöstöstä vastaavat näkevät kansion. Henkilötunnus, tilinumero ja palkka ovat luottamuksellisia tietoja.
- 3Merkitse hävityspäiväTyösuhteen päättyessä kirjaa kansioon päivä, jolloin 10 vuotta täyttyy.
- 4Hävitä tietoturvallisestiPaperit silppuriin tai tietoturvakeräykseen, sähköiset kopiot myös varmuuskopioista.
Henkilötietojen keräämisen rajat ovat sivulla mitä tietoja työnantaja saa kerätä työntekijästä, ja tietosuojaselosteen malli sivulla tietosuojaseloste.
Kannattaako työntekijän säilyttää oma työsopimuksensa?
Kannattaa, ja vähintään yhtä kauan kuin työnantajan: koko työsuhteen ajan ja 10 vuotta sen jälkeen. Työsopimus ja palkkalaskelmat ovat työntekijän paras näyttö, jos palkasta, lomista tai työsuhteen kestosta tulee erimielisyyttä. Ne auttavat myös työeläkeotteen tarkistamisessa ja työttömyysturvaa haettaessa.
Jos työntekijä on hukannut sopimuksensa, hän voi pyytää kopiota työnantajalta. Työsuhteen aikana työnantajan kannattaa antaa kopio, koska sopimus on molempien osapuolten asiakirja. Jos palkanlaskennan paperityö vie yrittäjältä liikaa aikaa, katso oma hintasi palkanlaskennan ulkoistamiselle.
Usein kysytyt
Kuinka kauan työsopimus pitää säilyttää?+
Laissa ei ole säilytysaikaa, mutta työsopimus kannattaa säilyttää vähintään 10 vuotta työsuhteen päättymisestä, koska työtodistusta voi pyytää 10 vuoden ajan.
Kuinka kauan työnantajan tulee säilyttää työsopimukset?+
Suositus on 10 vuotta työsuhteen päättymisestä. Se kattaa työtodistuksen määräajan, 5 vuoden palkkasaatavat ja 2 vuoden kanneajan työsuhteen päätyttyä.
Pitääkö määräaikainen työsopimus säilyttää?+
Pitää, samoin kuin toistaiseksi voimassa oleva. Säilytä myös määräaikaisuuden peruste, koska työnantaja joutuu näyttämään sen, jos määräaikaisuus riitautetaan.
Onko työsopimus kirjanpitoaineistoa?+
Ei yleensä. Palkkalaskelmat ja palkkakirjanpito ovat, ja ne säilytetään 6 ja 10 vuotta. Jos työsopimuksen kopio on palkkakirjauksen liitteenä, se säilytetään tositteen mukana.
Saako työnantaja säilyttää työsopimusta pysyvästi?+
Ei ilman perustetta. Henkilötietoja saa säilyttää vain niin kauan kuin niitä tarvitaan, joten sopimus hävitetään, kun 10 vuoden työtodistusaika on kulunut eikä riitaa ole vireillä.
Voiko työsopimuksen säilyttää sähköisesti?+
Voi. Sähköisesti allekirjoitettu tai skannattu sopimus kelpaa, kun se on luettavissa ja tallessa myös silloin, kun ohjelma tai palvelu vaihtuu.
Kirjoittaa Taukon blogiin veroista, arvonlisäverosta ja palkoista: mitä yrittäjän pitää tehdä, milloin ja paljonko se maksaa.
Lue seuraavaksi
Työsopimus: valmis pohja, mitä työsopimukseen kirjoitetaan ja mitä laki vaatii työnantajalta 2026
Työsopimus on työnantajan ja työntekijän sopimus siitä, että työntekijä tekee työtä työnantajan johdolla palkkaa vastaan, ja sen voi tehdä suullisesti, kirjallisesti tai sähköisesti. Laki ei vaadi kirjallista sopimusta, mutta työnantajan on annettava keskeisistä ehdoista kirjallinen selvitys 7 päivän tai kuukauden kuluessa työn alkamisesta, joten kirjallinen työsopimus on käytännössä helpoin tapa. Tällä sivulla on kopioitava työsopimuspohja, ehdot kohta kohdalta, koeajan ja määräaikaisuuden säännöt 1.6.2026 muutoksineen sekä irtisanomisajat taulukkona.
Työtodistus: valmis pohja suppeaan ja laajaan todistukseen, mitä siihen pitää kirjoittaa ja mitä ei saa
Työtodistus on työnantajan kirjallinen todistus työsuhteen kestosta ja työtehtävistä, ja se on annettava työntekijän pyynnöstä, kun työsuhde päättyy. Työntekijän nimenomaisesta pyynnöstä todistukseen kirjoitetaan myös työsuhteen päättymisen syy sekä arvio työtaidosta ja käytöksestä. Tällä sivulla on kopioitavat pohjat suppeaan ja laajaan työtodistukseen, valmiita arviolauseita, lain määräajat (10 ja 5 vuotta) ja virheet, joiden vuoksi todistus joudutaan tekemään uudelleen.
Palkka-aineiston säilytysaika: palkkakirjanpito 10 vuotta, palkkalaskelmat 6 vuotta ja muut palkkapaperit taulukossa
Palkka-aineiston säilytysaika on kirjanpitolain mukaan 10 vuotta palkkakirjanpidolle ja 6 vuotta palkkalaskelmille ja muille palkkatositteille, mutta työaikakirjanpito ja vuosilomakirjanpito säilytetään työaikalain ja vuosilomalain kanneajan loppuun, käytännössä vähintään 2 vuotta. Tällä sivulla on jokainen palkka-aineiston osa omalla rivillään, laskettu hävityspäivä vuoden 2026 palkoille ja ohje siihen, miten aineisto säilytetään sähköisesti.