Aiheeton lasku: näin riitautat laskun, jota et ole tilannut, ja mitä teet, jos asiakas riitauttaa sinun laskusi
Aiheeton lasku on lasku tuotteesta tai palvelusta, jota et ole tilannut tai saanut, tai lasku, jonka summa ei vastaa sovittua. Sitä ei pidä maksaa, vaan se riitautetaan laskuttajalle kirjallisesti mieluiten ennen eräpäivää ja yksilöidyllä perusteella: mitä laskussa on väärin ja miksi. Kun lasku on riitautettu yksilöidysti, sitä ei saa periä vapaaehtoisessa perinnässä ennen kuin riita on ratkaistu. Tältä sivulta löydät riitautuksen vaiheet ja mallitekstin, yrityksille tulevien huijauslaskujen tunnusmerkit, kirjanpidon käsittelyn ja ohjeen tilanteeseen, jossa asiakas pitää sinun laskuasi aiheettomana.
Lyhyesti
- Älä maksa aiheetonta laskua. Riitauta se kirjallisesti laskuttajalle, mieluiten ennen eräpäivää.
- Riitautuksen pitää olla yksilöity: mikä laskussa on väärin ja miksi. Pelkkä "en maksa" ei riitä.
- Yksilöidysti riitautettua laskua ei saa periä vapaaehtoisessa perinnässä. Laskuttaja voi viedä asian käräjäoikeuteen.
- Yrityksille tulee huijauslaskuja, jotka näyttävät rekisteri- tai hakemistomaksuilta. Viranomaisten maksut eivät tule tällaisina laskuina.
- Aiheetonta laskua ei kirjata ostovelaksi. Jos maksoit vahingossa, vaadi rahat takaisin ja kirjaa saatava.
Aiheeton lasku tulee yritykselle yleensä yhdestä kolmesta syystä: laskuttaja on erehtynyt, laskussa on sovittua enemmän tai lasku on tahallinen huijaus. Kaikissa kolmessa toimintatapa on sama: älä maksa, riitauta kirjallisesti ja säilytä viestit. Ero on vain siinä, kannattaako laskuttajan kanssa neuvotella vai ilmoittaa asiasta poliisille.
| Tilanne | Mitä teet | Maksatko riidattoman osan? |
|---|---|---|
| Et ole tilannut mitään | Riitauta koko lasku ja pyydä tilausvahvistus tai sopimus | Ei |
| Summa on suurempi kuin sovittiin | Riitauta ylittävä osa ja perustele sovitulla hinnalla | Kyllä, sovitun osan |
| Työ on kesken tai virheellinen | Reklamoi virheestä ja riitauta virhettä vastaava osa | Yleensä kyllä, virheettömän osan |
| Huijauslasku, esimerkiksi rekisteri- tai hakemistomaksu | Älä vastaa maksulla, ilmoita poliisille ja varoita kirjanpitäjää | Ei |
Miten aiheeton lasku riitautetaan?
Aiheeton lasku riitautetaan ilmoittamalla laskuttajalle kirjallisesti, ettet hyväksy laskua, ja kertomalla yksilöidysti, miksi. Tee ilmoitus mieluiten ennen eräpäivää sähköpostilla tai laskuttajan asiakaspalvelukanavassa, jotta sinulla on päivätty todiste. Laskun mahdollinen huomautusaika, esimerkiksi 8 päivää, kertoo, missä ajassa laskuttaja odottaa huomautuksia. Yleisohje mihin tahansa laskuun on artikkelissa laskun riitauttaminen.
- 11. Tarkista laskuVertaa laskua tilaukseen, sopimukseen ja toimitukseen. Tarkista laskuttajan Y-tunnus YTJ:stä: onko yritys olemassa ja onko sillä yhteys sinuun.
- 22. Riitauta kirjallisestiKerro laskun numero, mitä riitautat ja miksi. Pyydä hyvityslasku tai tilauksen todiste.
- 33. Maksa riidaton osaJos vain osa laskusta on aiheeton, maksa sovittu osa eräpäivään mennessä.
- 44. Säilytä ja seuraaTallenna lähettämäsi viesti, vastaukset ja lasku. Jos maksumuistutus tulee silti, vastaa siihen viittaamalla riitautukseesi.
Voiko riitautetun laskun periä?
Riitautettua laskua ei saa periä vapaaehtoisessa perinnässä, jos riitautus on yksilöity eli kerrot konkreettisen syyn, miksi laskua ei tarvitse maksaa. Silloin laskuttajan on joko korjattava lasku tai vietävä asia oikeudelliseen perintään, käytännössä käräjäoikeuteen, jossa laskuttajan on näytettävä saatavansa peruste. Pelkkä maksamatta jättäminen tai ilmoitus "työ oli huonoa" ei yleensä pysäytä perintää.
Jos lasku silti siirtyy perintätoimistolle, ilmoita riitautuksesta myös sille ja liitä mukaan aiempi viestisi. Älä jätä perintäkirjettä vastaamatta, koska vastaamaton saatava voidaan katsoa riidattomaksi. Yritysten välisen perinnän vaiheet ovat artikkelissa laskun perintä yritykseltä.
Huijauslaskut yrityksille: näin tunnistat ne
Yrityksille lähetetään laskuja, jotka näyttävät virallisilta mutta ovat aiheettomia: esimerkiksi maksuja yrityshakemistoon merkitsemisestä, verkkotunnuksen jatkamisesta tai rekisteritietojen päivittämisestä. Ne käyttävät usein julkisista rekistereistä saatuja tietoja, kuten yrityksen nimeä, osoitetta ja Y-tunnusta, jotta lasku näyttäisi tutulta.
- Viranomaisen nimen kaltainen lähettäjä, mutta tilinumero ulkomailla tai yksityisellä yrityksellä.
- Pieni tekstirivi, jonka mukaan maksamalla hyväksyt tilauksen tai vuoden sopimuksen.
- Ei tilaajan nimeä, tilausnumeroa eikä viittausta sopimukseen.
- Kiireellinen eräpäivä ja uhka rekisteritietojen poistamisesta.
- PRH:n ja Verohallinnon maksut maksetaan ilmoituksen yhteydessä tai OmaVerossa, eivät tule erillisinä hakemistolaskuina.
Jos tunnistat huijauksen, älä maksa äläkä soita laskussa olevaan numeroon. Tee rikosilmoitus poliisille ja kerro asiasta kirjanpitäjälle, ettei laskua kirjata tai makseta vahingossa. Jos jo maksoit, ota heti yhteyttä omaan pankkiisi. Laskuhuijausten ja muiden tietoturvariskien torjunnasta kerrotaan artikkelissa kyberturvallisuus yrityksessä.
Aiheeton lasku kirjanpidossa
Aiheetonta laskua ei kirjata ostovelaksi eikä kuluksi, eikä sen arvonlisäveroa vähennetä. Säilytä lasku ja riitautusviesti kuitenkin tositeaineistossa, jos asia etenee. Kun laskuttaja lähettää hyvityslaskun, alkuperäinen lasku ja hyvitys kumoavat toisensa.
| Tilanne | Kirjaus |
|---|---|
| Aiheeton lasku riitautettu, ei maksettu | Ei kirjausta ostoihin. Lasku ja riitautus talteen. |
| Osittain aiheeton, sovittu osa maksettu | Ostoksi ja ALV-vähennykseksi vain sovittu osa, kun siitä on oikea lasku tai hyvityslasku |
| Maksettu vahingossa, palautusta vaaditaan | Siirtosaamiseksi tai muuksi saamiseksi, ei kuluksi |
| Palautus ei onnistu | Kuluksi tilinpäätöksessä, kun saaminen todetaan lopullisesti menetetyksi |
Hyvityslaskun pakolliset tiedot ja kirjaukset ovat artikkelissa hyvityslasku.
Kun asiakas pitää sinun laskuasi aiheettomana
Jos asiakas riitauttaa laskusi, pysäytä muistutukset ja perintä siltä osin kuin riitautus on yksilöity, ja pyydä asiakkaalta tarkennus, jos peruste on epäselvä. Velkojana sinulla on todistustaakka, joten kerää tilausvahvistus, sopimus, sähköpostit ja todisteet toimituksesta. Usein nopein ratkaisu on sopia hyvityksestä virheellisen osan verran ja laskuttaa loput.
Laskun pakolliset tiedot, joilla riitoja ehkäistään, ovat artikkelissa laskun pakolliset tiedot.
Mitä maksuehto tarkoittaa ja mikä on normaali maksuehto?
Maksuehto kertoo, monessako päivässä laskun päiväyksestä lasku on maksettava, ja eräpäivä on sen viimeinen päivä. Yritysten välillä yleisimmät maksuehdot ovat 14 ja 30 päivää. Yli 30 päivän maksuaika vaatii nimenomaisen sopimuksen, ja julkinen sektori maksaa pääsääntöisesti enintään 30 päivässä. Kuluttajalta muistutusmaksun saa periä vain, jos maksuaikaa on ollut vähintään 14 päivää.
Maksuehto voi olla myös 7 päivää tai lyhyempi, jos siitä on sovittu, esimerkiksi tilausvahvistuksessa tai yleisissä toimitusehdoissa. Ilman sopimusta lyhyt maksuaika voi johtaa siihen, että asiakas pitää eräpäivää kohtuuttomana. Maksuehdon säännöt on koottu artikkeliin maksuehto.
Voiko toinen henkilö maksaa laskun?
Voi. Lasku on maksettu, kun oikea summa on saapunut laskuttajan tilille oikealla viitteellä, riippumatta siitä, kuka maksun teki. Yrityksen laskua ei kuitenkaan kannata maksaa omalta tililtä: kirjanpitoon tarvitaan tosite, ja yrittäjän maksama yrityksen lasku kirjataan pääomasijoitukseksi tai velaksi yrittäjälle.
Usein kysytyt
Pitääkö aiheeton lasku maksaa?+
Ei. Riitauta lasku kirjallisesti laskuttajalle ja kerro yksilöidysti, miksi lasku on aiheeton. Jos vain osa laskusta on aiheeton, maksa riidaton osa eräpäivään mennessä.
Voiko riitautetun laskun periä?+
Ei vapaaehtoisessa perinnässä, jos riitautus on yksilöity. Laskuttaja voi viedä asian käräjäoikeuteen, jossa sen on näytettävä saatava toteen.
Miten riitautan laskun?+
Lähetä laskuttajalle kirjallinen ilmoitus, jossa on laskun numero, riitautettu summa ja syy. Pyydä hyvityslasku tai todiste tilauksesta. Säilytä viesti.
Voiko toinen henkilö maksaa laskun?+
Voi. Lasku on maksettu, kun summa on laskuttajan tilillä oikealla viitteellä. Yrityksen laskut kannattaa maksaa yrityksen tililtä kirjanpidon takia.
Mitä maksuehto tarkoittaa laskussa?+
Maksuehto kertoo, monessako päivässä laskun päiväyksestä lasku on maksettava. Esimerkiksi 14 pv netto tarkoittaa, että eräpäivä on 14 päivää laskun päiväyksestä.
Mikä on normaali maksuehto?+
Yritysten välillä yleisimmin 14 tai 30 päivää. Yli 30 päivää vaatii nimenomaisen sopimuksen, ja julkinen sektori maksaa pääsääntöisesti enintään 30 päivässä.
Voiko maksuehto olla 7 päivää?+
Voi, jos siitä on sovittu. Kuluttajalta muistutusmaksun saa kuitenkin periä vain, jos maksuaikaa on ollut vähintään 14 päivää.
Tekee pienyritysten kirjanpitoa Taukossa ja kirjoittaa asioista, joita yrittäjät kysyvät meiltä useimmin. Pyrkii vastaamaan niin, ettei lukijan tarvitse tuntea yhtään kirjanpitotermiä.
Lue seuraavaksi
Laskun eräpäivä ja laki: maksuehto 14 vai 30 päivää, huomautusaika ja myöhästyminen
Laki ei määrää laskulle yhtä eräpäivää, mutta yritysten välillä maksuaika saa ylittää 30 päivää vain nimenomaisesti sovittuna, julkinen sektori maksaa pääsääntöisesti enintään 30 päivässä ja kuluttajalta muistutusmaksun saa periä vain, jos maksuaikaa oli vähintään 14 päivää. Maksuehto päätetään ennen kuin lasku lähtee, ja se ratkaisee, milloin raha on tililläsi. Tässä mitä laki kaupallisten sopimusten maksuehdoista sallii yritysten välillä ja julkiselle sektorille, paljonko 30 päivän ehto sitoo rahaa ja miten maksuajasta neuvotellaan ison asiakkaan kanssa.
Akordi: mitä akordi tarkoittaa, miten sitä ehdotetaan velkojalle ja miten se kirjataan
Akordi tarkoittaa sopimusta, jossa velkoja antaa velalliselle anteeksi osan velasta tai koko velan, esimerkiksi niin, että velallinen maksaa 50 % velasta kertasuorituksena ja loput jätetään perimättä. Akordi on velkojalle aina vapaaehtoinen, ja yrittäjälle se on kevyempi vaihtoehto kuin yrityssaneeraus tai velkajärjestely. Tältä sivulta näet, milloin akordia kannattaa ehdottaa, miten ehdotus tehdään, miten se eroaa tuomioistuimen menettelyistä, miten anteeksi saatu velka kirjataan ja mitä se tarkoittaa verotuksessa.
Airbnb-kuitti yritykselle: mistä kuitti löytyy, miten yrityksen tiedot saa siihen ja saako ALV:n vähentää
Airbnb-kuitin saat tietokoneella kohdasta Matkat, kun valitset varauksen ja Maksutiedot-kohdasta Hae kuitti, ja sama kuitti tulee myös sähköpostiisi. Yrityksen kirjanpitoon työmatkan Airbnb-kuitti kelpaa tositteeksi, kun liität siihen selvityksen matkan tarkoituksesta. Arvonlisäveron voit vähentää vain siltä osin kuin kuitissa tai ALV-laskulla on Suomen ALV, ja yksityisen majoittajan majoituksessa sitä ei yleensä ole. Tästä näet, miten saat yrityksen tiedot laskulle ennen varausta, mitä kuitissa on ja miten majoitus kirjataan.